提高企業公文處理效率的方法探究

劉 娟

（廈門市特房海灣投資有限公司，福建 廈門 361000）

一、企業提升公文處理效率的意義

公文作為重要的信息載體，其發揮的信息傳遞作用非常大。企業公文處理效率的提升，不僅在于企業上下級部門間的溝通效率會得到充分保障，相關制度政策以及命令的下達效率也會隨之提升，進而產生一系列連鎖反應，整體影響企業的日常生產經營效率。本文從工作效率、管理水平以及企業文化等三個方面，對公文處理工作高質量、高效率開展的意義進行論述。

1.有助于企業工作效率的提升。企業公文具有較為規范的格式，且作為重要的信息載體，在具體傳送、閱覽過程中，保持高效性，渠道暢通、流程便捷，能夠提升整體的公文傳閱效率。通常情況下，企業以公文形式傳遞信息，本身就具有一定的權威性、嚴肅性，也更加容易引起閱覽者的重視，進而敦促其落實公文所涉事項，保證各項工作的有序開展，提高整體的辦事效率。由此，能夠整體提高企業的工作效能，降低時間成本。在對公文的重視和信息快速傳遞的雙重作用下，企業上下級部門之間的溝通效率更高，相應工作的落實、執行也更快，整體上對企業經營管理效率的提升具有重要且積極的影響。

2.有助于企業管理水平的提升。企業規章制度的快速、有效落實，有賴于公文信息傳遞速度的提升和傳遞效果的優化。也就是說，在以公文的方式進行信息傳遞的過程中，所涉及的相應工作得到落實的效率越高，尤其是上下級部門之間的信息溝通、工作落實，在公文報送作用下，下級部門對相應公文內容的重視程度也越高，在快速閱覽后，針對問題能夠在第一時間尋找解決辦法予以處理，且在整體處理速度提升的前提下，實現公文處理工作落實效果的提升，促使整個企業管理效率、質量提升。尤其是一些政策性文件的下達與落實，能夠確保企業在快速適應政策環境的前提下，對內部管理模式進行有效調整，以更好地應對外部市場環境，提升整體的管理效率、管理水平，保證企業可持續發展。

3.有助于改善企業文化氛圍。公文作為有效的信息傳遞方式，尤其是一些重要的政策性信息、規章制度信息等，對企業文化的打造、文化氛圍的營造具有重要影響。公文信息的有效傳遞，能使企業內部人員在企業規章制度引領下，快速了解企業文化內容，并在實際工作中充分體會，進而受到企業文化的影響，產生文化認同感，在工作中自覺提升質量和效率。尤其是一些管理信息，在以公文形式發布、傳送的過程中，影響范圍更大，有助于在企業內部形成良好的管理氛圍，從而使員工認同企業管理理念，自覺遵守企業的規章制度，這對助力企業不斷向前發展。

二、企業公文處理的現存問題

提升公文處理效率，對提升企業工作效率、管理水平，改善文化氛圍，均具有明顯的促進作用。因此，有效落實該項工作，主動提升公文處理效率，是企業日常經營管理的重要內容。然而，部分企業在公文處理工作中仍然存在一些問題，主要有以下幾點：

1.文件擬制不符合辦文規范。部分企業公文擬制過程缺乏一定的規范性，尤其是公文格式、種類劃分以及報送部門等方面的問題較為明顯。如公文格式、內容方面，部分企業內部公文并未按照固定格式予以編制，尤其是一些規章制度以外的文件，格式運用存在一定隨意性，甚至因為主管人員不同、習慣不同，致使文件編制格式存在差異，文件內容存在一定不規范性。例如，正文部分在引用標題時，與實際的標題不相符；附件說明部分，擬稿人通常為“節省”擬稿時間，將其簡化為一個“附”字。除此之外，加蓋印章的位置不規范等問題也時常發生。

2.文件發放、呈送不符合辦文規范。企業文件的發放與呈送，同樣存在不規范的情況。文秘人員公文處理不及時，公文發放與呈送具有一定的隨意性，都是公文處理中存在的問題。例如，文書室公文較多時，容易出現部分公文未得到高效率處理、部分上級指令下達延誤的情況，以至于相應的決策未能得到有效落實，部分工作效率低下。除此之外，文件收發相關制度不完善，企業文件收發工作的開展憑借一己經驗及習慣收發登記工作落實不到位，未能及時發現其中存在的問題，對文件的管理同樣會產生不利影響。

3.文件簽發、批復不符辦文規范。企業文件簽發以及批復不規范的問題也較為普遍，簽發項目不全，未注明相關簽發意見，或者簽發人、簽發時間等未注明，都屬于項目不全范疇。部分文件簽字位置不規范，未在指定位置有效簽寫，使用筆類繁多，字跡不規范，致使文件的嚴肅性不足。

三、提升企業公文處理效率的對策建議

提高企業公文處理效率，對整個企業的規范化經營管理將產生積極影響。尤其是在市場經濟體制下，企業間的競爭異常激烈，競爭壓力較大，提升企業經營管理效率，有助于提升其市場競爭力，從而占據有利地位。為了提升企業經營管理效率及質量，助力企業可持續發展目標的實現，針對公文處理中存在的各類問題，給出以下幾點建議：

1.完善辦文管理制度。制度是提升效率的關鍵，辦文管理制度的有效制定與落實，能夠確保企業公文處理效率得到有效提升。需充分結合當前的企業經營管理情況，結合行業政策、市場環境等，對企業內部公文處理工作進行有效的規劃，制定相應的管理制度，以規范公文處理行為。

2.實現辦公自動化。公文處理工作智能化、自動化開展，有助于進一步提升公文處理效率。需要有效改進辦公智能化、自動化技術，提升辦公智能化、自動化水平，促使其逐步替代傳統的以人力為主的工作方式，解決辦公室人員少、工作量大的問題，以整體提升公文處理效率。如引進相應的文件處理軟件系統，建立企業內部的文件傳送機制、模塊，確保各類文件都能夠通過特定的信息途徑予以傳遞，保證文件信息的安全性。

3.提高辦文人員綜合素質。人員素質始終是影響公文處理效果的關鍵因素，在實際的公文處理工作中，應該注意培養工作人員的綜合素質，為公文處理工作奠定基礎，進而保證該項工作開展的實效性。工作態度的好壞，也會影響公文處理的效果。開展企業思政教育工作，通過企業文化的熏陶，改善人員的工作態度，使其對公文處理工作高度重視，認真對待該項工作。公文處理能力的強弱，是公文處理效果的直接影響因素。需要結合企業實際的公文處理制度，對人員進行相關培訓，培養其公文處理的技巧和能力。

4.健全公文處理規范程序。完善的公文處理程序，有助于公文處理的規范、有序。應對公文進行有效的流程管理，對公文的草擬、審核、簽發、復核、繕印以及登記、分發等程序予以明確規定。實施責任落實制，督促各相關人員嚴格按照相應的流程，規范地完成文件的簽發、傳閱以及批復等工作。例如，對公文內容的編制格式、標題擬定以及正文內容等均做相應的規定，并將各環節責任落實到個人。只有真正形成制度化、規范化的公文處理流程，改善公文處理環境，才能提升其處理效率。這樣，工作人員在素質、技能水平提升的前提下，在辦公自動化系統和制度化、規范化流程的加持下，才能有效地開展各項公文處理工作。