淺議中小分銷企業采購中價保返利的管控

徐艷芳

（中國移動通信集團終端有限公司廣東分公司，廣州 510000）

1 研究背景

價保返利是通信企業銷售政策中不可或缺的內容。價保指產品價格調整后，對約定期限內采購方的庫存或提貨產品給予差價補償的行為。返利，指銷售方將自己的部分利潤返還給采購方，通常會設定一定的返利條件，可分為提貨獎勵（SI）、發貨獎勵（ST）及銷售獎勵（SO）。提貨獎勵（SI）指為激勵采購方提貨，在采購方完成一定提貨任務量后，供貨方向采購方返還部分利潤的模式。發貨獎勵（ST）指在采購方完成一定的分銷任務量后，供貨方向采購方返還部分利潤的模式。銷售獎勵（SO）指為激勵采購方推動對末端消費者的銷售行為，按照銷售任務量對采購方返還部分利潤的模式。根據任務量的不同，又可分為即提即返與達量返。雖然通過返利能夠有效激勵采購方銷售業績的提升，但實踐中價保返利的取得還需一定的前提條件，如合同條款/政策函中寫明的違規行為（如手機竄貨銷售、新品首銷前串碼被激活等異常），上述違規行為是嚴禁發生的，否則進貨方將被核減應得的返利金額或返利被整體取消，甚全扣罰的金額大于價保返利金額、進貨方倒掛交付罰金的窘況。眾所周知，中小企業一直面臨著巨大的資金壓力，在此背景下，為能更全量、更及時地做好采購價保返利核銷工作，在管理中，進行合適的人員配置、合理的關鍵控制點、實時的溝通反饋機制、預警機制的建立等均至關重要。為做到中小企業的采購價保返利及時高效顆粒歸倉、應收盡收，搭建完善的價保返利管理體系迫在眉睫。

2 采購價保返利管控存在的主要問題

在供應鏈運營中，價保返利管理貫穿分銷企業的進、銷、存等各環節，需采購、財務、市場銷售等多部門共同協作，涉及多部門、長流程才能完成閉環。在協作過程中往往容易出現如價保返利資源投放時信息溝通不通暢、函件傳遞不及時、價保返利臺賬管理異常、跨部門確認溝通協作效率低下等問題，主要體現為：

第一，價保返利管理涉及的各部門職責不夠清晰，各部門“各管一段，各守一攤”只片面關注其崗位相關的部分節點，在信息溝通中出現傳遞內容斷層和理解偏差；全流程管理控制中存在個別盲區，未能有效全面地落實管理制度的要求。特別是價保返利資金回收進度存在問題時，無法快速“攥指成拳”形成合力推動供貨方快速解決問題。

第二，價保返利資源投放函出具不及時，信息傳遞出現時間差。針對價保，若調價函件在調價時點后推送，會導致調價后部分訂單仍高價采購，且也無法做到在第一時間統計倉儲庫存數量，從而影響廠家/供貨方補差兌現。針對返利，在供貨方出具資源投放函件后，因供貨方可能將蓋章的資源投放提交給其對接的采購部門，也可能從產品合作角度直接將資源投放函給產品操盤的市場銷售部門，此時若信息收取人未能及時完成信息的傳遞，則易造成“少核漏核”的發生，給公司帶來不必要的經濟損失。

第三，價保返利函件條款內容嚴謹性、規范性不足。函件中容易出現政策內容、數據來源、兌現期限、政策類型約定不明確或產生歧義的情況。復雜的業務模式會衍生出眾多的價保返利名目，如降價補差中的庫存價保/提貨價保、返利中的提貨返利、銷售折扣、固定返利、達量階梯返利等。在核銷環節如何統計取數、按何邏輯計算、相應的兌付途徑和兌現期限是什么,若這些信息在函件中約定不明，或描述過于復雜，則會導致核銷人員無法充分解析相關條款內容，既而出現在后期執行中產生誤解、出現采購方和供貨方各執一辭的局面，不僅不利于資金的及時收回，歧義爭議嚴重時可能會導致仲裁或者訴訟，從而影響雙方良好合作關系。

第四，日常管理不到位，部分價保返利結算不及時、計算不準確。若上游資源款未及時、準確、全量收回，后期又缺乏有效機制及時發現問題，如果導致資源長期未回收，考慮經濟環境復雜，供貨方資金情況存在變數，易給公司造成巨大的資金風險。

3 有效管理采購價保返利的實施對策

為規范采購中價保返利的管理，現從價保返利的產生、辦理、核收等環節進行全面梳理，以此保障價保返利及時、準確、高效地推進，及時完成資金回收，減少公司資金壓力和資金風險。具體從事前管控、事中管控、事后管控3 方面執行。

3.1 事前管控

第一，明確職責，各司其職。

采購人員負責函件的辦理、資金的收回以及過程管控跟進風險預警；業務人員負責對接供貨方獲取價保返利政策，明確業務所需數據的核銷口徑，對于系統無法直接提取數據，負責與供貨方確認業務發生的真實數據用于核銷；財務人員負責涉財處理、出具票務辦理指導意見和最終資金審核入賬操作等。

第二，不以規矩，不能成方圓。

明確采購價保返利工作三原則：

①及時性原則。設定時間標準，所有采購價保返利執行應嚴格按照時間要求進行，確保整體流程及時、順暢。

②準確性原則。所有采購價保返利應嚴格按照操作規范，確保提取的數據、出具的資料、系統的操作等的準確性，實現整體流程準確、有序。

③可追溯性原則。在流程嚴謹、數據準確的基礎上，應確保操作記錄、文檔等資料完整歸檔。

第三，確保價保返利資源投放函的有效性和完整性。

采購方需確保收到供貨方寄送蓋章有效的政策函件、避免口頭承諾等無效形式；在蓋章的政策函中需明確產品型號、政策類型、政策期間、兌付方式、數據確認依據來源及兌付時間等。

3.2 事中管控

第一，多方把關價保返利條款內容并及時信息傳遞。

①把關政策內容。函件擬定人員應考慮后期核銷環節操作執行情況，確保價保返利相關條款的可執行性，并聯合公司內部財務、銷售、法務共同對政策函件進行梳理制定模板，確保清晰、準確表達價保返利的內容。

②及時信息傳遞和備案。價保返利資源投放函的所有信息，需落實到書面記錄形成匯總臺賬同蓋章函件一并傳遞給負責核銷該資源的采購人員。

示例：如產品調價時若涉及價保，針對價保的數據可以有以下兩種處理方式：

情況1：雙方溝通調價時完成核對確認數據，在函件中直接明確寫出庫存數量、金額，核銷人員拿到函件后可據此快速跟進資金回收。

情況2：函件中明確數據來源如以進貨方調價時點庫存為準或以供應方某系統數據為準，需明確系統中具體的取數路徑，后續核銷時可據此系統截圖作為數據確認的客觀證明文件。

第二，觸發調價盤庫機制。

對于需要盤庫獲取庫存的產品，在獲取產品發生調價時，應立即啟動盤庫作業，確認公司分布在各銷售末端及省市倉的庫存量，并將該數據與供貨方核對，加快完成價保款的回收。

第三，多方確認價保返利核銷金額。

在完成數據整理后，梳理出的最終核銷金額應聯合業務、倉庫、供貨方共同書面確認，確保數據的準確性和流程的嚴謹性。數據確認后，及時跟蹤收回供貨方蓋章確認函件，為資金的可回收奠定基礎，同時為后續該資金出現糾紛時增添依據。

第四，建立電子化共用臺賬。

在產品合作中，由于供貨方同時對接采購方的業務人員、采購人員等多個窗口，在溝通價保返利政策或政策發生變更時，易出現信息未全量同步至公司多個相關窗口或信息傳遞不對稱等異常，對賬復雜的同時加大了價保返利核銷遺漏的風險。為避免此類風險，可與供貨方共同維護電子化價保返利政策臺賬。中臺系統按此流程設計和開發：供貨方或業務部門在線發起產品政策需求申請，提交至其部門領導審批；審批通過后流轉至采購人員，采購人員根據需求內容選擇不同的文檔定式模板，與產品經理、供貨方溝通確認內容后擬定正式的政策函件，流轉至供貨方，供貨方在線上確認并下載函件，完成蓋章確認后上傳回系統中，系統保存蓋章函件文檔并自動生成政策臺賬。

第五，系統信息化管理價保返利及時回收。

遵循及時、準確、可追溯3 項基本原則，強調價保返利信息均需系統錄入和管控，具體為：

①上游價保返利政策收取當月及時準確錄入；②在確權當月及時完成計提；③計提后30 天內及時準確完成結算。上述通過SMART 原則精準通過系統化設置了一連串的管控機制，即在收取上游價保返利政策當月就錄入系統，據此節點開始計時，在業務場景發生價保返利需核銷時（即根據財務準則的權責發生制）當月需啟動預估數量和預估金額（即計提）的系統錄入，在錄入計提后，因有明確時效考核要求，采購人員必須主動推動供貨方對價保返利金額進行確認并完成回收。

第六，價保返利稅票辦理。

采購方可通過開具《開具紅字增值稅專用發票通知單》的方式協同供貨方完成辦理價保返利的稅票信息，也可通過票折方式進行辦理，具體操作方式為：

①供貨方依據采購方下達的訂單，如數向采購方完成物流配送后，開具符合國家法律法規和標準的可用于正常抵扣的增值稅專用發票；針對已確定具體數值的價保返利金額，可在此份增值稅專用發票中以負數折讓方式開具（即票折形式）；具體票折金額占整張增值稅專用發票金額的比例以采購方和供貨方雙方協商為準。

②除①外，采購方和供貨方雙方還可采用紅通-紅票形式，即采購方在收到《價保返利確認函》后開具紅字增值稅專用發票通知單，供貨方據此在規定期限內開具負數發票即紅字增值稅專用發票并提供至采購方。

第七，關鍵控制點的要求。

①政策錄入：系統錄入政策時需上傳供貨方資源投放函蓋章件作為附件，體現每筆資金有據可依且可追溯。

②核銷數據確認：政策結束后的數據確認需以郵件等書面形式確認，確認后拿到供貨方蓋章件。且需有嚴格的時限要求，緊盯時間節點，建立時間超期分層預警機制，不同預警分別升級至不同的管理層級，即需及時使用或向上游供貨方追索價保返利資源，提高公司資金周轉能力。

③價保返利回收：在回收環節，需按照函件約定兌付日期跟催供貨方完成資金回收。若出現逾期不能收回的情況，應觸發預警機制升級匯報并分析逾期原因，按照“誰管理、誰負責”原則由具體責任人積極保持內外部的溝通，持續跟進直至問題解決。在辦理可回收金額時，優先采用現金結算的方式（即請供貨方電匯打款），另可在下一筆支付貨款（若有）中予以抵扣，具體方式可根據雙方約定執行。

3.3 事后管控

為確保價保返利回收全流程操作的合規性，降低價保返利資源回收過程中的資金風險，常態化的稽核必不可少。

因政策錄入是系統中價保返利信息的源頭，稽核中需要重點關注系統政策類型、機型、政策周期等是否與政策函件一致。

在計提稽核中，主要關注計提數據的計算與政策口徑的一致性，并將稽核情況、如有問題的整改情況等在稽核日報表中詳細記錄。

4 結論

采購中價保返利的回收是個系統性的工作，政策類型繁多、各政策內容來源于大量的合同/函件、每個不同的政策取數路徑不同計算方法不同，需工作人員具備高度的責任心與專業能力才能完成；從經濟效益來講，這部分資金為公司運轉日常收益的重要組成部分，該部分工作精細化高質量完成可降低公司運營風險。各中小分銷企業在進行流程制度優化、工作人員配置、人員素養提升的同時，需結合價保返利管理的要求，持續進行數智化建設，實現系統化、自動化的數據統計、分析及異常預警，避免因人為跟進疏忽漏核少核而造成公司損失。在供貨方對返利兌現有額外條件或要求時，如階梯返利中達量要求、銷售返利中需扣除的違規扣罰等，此時應聯動業務部門進行政策解決、數據確認，確保價保返利資源的顆粒歸倉、應收盡收。

在企業從傳統采購向戰略性采購轉型的今天，為提升供采雙方的“戰略粘性”，價保返利該資源存在形式將進一步多樣化。中小企業在具體的業務合作中積極爭取更多的價保返利資源維護公司利益的同時，需同步關注價保返利資源的規模情況，完善全流程管控機制，提高數智化管理水平，確保達成公司預期效益。