電子檔案綜合管理系統在工程中的應用

文/陜西省水利電力勘測設計研究院 王瑞

水利工程中電子檔案是記錄水利工程行業發展情況的重要內部管理資料，電子檔案主要的表達形式是文字、圖片、表格等。它可以快速檢測和管理計算機信息系統中的各種數據，將所有信息有序地存儲在磁盤和光盤上，利用移動網絡快速分發，且能夠通過各種符合要求的軟件產品進行傳播。與傳統紙質檔案相比，電子檔案具有儲存時間長、檢索速度快的特點，更符合現階段水利工程行業的檔案儲存需求。

一、檔案管理發展現狀

自1990 年以來，計算機相關技術在全國范圍內發展迅速，計算機技術也逐漸在檔案管理中廣泛應用，隨著計算機技術的不斷發展和檔案管理系統的不斷完善，檔案管理的信息技術也得到了顯著提高，檔案管理已進入快速發展的階段。同時，國家對檔案管理信息化建設也愈加重視，進而投入了大量資金。直到2000 年，檔案管理已經進入到全面信息化發展階段，隨著國家檔案信息建設方案的公布，檔案管理信息化已成為國家建設的一項重要工作，促使檔案信息化管理的快速發展，實現檔案管理數字化[1]。根據國家檔案局確定的概況和產業發展的特點和需要，一些電子部門采用國內優秀數字檔案單位創建的系統作為標準，為我國企業提供寶貴的電子檔案創建數據，并大力推動一些典范性的單位，創建并完善的內部電子檔案，完善檔案信息系統，使其滿足企業發展的要求，發揮快速、高效的作用。

目前，部分水利工程單位的檔案管理信息化建設水平仍處于落后狀態，盡管有些項目的文件目錄已上傳到計算機，但實際的查詢方法仍然是早期的紙質檔案檢索和閱讀，沒有實現檔案管理信息化的轉變。檔案綜合管理系統是水利工程行業不可或缺的發展需求，建立并完善檔案綜合管理系統是順應時代發展的必然趨勢。隨著水利工程電子檔案綜合管理系統的不斷優化和應用，它已成為檔案管理信息化發展的有力工具[2]。

二、水利工程勘察設計電子檔案面臨的問題

（一）電子檔案管理人員的專業素養不夠。現階段的電子檔案管理模式與傳統的紙質檔案管理模式之間存在著較大差異，這要求檔案管理人員需要具備更高的專業技能。然而，水利工程行業工作人員的專業能力參差不齊，電子檔案管理人員通常專業技能較差，且管理思維無法適應傳統檔案管理到電子檔案管理的轉變，仍然使用傳統的紙質檔案管理模式，無法理解先進的電子檔案管理的內容，無法充分利用水利工程電子檔案管理優勢，導致檔案管理工作效率提升不上去，無法及時將公司數據納入電子檔案，對電子檔案管理的快速發展造成了極大的阻礙[3]。

（二）電子檔案既不系統也不完整。水利工程勘察設計的主要工作內容是對項目進行勘測、規劃、施工圖以及竣工圖設計，工作內容的規劃時間相對較長，這與其他行業的工程設計之間存在極大的差異。在檔案管理的過程中，檔案管理的時間通常會設置在項目結束時，隨著時間的推移，這會導致大量檔案文件累積，延長檔案歸納的時間，造成極大的困難。在整理檔案的過程中，如機器發生故障，將會導致檔案文件存儲不完整，檔案文件數據丟失，對公司造成巨大損害。

（三）電子檔案管理模式沒有實現標準化。由于電子檔案綜合管理系統在水利工程行業的實施時間相對較晚，導致水利工程行業沒有明確統一的檔案管理制度，行業與行業的檔案管理內容存在較大的差異，致使電子檔案綜合管理系統的相關內容不符合水利工程檔案管理的要求[4]。盡管水利工程行業已經明確認識到檔案管理信息化對企業的發展極為重要，且也應用了電子檔案綜合管理系統，但并沒有充分了解該系統的各種功能，電子檔案管理的優勢沒有得到充分發揮，相關的檔案管理方式尚未達到標準化，致使在電子檔案綜合管理系統應用的過程中出現了檔案損壞、失效和電子檔案泄露等情況。

三、水利工程勘察設計電子檔案的管理和應用

（一）電子檔案的收集管理。在水利工程電子檔案管理中需要加強收集管理，可以保證電子檔案內容的準確性與完整性。電子檔案管理與傳統的紙質檔案管理之間存在很大的差異，電子檔案容易出現更改或丟失的情況，為了能夠保障電子檔案的可靠性，應提高電子檔案管理人員的專業技能，加強對電子檔案的管理控制[5]。水利工程電子檔案的內容主要以勘察和設計數據為主，利用電子檔案綜合管理系統能夠有效進行數據的儲存、收集，可以將收集的信息合理歸納，在數據收集和整理的過程中，必須保障數據的準確性和完整性，信息不能被遺漏。

（二）電子檔案的識別管理。在水利工程電子檔案管理過程中，應加強對檔案的識別管理，確保電子檔案數據的準確性，預防被篡改，增強電子檔案的數據價值。紙質檔案的識別與電子檔案的識別是一致的，需要對檔案數據的內容進行明確分析，保障內容的準確性。應進行有效的識別手段對電子檔案進行審查，以保證識別檔案的合理性，避免審查出錯，體現出電子檔案的應用價值。

（三）電子檔案的保管。電子檔案的保管與傳統的紙質檔案相比，具有一定的復雜性，電子檔案的保管相對依賴計算機，需要計算機能夠一直保持信息儲存的狀態。另外，電子檔案管理還需要考慮計算機的軟件和硬件、庫房的溫度等情況，以保證電子檔案的安全性。因此，應該重視電子檔案的保管措施，將其作為重要的工作內容之一[6]。

（四）電子檔案的使用。與傳統紙質檔案相比，電子檔案具有快速查詢的效果，管理人員僅需要輸入關鍵詞就能夠搜索到相關的電子檔案，可以有效提高數據查詢的工作效率，保障充分利用電子數據，滿足當前信息技術要求，確保電子檔案管理工作的合理性。

四、在水利工程中應用電子檔案綜合管理系統的注意事項

（一）水利工程電子檔案的收集與積累。1.電子檔案收集與積累的原則。根據相關法律法規的要求進行規范管理，水利工程的電子檔案必須保證準確、完整性。電子檔案的數據必須與水利工程實際的施工標準相符合，電子檔案的內容必須與工程勘察、設計、施工、監理、檢驗等方面的技術規范符合。電子檔案的內容需要記錄項目工程實際的修改和實施情況，并保存參考價值比較高的手稿。在電子檔案形成的過程中，應注意保障檔案的安全性和準確性，確保過程中不會發生異常改動或缺失[7]。另外，水利工程的電子檔案應做好備份，另存在可以脫離計算機儲存的載體上。對于時間較長的項目，可以分批次進行電子檔案的收集、備份，以年為單位進行收集，確保數據信息的準確性和完整性。不同版本軟件收集到的電子信息應轉化成通用版本的軟件格式，以保證后續能及時打開查閱。對于不同格式、不同文件的數據應統一整理歸納，并可以還原。此外，關于電子檔案安全性、有效性、準確性等數據也要與電子檔案工程數據一同收集、儲存。電子檔案的收集格式應制定通一的數據格式，如能夠保證恢復成統一格式的數據，可以不按照統一格式進行收集。在計算機系統運行和信息處理過程中，與水利工程電子檔案處理相關的數據應與水利工程電子檔案一起收集。2.電子檔案收集與積累的程序。水利工程電子檔案的收集和積累應進行記錄，并應遵守以下規定：工作人員應根據實際情況提交和保存檔案數據，確保在規定的期限內提交數據，電子檔案數據的收集需要標明數據的性質及類別。水利工程的每份電子檔案都應使用水利工程電子登記表和管理系統進行登記，電子檔案登記表與電子檔案皆要一同保存。已登記的水利工程電子檔案數據應提前進行識別確認，保障數據的準確性和完整性，并將識別結果與檔案一同錄入電子檔案綜合管理系統[8]。對已經收集的電子檔案進行編號命名，結合實際工程項目的情況對電子檔案進行分類、編號，保障電子檔案在內容以及描述上保持一致，方便后續查閱。

（二）規范水利工程電子檔案的整理、識別和歸檔。1.水利工程電子檔案的整理與識別。水利工程的電子檔案在歸檔前要進行整理分類工作。針對水利工程系統的業務管理或建設項目的電子檔案，應在業務或項目結束后對相關的電子檔案進行整理。整理的電子檔案應按照水利工程自然形成的規律進行分類，保障相關案件或水利項目工程每份電子檔案之間的聯系，方便檔案的儲存和查閱[9]。每個同類型的相關電子檔案可以借用傳統紙質檔案的整理順序進行排序分類。電子檔案的識別工作是最為重要的，貫穿整個水利工程電子檔案管理的過程。針對每次每份收集的電子檔案皆需要對其進行識別工作，以確保電子檔案的準確性、完整性和有效性，并且需要確定此份電子檔案所儲存的期限和范圍。在電子檔案提交歸檔前，編制水利工程電子檔案的單位應當按照規定的條款對水利工程的電子檔案的準確性、完整性及有效性進行識別。水利工程電子檔案的歸檔提交范圍和保存時間，應按照國家相關規定執行。電子檔案原始數據的存儲時間應與內容信息的存儲時間完全一致。2.水利工程電子檔案的歸檔與檢驗。在電子檔案收集、整理、識別完成后，電子檔案編制單位應當定期向檔案部門報送、移交合格的電子檔案。水利工程歸檔電子檔案應符合以下要求：歸檔的電子檔案必須是完整的、準確的，能夠呈現整個施工過程[10]。另外，歸檔的電子檔案應以電子檔案管理的統一格式進行傳送，且是能夠符合儲存在離線載體上的格式。最終歸檔的電子檔案可以分兩種形式進行提交，一種是離線歸檔，另一種是在線歸檔，可以選擇其中任一形式或兩種形式提交歸檔，但必須保障每種格式皆能夠打開且完整。在線電子檔案歸檔可以根據水利工程的施工進度實時提交，離線電子檔案歸檔需要結合水利工程的施工紙質檔案統一歸檔。

水利工程電子檔案在提交歸檔前，需要進行檔案的檢驗，針對電子檔案的內容進行認真檢驗，包括勘察、設計、施工等，確保電子檔案的準確性和完整性。在電子檔案檢驗完全合格后，才可以向檔案管理部門提交歸檔。檢驗電子檔案過程中，應著重檢驗其準確和完整性，確保電子檔案和水利工程實際施工紙質檔案一致。此外，還需要檢驗所提交的電子檔案是否存在病毒或錯誤內容，相關的手續、登記表、資料等是否齊全。

（三）提升電子檔案的管理效率。水利工程的檔案管理部門應結合電子檔案綜合管理系統編制檢索工具，提供出在線檢索信息服務。查閱或下載相關電子檔案時，必須要遵守國家相關規定，對相關電子檔案進行保密處理。不能隨意在網絡上發布相關水利工程的電子檔案，如需發布時，需要告知相關管控部門進行審批，審批通過后方可利用或發布。另外，電子檔案管理部門應配備相應的計算機設備和系統，確保能夠實現更好的水利工程電子檔案線上管理[11]。且將電子檔案綜合管理系統中的檔案遷移和轉存互相融合，按照要求，定期將電子檔案進行轉存，存儲到離線設備上，多份轉存，確保電子檔案的安全性。

五、結語

由于科技的不斷進步，檔案管理信息化也隨之不斷發展，水利工程電子檔案管理的水平也隨之不斷提升。水利工程行業的企業檔案管理人員也應結合電子檔案綜合管理系統，不斷提升自身的專業技能，與時俱進，明確電子檔案管理手段，嚴格遵守國家及企業相關規定，規范管理制度，嚴格按照要求實施電子檔案管理工作，做好收集、識別、整理、檢驗、歸納工作，確保水利工程電子檔案的準確性和完整性，保障水利工程勘察設計單位的電子檔案管理工作順利進行，緊跟時代步伐，做好水利工程行業發展的穩定盾牌，提供信息保障。