基于生態(tài)學(xué)理論視角的檔案管理工作模式構(gòu)建策略

文/通化縣民政局 邵英華

生態(tài)學(xué)具有鮮明的學(xué)科特征和方法優(yōu)勢，對于其他專業(yè)學(xué)科發(fā)展有直接而具體的參考借鑒價值?；谏鷳B(tài)學(xué)理論視角的自我調(diào)節(jié)能力是某些行業(yè)崗位應(yīng)當(dāng)具有的發(fā)展基礎(chǔ)和重要特征，對維持檔案管理工作具有重要作用。檔案管理工作模式的構(gòu)建策略無論是從概念上還是方法論上都與生態(tài)學(xué)理論存在著諸多合作兼容的可能?；谏鷳B(tài)學(xué)理論的“動態(tài)性”“系統(tǒng)性”“創(chuàng)新性”“持續(xù)性”“平衡性”等主要觀點，能夠為檔案管理工作模式的構(gòu)建提供研究依據(jù)[1]。

一、結(jié)合“系統(tǒng)性”理念構(gòu)建全新檔案存儲體系

生態(tài)學(xué)理論認(rèn)為，在每一個對應(yīng)層級的生態(tài)系統(tǒng)中，都存在著相應(yīng)的系統(tǒng)關(guān)系，各個要素之間通過這個系統(tǒng)彼此影響、互相支持，形成一個動態(tài)穩(wěn)定的結(jié)構(gòu)?；谶@一理論觀點，檔案信息管理工作可以進(jìn)行積極的嘗試和探索，優(yōu)化服務(wù)的質(zhì)量和效率。

近年來，區(qū)塊鏈技術(shù)逐步成為信息技術(shù)領(lǐng)域和管理領(lǐng)域共同關(guān)注的高新技術(shù)。通過區(qū)塊鏈技術(shù)優(yōu)化檔案管理工作，是一個全新的視角。

（一）利用區(qū)塊鏈技術(shù)實現(xiàn)模糊搜索的科學(xué)性。從橫向維度出發(fā)，檔案管理工作可以探究模糊搜索的可行性方法和手段。區(qū)塊鏈技術(shù)可以為檔案管理工作，尤其是數(shù)字化檔案信息提供前所未有的便捷服務(wù)，一方面，能夠確保信息真實有效。另一方面，可以發(fā)揮人工智能的模糊搜索優(yōu)勢。一直以來，部分檔案信息需求者面臨著信息檢索渠道不暢通、煩瑣低效等問題。數(shù)字化檔案信息為廣大客戶提供了極大的便捷，但是隨之而來的各種無關(guān)信息、重復(fù)信息、低質(zhì)信息以及垃圾信息、廣告信息等層出不窮，防不勝防。原本非常省時省力的檔案信息檢索和獲取工作，令人頭疼。區(qū)塊鏈技術(shù)的投入可以讓各種數(shù)字化檔案信息建立一種彼此聯(lián)動、互相支持的“網(wǎng)狀證據(jù)鏈”，確保無關(guān)信息被擯除隔離。在較為模糊的狀態(tài)下，為客戶提供相對更為有效的檔案信息[2]。

（二）利用區(qū)塊鏈技術(shù)實現(xiàn)精準(zhǔn)搜索的可行性?；谀：阉鞯幕A(chǔ)，檔案管理工作可以追求更為優(yōu)質(zhì)的精準(zhǔn)服務(wù)工作。生態(tài)學(xué)理論認(rèn)為，在每一個生態(tài)系統(tǒng)中，各個要素之間都需要保持非常精準(zhǔn)的作用關(guān)系和存在條件，這些觀點同樣適用于檔案管理工作。相對于以往的檔案信息管理工作，精準(zhǔn)搜索只能是一種目標(biāo)追求，實現(xiàn)的路徑和方法尚未明確。不過，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，實現(xiàn)精準(zhǔn)搜索的目標(biāo)逐步成為現(xiàn)實。隨著數(shù)字化信息資源庫的建立，更為精準(zhǔn)的服務(wù)要求被提上日程，以往的“精準(zhǔn)搜索”已經(jīng)不能滿足客戶的需求，將區(qū)塊鏈技術(shù)引入檔案管理工作，實現(xiàn)精準(zhǔn)搜索，正當(dāng)其時。區(qū)塊鏈技術(shù)可以在“網(wǎng)狀證據(jù)鏈”的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)各種信息的“彼此互證”。一方面可以確定檔案信息的真實性和完整性，另一方面又可以迅速地排除無關(guān)信息，讓精準(zhǔn)搜索成為可行。

只有在兼顧檔案信息精準(zhǔn)搜索和模糊搜索的前提下，才能將檔案管理工作的質(zhì)量和效率提升到全新的高度，實現(xiàn)系統(tǒng)化發(fā)展。

二、借助“動態(tài)性”理念構(gòu)建檔案單位合作新路徑

生態(tài)理論系統(tǒng)是一個動態(tài)的開放系統(tǒng)，具有自組織功能，同時兼具動態(tài)性和穩(wěn)定性，系統(tǒng)各個要素之間存在著緊密的合作支持關(guān)系，檔案管理工作可以借鑒其精髓，拓展各個單位之間的合作新路徑，實現(xiàn)工作方式的優(yōu)化。

（一）建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)信息庫。檔案信息數(shù)字化發(fā)展已經(jīng)成為一種必然趨勢，如何建立良好的數(shù)字化資源是必須認(rèn)真思考的重要課題。1.數(shù)字信息表現(xiàn)格式統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。由于數(shù)字化信息的格式類型豐富多樣，各種文件格式之間有時存在著彼此無法兼容或者對接的情況，為了更好地為客戶提供服務(wù)，同時也是優(yōu)化自身的工作方式，檔案管理單位有必要進(jìn)行溝通合作，探討建立具有相應(yīng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化檔案信息的表現(xiàn)形式和存儲形式，以利于各個檔案管理單位之間信息的“無縫銜接”，實現(xiàn)模塊化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的合作利用。2.數(shù)字信息存儲體系統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字化檔案信息的存儲需要巨大的虛擬空間作為基礎(chǔ)，同時也要求工作人員對這些信息進(jìn)行科學(xué)合理的結(jié)構(gòu)框架設(shè)計，力求各個檔案管理單位的信息都能保持一致的輸入、存儲和輸出體系，統(tǒng)一命名文件的格式和規(guī)范，在此基礎(chǔ)上，各個檔案管理單位之間的信息共享工作就會變得更加便捷有效[3]。3.數(shù)字信息輸出形式統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息數(shù)字化處理之后，其輸出的形式和檢索的方式也需要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的處理，以滿足客戶的需要，同時也利于各個檔案管理單位之間的“互相認(rèn)可”“佐證使用”，建立具有整個行業(yè)或者至少每一領(lǐng)域和區(qū)域的通信標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案信息的輸出與應(yīng)用工作變得更加簡單、規(guī)范、便捷。

（二）探索各個單位合作管理新方法。各個檔案管理單位的合作需要根據(jù)實際情況進(jìn)行積極探索，建立起科學(xué)有效的合作路徑。簡單來講，可以分為以下幾種：1.由淺入深的合作方法。完善檔案管理制度是各個單位進(jìn)行全新合作的基本前提。針對當(dāng)前相關(guān)單位的管理制度而言，數(shù)字化檔案信息的管理存在著許多新的機遇和挑戰(zhàn)，其管理方法和模式需要秉持與時俱進(jìn)的原則，主動進(jìn)行分析研究，將橫向合作之間存著的技術(shù)壁壘和制度障礙等進(jìn)行消除和化解，讓制度層面的合作暢通無阻。2.由少到多的合作方法。隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各個單位的檔案信息也急劇增加，在較短的時間內(nèi)就會產(chǎn)生體量巨大的信息資源，在開展合作之時，各個單位之間可以選擇將某一個模塊或者領(lǐng)域的內(nèi)容作為實驗對象，以此來實現(xiàn)積少成多、逐步完善的目的。3.由外到內(nèi)的合作方法。前面所述的合作主要是從外部層面進(jìn)行分析，在內(nèi)部層面同樣可以開展各種合作。內(nèi)部合作的主要方式就是各個檔案管理單位之間開展文化內(nèi)涵建設(shè)的交流合作。不同單位的檔案管理工作方式存在著差異，這種差異的背后就是相應(yīng)的文化差異，這些檔案管理文化之間包含著許多有價值的要素，分享交流這些要素，能為相關(guān)單位的管理工作集思廣益、取長補短。

三、利用“創(chuàng)新性”理念實現(xiàn)檔案管理工作的多元發(fā)展

生態(tài)學(xué)理論中有一種觀點認(rèn)為，系統(tǒng)中的各個要素和系統(tǒng)整體都處于一種持續(xù)發(fā)展的狀態(tài)，也就是存在著更新代謝的內(nèi)動力，這是確保系統(tǒng)生機的前提和基礎(chǔ)。從這個角度出發(fā)，檔案管理工作可以獲取相應(yīng)的理論精髓，以創(chuàng)新性為主要追求目標(biāo)，促進(jìn)自身的發(fā)展。

（一）工作理念的變革。1.信息查詢方式豐富多元。相對于以往的紙質(zhì)版檔案信息，數(shù)字化時代的檔案信息有著多種的表現(xiàn)形式，以“動態(tài)”“彩色”“視頻”“音頻”“虛擬情境體驗”“瞬時信息存儲與提取”等為代表的全新形式的“產(chǎn)品服務(wù)”讓檔案信息變得豐富多樣，立體多元。這一客觀現(xiàn)實就要求服務(wù)質(zhì)量隨之提升。面對客戶的需求，檔案管理單位需要將信息查詢方式和輸入輸出方式進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，使其更加便捷精準(zhǔn)。在提供精準(zhǔn)的目錄檢索等基礎(chǔ)服務(wù)之外，還需要提供視覺、聽覺、觸覺等復(fù)雜的信息查詢與輸入輸出服務(wù)，讓檔案的查詢和利用過程更加舒適便利。2.信息服務(wù)對象豐富多元。檔案管理在以往的社會公眾印象中，主要是服務(wù)于行政機構(gòu)和企事業(yè)單位，與普通大眾而言的聯(lián)系并不緊密。隨著信息時代的來臨，檔案信息與每個社會成員之間的關(guān)系都日益密切，越來越多的人群需要各種各樣的檔案信息服務(wù)，這就要求相關(guān)單位積極開發(fā)各種信息服務(wù)窗口的形式和路徑，尤其是“互聯(lián)網(wǎng)+”框架下的服務(wù)形式與內(nèi)容，都需要進(jìn)行主動創(chuàng)新和變革，爭取為更多的人群提供更加豐富多元的服務(wù)。

（二）方式方法的變革。1.掌握多種信息技術(shù)。信息技術(shù)的介入，要求檔案管理工作人員掌握多種實用工具的使用方法。以office、動畫工廠、圖片美化剪輯、微視頻制作等為代表的基本技術(shù)成為進(jìn)入檔案管理工作領(lǐng)域的基本門檻，在此基礎(chǔ)上，一些更為專業(yè)的崗位則要求工作人員掌握較為復(fù)雜的函數(shù)處理軟件、管理小程序的設(shè)計應(yīng)用以及其他相關(guān)的技術(shù)手段。此外，包括各種信息檢索以及輸入和輸出等應(yīng)用技術(shù)更是工作人員必不可少的基本能力。學(xué)而時習(xí)之，是完成創(chuàng)新性工作的基本原則，也是努力的主要方向，通過持之以恒的技術(shù)學(xué)習(xí)，實現(xiàn)技術(shù)層面和思想層面的突破，才能夠讓創(chuàng)新性服務(wù)變?yōu)榭赡躘4]。2.逐步探索智能化辦公模式。信息技術(shù)的發(fā)展，要求檔案管理人員具有全新的工作認(rèn)知和態(tài)度。這種思想認(rèn)識上的轉(zhuǎn)變，主要是從信息加工與輸出的“線性”模式轉(zhuǎn)變到“球形模式”，從“授人以魚”轉(zhuǎn)變到“授人以漁”的工作變革。所謂線性服務(wù)模式，主要是指服務(wù)類型和方式較為單一，或者說是一種“被動型服務(wù)”，也就是檔案管理單位根據(jù)客戶的需求，做出相應(yīng)的服務(wù)，缺少積極主動的推廣服務(wù)意識，服務(wù)產(chǎn)品局限于“就事論事”和“千人一面”的固定模式，沒有個性化服務(wù)的平臺、技術(shù)和方案。而球型模式的服務(wù)，則是提倡發(fā)散性的服務(wù)和多樣性的技術(shù)、平臺。通過從點到線，由線到面，由面到體的發(fā)散性思維去考慮如何為客戶提供多項選擇和服務(wù)，讓客戶的體驗變得更加愉悅和便捷，將某個信息點相關(guān)的內(nèi)容，分別以文字、圖片、視頻等方式呈現(xiàn)給客戶，這將是未來努力的方向和工作重心。

四、融合“平衡性”理念支持檔案管理工作健康發(fā)展

根據(jù)檔案管理工作的資源占有實際情況，設(shè)計平衡性和發(fā)展性兼顧的工作方式，需要根據(jù)“因地制宜”“因時而異”“因事而異”的原則，堅持“主次分明”“詳略得當(dāng)”“多元服務(wù)”的管理方法。

平衡性是生態(tài)學(xué)理論的基本觀點，主張系統(tǒng)中的每個要素都需要根據(jù)系統(tǒng)的運行規(guī)則，保持彼此間的動態(tài)平衡，這種平衡具有較強的科學(xué)性，是在堅持每個要素都能健康存在的前提下，實現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展，逐步擴(kuò)大系統(tǒng)的規(guī)模，延長系統(tǒng)存在的時間，強化系統(tǒng)發(fā)展的活力。

檔案管理工作并非常人所認(rèn)為的那樣，只是機械地將各種信息以文本等形式存放于庫內(nèi)即可，實際上，高級的檔案管理工作具有一定的“生命力”，也就是存在著“智能化”的發(fā)展特征，在客觀條件下會追求實現(xiàn)價值的最優(yōu)解，即追求服務(wù)的質(zhì)量和效率達(dá)到盡可能完美的水準(zhǔn)。為了向客戶提供理想的服務(wù)，實現(xiàn)系統(tǒng)穩(wěn)定科學(xué)的發(fā)展，檔案管理單位就需要在“突出重點，確保質(zhì)量，兼顧整體，持續(xù)發(fā)展”的理念下協(xié)調(diào)各種工作資源，完善工作制度，調(diào)整工作方法，讓整個單位的存儲記錄空間、物資設(shè)備、技術(shù)方法、人員崗位以及流程規(guī)范等方面進(jìn)行平衡性的設(shè)計和規(guī)劃，避免出現(xiàn)顧此失彼、主次不分、目標(biāo)不清的問題。

五、堅持“持續(xù)性”理念確保檔案信息真實準(zhǔn)確

在具體的系統(tǒng)建設(shè)中，因為檔案管理工作和其他工作缺乏緊密的工作對接，使檔案管理系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)以及其他管理系統(tǒng)之間存在脫節(jié)現(xiàn)象。因此，在進(jìn)行具體的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過程中，需要將檔案管理系統(tǒng)和其他系統(tǒng)之間進(jìn)行有機結(jié)合，以此實現(xiàn)相關(guān)資源的實時共享。

首先，最重要的是適應(yīng)社會的需求，抓住機遇，將現(xiàn)代化的生態(tài)學(xué)理論技術(shù)引入檔案管理工作中，推動電子文件與電子檔案一體化的管理進(jìn)程。當(dāng)前的檔案信息存儲和輸出形式都逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化狀態(tài)，與以往的紙質(zhì)檔案以及實物檔案等有著明顯的不同，而將數(shù)字化時代之前的各種“歷史檔案”與現(xiàn)在及此后的“未來檔案”之間建立清晰脈絡(luò)、具有持續(xù)性發(fā)展軌跡的信息庫，則是一個極為重要的問題。要避免將檔案信息人為生硬的割裂，或者彼此互不兼容，出現(xiàn)對接困難，應(yīng)用低效的問題[5]。為了解決這個問題，主要的做法應(yīng)是嘗試向兩端延伸技術(shù)方法和工作理念，充分發(fā)揮主觀能動性，探究如何將“過去”“現(xiàn)在”和“將來”不同時期的信息內(nèi)容和形式進(jìn)行有機融合，使之成為一個具有持續(xù)發(fā)展可能的智能化信息工作平臺。

其次，科學(xué)合理地進(jìn)行檔案的管理與排放。由于數(shù)字化時代的到來，信息資源以指數(shù)級爆發(fā)式增長，在為用戶帶來豐富選擇的時候，也帶來了極大的不便。各種信息的篩選和識別變得非常困難，而且大量重復(fù)、相似或者無效的信息會占用寶貴的資源空間，造成信息存儲和檢索都面臨著優(yōu)質(zhì)資源與劣質(zhì)資源并存，需要檔案管理單位和客戶投入大量時間和精力去進(jìn)行選擇應(yīng)用。為了解決這個問題，檔案管理單位需要對各種信息資源做減法，也就是刪減檔案信息庫庫存，優(yōu)化質(zhì)量，將各種非必要的或者低質(zhì)量的資源進(jìn)行邊緣化或者摒棄處理，而對于優(yōu)質(zhì)資源則進(jìn)行精細(xì)加工，確保存儲、檢索、應(yīng)用過程提質(zhì)增效。這樣不僅管理排放更加便捷，社會資源共享也會更加方便。

以生態(tài)學(xué)理論來指導(dǎo)檔案管理工作，是一種理念，也是一種探索，需要相關(guān)人員和單位積極主動探索，充分發(fā)揮主觀能動性，大膽嘗試，努力變革，在實踐中積累經(jīng)驗，檢驗方法，逐步達(dá)到改革優(yōu)化的目的。