企業檔案在企業知識管理中的作用分析

文/塔城水利設計研究院有限公司 托爾拉

如今，伴隨著信息時代的到來，我們正處于一個科技飛速發展的新時代，在這個時代背景下，知識越來越多地參與到了企業的生存和發展中，成了企業良好運營和提高核心競爭力必不可少的手段。而想要充分利用知識，最大程度地發揮知識的價值，良好的知識管理是必不可少的。通過良好的知識管理，不僅能夠實現企業內知識的統籌，形成完善的知識體系，提高知識的價值和可用性，同時也能幫助企業更好地進行知識分配，真正讓知識對企業的發展起到推動作用。

一、知識管理的重要意義

（一）是企業實現創新的重要推動力。創新是企業生存的核心競爭力之一，擁有持續創新能力的企業才能在當今激烈的競爭環境下生存和發展。而知識管理本質上是對于企業所擁有的知識進行積累和整合，并實現“從人到企業，再從企業到人”的循環體系，讓企業所擁有的知識在企業內部良好流動、應用、循環，并在循環的過程中被員工的個人創造力所創新，形成更加先進的知識，不僅能夠實現企業整體智慧的提高，同時也能夠集合企業的力量形成一條穩定的創新渠道，從而實現企業的不斷創新，提高企業的核心競爭力[1]。

（二）是幫助個人實現價值的重要手段。企業的發展離不開每個員工的努力和奉獻，而員工的成長和個人價值的實現同樣也與企業息息相關，幫助員工成長不僅可以提高員工的工作能力，同樣也能讓企業獲得更大的收益，而員工個人價值的實現能夠增加企業與員工之間的信賴關系，讓員工真正的信任企業、忠于企業。而在幫助員工成長和實現個人價值的過程中，良好的知識管理是必不可少的，通過良好的知識管理，可以根據員工的個人發展需求和企業發展需求來針對性地向員工提供高質量的知識，以促進員工的快速成長，激發員工的潛力和創造能力，并實現知識體系的良性循環。

（三）促進知識共享，提高企業運作效率。通常來說，在沒有進行知識管理的情況下，企業內部的知識往往是分散的、零碎的、以個人為中心的，而這樣的局面往往無法形成知識共享，無法實現知識在企業內的全面應用，也就無法起到推動企業良好發展的實際作用。知識管理可以讓知識從個人的領域走出來，經過企業的規劃與整合后有方向、有目的地在企業內部傳播，實現知識在企業內的定向普及，充分發揮知識對于工作的改進作用，并實現企業整體運作效率的提高。

二、檔案在知識管理中的必要性

檔案在知識管理的過程中有著重要的作用和意義，其主要表現在以下幾方面：

（一）是實現知識管理系統化的必要前提。檔案是企業在運行過程中長期保留信息的重要方式和手段，而檔案管理的一項職能就是實現檔案信息的統合，其可以被看作企業信息的集散中心，因此企業檔案是對企業知識進行系統性整合的最佳手段，是良好地開展知識管理的必要前提。通過對企業知識的檔案管理，能夠實現知識的整合與集中，形成良好的知識體系，更加方便企業對知識按照體系和重要性進行分類，從而方便企業對于知識的進一步運用。

（二）是提升知識管理安全性的重要手段。一個企業所擁有的知識，往往是在漫長的發展中通過企業員工的努力不斷積累下來的，他們是企業最寶貴的財富之一，對于部分企業來說更是競爭力的核心所在，所以企業的知識產權安全對于企業的發展而言至關重要。而通過檔案在知識管理中的應用，可以實現檔案保密措施在知識管理上的應用，形成對知識的有效保護和精細化管理，通過檔案管理可以對知識的重要性進行劃分和保密等級的設置，既可以為知識傳播提供良好的渠道，同時也可以實現對關鍵知識的嚴密保護，確保企業的關鍵知識不會被泄露、被盜取。

（三）是實現企業內部知識共享的高效平臺。知識在企業內的高效傳播和普遍應用是知識管理的重要目標之一，而常規培訓和定向培訓雖然是比較高效的傳播方式，但是存在著消耗時間成本大、針對性不強、不能滿足員工個性化需求的問題。而想要用較小的時間成本滿足員工的個性化需求，實現員工的個人成長和工作水平的提升，高效的知識共享平臺就顯得尤為重要。企業檔案能夠提供一種相對高效且易用性強的知識共享方式，既能夠通過檔案的收入工作實現知識的集中，又能夠通過檔案的借出實現知識的分享，并且通過檔案管理的整理、分類和編目可以將企業所擁有的知識體系化，為員工提供更加便捷的知識導航和知識咨詢服務，讓員工有目的、有針對性地進行學習。

三、企業檔案在企業知識管理中的作用

（一）發揮企業檔案存儲效果，作為企業知識的容器。企業檔案本身是對企業發展歷程的重要記錄，不僅記錄了企業發展的歷史，同時也記錄了企業員工在企業發展過程中的一系列的經驗、體會、認識和教訓，這些內容屬于企業的重要知識財產。通過企業檔案的記錄，可以將這些知識充分整合起來，成為一個歷史的沉淀器，為企業未來的發展做參考。以史為鑒，可以知興替。通過對于企業發展歷史和員工歷史經驗體會的記錄，可以從中總結出引導企業發展的整體智慧，幫助企業一定程度上規避風險，從而讓企業在發展中更加具有競爭力[2]。

（二）通過企業檔案實現對企業知識的歸納與整合。一個企業在發展過程中所積累的知識往往是零散的、碎片化的，甚至有時只存在于員工個人的腦海之中，這些知識被稱為隱性知識，而隱性知識往往是企業知識競爭力的核心所在，也是企業創新能力和創造力的核心源泉。但由于隱性知識的碎片化與個人化的本質，導致隱性知識很難被共享出來，也很難在企業發展的過程中發揮其真正的價值。而想要充分將隱性知識的作用發揮出來，就必須將其顯性化，讓其變成有記錄的、可傳播的、能夠被學習的知識。而在知識從隱性到顯性的轉變過程中，企業不僅要制定相關的激勵機制，以鼓勵員工將個人知識分享出來，同時也要利用企業檔案的方式對知識進行規范記錄。例如，某個員工在工作中實現工作創新之后，企業應當將員工的創新化工作方式通過檔案記錄的方式完整保存起來，包括創新人員的姓名、崗位、工作創新的具體方法和取得的實際成效，通過規范化的檔案記錄將員工的個人經驗轉化成市面上的知識并促進其在企業內的良好傳播，以實現企業內整體工作水平的升級。簡而言之，企業檔案本身可以被看作企業知識的編碼工具，是企業知識從隱性到顯性，從個人經驗到系統化知識的轉化器，對于企業的檔案管理而言有著至關重要的作用。

（三）通過企業檔案進行知識共享平臺的建立。知識共享平臺的建立是企業進行良好知識管理的重要手段，通過知識共享能夠加快企業內部的知識流通，實現員工工作水平和工作能力的整體提升，同時也是提升企業核心競爭力的重要手段。在具體的應用上，知識管理要與企業檔案管理形成更深層次的融合，并將企業檔案作為知識共享的主要媒介。在進行工作的過程中，相關人員要充分發揮自身的主觀能動性，在企業范圍內做好知識的探尋和收集工作，并根據知識的內容編制相應的檔案，詳細記錄知識的類別、崗位、內容和先進性，并為企業知識做好分類和編目的工作，同時也要做好知識的更新，確保將知識的內容保持在最新版本。企業可以依托這些檔案形成開放式或針對性開放的知識平臺，為企業員工提供知識服務[3]。

（四）通過企業檔案實現對員工潛能的深度挖掘。企業的知識往往來源于員工在工作中的不斷創新與積累，而這些創新與積累一定程度上也反映出員工的長處和潛能。在企業檔案知識管理的過程中，不僅能夠實現對知識本身的記錄，同時也能實現對知識提供者的判斷與衡量。如果某個員工在工作上多次提供了對企業發展有用的建議，實現了多次創新，則說明該員工在相關領域內有著較高的工作水平和比較深入的見解。如果某一員工所提供的知識迅速在企業內普及，并多次被利用于工作中，起到了良好的效果，則意味著該員工可能是相關領域內的專家，通過企業檔案對企業知識和知識來源的追蹤和記錄，能夠幫助企業發現這些隱藏在企業內部的人才和專家，挖掘出這些員工的潛能。一方面，對企業的針對性人才培養有著重要的意義，能夠強化企業對人才的利用，增加優質人才的數量。另一方面，對員工的個人成長也有著相當重大的意義，是幫助員工實現個人價值，達成企業和員工雙贏的重要手段。

（五）將企業檔案作為培訓員工的重要教材。企業內教育對于現代企業有著非常重要的意義，通過企業教育可以擴大知識普及率，提高企業創新能力，增強企業核心競爭力。如何開展企業教育，如何進行有成效的企業教育，如何通過企業教育實現員工工作能力的提高，這對于企業而言是相當關鍵的問題。而企業檔案本身就是最佳的員工培訓教材。首先，在員工技能方面的培訓，企業檔案中的企業知識往往是與企業本身最契合的知識，能夠根據企業發展的實際需求進行針對性的人才培養，讓員工的工作能力定向提升，為企業培訓的效果提供最基礎的保障。其次，在員工的職業精神和工作觀念方面，企業檔案是記錄企業發展歷史的重要手段，而發展歷史則是企業知識的沉淀，其中不僅包含了先進的經驗，同時也包含了企業的發展理念和價值觀念，是企業文化的集中體現，能夠更好地實現企業文化在企業內的傳播，增強員工對企業的認可，強化員工的責任感和使命感，形成與企業一致的共同理想，共同推進企業良好發展。

四、企業檔案在企業知識管理中的應用要點

（一）檔案收集和知識管理同步實施。想要將企業檔案在企業知識管理中進行良好應用，保持兩者在管理上的高度一致是確保知識管理效率和知識管理成效的重要方式。在企業進行檔案管理的過程中，要確保檔案收集的廣泛性和全面性，在對企業檔案進行整理、分類和編目的過程中將其中具有較高知識屬性的部分分離出來，并進行綜合性的知識管理。通過兩者的同步實施有效地擴大企業知識的收集范圍，化被動為主動，為知識管理的開展打下良好基礎。

（二）設立以知識管理為中心的檔案服務。知識管理不僅需要收集和存儲，同時也需要向企業員工提供良好的知識服務，以充分發揮知識管理的價值。因此相關企業要以企業檔案為基礎，提供以知識管理為核心的檔案服務，如建立專門的企業知識檔案庫。同時也要建立相應的企業知識的申報渠道和激勵機制，對一些擁有知識并愿意分享的員工進行激勵，并進行針對性的檔案編輯服務，確保能對知識進行詳細記錄，進一步推動知識在企業內的良性循環，充分激發企業員工的創新意識和分享積極性。

（三）利用信息技術實現高效分享。伴隨著信息技術的逐漸發達和信息設備的普及化，人們獲取信息的習慣也發生了很大的改變，而企業在進行知識管理的過程中要充分注意這一點，結合時代的發展將信息技術充分應用到知識管理的過程中。例如，企業可以建立以互聯網為平臺的線上知識庫，讓員工能夠通過手機和電腦等設備快捷地調用和查閱企業知識，既能夠提高知識分享的速度和效率，同時也能充分滿足員工的個性化需求，為員工提供定制化的知識服務。信息技術能夠實現更多不同載體的檔案存儲，如文字、圖片、聲音和視頻等，相比于傳統的知識共享方式更加一目了然，能夠起到提升學習效果的重要作用。

（四）做好相關人員的培訓工作。企業的知識管理本身是一件對于相關管理人員綜合能力要求較高的工作，不僅需要管理人員對企業的發展和運營有深度了解，同時也要求其有出色的知識嗅覺，能夠敏銳地從企業運營的過程中挖掘具有知識屬性和知識價值的人和事物，并能夠進行良好的追蹤、收集、整理和建檔工作。因此企業既要確保相關人員擁有檔案管理的專業能力，同時也要具有豐富的勞動和生產經驗，對行業發展和行業現狀有自己的理解和感悟，只有這樣才能真正做好知識管理工作[4]。

四、結語

綜上所述，企業檔案在企業知識管理中的作用十分重要，是企業知識從零散到系統化，從隱性到顯性的主要載體，同時也是實現知識共享和知識傳播的重要平臺。在進行知識管理的過程中，企業要充分實現企業檔案與知識管理的深度融合，實現知識管理的長期化、規范化和高效化。充分發揮其對企業的推動作用，幫助企業在激烈的競爭中實現更好的生存和發展。