數字化技術在企業檔案管理中的應用研究

文/陜西交通電子工程科技有限公司 謝霜

數字化技術的發展和應用影響深遠，對企業內部檔案管理模式的建設來說也是如此。傳統的檔案管理模式在處理大體量檔案信息的管理時程序較為煩瑣，整理難度大且單位時間內效益不高，已經無法為企業提供必要的數據支援和引導。因此，保證數字化檔案的建設效率是提升檔案管理水平，建設當前形勢下更高需求檔案管理標準的關鍵[1]。數字化技術的發展可以為檔案管理工作提供現代信息技術的引導，滿足數字化采集處理的需求，進一步提升檔案信息的采集速度和檢索效率，為企業提供更為優質，更加系統化的檔案信息服務。當前討論數字化技術對企業內部檔案管理工作的影響，并不止于討論其具體的構造和應用技術部件的影響，更重要的是對其引導作用和發展潛力進行分析。

一、數字化技術在企業檔案管理工作中的應用價值

（一）加強“智慧”模式重構。數字化系統管理模式下的檔案數據庫建設與傳統檔案管理模式大有不同，數字化技術具備更強的智能應用價值。目前智慧型檔案管理工具主要以交互和感知型服務技術作為支撐，其能夠組建智慧化檔案系統，讓系統依靠智慧行為進行有序運轉。類似于無人駕駛，也讓檔案管理實現了無主體運轉和自檢。數字化技術將網絡意識和智能意識代入到檔案管理工作中，完成了由主體智能向自主智能的轉變[2]。目前已知的檔案管理行為，基本都在檔案管理內容的形制和數據流通形式的基礎上進行。長此以往，如果沒有數字化和智能化技術的介入，管理行為始終都要受到檔案固定形式的桎梏，雖然管理辦法得到了“升級”，但管理內涵沒變，只不過是完成了從強人力到強技術輔助的轉變。這樣一來，也就無法強調檔案管理的能動性和技術的根本性應用。

（二）滿足資源從優分配。數字化技術將傳統的檔案管理模式由內瓦解，轉而加強了智慧模式的重構。其價值在于，職能的重構讓管理行為徹底改變。原本傳統的管理行為無法滿足當前技術的應用場景。所以，檔案管理組織只能開始尋找新的發展方向。傳統的檔案組織管理系統其實就是多個管理單元的整合，這種管理行為有統一的管理中心，只是將不同職能分發給不同單元的管理員[3]。這種管理標準屬于“初級”管理行為，因為凡事需要“親力親為”，但實際也比較符合傳統檔案管理的應用環境。如今，數字化技術的應用將部分傳統的檔案資產轉化為了數字資產并加以保存，檔案與檔案、數據與檔案之間的隔閡徹底消弭，檔案系統的應用場景不再受到制約，在智能化技術的加持之后，自然能夠使整個管理系統徹底接管分類、保護、保存這一系列流程。值得一提的是，數字化技術的應用并不是直接與管理系統完成的對接，而是緩慢持久地在系統管理應用過程中完成的升級。這也充分說明了新管理行為的能動性和發展實力。如今新的管理職能在數字化技術的加持下緩緩展開，其技術范式和管理方式不斷融合，即便當下應用無法擺脫全部傳統行為的影響，尚且存在一定的融合問題，但檔案管理職能的轉變是大勢所趨，中間轉型需要的過程是必然的。

（三）滿足信息開放傳遞需求。數字化技術引導下的檔案管理作業擺脫了傳統固體化作業模式的束縛。原始空間和時間不再成為影響檔案管理效率的關鍵。數字化技術引導實現了數字信息的開放共享。尤其是區塊鏈技術的應用，大幅提升了數據的開放屬性和傳遞效率。傳統的檔案管理程序執行過程中并未過多考慮信息的存續能力和價值，一是因為受時間空間的影響，本身個體檔案管理的水平并不高，因此保持內在穩定是重點所在。二是過去信息傳遞帶來的存續價值和溝通價值并不明顯，企業對檔案價值的認知和定位并不如現今先進，信息的開放和傳遞內外都存在桎梏，時局影響至關重要。數字化技術實現了大環境的逆轉，從根本上改變了檔案價值的定位，具備流通和共享價值的數據檔案自然要強于傳統意義上的固態檔案，其流通所產生的效益一樣可以為企業提供效能[4]。值得一提的是在信息滿足開放傳遞需求的同時，信息的保留安全性并沒有受到很大的影響。

二、當前企業檔案管理中存在的問題

（一）電子檔案與傳統檔案管理之間的平衡問題。數字化技術的應用讓企業具備了電子檔案管理能力，但在管理需求的影響下，少有企業能夠完全拋棄傳統紙質檔案管理工作，針對部分私密問題仍以傳統檔案形式予以保障。因而發展環境的變化成為沖突產生的關鍵，電子檔案與傳統檔案管理行為如何平衡，成了主要的問題。平衡的關鍵之一在于“價值性”，檔案等級不同，管理標準不同。信息化技術經常會對電子檔案加持記憶服務和增值服務，記憶服務是智慧管理系統的基礎功能，它能優化信息查找路徑，并主動保存有即時使用價值的檔案信息。顯然，傳統檔案內容并不具備記憶服務的應用標準，其管理行為還是傳統的整體管理辦法。這就導致在實際應用過程中，如何在不影響傳統檔案價值的基礎上，有針對性地對電子檔案內容進行分化成了一大矛盾點。平衡的第二關鍵點在于“稀缺性”，當檔案管理系統徹底接入信息化和數字化技術之后。智慧管理資源已然成了“不稀缺”資源，當它開始進行平常且穩定的管理工作時，傳統管理行為卻并未就此停止。一方面，傳統檔案還需要有傳統行為給予保障。另一方面，雖然智慧系統成了如今檔案管理的主力軍，但不可否認企業的部分“特殊”資料存放更為看重傳統的管理效果。這樣一來，檔案管理組織的“智腦”身份就變得有些尷尬，究竟該如何對新的智能系統進行定位，又成了一大問題。

（二）數字化管理意識與傳統管理意識之間的矛盾問題。企業在發展的過程中，對意識行為的建設通常都比較“隱形”。相較于資源和資本優勢，意識效率和能效顯然是影響企業發展的關鍵，所以，在數字化檔案管理系統建設的過程中，來自意識層面的阻礙更加影響其發展。我國企業內部檔案管理制度的建設與國際一流管理制度尚存在一定的差距，而根本性的差距源于管理層對檔案管理工作的認識錯誤。數字化管理平臺的建設是企業發展過程中需要完成的一體化建設任務，檔案管理是整體建設目標中的一個環節，但是受到諸多因素的影響，很多企業擁有技術應用場景但沒有技術對接能力。技術與資本之間的配合出現了問題，因而對數字化技術的應用水平有所限制。因為缺乏人才資本和硬件資本的加持，很多企業管理層在觀察和調研時，就習慣性將檔案管理工作視為沒有發展潛力的基礎保障性工作，并不給予太大的發展空間，以免增加企業的運行成本[5]。這樣一來，在技術層面，企業已經具備了數字化管理能力，而在意識層面，卻還停留在傳統管理的夾縫中，矛盾由此產生。

（三）數字化技術應用區間與傳統管轄行為之間的摩擦問題。檔案管理有固定的管理框架，在傳統管理層面，這一框架不曾得到根本性的改變。數字化技術的應用讓智能檔案管理框架盡可能多地取代了傳統框架，最大限度地完成了管理空間的跨越式發展，但摩擦問題也由此而來。智能化檔案管理系統提供給企業更強的集約保障，它突破了人力資本的限制，以較少的虛擬空間取代了較多的人力輸出，以擴大單位應用面積的方法優化了管理效率[6]。然而，框架從建設到應用，新舊兩代之前絕不是取而代之的關系。前文中提到，技術的應用是循序漸進的，且是在以傳統管理平臺為基礎的環境中完成發展的。所以傳統管轄行為可以被重新排序，但一部分行為無法被取代。這就導致在承接新的數字化檔案管理標準之后，該如何正確處理傳統檔案管轄行為成了重要問題。

三、數字化技術在企業檔案管理中的應用策略

（一）明確企業自身需求。檔案管理系統的數字化技術應用能夠解決企業在發展轉型過程中對智能化、集約化系統的強烈需求。因此強調“定制化”管理是提升應用效率的關鍵。企業要充分重視數字化技術在記憶服務層面的應用，要認識到記憶服務和數據增值之間的關系，明確自身對檔案工作的需求，進而制定一套檔案管理標準。企業在制定管理策略的過程中，要重視整體框架的完善，以及和傳統框架之間的承接。企業必須要認識到管理應用區間之間的摩擦，并通過調整管理標準來解決這一摩擦。檔案管理完成數字化建設之后，應該要具備檔案信息檢索、檔案信息交流以及檔案信息分類管理這三大功能，以作為傳統區間和數字化智能區間之間的過渡。在檔案信息歸檔之后，可以通過管理員渠道獲取到檔案資源和途徑，完成檔案信息的交流工作[7]。此外，企業一定要從自身應用出發對檔案管理情況進行個體化設計，過去企業在發展過程中始終無法擺脫紙質檔案的一大原因就是很多企業的自身需求在統一的管理標準中得不到著重體現，而數字化技術具備一定的能動性，可以更加貼合企業的發展需求和實際應用需求，最大程度上解決傳統檔案管理與數字化檔案管理之間的矛盾。

（二）明確企業對人力資源的需求。人力資源的應用是解決管理意識矛盾的關鍵，前文中提到智能化檔案管理系統提供給企業更強的集約保障，它突破了人力資本的限制，以較少的虛擬空間取代了較多的人力輸出，因此人力資源在當前數字化管理技術應用的過程中，已經缺失了系統扁平化應用的價值。對此，應轉換發展思路，從全系統資源應用轉化到部分強調性區間的應用中來，轉換到建設業務型管理人才上來。應梳理傳統人力資源應用線路，將部分可由智能系統替代的工作崗位進行取締或升級，對單一管理職能人才予以多方向培養。要明確智能系統的應用并非擠壓原始的人力資源市場，其目的是提升人力資源的應用效率，提升人才的素質水平。因此，智能系統的建設是必然訴求，人才的培養也需要同步進行，管理系統中不僅需要具備專業檔案管理知識的人才，還需要具備計算機應用人才和數字化技術管理型人才，對復合型人才的需求加大。因此，企業要認清當前人員發展重點，及時組織企業內部檔案管理人員完成培訓，對現存的檔案管理系統人員進行信息化技術的培訓，要求其能夠在未來的檔案管理工作中協調使用信息技術。對于新增的檔案管理人員，要采取對口招攬方式，為有能力和有水平的技術型人才提供更好的發展環境，合理應用技術人員的專業知識，并在實踐過程中培養其管理技能，通過以人帶物的手段打破傳統思想觀念的束縛，將數字化檔案管理的能力進行升級，優化企業內部檔案管理工作的效率[8]。

（三）明確企業對檔案管理行為的應用要求。為保證電子檔案與傳統檔案管理行為之間的平衡，企業需要先對管理對象的應用要求進行分析。企業運行階段、組織階段、籌劃階段的檔案信息層次不同、內外承接關系不同、所具備的資本應用價值和增值效果也不同。所以企業需要控制資源流向，借助智能管理系統對檔案資源進行驗證、記錄和儲存。由于信息層次低，因此承接內容有了一定的保障，其增值效果雖然無法在第一時間內凸顯出來，但是通過智能技術的匯總和壓縮，能夠從低到高對檔案信息層進行智能排列。信息數據不再懼怕斷層和丟失，利用行為和參數捕捉，能夠做到長久的內外承接，這也是實現企業檔案管理標準化和一體化的最好做法。最好的平衡是將智能系統介入到傳統管理行為中去，先利用智能管理技術對資源和數據的規模和潛在應用價值進行判斷，通過大數據能夠得出一定范圍的增值數據，之后根據數據對需要額外進行傳統管理行為保障的內容劃分單獨的應用窗口。這樣一來，檔案管理完成了個體智慧的全面展示，檔案管理組織的“智腦”身份不再尷尬。

（四）明確企業對管理技術的發展應用需求。實現技術更迭和應用需完善技術規劃和管理體系。因此，在現實應用過程中，前期規劃至關重要。首先，是企業的技術發展要求，其目的是在不影響傳統內容存續的情況下完成新技術的更迭。大部分企業在檔案管理執行過程中都對更高維度或者更為精密專業的技術種類有盲目需求，但是對自身應用標準的應用設施的安排是否妥當、發展區間的預備工作是否完成則一概不知。解決此問題最好的辦法就是提前將技術和現實管理工作結合起來看待。大部分企業實現半數字化管理并不難，而全數字動態管理的承接需要先對技術的應用穩定性和安全性進行檢測。仍然以區塊鏈技術為例，在應用的過程中區塊鏈技術涉及的內外動態數字區域銜接需要企業提前做好內外溝通渠道的架設，資源流通渠道、信息儲存渠道、資源交流渠道都需要有進一步的更新，這一步驟的完善是為了明確當前企業對管理技術的發展需求。其次，是應用需求，在應用過程中該融合怎樣的工作模式，其工作單元內容是否已準備好適配的服務設置和管理制度等問題都需提前解決。為此企業需要從內入手，優先實現內部技術的覆蓋，先讓資源在內部系統中輪轉起來，之后再匯入到數字化檔案管理系統中去，從而實現企業對技術的合理應用。

四、結語

數字化檔案管理為企業提供了更強大的發展助力，但是企業在轉型和應用的過程中，也需要根據自己的實際需求來綜合分析，分類看待。