退休干部職工檔案管理工作的體會(huì)

文/廣東省肇慶市高要區(qū)人民醫(yī)院 梁桂洪

現(xiàn)階段，退休干部職工數(shù)量不斷增加，雖然退休干部已經(jīng)離開(kāi)了原本的工作崗位，但是職工檔案還保存在單位內(nèi)，職工檔案關(guān)系到退休干部退休后的生活保障，單位應(yīng)在保證退休干部合法權(quán)益不被侵犯的基礎(chǔ)上，落實(shí)檔案管理相關(guān)政策。單位離退休干部在原本的工作崗位上作出了巨大貢獻(xiàn)，政府部門(mén)對(duì)退休干部職工生活質(zhì)量關(guān)注度較高。為了保證退休干部職工生活質(zhì)量，單位應(yīng)做好退休干部職工檔案管理工作，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，從而使檔案管理工作質(zhì)量得到提升。

一、退休干部職工檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）退休干部檔案管理粗放。退休干部職工檔案管理較為粗放，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量較差。由于檔案管理工作制度還不夠完善，導(dǎo)致大多數(shù)檔案管理活動(dòng)無(wú)法正常開(kāi)展。單位在經(jīng)營(yíng)發(fā)展中存在忽視退休干部職工檔案的問(wèn)題，還有部分單位開(kāi)展管理工作時(shí)與實(shí)際聯(lián)系較少，如果照搬其他檔案制度會(huì)導(dǎo)致工作脫離實(shí)際，無(wú)法到達(dá)預(yù)期的管理效果。單位在退休干部職工檔案信息收集方面還存在較多不足，很多退休干部職工檔案缺失情況嚴(yán)重。并且由于管理制度不夠完善，對(duì)于檔案管理人員的約束性不強(qiáng)，檔案管理人員容易出現(xiàn)懈怠心理，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)退休干部檔案的科學(xué)管理。離退休干部檔案管理理念更新不及時(shí)，新時(shí)代的檔案管理逐漸向著精細(xì)化、科學(xué)化和信息化的方向發(fā)展，但是實(shí)際檔案管理工作中仍堅(jiān)持傳統(tǒng)的管理理念，檔案管理效率較低，對(duì)檔案管理質(zhì)量也造成了不利影響。現(xiàn)階段，檔案管理手段單調(diào)[1]。

（二）檔案管理中人力、物力投入不足。現(xiàn)階段的檔案管理工作中缺少人力、物力的支撐，工作中存在較多的問(wèn)題和不足。退休干部檔案管理主要面向已經(jīng)退休的單位職工，管理和服務(wù)對(duì)象較為單一且工作量較大，開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中存在較多的困難。檔案管理部門(mén)中管理人員數(shù)量較少，不僅給管理人員造成了較大壓力，還導(dǎo)致很多工作任務(wù)無(wú)法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，無(wú)法使檔案管理工作進(jìn)一步完善和規(guī)范。單位缺少專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，檔案管理工作主要由其他部門(mén)負(fù)責(zé)，導(dǎo)致檔案管理不夠精細(xì)、專(zhuān)業(yè)，無(wú)法達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。退休干部管理信息化建設(shè)程度低。離退休干部檔案管理中資金投入不足，缺少計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備，還采取傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，導(dǎo)致檔案管理效率較低[2]。

（三）退休干部檔案管理職責(zé)不分。退休干部檔案管理職責(zé)不分的現(xiàn)象，其主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，退休干部職工檔案管理部門(mén)職責(zé)不分；另一方面，退休干部職工檔案管理人員職責(zé)不分。管理部門(mén)職責(zé)不分主要是因?yàn)閱挝粵](méi)有單獨(dú)設(shè)置退休干部職工檔案管理部門(mén)，退休干部職工檔案管理與其他檔案管理工作混合在一起，導(dǎo)致檔案管理較為混亂，且難以對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和部署，檔案管理工作不夠規(guī)范。管理人員職責(zé)不分主要體現(xiàn)在退休干部職工檔案管理職責(zé)劃分不夠明確，管理工作開(kāi)展過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)沒(méi)有明確責(zé)任人的情況。

（四）退休干部檔案管理硬件和軟件建設(shè)缺失。現(xiàn)階段的檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，硬件、軟件建設(shè)存在較多不足。退休干部職工檔案與其他檔案共用同一個(gè)檔案室，由于缺少檔案管理規(guī)劃，無(wú)法從檔案室內(nèi)部獨(dú)立出來(lái)進(jìn)行管理。退休干部職工檔案的管理過(guò)程中，檔案夾、防火設(shè)備、打孔設(shè)備數(shù)量不足，導(dǎo)致部分檔案未能得到良好保存，紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)損壞、丟失等情況，造成退休干部職工部分檔案信息缺失。檔案管理過(guò)程中忽視了信息技術(shù)的重要性，缺少信息化系統(tǒng)建設(shè)，難以加快檔案管理信息化發(fā)展的步伐。例如，退休干部職工在檔案檢索過(guò)程中，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的精準(zhǔn)檢索，且存在檢索信息不健全的情況，對(duì)于這類(lèi)檔案信息材料只能管理人員手動(dòng)進(jìn)行查找，會(huì)浪費(fèi)較多時(shí)間查找檔案，也會(huì)降低檔案的使用效率。退休干部職工檔案管理缺少統(tǒng)一的數(shù)字化、信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致電子檔案數(shù)字化管理較為混亂，容易出現(xiàn)檔案丟失的情況[3]。

二、退休干部職工檔案管理的內(nèi)容

退休干部職工檔案管理主要建立在人事檔案管理的基礎(chǔ)上，單位對(duì)退休干部職工在職期間所實(shí)行的政策和規(guī)章制度都要納入檔案管理內(nèi)容中，其主要目的是保證退休干部職工檔案信息的真實(shí)性和完整性，從而保證退休干部職工的合法權(quán)益。退休干部職工在職期間的各類(lèi)會(huì)議記錄、活動(dòng)等記錄在檔案中，能夠有效反映退休干部職工的工作狀態(tài)。將具體民眾生活內(nèi)容相關(guān)政策和活動(dòng)納入檔案中，可以真實(shí)反映其工作特點(diǎn)。將退休干部在職期間出臺(tái)的社會(huì)政策等材料納入檔案中，可幫助單位考核退休干部職工的工作質(zhì)量。

三、退休干部職工檔案管理的重要性

加強(qiáng)退休干部職工檔案管理工作，有利于加快養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的完善和落實(shí)，國(guó)家養(yǎng)老保險(xiǎn)制度中明確規(guī)定了國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位中的勞動(dòng)者，要參加社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)。養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇水平與退休干部職工繳費(fèi)工作以及繳費(fèi)年限等關(guān)系較為密切。隨著社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的不斷發(fā)展和養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的持續(xù)完善，社會(huì)保險(xiǎn)管理向集約型管理的方向發(fā)展，退休干部職工檔案管理工作能夠使養(yǎng)老保險(xiǎn)信息更加完善，實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的有序落實(shí)[4]。

退休干部職工檔案中涉及的職工基本情況，包括社會(huì)保障號(hào)碼、姓名、性別等多方面內(nèi)容，能夠用于單位退休干部職工社保檔案核對(duì)。由于單位人員流動(dòng)較大，檔案移交工作較為復(fù)雜，加強(qiáng)退休干部職工檔案管理工作，能夠保證檔案移交的完整性，從而保證退休干部的合法權(quán)益。單位重視退休干部職工檔案管理，還能夠使單位檔案管理工作向著社會(huì)化和規(guī)范化的方向發(fā)展，充分發(fā)揮出退休干部職工檔案價(jià)值。

四、退休干部職工檔案管理的工作措施

（一）加快推進(jìn)精細(xì)化檔案管理體系建設(shè)。在退休干部職工的檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，應(yīng)加快推進(jìn)精細(xì)化檔案管理體系建設(shè)，針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的不足，及時(shí)采取措施進(jìn)行解決，實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化管理。檔案管理中還要形成完善的檔案管理制度，需要結(jié)合單位實(shí)際情況制定管理制度，為精細(xì)化檔案管理工作提供支撐。退休干部職工檔案管理工作具有長(zhǎng)期性、復(fù)雜性等特點(diǎn)，強(qiáng)化檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)之間的聯(lián)系，便于檔案管理工作的開(kāi)展，使工作效果獲得明顯提高。同時(shí)，應(yīng)形成檔案管理量化工作體系，為精細(xì)化管理工作奠定基礎(chǔ)。退休干部職工檔案應(yīng)定期進(jìn)行整理，按照退休干部級(jí)別對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，采取針對(duì)性的保護(hù)措施，便于后續(xù)對(duì)其進(jìn)行有效利用。在檔案管理中應(yīng)采取現(xiàn)代化的管理辦法，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)退休干部職工檔案的數(shù)字化管理。利用計(jì)算機(jī)等錄入設(shè)備、掃描設(shè)備，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案。統(tǒng)一數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)，使數(shù)字化檔案建設(shè)更加具有規(guī)范性[5]。

（二）加快退休干部檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)需要將檔案信息化管理作為主要方向，單位應(yīng)加大對(duì)退休干部職工檔案管理工作方面人力和物力的投入，從而加快退休干部檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。構(gòu)建高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)化的退休干部職工檔案管理隊(duì)伍，檔案管理人員必須由專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員擔(dān)任，禁止出現(xiàn)其他員工兼職檔案管理的情況，做好退休干部職工檔案管理人員崗前培訓(xùn)，使其更加具有專(zhuān)業(yè)性，能開(kāi)展高效率的檔案管理工作。單位在檔案管理工作實(shí)踐中應(yīng)不斷對(duì)工作內(nèi)容、工作形式等進(jìn)行優(yōu)化，使退休干部職工檔案管理更加符合單位實(shí)際情況。同時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案室內(nèi)計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備進(jìn)行更新，并引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，這不僅可以使工作效率獲得提升，還能保證檔案信息錄入的精準(zhǔn)性。此外，還可與科技企業(yè)合作，形成符合檔案管理工作需要的檔案管理信息系統(tǒng)，將檔案管理信息錄入信息系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的數(shù)字化管理，可以降低檔案損壞的風(fēng)險(xiǎn)，也不容易出現(xiàn)檔案丟失的情況。形成完善的檔案信息化管理制度，使退休干部職工的檔案管理信息化管理更加規(guī)范，推動(dòng)退休干部職工檔案管理向著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。

（三）明確退休干部職工檔案管理職責(zé)。由于單位對(duì)退休干部職工檔案管理重視度不夠，且受到管理人員管理職責(zé)不清晰的影響，導(dǎo)致管理人員的工作態(tài)度較為消極，造成檔案管理工作無(wú)法到達(dá)預(yù)期目標(biāo)。為了能夠強(qiáng)化退休干部職工檔案管理工作效果，使退休干部職工檔案能夠充分發(fā)揮出其價(jià)值，應(yīng)明確檔案管理人員職責(zé)。單位應(yīng)明確退休干部職工檔案管理職責(zé)，建設(shè)專(zhuān)門(mén)的退休干部職工檔案管理部門(mén)，避免出現(xiàn)檔案管理混亂的情況。成立專(zhuān)門(mén)的退休干部職工檔案管理部門(mén)，由單位檔案管理部門(mén)直接對(duì)其管理，退休干部職工檔案管理部門(mén)要服從單位檔案管理部門(mén)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和部署，還要保證退休干部職工檔案管理具有自主性，結(jié)合實(shí)際管理需要開(kāi)展相關(guān)管理工作。準(zhǔn)確把握退休干部職工檔案管理部門(mén)責(zé)任，認(rèn)真履行自身職責(zé)，做到不越位、不缺位。落實(shí)退休干部職工檔案管理人員責(zé)任制度，合理分配管理人員工作任務(wù)和崗位責(zé)任，從而使檔案管理工作更加規(guī)范。制定科學(xué)合理的考核制度，定期對(duì)退休干部職工檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性進(jìn)行考核，并制定獎(jiǎng)懲制度，調(diào)動(dòng)管理人員積極性的同時(shí)，也能夠約束管理人員的工作行為，使其能夠認(rèn)真落實(shí)崗位職責(zé)[6]。

（四）完善退休干部檔案硬件和軟件建設(shè)。在退休干部職工檔案的管理過(guò)程中，應(yīng)完善退休干部檔案管理硬件和軟件建設(shè)，為退休干部職工設(shè)置獨(dú)立的檔案室，提高檔案管理工作效率，保證檔案管理工作質(zhì)量。為退休干部職工檔案配置單獨(dú)的檔案室，并且保證檔案室內(nèi)軟件、硬件設(shè)施較為完善，能實(shí)現(xiàn)退休干部職工檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。檔案室內(nèi)還應(yīng)加強(qiáng)防火、防潮以及防盜配置，對(duì)已經(jīng)損壞的檔案資料進(jìn)行修復(fù)。完善檔案室各類(lèi)硬件設(shè)備的配置，如檔案夾、防火設(shè)備、打孔設(shè)備等，保證其可以滿足退休干部職工檔案管理工作的需要，使退休干部職工檔案管理能夠順利開(kāi)展。注重對(duì)退休干部職工檔案管理軟件建設(shè)，單位可以加強(qiáng)與IT 企業(yè)的合作，根據(jù)單位退休干部職工檔案管理的特點(diǎn)，開(kāi)發(fā)一套適用于退休干部職工檔案管理的信息系統(tǒng)，并做好信息系統(tǒng)的后續(xù)維護(hù)工作，促進(jìn)其為退休干部職工檔案管理工作提供有力支持。退休干部職工檔案管理信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具有信息化、數(shù)字化等特點(diǎn)，能夠適應(yīng)未來(lái)退休干部職工檔案管理的發(fā)展需要。加強(qiáng)對(duì)退休干部職工檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，讓管理人員熟悉計(jì)算機(jī)設(shè)備以及信息系統(tǒng)的操作，注重對(duì)管理人員職業(yè)道德和職業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，使其能夠更好開(kāi)展檔案管理工作，使檔案管理向著高質(zhì)、高效的方向發(fā)展[7]。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，做好退休干部職工檔案管理工作，能夠推動(dòng)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度不斷完善和發(fā)展，發(fā)揮出退休干部職工檔案的價(jià)值，推動(dòng)退休干部職工檔案管理向著規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。在退休干部職工檔案管理過(guò)程中應(yīng)根據(jù)單位實(shí)際需要，采取多種措施做好檔案管理工作，使退休干部職工檔案管理工作更加規(guī)范，強(qiáng)化退休干部職工檔案管理工作的效果。