淺談如何對醫院往來款進行清理

張風利 周 燕 朱 浩

（作者單位：1.北京中永信會計師事務所；2.樂競文化傳媒（上海）有限公司）

一、醫院往來款清理意義

往來款長期未清理，會造成醫院債權債務不清晰，資金沉淀，不利于醫院財務管理，影響醫院財務收支和經營狀況準確性。為保證會計信息核算以實際發生的經濟業務為依據，客觀真實地反映財務收支狀況及結果[1]，為貫徹執行公立醫院財經管理要求，滿足上級財務、衛生部門和醫院內部經濟管理的需要，應全面梳理往來賬目，解決歷史遺留問題，保證會計信息清晰明了，便于理解和使用的要求。

二、清理總體步驟

（一）成立往來款清理小組

醫院成立以分管院領導或總會計師為總負責人，財務部門為牽頭部門，審計部門、信息部門、資產管理和采購等與往來款清理相關的部門為輔助的賬務清理小組，聘請會計師事務所為賬務清理具體實施力量。

（二）制訂清理方案

方案總體思路：從企業資源計劃（Enterprise Resource Planning, ERP）或 醫 院 信 息 系 統（Hospital Information System, HIS）系統導出近五年應付藥品款、應付衛生材料款供應商明細表、客戶分類輔助賬、衛生物資、非衛生物資近五年收發存統計表，近五年收費系統導出的應收醫療款、預收醫療款，醫保部導出的應收醫保款、近五年序時賬、記賬憑證獲取近五年各月衛生（非衛生）物資入庫、出庫單，物資采購合同、付款記錄、各年銀行對賬單、個稅申報表明細表、工資表、薪酬結構及發放記錄、增值稅申報表，獲取醫院應收款、備用金、采購付款、預收賬款相關內部控制制度，實際抽查相關會計記錄、查看相關合同等資料，逐一核對賬、錢、物的形成記錄，與賬面進行核對。

（三）醫院根據事務所提交的清理結果和處理建議討論研究處理方案

根據清理結果，醫院清理小組與事務所召開溝通會，由事務所出具初步解決方案，清理小組研討決策，最后清理小組簽署統一意見。按照國家相關制度，醫院先內部決策，最后按逐級由上級部門審批。

（四）醫院根據完成審批的往來款處理意見進行賬務調整

為真實、準確反映醫院應收應付款項的會計信息，根據往來款清理結果，對于涉及賬務調整事項，醫院財務部門根據審批結果進行賬務調整，將審批決策文件作為附件，做到有據可查。

三、往來款清理具體實施程序和內容

（一）應收賬款清理

第一，了解醫院收入、價格、票據、退費管理等環節的控制要求，和收入確認原則，每天結賬時點，重點關注門診收入與住院收入；了解醫院門診收入、住院收入退費管理辦法，各項退費是否有提供交費憑據及相關證明，核對原始憑證和原始記錄。

第二，現時點導出的信息系統的數據很有可能與記賬當時數據不一致，因此應收款項的核對主要依據門診日報表、住院日報表，應收款項的核對主要依據銀行流水，同時和財務賬、信息系統核對，查找差異和形成原因。具體操作：獲取截止日應收賬款末級明細科目，往前推5 年明細賬，與收費系統導出每日或每月應收醫療款收款明細表、應收單位合同，核對應收在院病人醫療款、門診病人、應收合同單位醫療款、應收欠費病人醫療款掛賬明細，抽查會計憑證、銀行對賬單逐一核對掛賬明細正確性。

第三，了解醫保政策及回款情況。具體操作：獲取應收醫保款明細與醫保部系統導出的醫保款明細與應收醫保款核對，抽查會計憑證、銀行對賬單核對，核實每一掛賬明細性質和準確性，核實是否存在會計差錯或明細項目記錯情況，并進行記錄。

第四，了解每年發生的醫療糾紛，對由于醫療糾紛未收回的掛賬進行統計，并逐筆分析原因，若確實屬醫院原因，但由于時間較久且科室人員變動較大，找不到直接責任人，建議經醫院審批程序，沖減醫療風險準備金。

第五，梳理“三無”病人掛賬情況，匯總記錄。

第六，梳理醫院相關人員背書，出院前未結清款金額。具體程序：導出每個末級明細科目輔助明細賬，逐筆抽取憑證，查看每筆憑證發生額原始單據，核實掛賬金額正確性、明細科目核算分類準確性。以應收在院病人醫療款為例，導出收費系統日報表、獲取收費收據、處方、收費收據類別，醫院門診卡消費日報表、醫院門診收入報表、醫院出院病人結算報表等，結合預收醫療款，醫療保險機構回款回單，醫院墊付醫保資金-應收醫療款（借方）和財務部門記賬憑證和醫院收到醫保資金-應收醫療款（貸方）逐筆核對，核對掛賬余額真實性，編制核對過程工作底稿。對存在因醫療糾紛欠費病人，查看解決糾紛結果資料，核實是否存在用醫療風險基金沖銷應收醫療款情況。

（二）其他應收款

向財務部門詢問醫院其他應收款核算內容、記賬習慣等，獲取醫院備用金制度等與其他應收款核算內容相關的內部管理制度。獲取截止日其他應收賬款明細末級科目，獲取往前推5 年以上明細賬，導出科目輔助明細賬；獲取備用金審批單、個人或科室借款單等其他應收款明細，抽取記賬憑證，追查至銀行對賬單、借款人和借支單據號、支出審批單逐一核對，核實掛賬明細的性質和記賬準確性，并做記錄。其他應收款-其他明細科目，往往是掛賬比較雜亂的科目，涉及暫收不清楚來源或事項，或者銀行卡回款有差異等情況，此明細科目可能涉及科室多，事項多，比較難清理，需要逐筆查找、詢問、計算、記錄。對內部（科室）借款進行梳理，通過追查原始憑證，訪談當事人等方式，弄清掛賬的每筆借款人、事由和經過，并針對不同借款事項，給出相應的建議。

（三）預付賬款

獲取截止日預付賬款末級科目明細，導出醫院5 年以上按客戶核算輔助明細賬，獲取與預付賬款相關的預付設備款或工程款全部合同，與記賬憑證、支付審批單、設備驗收單、工程結算單、銀行回單等逐一核對，核實借方發生額準確性。檢查貸方發生額原始憑證，結合“庫存物品”“固定資產”“無形資產”“業務活動費用”科目，查證每筆調賬憑證和預付賬款退回賬核實明細科目余額真實性，以合同單位明細科目借貸發生額對應核對，核對應掛賬明細正確性，根據結果查看是否存在掛賬錯誤或款項性質不符、客戶記串戶等情況進行記錄備注。如果根據核實結果掛賬金額正確無誤，必要時發詢證函給掛賬單位，對掛賬超過3 年以上，如果追查到原始憑據確鑿表明預付賬款不再符合預付款項性質，或者因供應單位破產、撤銷等原因可能無法收到所購貨物、服務的，按政府會計制度規定應當先將其轉入其他應收款，再按照規定進行處理。

（四）應付賬款

獲取截止日應付賬款末級明細科目，五年及以上供應商合同臺賬，應付款輔助明細賬，采購合同，付款記錄，以截止日應付款明細余額為基準。以供應商輔助賬追查至采購合同、銀行對賬單、采購入庫記錄、付款審批記錄、與供應商對賬記錄等進行逐一核對，采取逆查、順查方法同步，結合庫存物資科目進行核對，根據核實結果與賬面產生的差額，作為調賬依據。對3 年以上無數據變化、無請款信息的應付款項余額，重點逆查核實合同金額、入庫數量、相關會議紀要，是否為不需要支付的尾款或優惠折扣；對有請款信息的供應商，自交易起點順查到截止日年底，核實余額；對持續交易的供應商，逆查核實每筆交易信息，確定實際應付數據。

（五）預收賬款

獲取截止日預收賬款末級明細科目，向財務詢問預收賬款核算內容，除預收醫療款外有無預收科研經費等情況，從財務導出輔助明細賬，從收費系統導出預收醫療款明細表，門診預收款、住院預收款、病人伙食預收款等明細。將預收醫療款，門診預收款、住院預收款、病人伙食預收款等明細與銀行收款記錄、門診收費日報、月報表明細、門診收費收據、醫生處方等核對，結合應收醫療款、醫保款、醫療結算、出院結算單、醫療收入結轉等科目對應核對每個病人掛賬金額準確性，根據逐筆檢查結果，落實是否存在某病人個人長期掛賬，是否存在因醫療糾紛欠費或個人經濟條件欠款造成未結算情況并做記錄，同時還要結合因解決醫療糾紛用醫療風險基金沖銷情況，核對過程資料留存作為清理依據。

（六）其他應付款

獲取截止日其他應付款末級明細科目，詢問其他應付款核算內容，按其他應付款核算內容獲取相關其他支撐資料。按款項性質分類別核查。如“質保金”明細需要結合預付賬款、合同、工程驗收或采購驗收報告，結算資料、收款憑證進行核對；如“就診卡押金”需要與收費系統導出數據核對掛賬金額正確性等；其他明細需要根據掛賬性質與收款記錄、銀行回單、非財務資料核對，同時與借方核銷記錄核對，計算實際應掛賬余額，所有核查過程資料留存作為調賬或清理款項依據。

四、清理工作遇到的困難和應對措施

(一)清理過程遇到的困難

1.清理團隊勝任能力出現短板

因清理過程時間長、內容復雜，清理工作通常分小組進行，每組獨立完成某方面工作。如團隊成員工作勝任能力弱，無法獨立完成自身工作，或提交了錯誤工作結果，導致其他工作小組交叉運用清理結果時，結果均錯誤，則加大清理工作難度，返工增加清理時間。

2.歷史資料缺失，增加清理難度

賬務清理需核實某一時點數據準確性，需要倒推幾年的數據，如果歷史資料缺失，會增加清理工作難度。如以前年度對賬單無法找到，銀行只能重新打印近五年對賬單，會延緩清理核對工作，甚至造成清理工作進行不下去的情況。

3.記賬人員或業務人員變動頻繁，增加清理工作難度

如果被清理單位往來款記賬人員變動頻繁或出現業務人員輪崗等情況，無法了解到不同人員記賬習慣對賬務處理的影響，在清理過程中會增加賬務核實工作量[2]。

4.醫院財務人員和各部門的配合情況直接影響清理進度和結果

如果財務部門配合不積極，賬務無法核對，如果信息部門、醫保部門、資產采購部門等相關部門配合不積極，與賬務核對的相關佐證信息無法取得。如與應收賬款直接相關的合同、與醫保拒付相關的資料、與醫療收入相關的信息系統數據等。

（二）應對措施

第一，事務所委派有經驗、責任心強的業務團隊，團隊人員數量和質量與清理工作量匹配。清理項目負責人和各工作小組組長對團隊成員清理工作定期進行監督、復核，發現問題及時更正，避免出現清理結果錯誤情況發生，各科目之間交叉運用清理結果時，需要團隊在清理中及時溝通，共享原始數據資料和工作底稿，過程中工作內容及時交叉核對[3]。

第二，部分歷史資料缺失的，運用替代程序，查找其他佐證資料作為依據，或由業務人員回憶事情經過說明情況，或向第三方發函證實。

第三，記賬人員或業務人員已離崗，一是可以向主管會計、業務部門上級人員進一步核實情況，或其他原始資料核實；二是委托醫院知情人請回相關人員，解答當時賬務處理的思路和習慣，配合相關清理工作[4]。

第四，醫院清理工作小組需要強有力的領導力來協調各部門積極配合賬務清理工作。一是清理開始即制訂過程中的配合要求，包括相關資料提交的時間要求，無法提交資料的書面原因說明等；二是醫院對事務所提出的與賬務清理配合有關的申訴建立快速反應機制，能協助事務所快速協調解決。

五、清理結果處理建議

第一，醫院要制定專門債權債務記賬制度和記賬流程，按會計制度要求分類細化末級科目，同時做好往來款記賬員書面交接銜接工作，保持記賬習慣前后一致，記賬附件齊全，加強審核力度，及時發現問題及時更正，加強與業務部門對賬，建立催收制度，才能保證債權債務工作記賬清晰，會計信息真實可靠[5]。

第二，對于賬務處理有誤的應提交賬務清理收集的相關佐證資料，及時交由醫院財務進行調賬處理。

第三，賬齡3 年以上的款項查證清楚后，應收應付往來款單位已注銷或破產，由事務所出具損失鑒證書，進行往來款賬務核銷報批處理；應付款項3 年以上未再發生業務關系的單位按相關規定進行調賬處理。

第四，對于最終不能夠核實清楚的賬務應收集、留存清理過程中的所有資料，包括當事人簽名的回憶筆錄，由會計師事務所根據職業判斷出具清理意見。

六、結語

醫院往來款清理工作是一項任務艱巨而又復雜的工作，需要醫院各個科室配合財務人員才能完成，實際清理過程中需要各部門之間反復溝通核實，合同往來還需要對外單位發詢證函復核，個人往來需要大量翻閱業務發生初始憑單、核對銀行對賬單等各種資料復核。現階段醫院需要建立往來款定期清理的內控機制，設立清理內控小組，定期提交清理報告，編制賬齡分析，將各項債權債務做到賬目清晰，余額可控，掛賬人員和單位可溯，將清理工作作為一項長效運行機制開展。