加州大學數字化特藏服務新模式探索與啟示

孫涵涵,楊雪珂

(復旦大學,上海 200433)

0 引言

現代圖書館館藏資源同化情況越來越嚴重,如何凸顯圖書館特質是各個圖書館正在積極思考的問題,而特藏資源正是突破同質化的重點。做到“人無我有,人有我全,人全我優”是頂尖高校對圖書館特藏資源的最高要求,與此同時利用特藏資源開展知識服務,可提升圖書館的核心競爭力。

隨著特藏資源的數字化進程不斷向前,基于特藏資源建立起來的特色數據庫和自建數據庫,給數字化特藏資源帶來了多元化的成果。除此之外,特藏資源數字化能夠適應當前多元化、交互式、動態的資源環境。

近年來,國內對特藏資源的研究相對比較活躍,發表的相關文章也積累了一定的數量。特藏資源是圖書館寶貴的教育資源,可以彰顯圖書館的文化底蘊與資源價值。

加州大學(UC)是世界上最具影響力的公立大學系統,被譽為“公立高等教育的典范”,共有10個分校區。筆者分別在2018年和2019年在加州大學伯克利分校東亞圖書館交流學習。基于和館員的交流學習,并加以調查了解到加州大學特藏服務的特點。本文主要是研究加州大學特藏服務的模式,取之精華,為我國特藏服務模式提供一些啟示。

1 文獻綜述

為了解我國關于特藏資源的研究情況,筆者于2023年4月27日在中國知網文獻中以“TI=‘圖書館’ AND SU=(‘特藏’+‘特色館藏’+‘特色數據庫’+‘特藏資源’+‘自建數據庫’) ”為檢索式,共獲得4 091篇文章,其中碩博論文有100篇。特藏資源數字化是現代圖書館信息化、數字化、網絡化發展的必然要求,特色數據庫和自建數據庫的興起是最好的證明。

王嫚茹[1]認為特色數據庫是圖書館根據自身的特色館藏及地方特色,結合服務對象特點而建立起來的信息資源數據庫。鄧佩珍[2]也認為自建數據庫是圖書館展示其特色館藏、提高信息服務能力的重要途徑。高校圖書館建立特色數據庫和自建數據庫是特藏資源數字化的主要方式。特藏資源是圖書館提供特色服務的基礎,目的是更好地發揮圖書館的功能,產生較好的社會效益。程煥文[3]認為圖書館在推動數字人文發展時, 首要的基礎是特藏資源。陳斌[4]認為特藏資源的數字化與共享現在已經成為圖書館亟待解決的重要課題。劉勤[5]認為特藏資源數字化是適應信息時代的必然趨勢。張燕[6]認為特藏資源數字化有數據準確、可靠,且特色突出等優點,有助于發揮特藏資源的最大效用。此外,金以明[7]認為高校如何將數字化特藏資源與數字圖書館結合,補充、完善、發展本校特藏資源意義重大。聶玉翠[8]認為高校圖書館特藏資源數字化是圖書館特藏建設的內在要求,尤其是本館的特色印刷本藏書。特藏資源數字化將會極大地提升高校圖書館特藏資源的服務水平。

2 加州大學數字特藏體系初探

加州大學擁有豐富的特藏資源,并且于1997年創立加州數字圖書館(California Digital Library, CDL),旨在為研究人員提供更為便捷的服務。加州數字圖書館是加州大學校長辦公室學術規劃、計劃和協調部門的一個下屬部門。加州數字圖書館創立伊始就與加州大學圖書館以及其他合作部門聯合,組建了世界上最大的數字研究圖書館之一,同時也改變了教師、學生、研究人員查閱和獲取信息的方式。基于校園合作伙伴的關系,并通過外部合作擴展,不斷擴大加州大學圖書館在學術和資源方面的影響,以期提供具有變革性的數字圖書館服務。加州數字圖書館的愿景是為深度協作提出解決方案的催化劑,并且為發布、共享和保護學者日益多樣化的輸出提供豐富、直觀和安全的環境,以及獲取對大學學術共同體至關重要的信息。

加州數字圖書館通過與各個加州大學圖書館合作,把用戶與加州大學及其他地區的出版社和在線館藏系統聯系起來,不斷開拓新領域。基于Melvyl(加州大學圖書館系統在線目錄),開發了美國最大的在線圖書館目錄。加州數字圖書館通過促進共同投資和共享整個加州大學系統中圖書館使用的材料及服務,為大學節省了數百萬美元。不斷與校園合作,將圖書館、博物館和文化遺產組織的寶藏帶到世界各地。迄今為止,加州數字圖書館仍思考在整個信息生命周期中如何支持數字管理、學術出版、歸檔和保存等服務的研究。

加州數字圖書館的組織結構基于4個核心項目,每個計劃由項目管理人員領導,并由專門的分析師和程序員團隊提供支持(見表1)。此外,加州數字圖書館有4個核心項目,為支持計劃和更廣泛組織的整體管理提供服務。其中最重要的兩個服務是館藏發展與管理項目以及出版與特藏項目。

表1 4個核心項目

2.1 館藏發展與管理服務

館藏發展和管理小組主要是代表10所加州大學校園監督和協調共享圖書館館藏。該計劃獲得學術內容,管理加州大學的大規模數字化工作,組織和支持共享物理圖書館館藏,并負責加州大學圖書館共享數字資料的系統范圍談判和許可。

以資源許可項目為例,加州數字圖書館的許可內容組通過利用加州大學校園的集體力量去購買和管理加州大學系統范圍的電子資源(見表2)。獲取有關加州數字圖書館許可的權利和期刊包的可用性、許可和狀態的詳細信息。許可工具包小組旨在幫助研究人員談判和許可過程的順利進行,需要注意的是這項服務僅適用于加州大學的內部人員。

表2 項目介紹

2.2 出版與特藏系列服務

出版和特藏小組提供開發及維護運營服務,可以讓用戶訪問加州大學及其他地區強大且獨家的數字特藏。通過先進技術的開發與極具創造性的合作伙伴關系,加州數字圖書館為加州大學學術界提供創新的開放獲取出版物和分發機會。除此之外,還提供了來自加州各地圖書館、檔案館和博物館的世界級數字館藏,為大量終端用戶提供服務,其中包括研究人員、學者、學生和普通大眾。出版和特藏系列服務包括以下4種類別(見表3)。

表3 出版和特藏系列服務類別

其中最典型的服務代表是Calisphere和OAC,二者有相似性又有不同之處。

Calisphere提供免費訪問獨特和歷史上重要事件的服務,主要用于研究、教學和基礎探索。在這里可以查找照片、文件、信件、藝術品、日記、口述歷史、電影、廣告、音樂錄音等。Calisphere平臺上基本都是已經數字化的特藏,這些特藏主要由加州大學的所有10個校區以及整個州的其他重要圖書館、檔案館和博物館提供。

加州線上檔案館(Online Archive of California)歷史悠久,它的內容同樣主要由加州大學的所有10個校區以及整個州的其他重要圖書館、檔案館和博物館提供。

二者皆可為研究人員提供在線查詢服務,但是Calisphere和加州線上檔案館提供兩種非常不同的用戶需求。對于主要關注數字化圖像和文檔的用戶,Calisphere是一個查找線上特藏內容的絕佳之處。對于希望獲取線上的可用內容且找到實體的研究人員而言,加州線上檔案館是最佳選擇。

筆者將著重介紹加州線上檔案館這一線上線下結合的在線查詢模式。

3 加州線上檔案館特藏服務剖析

加州線上檔案館最重要的使命就是為加州大學圖書館提供服務。在大學內的獨特地位使其為校園圖書館能夠提供常用的基礎設施和相應的支持,使大學圖書館能夠將各自資源集中在用戶的需求上,提高圖書館的服務水平。

3.1 加州線上檔案館特藏服務的技術發展

加州線上檔案館歷史悠久且引人注目,它在第一次提供在線訪問檔案材料的努力中發揮了關鍵作用,并因其不斷創新而得到認可。

加州線上檔案館的開發與編碼檔案描述(EAD)相關,后者是用于描述檔案館藏的國際標準和可擴展格式。當前的編碼存檔描述是基于標準通用置標語言的數據結構,具有一組用于指定的規則檔案尋找輔助工具的知識和物理要素。具體來說,它是基于可擴展標識語言的數據結構,簡化格式標準通用置標語言。編碼存檔描述的一些好處是能夠有效地搜索、檢索,顯示和交換信息包含在檔案援助中。它有助于標準化檔案信息在電子材料中的表示和呈現方式,不僅如此,它還增強了搜索和查找過程。這種方法鼓勵平臺無關或系統無關的結構反過來在很少或沒有修改映射技術的情況下交換數據。美國、英國、澳大利亞和其他地方的許多知識庫都采用并實施了不同程度的編碼存檔描述,實施的機構包括哈佛大學、約翰斯·霍普金斯大學、布朗大學、馬里蘭大學、耶魯大學和杜倫大學等圖書館,猶他州立大學檔案館、格拉斯哥大學檔案館、美國遺產虛擬檔案館和愛荷華州婦女檔案館等。

加州大學伯克利分校圖書館在1993年開發了標準通用置標語言(SGML)原型發現輔助標準,隨后對其進行了修訂,并于1995年將責任移交給美國檔案工作者協會和國會圖書館。

加州大學的圖書館員和檔案管理員以及加州的相關機構很快意識到這項技術發展所帶來的潛力,從而改善對檔案尋找輔助工具的訪問。他們組建了一個加州大學編碼檔案描述聯盟,開始開發一個EAD編碼記錄的原型聯合數據庫。

3.2 加州數字圖書館特藏服務特點總結

3.2.1 卓越的數字化水平

通過長期的積累,加州線上檔案館逐漸形成了完善且獨特的數字化程序,可以高效地完成特藏的數字化工作,提高了上線水平。而且它從來沒有停止創新,一直在尋求突破。除此之外,人性化的網頁設計可以為用戶提供更優質的服務,從而拉近了用戶與圖書館的距離。

3.2.2 特藏資源大聯動

加州線上檔案館集合了各大學以及加州檔案館的資源,利用系統化的數字化技術結合計算機數字網絡技術突破了固有模式的瓶頸,實現特藏資源的有效使用與傳播。同時,利用網絡系統搭建各大學圖書館以及加州各檔案館之間的聯動和數據共享平臺,借助于網絡平臺,可以在特藏資源、人力資源、讀者服務等許多方面實現數據和信息的共享,也有助于加州大學教育系統之間形成區域性的整體,在相互配合方面實現聯動。從這一點可以看出,安全、有效且科學的計算機數字技術和網絡平臺便是特藏資源形成大聯動與共享機制的基石[9]。

3.2.3 線上線下一體化服務

加州線上檔案館的綜合在線收集指南可以使用戶輕松查找館藏集合并查找單個對象。這些指南提供了集合中項目的詳細描述以及背景、歷史研究和分析,而且對網絡上顯示的館藏進行了數字掃描,以便實時在線查看。

除此之外,線上檔案館最大的特點是有效引入了線上線下一體化服務,用戶在網頁查詢所研究的特藏信息后,確定是自己所需特藏資源,再通過后臺服務申請借看實體特藏,從而可以提高使用的有效性,降低特藏的損壞率。這樣不僅能夠促進后臺服務和線上服務的無縫銜接,也能真正達到線上線下一體化服務的標準[10]。與此同時,可以改善信息服務環境,縮短用戶和所需資源的距離,增強用戶的服務體驗。依托構建的協同平臺,線上線下一體化服務的價值可以最大化。

3.2.4 用戶的個性化服務

加州線上檔案館是相關研究人員可利用的重要資源之一。作為加州的中央存儲庫,為每個對加州豐富館藏感興趣的人提供以下服務:在線瀏覽、搜索有關特定項目及其位置的信息,并指導用戶如何訪問它們。新技術解決方案增強了查詢功能,可以快速定位特定項目或在線瀏覽收集內容。

除此之外,加州線上檔案館所配備的完善后臺服務可以為用戶提供個性化服務。如果用戶對館藏或項目有疑問,想查看原始資料、尋求出版或復制圖像或文字的許可,可以與圖書管理員、檔案管理員或策展人聯系,以了解有關實體資料的更多信息并獲取其訪問權限。

4 對我國高校圖書館數字化特藏服務的啟示

4.1 建立數字化特藏資源共享聯盟

共同建立數字化特藏資源共享聯盟,旨在促進數字化特藏資源的共享和交流。共建共享平臺,實現資源大聯動。該聯盟為成員機構提供一個平臺,使他們能夠共建共享數字化特藏資源,包括文獻、圖片、音頻、視頻等。聯盟成員包括圖書館、博物館、檔案館、大學和研究機構等。成員機構可以通過該聯盟共享自己的數字化特藏資源,從而擴大自己的影響力和知名度。同時,成員機構也可以從其他成員機構的數字化特藏資源中獲得靈感和啟示,提高自己的研究和教學水平,可以通過該平臺共享自己的數字化特藏資源,也可以訪問其他成員機構的數字化特藏資源。促進資源的收集、整理、保護與利用,并以服務全球學術研究為目標,通過聯盟打造出數字化特藏服務品牌,積極拉動聯盟建設。

除此之外,聯盟可以為成員機構提供技術支持和培訓,幫助他們更好地管理和展示自己的數字化特藏資源。該聯盟還將定期舉辦研討會和會議,促進成員機構之間的交流和合作,建立起以聯盟會員大會為聯盟決策機構,輔以秘書處作為日常執行機構,這樣可以保障平臺的日常運營。聯盟根據工作需要設立不同的工作組,以支持聯盟建設和發展,比如資源建設組、平臺維護組、版權保護組等[11]。

共建共享平臺首先要將特藏資源數字化,然而數字化建設主要以網絡為主,信息的篩選、下載、加工等都需要熟練地運用計算機網絡技術,從這一點來看,計算機網絡技術的缺乏嚴重制約了圖書館數字化建設的進程,并且已成為困擾高校圖書館數字化建設的重要因素[12]。

大部分圖書館都廣求既有圖書館學知識又有其他與學校相關專業知識的人才,但是這樣的人少之又少。因此,圖書館可以力求這樣的人才,如若求之不得,可以將這一項業務外包到專業的科技公司。平臺的建立是形成數字化特藏服務的基石,此后就是和兄弟院校,甚至是在全國范圍內形成這樣一個共享平臺,實現資源聯動的最大化。

4.2 拓展嵌入式學科服務

在網絡信息技術的驅動下,當前科研學術環境呈現出泛在化、數字化、虛擬化、個性化,圖書館的服務就要隨之有所調整。嵌入式學科服務主要是描述一名研究型圖書館員積極并持續不斷地參與研究型課程,并且用自己的專業素養去教授信息素養技能,也包括館員需要將工作場地從以圖書館為中心轉移到用戶身邊,這樣便于他們與用戶充分溝通與合作。

當用戶在平臺提出服務要求時,相關館員可以反向提出持續跟進研究要求,并提出行之有效的信息搜索指導。可以與學校的教師、學生和其他學科專家建立合作關系,了解他們的需求和期望,以便為他們提供更好的服務。與其他圖書館合作,共享學科資源和服務,以提高學科服務的質量和效率。增加學科相關的書籍、期刊、數據庫和其他資源,以滿足學生和教師的需求。為學生和教師提供培訓及指導,幫助他們更好地利用圖書館的學科資源和服務。組織學科相關的活動,如講座、研討會和展覽,以促進學科的發展和交流。

4.3 提高特藏館員的服務水平

館員是圖書館的軟實力,提高特藏館員的服務水平可以提高圖書館的整體形象。加強館員的業務培訓,比如開展專業知識講座,增加對外交流機會,也可提出酬勞和績效相掛鉤的工資結構,以提高館員的工作積極性[13-14]。

為相關館員增加更多的考察手段,督促館員形成相互競爭、不斷進步的新氣象。樹立“大資源”觀,樹立共建“一個數字圖書館”的理念,從國家角度、區域角度、聯盟角度等對信息資源建設進行頂層設計、統一規劃與評估,實現資源建設的一體化和資源間的互通互聯,提高資源保障率,避免低水平重復建設,加速精準化服務。

特藏館員需要具備高水平的專業素養,包括對特藏館藏品的了解、研究和保護等。特藏館員需要不斷更新自己的知識和技能,以適應不斷變化的需求。因此,提供培訓和教育機會以提高專業素養是非常重要的。這可以包括參加專業會議、研討會、課程和培訓班等。特藏館員需要與讀者、研究人員和其他圖書館員保持良好的溝通。建立良好的溝通渠道非常重要,包括建立在線聊天、電子郵件和電話支持等。特藏館員需要了解讀者的需求和興趣,并提供個性化的服務,包括為讀者提供定制的研究指導、參考咨詢和文獻推薦等。此外,特藏館員需要加強數字化服務,包括數字化特藏館藏品、建立數字化檔案和提供在線訪問等,以滿足讀者的需求。

5 結語

總而言之,世界各地特藏服務的模式有所差別,我國高校圖書館的特藏服務水平參差不齊,地方差異明顯。加州大學的特藏服務模式比較新穎且具有創新性,有值得借鑒的地方。