高校財務(wù)內(nèi)部控制信息化建設(shè)研究

王陸緯 山東科技大學(xué)

自財政部出臺《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》以來，國家對行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)提出了更高要求。我國高等學(xué)校在內(nèi)部控制建設(shè)方面起步較晚，內(nèi)部控制普遍存在“制度建設(shè)易、落地執(zhí)行難”的問題。《教育部直屬高校經(jīng)濟(jì)活動內(nèi)部控制指南(試行)》中明確提到：“高校應(yīng)當(dāng)充分運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段加強(qiáng)內(nèi)部控制，將經(jīng)濟(jì)活動及其內(nèi)部控制流程嵌入單位信息系統(tǒng)中，并確保重要系統(tǒng)之間互聯(lián)互通、信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。”隨著信息化技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，高校的信息化建設(shè)已經(jīng)初見成效。將內(nèi)部控制與信息化技術(shù)互嵌相融，是實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部控制的必然趨勢，也是解決高校現(xiàn)階段內(nèi)部控制執(zhí)行困境的有效手段。

一、高校內(nèi)部控制信息化的必要性

第一，傳統(tǒng)人工模式下，財務(wù)人員難以收集并處理龐大的數(shù)據(jù)信息，更無法保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性，最終僅能做到風(fēng)險的事后監(jiān)督。信息化是實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部控制建設(shè)的重要技術(shù)保障，通過高效率的系統(tǒng)化運(yùn)行，完成信息篩選、實(shí)時監(jiān)控、主動預(yù)警、評價反饋等作業(yè)，真正做到風(fēng)險的全過程管控。

第二，內(nèi)部控制信息化將制度和流程轉(zhuǎn)化為程序化、標(biāo)準(zhǔn)化的計算機(jī)指令，能夠?qū)崿F(xiàn)自動監(jiān)控、主動預(yù)警等控制的自動化，避免人員能力不足、操作錯誤等風(fēng)險因素的影響，同時提高了財務(wù)人員工作效率，使其可以卸下繁重的機(jī)械性工作，有更多的時間和精力進(jìn)行知識的擴(kuò)充和能力的提升。

第三，借助系統(tǒng)平臺的精準(zhǔn)計算和信息共享，可以保證信息流轉(zhuǎn)的真實(shí)性和時效性，為高校管理層決策提供有效依據(jù)，降低主觀性干擾，提升決策準(zhǔn)確性與管理的科學(xué)性。同時通過系統(tǒng)化的控制可以避免財務(wù)舞弊和預(yù)防腐敗，保證業(yè)務(wù)活動的合規(guī)合法，促進(jìn)高校財務(wù)的健康有序發(fā)展。

二、高校內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

(一)重視程度不夠，專業(yè)人才不足

高校內(nèi)部控制的建設(shè)與執(zhí)行，應(yīng)是從上到下貫徹落實(shí)，學(xué)校各部門積極響應(yīng)，協(xié)同推進(jìn)。受長久以來對內(nèi)部控制既定印象的認(rèn)知限制，高校內(nèi)部控制雖是由財務(wù)部門牽頭，但在內(nèi)部控制執(zhí)行實(shí)施過程中，其他部門參與配合的程度較低，將本應(yīng)是“一把手工程”的內(nèi)部控制建設(shè)理解成配合財務(wù)部門完成其工作任務(wù)。高校管理層重點(diǎn)關(guān)注學(xué)校發(fā)展情況，強(qiáng)調(diào)學(xué)科建設(shè)、人才引進(jìn)、特色項(xiàng)目等，對內(nèi)部控制執(zhí)行情況和結(jié)果反饋的關(guān)注度不夠。這又進(jìn)一步導(dǎo)致學(xué)校內(nèi)部控制缺乏全員參與性和主動性，在執(zhí)行上各部門缺乏自覺性和配合性。

財務(wù)日常工作業(yè)務(wù)量大，財務(wù)人員精力多放在自身業(yè)務(wù)工作上，并圍繞其負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)進(jìn)行知識更新，難以抽出額外時間加強(qiáng)內(nèi)部控制方面的學(xué)習(xí)，對內(nèi)部控制的關(guān)注度低。在人員安排上，高校財務(wù)多將有限的人力安排在核算與服務(wù)崗位，監(jiān)督與管理的職能未能得到有效發(fā)揮。同時因人員緊缺，難以設(shè)置專人負(fù)責(zé)內(nèi)部控制工作，一人兼多崗的情況較為普遍，一方面缺乏專業(yè)人才，不利于內(nèi)部控制工作的展開，另一方面內(nèi)部控制中不相容崗位分離的要求在財務(wù)內(nèi)部未能得到有效執(zhí)行。

(二)缺乏有效溝通、信息傳遞不暢

內(nèi)部控制要想真正在高校內(nèi)部有效開展，信息與溝通是非常重要的一環(huán)。財務(wù)部門執(zhí)行內(nèi)部控制的初步工作就是獲取全校范圍的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，但高校財務(wù)往往較為獨(dú)立，除財務(wù)常規(guī)工作之外，與其他業(yè)務(wù)部門的交流較少，缺乏必要和及時的溝通。對于財務(wù)所需的內(nèi)部控制基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，各業(yè)務(wù)部門多是事后報銷時才向其傳遞，甚至還存在因理解偏差提交錯誤信息，或因工作飽和提交不全面的未經(jīng)檢查核對的信息，數(shù)據(jù)的及時性和準(zhǔn)確性都難以保證。另外，雖然多數(shù)高校業(yè)務(wù)部門都有各自的系統(tǒng)，但系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)沒有共同的、可匹配對應(yīng)的內(nèi)容，即使導(dǎo)出原始數(shù)據(jù)，也需要人工整理，工作量極大且錯誤率較高。財務(wù)雖是內(nèi)部控制的主體部門，卻出現(xiàn)了“信息孤島”現(xiàn)象，既無法有效整合全校內(nèi)部控制信息，也無法實(shí)現(xiàn)事前和事中控制，在內(nèi)部控制整體環(huán)節(jié)中僅能被動“迎擊”風(fēng)險。

(三)監(jiān)督評價作用不明顯

監(jiān)督檢查和自我評價，是內(nèi)部控制得以有效實(shí)施的重要保障。監(jiān)督檢查機(jī)制的不健全，加之上文提及大部分高校尚未實(shí)現(xiàn)部門間的信息共享和信息公開，這就使得高校審計部門的監(jiān)督檢查作用大打折扣，內(nèi)部控制檢查僅涵蓋在常規(guī)監(jiān)督檢查工作中，缺乏有針對性的審計方案，檢查重點(diǎn)有失偏頗。

僅發(fā)現(xiàn)問題是不夠的，只有問題得到妥善解決，內(nèi)部控制體系才能不斷改進(jìn)和完善。因此監(jiān)督檢查若要真正發(fā)揮作用還需緊抓整改環(huán)節(jié)。高校審計部門應(yīng)針對審計結(jié)果和整改建議，追蹤落實(shí)相關(guān)部門的整改情況，督促改進(jìn)內(nèi)部控制的風(fēng)險設(shè)置環(huán)節(jié)、流程設(shè)計和執(zhí)行過程等。高校在整改方面的督促跟進(jìn)力度不夠，無法推動內(nèi)部控制建設(shè)的持續(xù)優(yōu)化。

(四)風(fēng)險未能有效管控

現(xiàn)如今高校不僅面臨傳統(tǒng)風(fēng)險，新的風(fēng)險點(diǎn)也逐漸涌現(xiàn)。隨著信息技術(shù)在財務(wù)工作中的引入和推廣，信息安全成為內(nèi)部控制建設(shè)中需要重點(diǎn)關(guān)注的環(huán)節(jié)。加之高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)愈加多元化，涉及的資金量不斷增長，交叉的業(yè)務(wù)類型增多，高校財務(wù)風(fēng)險正不斷加劇并趨向復(fù)雜多樣化。目前，我國高校正處在推進(jìn)“雙一流”建設(shè)、內(nèi)涵式發(fā)展轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)、大型基建項(xiàng)目、教學(xué)科研都需要大量資金投入，但這幾年受疫情的影響，高校資金壓力驟增，不光要發(fā)展還要保障日常運(yùn)營，從依靠財政撥款轉(zhuǎn)向多渠道籌集資金，在時間緊任務(wù)重所需資金量大的情況下，高校還是以銀行貸款為主要手段緩解“燃眉之急”，這就導(dǎo)致財務(wù)風(fēng)險急劇增加，負(fù)債率遠(yuǎn)超安全值。另外，“放管服”政策大力推進(jìn)并得到積極響應(yīng)，高校在課題項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)、政府采購、差旅費(fèi)報銷等業(yè)務(wù)上的自主權(quán)增強(qiáng)，接得好還需管得好，部分高校忽略了對應(yīng)風(fēng)險防范措施的完善。根據(jù)內(nèi)部控制的要求，高校本應(yīng)根據(jù)風(fēng)險的類別和特征設(shè)計有針對性的防控及規(guī)避措施，但在實(shí)際業(yè)務(wù)中或是缺乏與業(yè)務(wù)流程相配套的風(fēng)險識別機(jī)制，或是風(fēng)控措施實(shí)施滯后，內(nèi)部控制風(fēng)險管理流于形式。高校面臨的環(huán)境愈加復(fù)雜，風(fēng)險也未能得到有效管控。

(五)信息化建設(shè)滯后

隨著大數(shù)據(jù)、云計算的高速發(fā)展，信息化管理已經(jīng)成為高校未來發(fā)展的重要方向。信息技術(shù)與日常業(yè)務(wù)的互嵌相融，既能將人力從繁瑣重復(fù)的勞動中解放出來，還能依托計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行資源整合提高工作效率，與內(nèi)部控制相融合，則能形成內(nèi)部控制的程序化管理，加強(qiáng)風(fēng)險防范。高校經(jīng)過這幾年的信息化建設(shè)，主要業(yè)務(wù)部門的信息系統(tǒng)基本上已完成建設(shè)并上線應(yīng)用，但使用過程中發(fā)現(xiàn)與預(yù)想有所偏差。其一，財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部多實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程的線上化，對于有規(guī)律的重復(fù)性工作如報賬、收費(fèi)都已經(jīng)比較成熟，但預(yù)算編制、風(fēng)險管控、項(xiàng)目監(jiān)控、資產(chǎn)管理等與內(nèi)部控制相關(guān)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)還開發(fā)不到位，達(dá)不到內(nèi)部控制的需求。其二，軟件開發(fā)方的系統(tǒng)產(chǎn)品多是標(biāo)準(zhǔn)化的開發(fā)模板，主要服務(wù)對象是企業(yè)，針對高校的內(nèi)部控制需求難以滿足，而專業(yè)化定制需要時間和資金，內(nèi)部控制的信息化建設(shè)還處在摸著石頭過河的探索階段。其三，高校業(yè)務(wù)部門都有各自的管理系統(tǒng)，但由于前期建設(shè)未統(tǒng)一規(guī)劃，系統(tǒng)之間相互獨(dú)立且對接難度大，線上信息無法實(shí)現(xiàn)共享，線下信息傳遞不及時，財務(wù)成為信息孤島，甚至財務(wù)自身的收入、支出、預(yù)算、薪酬等各類系統(tǒng)都無法實(shí)現(xiàn)暢通互聯(lián)。各類數(shù)據(jù)和信息的整合分析需從不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出后再由財務(wù)人員人工匯總整理，工作量繁重且時效滯后，不利于內(nèi)部控制的有效實(shí)施。

三、高校內(nèi)部控制信息化建議

“制度建設(shè)易、落地執(zhí)行難”是高校內(nèi)部控制普遍存在的問題。高校內(nèi)部控制工作的覆蓋面廣、風(fēng)險點(diǎn)多、信息量大，僅依靠傳統(tǒng)的人工作業(yè)已不再現(xiàn)實(shí)，推進(jìn)財務(wù)信息化是高校實(shí)現(xiàn)全面內(nèi)部控制的必然趨勢，也是解決上述現(xiàn)存問題的有效手段。

(一)營造良好的內(nèi)部控制環(huán)境，強(qiáng)化人員意識和能力

營造良好的內(nèi)部控制大環(huán)境是高校實(shí)施內(nèi)部控制信息化的前提。學(xué)校管理層應(yīng)充分認(rèn)識到內(nèi)部控制的重要性，從上至下強(qiáng)化校內(nèi)整體內(nèi)部控制意識和信息化意識。加大宣傳教育力度，引導(dǎo)各部門自覺提高風(fēng)險防范意識，確保權(quán)力規(guī)范的有序運(yùn)行。日常工作中明確各單位每位員工的崗位職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行不相容崗位分離制度和輪崗制度，確保內(nèi)部控制制度落到實(shí)處。為保證內(nèi)部控制工作執(zhí)行的通暢有效，各部門都應(yīng)指定一位內(nèi)部控制專員，負(fù)責(zé)內(nèi)部控制工作的政策傳達(dá)、信息交互和系統(tǒng)對接。這種上層指導(dǎo)、分層管理的模式有助于高校營造良好的內(nèi)部控制環(huán)境。

注重高校財務(wù)內(nèi)部控制人才建設(shè)。為緩解人員緊缺的現(xiàn)狀，高校應(yīng)適當(dāng)增加財務(wù)人員，制定崗位招聘計劃。以往的高校財務(wù)人員招聘關(guān)注的是財會專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力，后期根據(jù)崗位實(shí)際需要，還應(yīng)注重具備內(nèi)部控制和計算機(jī)能力的全方位財會人才。除此之外，財務(wù)應(yīng)借助高校的教學(xué)教育資源，定期組織內(nèi)部控制專業(yè)化培訓(xùn)。在精準(zhǔn)把握內(nèi)部控制內(nèi)涵和理論知識的基礎(chǔ)上，財務(wù)人員還應(yīng)加強(qiáng)信息化水平的提升，熟練操作業(yè)務(wù)系統(tǒng)，拓展內(nèi)部控制思路，提高業(yè)財融合能力。財會人員對于內(nèi)部控制信息化的學(xué)習(xí)不能僅停留在數(shù)據(jù)提取和使用階段，還應(yīng)向前拓展至信息的獲取、流程的再造、數(shù)據(jù)的加工。通過舉辦學(xué)習(xí)探討會和業(yè)務(wù)交流活動，多與信息技術(shù)人員、本校各業(yè)務(wù)部門討論內(nèi)部控制信息化的流程細(xì)節(jié)和風(fēng)險環(huán)節(jié)，多向內(nèi)部控制建設(shè)高水平高校學(xué)習(xí)借鑒實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。為保障內(nèi)部控制信息化的長效運(yùn)營，還應(yīng)加強(qiáng)人才激勵，優(yōu)化績效評價，避免人才流失。

(二)搭建財務(wù)智慧平臺，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通和信息共享

內(nèi)部控制指導(dǎo)意見中多次強(qiáng)調(diào)“以信息系統(tǒng)為支撐”。隨著大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)的飛速發(fā)展，整合不同的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)、搭建一體化智慧平臺、實(shí)現(xiàn)信息共享數(shù)據(jù)互通，已然成為高校內(nèi)部控制的必經(jīng)之路。高校內(nèi)部控制涉及到財務(wù)、人事、科研、教務(wù)、資產(chǎn)、基建等多個部門，現(xiàn)階段各部門基本上都已上線了業(yè)務(wù)系統(tǒng)，但系統(tǒng)間彼此獨(dú)立、信息分散。高校應(yīng)打通各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的信息端口，建立起以財務(wù)系統(tǒng)為數(shù)據(jù)中心的一體化智慧平臺。

財務(wù)內(nèi)部各系統(tǒng)先進(jìn)行互聯(lián)，搭建起財務(wù)智慧平臺，將預(yù)算、收費(fèi)、報賬、薪資等系統(tǒng)接入平臺，實(shí)現(xiàn)財務(wù)內(nèi)數(shù)據(jù)的互通流轉(zhuǎn)。依托平臺后，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)無需交叉對接，而是通過信息端口直接與平臺實(shí)現(xiàn)互聯(lián)。一方面，校內(nèi)系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)“一站式服務(wù)”，登錄平臺后可以進(jìn)入各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，進(jìn)一步優(yōu)化了高校服務(wù)機(jī)制。同時加強(qiáng)了部門間的內(nèi)部協(xié)同，有利于各個部門積極參與到學(xué)校的內(nèi)部控制建設(shè)中來。另一方面，原本分散化的信息碎片通過平臺進(jìn)行了整合，打破了“信息孤島”現(xiàn)象，財務(wù)人員可以按需查詢、提取有效信息，通過大數(shù)據(jù)算法進(jìn)行快速的統(tǒng)計分析，為管理層決策提供學(xué)校全局視角下的綜合性數(shù)據(jù)，也為接下來內(nèi)部控制信息化提供數(shù)據(jù)支撐。

(三)內(nèi)部控制嵌入平臺，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險識別，落實(shí)風(fēng)控機(jī)制

內(nèi)部控制信息化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是將內(nèi)部控制與財務(wù)智慧平臺進(jìn)行融合，將內(nèi)部控制制度、風(fēng)險點(diǎn)及控制措施，以程序化、標(biāo)準(zhǔn)化的計算機(jī)語言嵌入到財務(wù)智慧平臺中。首先，梳理業(yè)務(wù)流程和整理風(fēng)險數(shù)據(jù)庫。根據(jù)學(xué)校制度規(guī)范和上級部門對于內(nèi)部控制的相關(guān)要求，結(jié)合學(xué)校年度目標(biāo)、工作重心，對線上業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再梳理、再優(yōu)化，同時匯總數(shù)據(jù)信息，篩選、提煉高校內(nèi)部控制的風(fēng)險點(diǎn)，形成風(fēng)險數(shù)據(jù)庫。其次，確定風(fēng)險評估控制目標(biāo)，建立風(fēng)險識別和防范機(jī)制體系。對流程環(huán)節(jié)中的風(fēng)險點(diǎn)設(shè)置控制區(qū)間和臨界值，通過信息化手段實(shí)現(xiàn)動態(tài)、實(shí)時的風(fēng)險監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)異常數(shù)據(jù)則發(fā)出預(yù)警，形成風(fēng)險預(yù)警的全覆蓋監(jiān)管和自動化監(jiān)測。最后，根據(jù)風(fēng)險的發(fā)生概率和后果的嚴(yán)重程度，進(jìn)行風(fēng)險評估并采取有效控制措施，將風(fēng)險控制在一定范圍內(nèi)。

借助信息化技術(shù)，在信息共享、數(shù)據(jù)互通的基礎(chǔ)上，高校財務(wù)智慧平臺可以與內(nèi)部控制建立鏈接，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的自動監(jiān)測與預(yù)警，形成事前、事中、事后全過程的動態(tài)管控，解決傳統(tǒng)模式下內(nèi)部控制過程受制于基礎(chǔ)信息缺失、人工計算量大、時效性難以保證等問題的情況。此外，平臺中可以留下控制痕跡，完整的流程記錄有利于后期的自我評價和監(jiān)督檢查，推動內(nèi)部控制的不斷優(yōu)化。

(四)建立健全的自我評價和監(jiān)督機(jī)制

建立有效的監(jiān)督評價體系。一是日常監(jiān)督與專項(xiàng)監(jiān)督相結(jié)合，對突出問題、管理漏洞和薄弱環(huán)節(jié)重點(diǎn)監(jiān)控，對重大項(xiàng)目開展專項(xiàng)審計。二是內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督相結(jié)合，聘請第三方獨(dú)立審計，對學(xué)校內(nèi)部控制進(jìn)行查漏補(bǔ)缺、提出專業(yè)化建議。智慧平臺上設(shè)置審計權(quán)限，方便審計方獲取真實(shí)全面的信息。定期開展自我評價，評估人員是否具備專業(yè)性和勝任力，內(nèi)部控制是否具備全面性、重要性、制衡性和有效性，信息化的流程設(shè)計是否完整、數(shù)據(jù)提取是否準(zhǔn)確、邏輯運(yùn)算是否嚴(yán)謹(jǐn)。對問題的整改情況應(yīng)積極跟進(jìn)，將監(jiān)督評價、自我評價與績效考核、追責(zé)問責(zé)相聯(lián)系，強(qiáng)化自我監(jiān)督、自我約束的自覺性，促進(jìn)高校內(nèi)部控制的不斷完善與優(yōu)化。

四、結(jié)語

本文結(jié)合高校實(shí)際情況，對信息化的必要性和內(nèi)部控制的現(xiàn)狀進(jìn)行了剖析，提出信息化是解決高校內(nèi)部控制現(xiàn)存問題的有效手段。營造良好大環(huán)境、提升人員意識與能力是推進(jìn)內(nèi)部控制信息化的前提和保障；通過搭建財務(wù)智慧平臺，解決財務(wù)“信息孤島”問題，實(shí)現(xiàn)高校各類業(yè)務(wù)從獨(dú)立走向互聯(lián)，強(qiáng)化高校部門間的聚合力；借助大數(shù)據(jù)的信息共享和精準(zhǔn)計算優(yōu)勢，促進(jìn)業(yè)財融合，降低人為因素的影響，提高財務(wù)工作效率，發(fā)揮財務(wù)管理職能；將內(nèi)部控制制度、流程、風(fēng)險點(diǎn)和措施嵌入財務(wù)智慧平臺，補(bǔ)齊“事前”“事中”的風(fēng)險控制短板，變革傳統(tǒng)人工模式下的內(nèi)部控制機(jī)制，強(qiáng)化高校風(fēng)險識別、預(yù)警和控制能力；建立健全評價監(jiān)督機(jī)制，推進(jìn)高校內(nèi)部控制向閉環(huán)管理模式轉(zhuǎn)變，有利于內(nèi)部控制機(jī)制的不斷完善和信息化系統(tǒng)的持續(xù)優(yōu)化。