“互聯網+政務服務”背景下房地產檔案信息化管理的探索與應用

余長鈴

(福建省霞浦縣房屋征收服務中心)

近年來，由于科學技術的飛躍式發展和工業的突飛猛進，新一代的信息技術已經得到了極大的提高和普及，使中國的現代化水平大幅攀升，并且帶來了許多新的機遇和挑戰。其中，基于信息技術的房屋和土地檔案管理已經取得重大突破，其覆蓋面更大，而且相關的管理模式和手段也更加成熟。隨著我國積極投入資源，大力發展政府信息化，加強對房屋檔案的信息化管理，從而有助于更好的評估和改善房屋市場的運轉狀況，進而改善中小企業的發展，為社會發展貢獻力量。

1.房地產檔案概念與特征

1.1 房地產檔案概念

房地產檔案通常被描述為由房地產行政機關在房地產交易買賣、房屋征拆遷中收集、保存、分析、研究和評估的信息[1]，這些信息包括但不限于文本、數據、電子數據、圖形、圖表、視頻、聲頻、光碟、電子數據和其他媒體。這些信息可以幫助我們了解房地產的所有者、使用者和相關的法律法規，并為我們提供有價值的信息。本項目的核心內容包含：建立和完善住宅項目的相關文件，以及對住宅項目的運行和維護、住宅項目的交易和維護、住宅的安全性和穩定性。

房地產檔案是除了房地產權屬證書外法律認同的、明確房地產權力歸屬、鑒定房地產權屬處理的唯一證明。房屋信息記錄是獲得法律承認的、能夠清晰表示房屋所有者身份的文件。它既可以作為城鎮信息系統的核心部分，又可以作為政府信息系統的基礎。它在房屋交易過程中起著非常重要的作用，為保護和管控住宅和土地資源提供依據。

1.2 房地產檔案特征

1.2.1 法定性

房地產檔案包含多項重要信息，這些信息必須符合相應的法律和監督條例。無論是電子檔案還是紙質檔案，它們均符合相應的要求，并且能夠提供重要的信息支持。這些信息通常用于進行司法鑒定，并且能夠幫助我們解決一些復雜的糾紛。因此，如果您正面臨著房屋的拆遷、交易、繼承、抵押或其他類似的糾紛，您的信息將會成為您解決這些糾紛的重要工具[2]。通過深入研究重要因素，我們可以更加高效地應對住宅和商鋪的矛盾和糾紛。

1.2.2 動態性

房地產檔案并非一成不變，它們經歷著巨大的變化。例如，一家公司需要提供最新的建筑信息，就需要重新審核它的物業管理記錄。此外，一旦有房地產的轉移、租用或抵押，就需要重新審核它的交易記錄。另外，一個人需要根據他的需求，重新審核他的買賣記錄，包括買賣雙方的簽訂的文件和收據。為了使房地產檔案能夠發揮其最大的效益，我們必須能夠快速、準確地捕捉住宅的所有變化。

1.2.3 憑證性

房屋檔案包含許多重要的信息，例如房屋權屬證明、房屋登記備案證明、訂金支付憑條、銷售合同、財政繳納的稅款、住戶特殊保障基金的支付憑條、物業服務的收款憑條、維護項目的投標結果[3]。它們能夠幫助企業和個人進行房屋和土地使用的合法申請。此外，房屋信息對于城鎮的發展和維護具有非常重要的意義，它為政府和有關機構提供了有力的依據，幫助他們制定和執行有關的計劃、進行舊城的修復和社會秩序的維護。

1.2.4 私密性

為了保護個人隱私，我們將遵守國家有關規定，將涉及個人隱私的文件和數據保護起來。在房地產檔案的運用環節中，對權利人身份資料、房屋檔案信息，我們將為那些涉及個人隱私的文件和數據，制定特殊的審查程序，嚴禁徹底向社會開展公開，確保它們不被泄露給任何第三方。因此，為了維護房屋信息的完整和有效，我們需要讓它們擁有較高的秘密性。這種秘密性體現在我們的房屋信息管理系統的基礎架構上。

1.2.5 開放性

房屋信息是一類非常重要的文件，它們是企業和個人的資產管理的基礎。它們直接影響到所有相關方的經濟利益，因此，必須加強和完善這些文件的管理，以滿足公眾的信息安全和使用效果[4]。為了更好的維護和管理房屋信息，我們將采取措施，將涉及到的信息全部及時、準確、完整的發布到政府機關，同時也將為廣大群眾提供便捷的信息查閱和咨詢，以便他們能夠充分了解和享受信息的價值。因此，房屋信息系統應該保持相對的公平和透明度。

2.檔案管理工作過程中暴露的問題

隨著時間的推移，許多城市的房地產項目都呈爆炸式增長，這導致了許多需要處理的事務，如建設、銷售、糾紛和維護。這些事務需要更加復雜的資源和信息，對于房地產檔案的管理帶來了挑戰。因此，許多城市的房地產監督機構、公安機關、建筑公司、物業公司和消費者都意識到，重視檔案管理重度不夠，傳統的房地產檔案管理方式存在一定的不足。

2.1 傳統紙質檔案不容易儲存

在房地產檔案管理工作中，由于人為操作的不確定性和外部環境因素的影響，特別是翻閱和整理流程，很容易導致檔案文件受到污染、損壞或丟失，從而嚴重影響檔案的完整性和清晰度，甚至無法正常使用。紙質檔案的書寫和印刷可能會因為其材質和儲存條件的不同而受到影響，從而導致顏色變淡、字跡模糊，這將嚴重影響檔案的長期保存和查閱使用[5]。

2.2 房地產檔案管理存在巨大的安全漏洞

隨著房地產企業業務量的不斷提高,檔案的調閱率與運用率不斷提升,房地產檔案抵御風險能力不足的問題不斷擴大。近年來，由于一些地方出現了對紙質房屋買賣協議、預付款記錄和維護費收入記錄的惡劣情況，導致這些文件被非法篡改或者被惡意撕掉。這對于房屋買賣的司法程序和審理過程都有很大的負面影響，甚至有可能導致巨額的財務損失，并危及公眾的正當權益[6]。

2.3 信息化管理落后束縛服務水準提高

由于科技的飛速前進，我們的社會獲得了巨大的科技進步，這為房地產檔案的管理提供了極大的便利。然而，由于一些地方的房地產檔案管理系統存在著版本過時、無法實現快速更新的問題，使得現存的業務無法得到妥善處置，而且還存在著無法處理的惡意軟件，從而嚴重損害著現存的檔案。由于業主處理房地產事宜困難重重，新的文件無法按期保留，舊的文件受到惡意破壞，這些都嚴重阻礙了政府機構改善和完善其服務質量。

圖1 紙質檔案管理檔案室

3.房地產檔案信息化管理的價值

3.1 提高信息管理效率

房地產檔案信息化管理的關鍵價值在于提升效率、保護數據安全、優化工作流程、提供決策支持和加強項目管理能力。這些優勢有助于提高組織的競爭力，并提供更優質的服務和支持給主管部門及其他用戶。信息化管理可以將大量的房地產檔案納入數字化系統中，提高信息查找、檢索和共享的效率。通過電子化處理和數據化管理，可以減少手工工作和紙質文件的使用，大大提高了信息的處理速度和準確性。

3.2 便于數據保護和安全

信息化管理可以為房地產檔案提供相應的數據保護和安全措施。利用信息化手段對檔案進行掃描、錄入和檢索，可以更好地保護檔案原件，減少對紙質的破壞。通過建立合理的權限管理和數據備份措施，可以確保檔案數據得到有效的保護，防止數據丟失、破壞或非法訪問。檔案信息化可以實現數據的備份、存儲、歸檔和恢復等功能，有效保障了數據安全性和完整性，從而降低了業務風險和管理成本。

3.3 促進工作流程優化

信息化管理可以推動房地產檔案管理工作流程的優化和自動化。通過引入電子文件管理、流程管理系統等工具，可以簡化和優化檔案管理的審批、歸檔、審計等過程，提升工作效率和減少人力成本。通過將各種檔案數據集成、歸納、整合，可以提高數據的共享和重復利用，減少重復性的數據錄入，避免信息孤島，從而提高數據的準確性和延續性。

3.4 改善決策支持

信息化管理使得房地產檔案的相關數據和信息更容易獲取和分析，為管理者提供更準確、全面的決策支持。房地產行業是國民經濟的重要行業。房地產檔案是房地產交易和管理的基礎資料，能夠了解房屋的物理狀況、產權狀況、交易、租賃、抵押等多方面的信息，通過對檔案信息資源的整合、挖掘和分析，可以揭示潛在的問題和趨勢，幫助管理者作出更明智的決策，對加強房地產市場宏觀調控、促進房地產市場平穩健康發展有著十分重要的意義。

3.5 強化項目管理能力

通過信息化管理，可以更好地跟蹤和監控房地產項目的進展和關鍵信息。通過檔案信息化可以對房地產項目申報、審批、立項、施工、預售、竣工驗收、交付等全流程進行實時、全面的監督，及時發現和糾正項目實施過程中出現的問題，保障項目建設的規范性、合規性、安全性。系統化的檔案管理和信息共享，有助于提高項目管理的效率和質量，減少溝通和協作的誤差。

4.房地產檔案信息化管理的運用策略

4.1 健全規章制度，牢抓檔案管理

住建局長時間以來牢抓檔案管理,從檔案管理規章與人才培育體系兩個方面著手,不斷汲取各個區域優秀房地產檔案管理經驗,構建滿足實際所需的檔案管理規章與人才培育措施。首先,嚴格貫徹國家推出的《檔案法》《房地產管理辦法》等法律規章,以民眾的利益為關鍵,深入探討房地產檔案管理規章的改革,明晰了檔案管理工作的職責、環節、方式與意義,使得房地產檔案管理能夠動態、穩定、有效運轉,提升了企業與民眾運用檔案的成效,獲得了社會各界人士的認可。為了更好的滿足客戶的需求，我們采取多種措施，包括：加強對檔案管理專家的招聘，完善人才培養機制，以及采用實踐教學的方式，以及實施多種形式的獎懲機制，以此來促使職位上的優秀者更加熱衷于自身的職責，并且為此，我們還將定期舉辦各種形式的交流活動，以及參加各種類型的學術研討會，以此來推動企業的可持續發展。依靠不斷健全檔案管理規章與人才培育體系的構建,住建局落實了管理工作的規范化構建,優質人才潛力的最大化發掘,給盡可能體現房地產檔案的資源價值帶來了雙重制度保證[7]。

圖2 檔案數字化管理流程

4.2 鞏固數據質量，體現數據作用

近年來，房地產市場的快速增長導致了大規模的交易和復雜的流程，使得各種流程變得更為完善。為了滿足這些需求，我們需要對房產和農村土地實行全方位的監督和評價。此外，由于政府部門正在努力推進互聯互通，我們也需要對房產和農村土地實行全方位的監督和評價。最后，我們需要建立一個能夠有效傳遞和共享房產和農村土地的平臺，以便于我們能夠快捷、準確、安全的處理和使用這些資源[8]。由于將傳統的紙質文件轉換為電子商務文檔，我們不僅提升了文檔的查詢、更新和保管的便利性，還大大減少了對原始文件的依賴性。此外，經過將大量的原始文件（如開發企業、物業企業、銀行、住宅小區、房產、業主等）以及其他各種不同類型的文檔，我們還大大提升了文檔的完備性和準確性，并且極大地提升了文檔的管理和利用率。這對后續的監督和實施產生了深遠的影響。為了解決這一難題,住建局從源頭著手，通過規范化的數據指標構建統一化的樓盤表作為關鍵的“數字基建”基礎資料,并且在數據搜集、入庫檢驗、數據維護等各個流程中編制規范化的技術規章,貫徹“一數一源”的信息互動與分享制度,確保檔案中的重要核心數據與開發項目管控、行政審核、房產交易、物業管控、維修資金管控、不動產登記等資料互換的科學性,提升檔案基礎資料的質量與運用成效[9]。

4.3 健全運用情境，提高服務成效

隨著時代的發展，房地產行業的服務水平日益提高[10]，人們的需求量也在增長。為了滿足客戶的要求，我們既要提供高質量的信息，又要提供高效率的、安全可靠的業務。因此，我們應該充分利用檔案的優勢，以期在處理房地產相關事宜時，盡可能簡化流程，提高工作效率。隨著“網絡+政務服務”的推廣，積極推進改造，采用先進的信息技術，建立完善的數據共享機制，以及完善的住宅和商業地產服務體系，以提升住宅和商業地產的運營水平。

圖3 檔案信息安全防護策略

4.4 強化防范意識，確保信息安全

隨著檔案信息建設快速發展，檔案保密工作的技術含量越來越高，在房地產檔案信息化管理過程中，在方便人們查閱檔案的同時，要加強網絡安全管理和權限設置，防止病毒入侵的危害，給我們的檔案管理造成極大的損害。可能受到病毒入侵，黑客來訪等現象對檔案管理系統的危害。做好檔案管理系統和互聯網安全防護，以確保檔案信息安全性和完整性，能管好房地產管理檔案。

5.結論

基于上述分析，實施信息化管理，可以有效地幫助相關部門收集和分析房地產行業的數據，并為制定符合當前房地產市場發展情況的政策提供支持。有助于相應部門調動資料同時對我國房地產行業開展深入探析，進而滿足我國房地產行業發展狀況的政策。