醫院檔案管理與檔案升級工作探究

摘 要：當前醫院檔案管理中存在著諸多問題和挑戰，如檔案管理效率低、信息化水平不高、檔案管理質量不穩定等。有些醫院逐步應用檔案升級工作，幫助檔案管理提高效率，改善質量。文章分別自檔案管理效率、醫院檔案升級工作的意義、升級檔案工作的相關需求等方面，詳細分析了醫院檔案升級工作對檔案管理方面造成的若干影響，目的在于提高醫院檔案管理水平，并提供參考和借鑒，為醫院管理和醫療質量提升作出貢獻。

關鍵詞：醫院檔案管理；檔案升級；信息化建設

醫院檔案是醫療服務的重要組成部分，它記錄了醫療服務過程、診療方案以及患者病歷等重要信息，是醫療質量管理和責任追究的基礎。但是，當前我國醫療機構的檔案管理工作還面臨著一系列的問題與難題，嚴重制約了其規范化與高效化開展。

一、醫院檔案管理的現有情況

1.醫院的檔案管理模式

各醫院間的檔案管理模式有一定的不同之處。部分醫院應用的基本模式是中心化管理模式，即將檔案管理集中到一個專門的部門統一管理，有的醫院則采用分散式管理模式，即各科室或臨床科室自行管理檔案。中心化的管理方式可以有效提高檔案管理效率的同時，還可以防止文件管理出現重疊現象，但這一方式對檔案管理者的素質要求很高，必須具備檔案管理方面的專門知識及技巧。而分散式管理模式能夠更好地滿足臨床科室的需要，但也容易造成檔案管理的混亂和不規范。

2.醫院的檔案管理水平

不同醫院的檔案管理水平各有不同，具有檔案管理員資質的人員相對較少，影響了管理的專業性。部分醫院具備專業素質高的檔案管理工作者，其檔案管理系統效率較高，可以在管理的過程中保持規范性與信息化。而有的醫院沒有專業人員管理，導致檔案管理效率低、管理質量不穩定。

3.醫院檔案管理中存在的問題和挑戰

在醫院檔案管理中，存在諸多問題與挑戰。首先，醫院檔案管理制度尚未得到完善，管理欠缺規范性。部分醫院的檔案管理制度不統一，造成檔案管理不符合規范，檔案精準度不足，安全性較差，缺乏一定的完整性。其次，檔案安全保障不到位，存在檔案丟失、被篡改、泄露等問題，不僅影響到患者的隱私權，還可能導致醫療糾紛和法律風險。再次，醫院檔案信息化水平不高，很多醫院還在使用傳統的紙質檔案管理方式，管理效率低下，檔案的檢索、利用和共享也受到限制。最后，醫院檔案管理人員素質有待提高，一些管理人員缺乏專業知識和技能，難以勝任檔案管理工作。面對這些問題和挑戰，醫院檔案管理部門需要采取有效措施加以解決。

二、醫院檔案升級的意義

1.檔案管理規范化

醫院檔案管理規范化是提升醫院檔案管理水準的核心方案。醫院檔案管理制度不完善，管理規范性不高，容易導致檔案混亂、遺失等問題，影響醫院醫療質量和患者滿意度。醫院檔案升級工作可以制定標準化、規范化的檔案管理制度，進一步增強流程的規范性，提高其管理水準，保障醫院檔案始終保持高質量。

2.檔案信息化

伴隨信息技術進一步推廣與應用，醫院檔案管理必然會走向信息化。檔案信息化可以提高檔案的安全性、可靠性、可用性，便于醫院管理人員查詢檔案，除此以外，檔案信息化也能夠促進醫院整體信息化水準提高，幫助醫院增強工作的效率和水平。

3.檔案應用價值

醫院檔案不僅是醫院的基礎管理工作，也是醫院的重要資產。醫院檔案升級工作可以提高檔案的應用價值，促進醫院業務的發展和創新。通過建立健全的檔案管理系統，醫院管理人員可以更加科學地制定管理策略，優化醫院業務流程，提高醫院經濟效益和社會效益。

三、醫院電子信息檔案管理存在的問題分析

1.對電子信息檔案管理的重視度尚需提升

隨著時代的快速發展，大數據技術受重視的程度越來越高。因此，大多數醫院已經完成了檔案的電子信息化建設。目前，一些醫院雖然開始使用電子信息檔案，但對電子信息檔案管理的重視度卻比較低，更多還是將工作重心、資源和資金投入醫療衛生事業當中，對于子信息檔案管理方面所投入的資源與資金相對較少，很難完成醫院電子信息檔案管理工作。電子信息檔案管理的高效順利展開需要不斷完善和更新相關軟硬件設備設施，但醫院相關工作管理實效性較弱，甚至存在流于形式的情況。同時，在現實生活中，各單位電子信息檔案管理比較復雜，醫院更是如此，涉及的內容更加多樣化。因為醫院對電子信息檔案管理缺乏足夠的重視，所以在電子信息檔案管理過程中出現問題時，相關管理人員未能制定更為科學、合理的解決措施，導致醫院電子信息檔案管理工作效率較低。

2.醫院電子信息檔案管理體系不夠健全

在大數據時代，要想有效提升單位電子信息檔案管理質量，實現檔案的有效利用，推動檔案作用的最大化，醫院必須有健全的電子檔案信息管理體系。然而，現在很多醫院的電子信息檔案管理體系還有一定缺陷與不足，各部門間的溝通交流還不夠順暢，導致檔案管理人員收集相關信息的難度較高，很容易出現收集不全、錯漏乃至信息丟失等情況，阻礙了醫院日后溯源、總結分析等工作順利展開。同時，因為電子信息檔案管理體系不健全，無法明確檔案管理人員所承擔的責任與工作內容，容易發生責任推諉，致使檔案管理人員工作態度消極，對工作應付了事。除此之外，在這種情況下，還會給醫院電子信息檔案管理埋下安全隱患，最終造成電子信息檔案管理效果不如預期。

3.檔案管理工作人員的信息技術素養較低

檔案管理人員素質對大數據背景下醫院電子信息檔案管理工作質量有著決定性影響。只有檔案管理人員綜合素質過硬，才能更好地實現大數據技術、信息技術的有效利用，保證電子信息檔案管理能夠保質保量展開，最大化地發揮電子信息檔案的作用。但是，目前醫院在人才招聘的時候，更多還是以提升醫療服務水平為主要目標招聘高素質醫務人員，對檔案管理人員的關注度較低，導致所招聘的檔案管理人員信息技術素養較弱。同時，在人才培養方面，醫院還是將重心放在了醫務人員身上，檔案管理人員能夠獲得的進修學習機會較少，導致他們難以跟上時代發展腳步，未能掌握最先進的信息技術與管理理念。除此之外，由于在醫院中受關注度較低，一些檔案管理人員自身也出現了懈怠心理，自我學習提升的積極性降低，不會主動總結學習新知識和工作經驗。綜上，一些醫院的檔案管理人員信息技術素養較低，很難保證電子信息檔案管理工作的質量。

4.電子信息檔案管理的形式比較單一

雖然我國醫院在檔案管理方面已經基本實現了紙質檔案管理模式到電子信息檔案管理模式的轉變，大幅度減輕了檔案管理人員的工作壓力，但目前很多醫院在開展電子信息檔案管理的過程中，所實行的管理形式還比較單一，更多還是依靠人工操作與管理，即檔案管理人員在工作過程中需要花費大量的時間和精力展開電子檔案信息匯總、錄入以及保存。同時，因為醫院需要接待大量的病人，每日都會生成大量的病歷檔案，再加上本院人員自身生成的工作信息，致使檔案管理人員每日需要完成的工作任務比較多，造成他們的工作壓力較大，產生工作懈怠乃至疏漏的現象，造成電子信息檔案管理出現錯誤或者不全等問題，甚至可能埋下安全隱患。

四、醫院檔案升級工作的實施方法

醫院檔案管理規范化是提升醫院檔案管理水準的核心措施。醫院檔案管理制度不完善，管理規范性不高，容易導致檔案管理混亂等問題，影響醫院醫療質量和患者滿意度。醫院檔案升級工作可以制定標準化、規范化的檔案管理制度，進一步增強流程的規范性，提升其管理水準，確保醫院檔案管理始終保持高質量和高水平。

1.提升對電子信息檔案管理的重視

在大數據時代，要想有效提升電子信息檔案管理質量，醫院各方主體均應重視電子信息檔案管理工作。首先，醫院領導應轉變管理觀念，提高對電子信息檔案管理的重視，建立健全電子信息檔案管理制度，以此來提升電子信息檔案管理工作的規范性，并通過召開會議等方式詳細介紹電子信息檔案的重要作用，促使全體工作人員明確認識電子信息檔案管理的重要作用，配合電子信息檔案管理工作開展，為電子信息檔案管理營造更好的環境。其次，醫院應該認識到在大數據時代，電子信息檔案管理所需軟硬件設施和技術在不斷更新，因此，醫院應該增加在電子信息檔案管理方面投入的資金，購買更加先進的設備設施，提升本院所用電子信息檔案管理系統的智能化程度，從而為電子信息檔案管理效率的提高夯實根基。另外，醫院還應該加強人員動員工作，引導電子信息檔案管理人員認識到自身所承擔的重要職責，以此來推動相關工作人員積極展開檔案信息資料的收集、整理、分析以及保存工作，確保檔案信息真實、完整，并有著較高的時效性。

2.優化健全電子信息檔案管理體系

醫院在開展電子信息檔案管理過程中，要想實現先進信息技術的有效利用，推動相關工作規范順利展開，應該注意不斷優化電子信息檔案管理體系。首先，推動醫院各部門展開密切的溝通，要求他們配合電子信息檔案管理工作，及時錄入與整理各部門工作中所生成的電子信息檔案資料，提升資料內容的全面性與規范性。然后，按照電子信息檔案內容展開有層次、有流程的劃分，有效提高電子檔案信息的準確性，為醫院有關工作的開展提供更為全面、可靠的參考。其次，構建更為合理的數據錄入體系，提高各部門檔案信息錄入的統一性與規范性，以此來避免數據誤差，保證電子檔案信息的準確性。最后，做好對電子信息檔案管理人員的約束與管理，制定更為科學的檔案管理制度，確保檔案管理人員盡職盡責地完成本職工作，進而有效避免其在工作過程中出現應付了事的情況，保證檔案管理的合理性，為檔案安全提供更有力的保障。

3.加強檔案管理工作人員引進培養

首先，醫院應該適當提升檔案管理工作人員的待遇，為檔案管理人員提供更為優渥的薪資待遇，并提高檔案管理人員招聘門檻，以此來保證能夠引進更多信息技術素養過硬的檔案管理人員，為電子信息檔案管理夯實根基。其次，醫院應該邀請精通大數據、信息技術的專家學者到醫院展開授課與指導，并由專家負責檔案管理人員信息技術素養的調查分析，為其提供更具針對性的指導，制定更為科學、合理的培訓方案，幫助檔案管理人員實現有針對性的提高，促使他們有效提高自身信息技術素養，能夠更加有條不紊地完成電子信息檔案管理工作。最后，醫院應加強對檔案管理人員的教育培訓，為他們提供更多進修學習的機會。同時，在教育培訓的基礎上，醫院應該將教育培訓結果和績效考核聯系起來，只有考核通過方可繼續上崗，成績優異者給予獎勵，考核不合格者則需要繼續學習，使電子信息檔案管理人員素質得到提高，能夠更加高效地完成相關工作。

4.運用大數據技術豐富管理形式

在大數據時代，因為能夠高效完成大量數據的處理，所以大數據技術已經被廣泛運用到了各行各業。因此，醫院在展開電子信息檔案管理過程中，應該提高大數據技術的應用力度，通過大數據展開相關檔案信息的采集與處理，從而進一步減少電子信息檔案管理需要投入的人力和物力，使電子信息檔案管理效率與質量得到提高。同時，醫院應該靈活運用大數據技術展開各部門所生成的數據信息智能化分析及處理，進一步提升數據信息分析效率與質量，完成對數據的準確分析和歸檔，減輕工作人員壓力，避免他們因疲憊出現疏忽。除此之外，通過大數據技術的有效利用，醫院檔案管理人員還能夠更加高效、準確地判斷相關檔案信息的保密程度，按照相應的標準實現檔案信息的針對性錄入及保存，進而更大程度地提高檔案的安全性。

五、醫院檔案管理與檔案升級工作的效果評估

在醫院檔案升級工作中，提高醫院檔案應用價值是極為關鍵的目標。通過數字化的途徑，醫院檔案的應用價值可以得到進一步提升。首先，醫院檔案升級工作可以促進醫療質量評價。通過數字化和信息化的手段，可以挖掘和分析醫院檔案數據，提取醫療質量評價所需的各種指標，如手術成功率、藥物使用情況等。同時，數字化和信息化的手段可以加快醫療質量評價的速度和準確性，為醫院的質量管理提供更加精準的數據支持。其次，醫院檔案升級工作可以促進醫學研究和科研成果的轉化。醫院檔案中包含著豐富的醫學數據和信息，通過數字化和信息化的手段，可以加快醫學研究的進程，挖掘更多的醫學知識和經驗，提高醫學研究的質量和效率。同時，醫院檔案升級工作還可以促進醫學科研成果的轉化，將醫學研究的成果更好地應用到醫療實踐中。最后，醫院檔案升級工作可以支持醫院作出正確的決策。醫院檔案中包含著豐富的醫療信息和數據，通過數字化和信息化的手段，可以實現對這些信息和數據的快速檢索和分析，為醫院的決策提供更加科學的依據。例如，通過分析患者的病歷和治療方案，可以得出不同疾病的治療效果和費用比較，為醫院管理層制定更加科學的治療方案和為醫療費用標準提供參考。

總之，醫院檔案升級工作對醫院檔案應用價值的提升是一個重要的目標，通過數字化和信息化的手段，可以加快醫療質量評價的速度和準確性，促進醫學研究和科研成果的轉化，提高醫院的決策支持水平，為醫院的發展提供有力的支持。

六、結語

綜上所述，醫院檔案升級工作是檔案管理中的重要構成，對于提升醫院檔案管理水準、改善質量有重大的價值。在執行醫院檔案升級工作的進程中，需要重視前期準備工作，重點解決檔案整理、歸檔、檢索和銷毀等難點問題，并建立健全后期的管理機制，保證醫院檔案管理工作的持續改進和優化。

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（作者單位：南京市江寧中醫院）

作者簡介：張軒（1983—），男，漢族，江蘇南京人，本科，助理館員，研究方向：檔案。