基于大數據時代高校學生檔案數字化建設研究

康楚楚

（吉林師范大學，吉林 四平 136000）

檔案不僅是一種記錄人類活動的原始文件，而且是一種寶貴的信息資源，它可以為行政部門有效管理、科學決策提供參考。高校學生檔案不僅記錄了大學生在校期間的學習情況、能力水平、綜合表現，也反映了學生的家庭情況、社會關系和個人經歷。當前高校學生檔案管理面臨著巨大挑戰，需要從信息技術、數據資源和服務方式等方面進行創新和改革，以學生檔案管理的數字化建設實現高校學生檔案管理工作的提質增效。

一、大數據時代下學生檔案管理工作的特點

在大數據時代背景下，學生檔案資源范圍廣泛、管理內容復雜多樣、管理工作效率較高，傳統的學生檔案管理模式已不能滿足當前的實際需求，學生檔案數字化建設模式正在逐步取代傳統的學生檔案管理模式，高校學生檔案管理工作也隨之迎來了新的挑戰。

（一）管理過程更加注重信息技術的應用

傳統的學生檔案管理模式下，高校學生檔案通過人工整理和分類，不僅工作量大，而且工作效率低下。大數據時代下，高校學生材料和數據相較之前呈倍數增長，材料的種類眾多，不限于紙質版，也有很多相關的聲像、視頻等，檔案數據信息的來源也呈現多樣化，傳統管理過程已經不能滿足當前信息技術不斷發展和變化的實際需求。隨著信息技術的不斷普及和應用，高校通過互聯網、數據庫、云計算等先進技術實現信息資源保存和共享，將有助于提高工作效率和服務水平。［1］

（二）管理方式更加注重用戶體驗

傳統的學生檔案管理模式下，學生檔案信息以紙質材料為主，這使得檔案管理人員需要花費大量時間和精力整理材料、錄入數據、歸檔保存。在大數據時代背景下，高校需要轉變傳統的檔案管理觀念，將學生檔案管理工作融入數字化建設過程中，利用先進的信息技術實現信息化、智能化和網絡化管理。

（三）學生檔案管理工作更加注重個人隱私

在傳統的學生檔案管理模式下，高校需要對學生個人信息進行嚴格保密。在大數據時代背景下，高校需要充分發揮大數據優勢，積極開展個人信息保護工作，在不影響學生基本生活、不泄露隱私信息、不造成社會負面影響的前提下開展學生檔案管理工作。

二、大數據時代下學生檔案管理工作的現狀

現階段大部分高校學生檔案管理的情況有兩點特征。

（一）檔案管理工作人員專業能力有待提升

高校學生檔案管理工作的質量往往與檔案工作管理人員的業務水平密不可分，檔案管理工作人員的業務能力強，就可以利用現代化管理方式對大批量的學生信息進行更詳盡、更科學地歸納整理，在需要的時候可以快速高效地將其提取出來，便于查詢使用。大部分高校對檔案管理工作的關注度不夠，專職檔案員以及兼職檔案員的數量不足，導致學生檔案管理工作只能沿用傳統的管理模式，推進數字化建設進程和管理非常困難。［2］高校檔案員大多數不是檔案相關專業畢業，如果培訓和自主學習不夠，對于檔案的管理就會存在一定的問題；部分年紀較大的檔案員習慣了傳統的管理模式，很難認可數字化建設。

（二）學校的規章制度不夠完善，評價體系不夠科學

高校學生檔案管理工作需要有完整嚴謹的規章制度和科學的評價體系作為工作的指導方向。檔案管理人員可以對照著科學的評價機制來發現自身的不足，并有針對性地進行改進，以提高自己的業務能力。而大多高校對檔案的重視程度遠遠不夠，沒有相對嚴謹、嚴格的規定，對于保管、管理的要求也相對較低，這種工作模式在大數據時代背景下無法適應現在學生檔案信息的數量和規模等。

三、學生檔案數字化建設的意義

在大數據時代背景下進行學生檔案數字化建設具有重要意義，一方面可以實現高校學生檔案數據資源共享與利用，為學校教育教學活動提供重要的參考依據；另一方面可以提高檔案管理工作的效率和質量，為高校教育教學工作提供優質的服務。

（一）依法管理學生檔案，使管理工作更加規范化

2008 年，教育部和國家檔案局令第27 號《高等學校檔案管理辦法》對學生檔案的歸檔范圍做了明確的界定，但并未就如何進行具體管理做出詳細的指導。高校在實際工作中遇到的很多問題都沒有很好的應對策略，但是進行數字化建設后，如果紙質版檔案丟失，則電子檔案可以作為補充材料使用；如果學生檔案不小心被拆開，可利用電子檔案的原始數據來甄別比對，確保檔案的真實性。

（二）對外服務更加公開化

自2015 年起，根據國家保密局有關規定，教育部和國家郵政局等單位商討后正式確定，“大學生檔案”不屬于國家秘密載體，也不屬于郵政機要通信的傳遞范圍。但高校和社會的宣傳力度還不夠，導致學生檔案在人們心中仍然很神秘，對于檔案還存在很多疑惑。隨著大數據時代的到來，傳統的紙質檔案管理模式已經無法滿足時代的需求，檔案的數字化建設已經勢在必行，將來必定會對部分不涉及隱私機密的檔案對外開放，例如現在很多高校的學生檔案郵寄系統都可以查詢畢業后的檔案去向等，實現對外服務的公開化。

（三）提升工作效率，節約時間成本，實現現代化

學生檔案數字化建設可以提升檔案管理的工作效率。學生檔案是高校教學質量的重要保障，對學生在校期間的各類型情況等進行全面記錄。傳統檔案管理模式下，學生檔案需要經過收集、整理、歸檔等流程才能進入檔案管理系統，信息不全、利用率低的問題十分突出。數字化建設可以將學生檔案按照時間順序進行編排，并采用數字化技術進行存儲，也可以實現與其他部門的直接對接，不僅有利于檔案資源的有效傳遞、查詢和利用，還可以避免學生檔案信息遺失和泄露等問題。

（四）提升檔案信息安全保障水平

因高校的學生檔案涉及個人信息、教育經歷、綜合能力等多個方面，且種類繁多、數量巨大，一旦出現網絡安全事故將會帶來巨大損失和影響。因此，如何保證學生檔案信息的安全性、完整性和保密性是目前高校學生檔案管理工作需要重點關注和解決的問題。

首先是信息存儲介質的安全性問題。傳統紙質檔案主要以紙張作為載體保存，高溫、潮濕、蟲蛀等因素極易造成信息丟失和損壞。其次是保密性問題。在對學生檔案進行收集整理時需將個人信息和隱私保護起來，否則可能會引起他人盜用或竊取學生檔案內容。再次是檢索安全性問題。傳統紙質檔案采用人工方式進行檢索，需要耗費大量人力物力才能完成檢索工作。最后是存儲安全性問題。在進行學生檔案信息管理時需要將紙質文件轉化為電子文件或存儲在存儲介質上以備隨時調用。傳統紙質文件容易被損毀或丟失，而存儲在磁盤、光盤等介質上的電子文件則容易遭受病毒入侵和數據泄露等問題。

四、學生檔案數字化建設滯后的原因

隨著大數據時代的到來，檔案管理工作也應順應時代發展的需要，在不斷完善與創新中提高學生檔案管理水平。但目前部分高校對學生檔案數字化建設工作不夠重視，致使學生檔案數字化建設工作滯后，主要原因有以下三個方面。

（一）標準上缺少政策規章的引領

高校學生檔案的相關政策規定本就不甚具體，檔案數字化作為檔案管理的新模式，也在不斷進行摸索和創新。雖然國家出臺了一些有關檔案數字化的政策文件，但這些文件通常是針對整個檔案管理領域的，而非專門針對學生檔案數字化，導致在實際工作中工作人員難以依據政策文件開展相關工作。［3］沒有針對性的法規政策作為方向性的引領，高校檔案館工作人員著手進行檔案數字化建設就難以得到支持，高校學生檔案數字化建設的推進困難，進程也會相對滯后緩慢。

（二）建設上缺少資金投入

在校生一般在更改學籍、注銷戶口、畢業工作單位政審、入伍等時候才會用到檔案，相對于其他類別的檔案，學生檔案被查詢和利用的機會相對較少，其利用價值往往在畢業多年后才會有所體現。檔案館在高校中屬于業務部門，一直以來沒有受到足夠的重視，學校領導對于檔案管理工作的了解也不夠，導致與其他方面相比，高校對檔案館的資金投入往往相對薄弱，人員、設備等配備不足，導致數字化建設工作沒有得到足夠的資金支持。可見，資金不足制約著高校檔案數字化發展的進程。

（三）工作人員思想上缺少主觀能動性，數字化技術有待提高

傳統模式的檔案管理工作已沿用多年，很多工作人員已經習慣了現有的工作模式，在心態上會安于現狀，認為改革創新的工作可有可無，沒有意識到其重要性和必要性，導致在推行學生檔案數字化建設工作時缺乏主動性。

首先，對于一些年齡偏大的工作人員來說，數字化建設的概念和意義理解起來略有困難，對數字化建設持消極態度，認為這些工作會增加工作量和難度，不愿意積極配合和推行。其次，數字化建設需要投入大量的時間和資源進行設備更新、技術培訓、檔案整理等工作，一些管理人員認為這些工作會增加工作量和難度，而不愿意投入足夠的時間和資源。與此同時，一些管理人員要承擔其他的工作職責，工作負擔較重，無法投入足夠的時間和精力來學習相關知識技能、推行數字化建設。［4］

總體而言，高校學生檔案管理工作人員缺乏創新意識和創新能力，缺乏對大數據時代下高校學生檔案數字化建設工作的深刻認識，對于數字化真正能帶來的便利還沒有切實的體會。如果檔案管理工作人員沒有接受過相關培訓，就可能缺乏相關技能，例如對管理系統的操作、新設備的使用、電子檔案的甄別與質檢等。與傳統管理模式相比，數字化建設對于業務能力的要求存在一定的區別，例如數字化工具的使用。如果學生檔案管理工作人員不重視或不會使用這些工具，就可能導致數字化建設技能不過關，所以推進數字化建設需要工作人員去主動接受、學習來提高各種數字化技術所需要具備的能力。

五、高校學生檔案數字化建設的可行性途徑

在大數據時代背景下，高校學生檔案數字化建設勢在必行。面臨推進過程中的各種困難，高校可以制定針對性的政策以及規章標準，給數字化建設工作指引方向；高校應當重視檔案工作，加大資金投入，積極推進數字化建設平臺建設；對檔案管理工作人員進行數字化培訓，不斷提高工作人員的專業技能和綜合素質。

（一）制定規章標準，使數字化建設更加規范

2021 年新修訂的《中華人民共和國檔案法》根據社會環境的不斷變化和發展，增加了檔案信息化建設的內容。自此，檔案數字資源的安全保存和有效利用有了法律保障。國家鼓勵推進電子檔案管理信息系統建設的力度也有所加大，強調了電子檔案的法律效力，規定了電子檔案的相關事項。“十四五”全國檔案事業發展規劃以來，檔案信息化建設進一步融入數字中國建設，新一代信息技術在檔案工作中的應用更為廣泛，檔案工作基本實現了數字轉型。故學生檔案的數字化建設在推進的同時，也需要有相關的標準來約束。在實踐中，有些政策規章可能還沒有跟上數字化建設的發展步伐，缺乏對數字化建設的具體要求和指導。

（二）加大對檔案工作數字化的投入

檔案工作的數字化建設勢在必行。高校需要加大關注，增加對檔案工作數字化的預算，以支持數字化技術的開發、數字化設備和軟件的采購、數字化培訓等。［5］數字化建設需要得到技術支持，包括數字化技術設備、軟件和技術人員等。高校需要對檔案管理工作人員開展數字化技術、數字化檔案管理、數字化檔案利用等方面的培訓。只有工作人員的知識和技能得到提高，才可以更高效地開展工作、進行數字化建設。［6］

（三）提升工作人員的工作積極性和專業能力

高校可通過培訓、宣傳等方式進行講解，使工作人員從心態上既意識到檔案管理工作本身的重要性，也意識到新的時代下學生檔案管理工作的數字化建設勢在必行，應當積極對待工作。數字化的實現可以大大提高檔案管理工作效率。

在專業能力上，高校可以為檔案管理工作人員提供相關的數字化建設培訓，包括數字化技術、檔案管理、數據分析等方面的知識和技能，幫助他們掌握數字化建設的相關技能。在實際工作中，高校可以通過督促幫助檔案管理工作人員提高數字化建設業務能力，比如及時發現問題、給予反饋和指導、鼓勵創新等。隨著科技的不斷發展，引入新技術可以幫助檔案管理工作人員提高數字化建設業務能力，比如引入數字化掃描儀、數字化存儲設備等，提高檔案管理的效率和質量。高校通過表彰、獎勵等方式，以激勵檔案管理工作人員不斷提高自己的數字化建設水平。

五、結語

在大數據時代背景下，高校學生檔案數字化建設工作的開展能夠為高校學生的教育、培養和管理提供幫助，對實現檔案資源的共享與整合、促進學校的發展和社會的穩定具有重要意義。因此，高校要從思想認識、制度建設和技術保障等方面加強對學生檔案數字化建設工作的重視，采取科學合理的措施提升數字技術應用水平，并構建完善的數據安全保障體系，從而為學生檔案數字化建設工作的順利開展提供保障。