數字出版時代在線協同編撰系統研究

周宏標

2021年12月，《出版業“十四五”時期發展規劃》正式發布，明確了出版業“十四五”時期發展的指導思想、基本原則、目標要求、重點任務、保障措施。其中，“壯大數字出版產業”作為出版工作的重點工作被提出。數字出版在出版業中的地位和作用被提升到一個前所未有的高度。在線協同編撰系統作為數字出版的一個關鍵環節，在編輯出版工作中發揮著重要的作用，它的出現是傳統出版與數字出版不斷融合的結果，也是數字出版技術不斷發展的必然結果。

一、在線協同編撰系統的出現背景及概念

在出版行業中，傳統出版由于制約因素多，如出版周期長、成本高、產品一經定型便難以更改、發行流程長等，加上受到新出版業態的劇烈沖擊，不少圖書、期刊、報紙的出版和發行呈現出衰落的狀態。數字出版作為一種新型出版形式，因為擁有傳統出版無可比擬的優勢，如出版流程短、成本低、產品可拆分組合進行多次出版、發行方便快捷等，得以迅猛發展，并逐漸成為行業的趨勢和潮流。［1］2021年10月，中國新聞出版研究院發布了《2020—2021中國數字出版產業年度報告》。其中顯示，2020年我國數字出版產業全年產業收入超過萬億元，達到11781.67億元，比10年前增長了約11倍。由此可見，數字出版的發展可謂如日中天。那么，到底什么是數字出版呢？具體來說，數字出版是指用數字技術進行內容編輯加工，并通過網絡傳播數字內容產品的一種新型出版方式。

數字出版相較于傳統出版的特征體現在內容生產、管理過程、產品形態和傳播渠道全過程數字化。在出版數字化的大背景下，與出版活動三要素編輯、復制、發行密切相關的在線協同編撰系統應運而生。在線協同編撰系統面向出版單位提供的數字化生產流程解決方案，能夠為作者、編輯、照排、美編、審讀等人員提供統一的數字化生產平臺。

二、在線協同編撰系統的優勢

在傳統出版實踐過程中，采編審工作擁有了一整套行業標準和規范，有力地保障了出版物的質量。而在線協同編撰系統的工作模式是對傳統編校模式的顛覆性改變，具有很多傳統出版方式所不具備的優點。

（一）提升出版工作效率

廣義的數字出版包含的范圍很大，涉及內容創作、采編、印刷、發行等各個方面。而在線協同編撰系統能夠為作者、編輯、照排、美編、外審等人員提供一個多人協同撰寫、編審、排版、設計、審讀的工作平臺。該平臺可以實現多個部門、多個工種的多個人同時在線操作，從而大大提升了工作效率。另外，期刊數字化呈現和傳播可以說是數字化出版的終極目標。使用該系統之后，期刊內容能直接以數字化形式呈現，方便重新進行排列組合和修訂，為以后再次出版或者個性化出版創造便利。

（二）節約出版成本

紙張和印刷成本是出版成本的重要組成部分。傳統出版從稿件發排到三審三校，再到編排、上圖等工序，都要通過紙稿進行，因而需要使用大量的紙張以進行編校。而使用在線協同編撰系統，作者在網上投稿到系統，編輯通過電腦審稿和校稿，照排人員和美編直接在系統上進行排版和設計，最終效果也直接在系統上顯示，可以做到全程無紙化，節約了大量紙張和印刷成本。［2］另外，在線協同編撰系統會根據出版流程設置多個時間節點，讓負責各階段工作的人員知道在哪個時間段該做什么工作，能夠非常嚴格地把控時間，基本上不會出現延期發稿、編校不及時等情況，進而保證了期刊能夠按時出版，極大地節約了時間成本。

（三）全程數字化留痕

傳統出版行業管理部門在對出版流程進行管控的時候，往往要安排專人負責和對接，將每一步都做成表格，完成步驟后請相關負責人員簽字，相當繁瑣。對編輯進行業務考核的時候，常常要翻閱該考核階段編輯處理過的所有稿件，考核得越細，需要核查的稿件就越多。這樣一來工作量大不說，各類稿件還不易保存，常常出現遺失的情況，給考核帶來困難。而在線協同編撰系統可以根據出版流程設置多個節點，稿件在哪個時間處于哪個處理階段，可謂一目了然。另外，因為編輯是通過系統審稿和校稿，所有審稿的意見和調整、校對的記錄都能夠清晰地呈現在系統中。管理部門在考核的時候只要打開系統，根據標準進行認定即可，方便快捷，遇到需要核實的地方，溯源起來也十分簡便。特別是各類稿件都能以數據的形式保存，只需要一個移動硬盤便可以實現長時間海量存儲。

三、使用在線協同編撰系統的注意事項

相對于傳統的采編審流程，在線協同編撰系統雖然優勢眾多，但作為一種相對來說比較新的數字化出版解決方案，有些事項需要出版單位和使用者引起足夠的重視，以便使在線協同編撰系統的功用得到最大限度的發揮。

（一）對編輯素質提出了更高要求

在傳統出版中，審稿改稿等步驟都是在紙質稿上，編校人員通讀文本的同時可以直接用筆在稿件上進行標記、批注、刪減或做其他修改，對之前處理過的意見進行調整也非常方便。使用在線協同編撰系統，審稿和改稿都是在電腦上的電子文本中進行，用鼠標、鍵盤操作并不方便。如果只涉及極少數文字的修改，問題并不大，但如果修改的地方太多，效率會非常低下。因此，編輯發稿的時候一定要做到更高標準的“齊清定”，力爭后期少改甚至不改。這就要求編輯人員既要有精湛的專業技能，又要有敬業的工作態度。此外，一些年長的編輯長久以來習慣了用筆在紙張上修改，而使用在線協同編撰系統需要一定的電腦操作基礎，也比較考驗眼睛。這也要求出版單位想方設法采取多種措施促進新編輯盡快成長起來，早日能夠獨當一面；同時，也要鼓勵年長編輯轉變思想，主動求新求變，能夠順利地使用在線協同編撰系統。

（二）管理部門應本著靈活管理的原則使用系統

因把控編輯出版流程和業務考核需要，管理部門需根據期刊編輯出版流程在系統中設置一些時間節點，以保證期刊按時順利出版。但是在具體實施時，要根據實際需要決定哪些節點是需要納入考核范圍的，哪些節點是不適合納入考核范圍的，并非多多益善。如果節點設置過多，納入考核的也多，雖然精細，但是繁瑣，特別是如果將各次審讀和校對等設置了絕對固定的時間，會造成編校審工作的割裂。如文字編輯和美術編輯因工作需要，有時得出差，不能天天在雜志社，有時候需要靈活處理工作。另外，因為保密的需要，有些雜志社設置了只有在單位的電腦上才能打開和操作在線協同編撰系統，這也在一定程度上限制了工作自由。管理部門考核得過細反而不利于正常開展工作。因此，管理部門只需要考核發排、終審、上圖、送審等少數幾個節點，其他時間可以由文字編輯、美術編輯、照排人員等協商確定，各類人員配合在規定的幾個時間點內完成該階段所有的工作即可。

（三）需配備專業的設備

使用鼠標、鍵盤在線協同編撰系統上改稿并不方便。特別是有些需要大量配圖的雜志，如面對青少年的綜合性期刊或者面對幼兒的畫報等。美術編輯在配完圖之后，一般會統一合成PDF文件，如果再有調整，文字編輯只能用鼠標在PDF文件上修改。要是涉及句子或者段落調整的，用鼠標根本操作不了。因此，出版單位可以為相關人員配備統一的iPad設備，并且安裝在線協同編撰系統。用觸屏電腦筆在iPad屏幕上修改文章近似于用筆在紙質稿上修改，相對來說更加容易。而且，工作人員出差時也方便攜帶iPad，一離開單位就無法使用在線協同編撰系統的問題就可以得到解決，有利于工作的開展。

四、在線協同編撰系統的改進方向

（一）注重開發和優化，確保系統穩定好用

目前，大多數在線協同編撰系統都是由軟件開發公司在文字處理軟件基礎上增加各類工具和插件進行二次開發而成的。因為缺少足夠的技術支撐，會出現比較多的問題，比如系統不夠穩定，有時候會出現進不去、使用不了的情況。這需要雜志社跟系統開發公司密切合作，在在線協同編撰系統開發出來之后進行充分的調試，切實提高系統的穩定性，并增強系統跟不同網絡的適配性。此外，各類文件難以兼容也是常見的問題。比如文字編輯發排一般用Word文檔，照排人員使用的是飛翔排版軟件，而美術編輯設計用的是Adobe Photoshop或者Adobe llustrator。將這些軟件集成到系統中極易出現不兼容的問題，特別是數理化公式、英文字母大小寫、角標、拼音、表格等，會有亂碼或者變動。這也是目前學術期刊使用在線編撰系統多，而綜合性期刊，特別是涉及一些中小學生學科內容的期刊則使用較少的主要原因。系統能做到兼容具備各項軟件功能是采用該系統的基礎和前提。

（二）在確保系統使用流暢的情況下增加新的功能

目前大多數在線協同編撰系統在一些環節可以節約出版成本、提升效率，但還是有很多環節必須脫離該系統進行，導致工作人員在系統上操作一些步驟后，又得脫離系統做其他工作。如此反復，使整體工作效率降低，影響了大家使用系統的積極性。因此，出版單位在做系統的規劃時可以要求開發公司在其中增加一些新功能。

1.學術不端檢測功能

近些年來，隨著人們知識產權保護意識的增強，學術不端成為從業人員深惡痛絕的現象之一。對于刊物編輯來說，要堅決與學術不端行為作斗爭，也要善于練就發現學術不端行為的火眼金睛，善于使用各類工具。每次發稿前，編輯需要到特定的學術不端檢測網站上傳稿件進行付費檢測，以防止抄襲、偽造、一稿多投、篡改、不正當署名等多種學術不端行為，稿件通過后再復制到在線協同編撰系統中，工作量大，速度慢。如果該系統能夠增加學術不端檢測功能，發稿前進行自動檢測，無疑能夠極大提升編輯的工作效率。

2.智能校對軟件

在傳統出版流程中，校對工作都是由人工完成。校對人員會拿原稿與排版打印出來的樣張逐字逐句對照進行校對。在進入計算機時代后，紙質稿件逐漸變為電子稿件，從而使原稿和樣張合二為一，這種改變對校對人員提出了更高的要求，要求校對工作對編輯工作起補充和完善作用。［3］校對軟件應運而生。隨著科學技術的發展，各類智能校對軟件在出版工作中發揮著越來越重要的作用，不少出版單位都配備了多種多樣的智能校對軟件，如黑馬校對軟件、鳳凰智能校對軟件等。它們能校對各類人工校對極易疏忽的錯別字、多字漏字、標點以及一些政治用語，成為人工校對的有力補充。在線協同編撰系統如果能夠集成這些軟件的功能，可以有效減少差錯，提升雜志的編校質量，為編輯工作提供不少便利。

3.智能稿費系統

對于出版單位來說，稿費的發放向來備受重視，與稿費相關的工作往往慎之又慎。從填稿費到層層審核，再到財務郵寄，流程繁瑣且漫長，常常會出現雜志印出來幾個月后作者都收不到稿費的情況，直接影響作者的寫稿積極性。從傳統的出版流程來說，編輯發稿填稿簽時寫了作者信息，等樣刊出來后又需要填作者信息和稿費，由行政人員錄入電腦，再打印核實，由各級負責人分別簽字，做了不少重復工作。如果在在線協同編撰系統中增加智能稿費系統，編輯發稿時就按要求填好作者信息和稿費，復審、終審審核通過后，后期只需要將系統中直接生成的稿費表打印出來簽字，拿給財務部門郵寄稿費即可。

（三）建立資源數據庫

在數字出版時代，出版單位建立自己的核心資源數據庫勢在必行。一些大的出版單位旗下往往擁有眾多的刊物，出版海量的精神文化產品。如果能夠整合出版資源，將在線協同編撰系統打造成單位的資源數據庫，就能實現資源共享，方便全體出版人員的工作，同時也能為以后的再次開發、個性化出版和數字發行創造條件。

另外，目前很多雜志社都使用了在線協同編撰系統，特別是學術期刊，極大地方便了員工的工作。但因為開發成本高、開發公司技術水平有限等原因，開發一套成熟的在線協同編撰系統需要純熟的計算機和網絡技術以及各類鑲嵌軟件公司的授權，因此成本比較昂貴。小的出版單位往往無力承擔巨額的開發費用。在數字出版已成大勢的今天，需要在線協同編撰系統的雜志社不在少數。出版單位可以通過聯合眾籌開發費用，委托大公司開發出系統功能強大、使用穩定、方便快捷的在線協同編撰系統。

使用在線協同編撰系統是期刊數字化發展的大勢所趨，作為期刊出版單位，必須充分認識到它的重要性，鼓勵出版人員多學習研究，努力成長為一專多能的復合型數字出版人才，進而推動出版產業不斷向前發展。