周旭然
(江蘇華東有色地質(zhì)物資供銷有限公司,江蘇 南京 210037)
企業(yè)要想在市場(chǎng)上占據(jù)有利的地位優(yōu)勢(shì),就要注重內(nèi)控體系的構(gòu)建和執(zhí)行,以保證各項(xiàng)操作實(shí)施合規(guī)性、合法性,存貨是企業(yè)的流動(dòng)資產(chǎn),占據(jù)總資產(chǎn)占比較高,并且企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中,存貨管理效果較佳,關(guān)乎著企業(yè)資金周轉(zhuǎn)狀況,影響企業(yè)當(dāng)前生存和未來(lái)發(fā)展?fàn)顩r。當(dāng)前不少企業(yè)越來(lái)越重視存貨內(nèi)部控制,獲取一定的效益,但仍有一些需要改進(jìn)的內(nèi)容,急需結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際現(xiàn)狀,制定完善的存貨內(nèi)控管理制度,并且將其落于實(shí)處,最大限度避免資金占用過(guò)多、賬實(shí)不吻合,為企業(yè)創(chuàng)設(shè)良好的發(fā)展環(huán)境,推動(dòng)企業(yè)穩(wěn)定、健康的發(fā)展。
庫(kù)存采購(gòu)、分發(fā)、銷售等環(huán)節(jié),主要是相互關(guān)聯(lián)和約束,通過(guò)存貨內(nèi)控管理能夠提高企業(yè)利益,有效把控成本支出,增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力,促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。尤其是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展,存貨體量較大,管理難度顯著增加,更需要通過(guò)有效的存貨內(nèi)控保證存貨的完整性、安全性。
企業(yè)運(yùn)營(yíng)主要以降本增效為核心,存貨堆積會(huì)使得企業(yè)倉(cāng)儲(chǔ)成本、管理成本過(guò)高,通過(guò)存貨內(nèi)部控制可以保證存貨庫(kù)存量科學(xué)、合理,減少一些不必要成本損失,減少存貨資金占有率。遵循資金科學(xué)、合理應(yīng)用原則,制定完善的存貨采購(gòu)計(jì)劃,有助于降低企業(yè)管理成本,真正增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力,樹(shù)立良好的形象。
企業(yè)存貨采購(gòu)、銷售、倉(cāng)儲(chǔ)等環(huán)節(jié)中,制定完善的存貨內(nèi)控,精細(xì)化檢查和評(píng)估存貨采購(gòu)是否授權(quán),存貨出庫(kù)過(guò)程中,依照倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)相關(guān)數(shù)據(jù)檢查存貨進(jìn)出是否存在不合規(guī)行為,有助于每項(xiàng)操作合法、合規(guī),加快企業(yè)存貨資金周轉(zhuǎn)速度,幫助企業(yè)創(chuàng)造較佳的效益[1]。
一方面,人員內(nèi)控意識(shí)薄弱。企業(yè)人員存貨內(nèi)控意識(shí)的強(qiáng)弱,關(guān)系著整個(gè)存貨內(nèi)控環(huán)境的優(yōu)劣,未能定期組織培訓(xùn)和宣傳,人員對(duì)存貨內(nèi)控意識(shí)薄弱,無(wú)法了解和掌握存貨內(nèi)控的重要方法、作用和效用,不能準(zhǔn)確做好自身定位,導(dǎo)致存貨內(nèi)控實(shí)施缺少先進(jìn)的思想理念,難以為存貨內(nèi)控落地提供支撐,阻礙企業(yè)存貨的生產(chǎn)、入庫(kù)、銷售等,工作中易出現(xiàn)漏洞。
另一方面,存貨內(nèi)控組織機(jī)構(gòu)不完善。存貨業(yè)務(wù)流程較多,一旦銜接不好,各部門(mén)便會(huì)出現(xiàn)責(zé)任不到位現(xiàn)象,深究其成因,主要是存貨內(nèi)控組織機(jī)構(gòu)不完善,無(wú)法結(jié)合企業(yè)實(shí)際現(xiàn)狀,搭建職責(zé)明確、獨(dú)立性強(qiáng)的存貨內(nèi)控組織機(jī)構(gòu),不能將存貨各項(xiàng)工作落于實(shí)處,導(dǎo)致各項(xiàng)工作開(kāi)展過(guò)程中,各部門(mén)責(zé)任相互推諉,導(dǎo)致存貨內(nèi)控管理效果不理想,阻礙企業(yè)穩(wěn)定、長(zhǎng)足發(fā)展。
存貨內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和應(yīng)對(duì),是保證企業(yè)存貨內(nèi)控管理效用發(fā)揮的關(guān)鍵因素,通過(guò)系統(tǒng)性、綜合性風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,為企業(yè)發(fā)展提供指導(dǎo),有效解決存貨內(nèi)控實(shí)施中的問(wèn)題,創(chuàng)設(shè)良好的內(nèi)控環(huán)境,推動(dòng)企業(yè)穩(wěn)定、健康的發(fā)展。從目前實(shí)際現(xiàn)狀分析可知,企業(yè)存貨內(nèi)控管理效果不理想,主要是風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、應(yīng)對(duì)不到位,不能涵蓋全業(yè)務(wù)流程,導(dǎo)致存貨管理內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)控制不到位,影響整個(gè)工作開(kāi)展效果不理想。企業(yè)對(duì)存貨內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估缺少正確的認(rèn)識(shí),不能明確關(guān)鍵控制點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),造成風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估質(zhì)量難以保障,使得存貨內(nèi)控實(shí)施效果不理想,難以為企業(yè)創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境,風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、應(yīng)對(duì)質(zhì)量不能提升,無(wú)法發(fā)揮存貨內(nèi)控效用。
存貨內(nèi)控信息與溝通不暢通,就導(dǎo)致各層級(jí)、部門(mén)存在信息壁壘,信息傳遞出現(xiàn)滯后,存貨內(nèi)控不能獲取有效的實(shí)施,尤其是存貨相關(guān)的單據(jù)傳輸不到位,對(duì)企業(yè)產(chǎn)生較大的損失。
現(xiàn)如今,企業(yè)存貨內(nèi)控信息與溝通不暢通,主要原因是:第一,缺少信息系統(tǒng)。企業(yè)沒(méi)有結(jié)合自身實(shí)際,搭建完善的存貨內(nèi)控信息系統(tǒng),不能突破各部門(mén)壁壘,造成信息傳輸滯后,無(wú)法為各環(huán)節(jié)工作順利開(kāi)展提供全面信息,阻礙存貨內(nèi)控效用的發(fā)揮。
第二,交流、溝通機(jī)制不完善。企業(yè)存貨內(nèi)控實(shí)施過(guò)程中,缺少完善的交流、溝通機(jī)制,導(dǎo)致各項(xiàng)信息傳輸不到位,無(wú)法為存貨內(nèi)控工作實(shí)施提供導(dǎo)向,在存貨管理方面存在局限,造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。
目前,缺少完善的存貨內(nèi)控監(jiān)督機(jī)制,對(duì)企業(yè)內(nèi)控進(jìn)行管理,導(dǎo)致管理層不能充分考量存貨內(nèi)控制度是否科學(xué)、合理,執(zhí)行是否到位,實(shí)際操作中是否存在漏洞和缺陷。企業(yè)存貨內(nèi)控監(jiān)督主體、范圍和標(biāo)準(zhǔn)的缺位,無(wú)法設(shè)置專項(xiàng)的監(jiān)督人員,嚴(yán)格依照相關(guān)要求和制度實(shí)施各項(xiàng)工作,不能發(fā)揮存貨內(nèi)控監(jiān)督的作用,存貨內(nèi)控活動(dòng)實(shí)施缺少?gòu)?qiáng)有力的約束,各環(huán)節(jié)操作人員行為不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn),無(wú)法掌握存貨管理中的問(wèn)題,制定解決措施進(jìn)行應(yīng)對(duì),以至于企業(yè)存貨內(nèi)控執(zhí)行不到位,弱化企業(yè)存貨管理成效[2]。
目前,存貨內(nèi)控人員素養(yǎng)較低,是阻礙存貨內(nèi)控活動(dòng)效果的關(guān)鍵,核心是存貨內(nèi)控人員培訓(xùn)不到位,無(wú)法結(jié)合人員自身薄弱點(diǎn),提供精準(zhǔn)的內(nèi)控人員培訓(xùn)計(jì)劃和方案,造成存貨內(nèi)控人員無(wú)法接受常態(tài)化、系統(tǒng)化培訓(xùn),不能通過(guò)培訓(xùn)更新人員知識(shí)結(jié)構(gòu)、提高人員專業(yè)素養(yǎng),高質(zhì)量開(kāi)展存貨內(nèi)控活動(dòng)。同時(shí),在招聘存貨內(nèi)控人員時(shí),忽視了人員信息素養(yǎng)、協(xié)調(diào)溝通能力、存貨管理能力等,造成人員與崗位匹配度較低,不能高質(zhì)量開(kāi)展存貨內(nèi)控管理活動(dòng)。
一方面,樹(shù)立存貨內(nèi)控意識(shí)。企業(yè)存貨內(nèi)控順利開(kāi)展,需要人員持有先進(jìn)的思想意識(shí),充分認(rèn)識(shí)存貨內(nèi)控管理的重要價(jià)值,與市場(chǎng)接軌,幫助人員做好思想轉(zhuǎn)型,全方位掌握存貨內(nèi)控的作用、方法等,堅(jiān)持以先進(jìn)的存貨內(nèi)控思想為導(dǎo)向,逐步落實(shí)各項(xiàng)活動(dòng),確保各環(huán)節(jié)工作高質(zhì)量實(shí)施,切實(shí)在存貨管理過(guò)程中發(fā)揮內(nèi)控的效用,實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。
另一方面,完善存貨內(nèi)控組織機(jī)構(gòu)。企業(yè)存貨內(nèi)控實(shí)施過(guò)程中,要想保證這項(xiàng)工作落于實(shí)處,就應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際,建立職責(zé)明確、獨(dú)立性強(qiáng)的存貨內(nèi)控組織機(jī)構(gòu),可以將各項(xiàng)任務(wù)、職責(zé)落于實(shí)處,以便于實(shí)現(xiàn)責(zé)任明晰化,真正將各項(xiàng)工作貫徹到位。同時(shí),應(yīng)遵循崗位不相容的原則,科學(xué)、合理設(shè)置不同崗位,配置專業(yè)化人員,能夠?qū)⑾嚓P(guān)人員職責(zé)落于實(shí)處,為存貨內(nèi)控管理實(shí)施到位夯實(shí)基礎(chǔ),推動(dòng)企業(yè)穩(wěn)定、健康發(fā)展[3]。
企業(yè)要發(fā)揮自身主觀能動(dòng)性,建立一套涉及全業(yè)務(wù)流程的存貨內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、應(yīng)對(duì)體系,辨識(shí)存貨內(nèi)控實(shí)施中面臨的風(fēng)險(xiǎn),采取有效的措施和方法,消除各類存貨內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn),以便于創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境,幫助企業(yè)存貨內(nèi)控管理效果較佳,將各類風(fēng)險(xiǎn)遏制于搖籃中。與此同時(shí),存貨內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)管控時(shí),要主動(dòng)摒棄傳統(tǒng)滯后的風(fēng)險(xiǎn)管理模式,逐步將存貨內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)管控關(guān)口前移,實(shí)現(xiàn)全業(yè)務(wù)流程管理,最大限度減少風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的負(fù)效應(yīng)。
例如,本企業(yè)主營(yíng)各大鋼廠生產(chǎn)的無(wú)縫鋼管,公司選擇了江寧濱江倉(cāng)庫(kù),該倉(cāng)庫(kù)常年保有各種規(guī)格的無(wú)縫鋼管3000噸以上,品種齊全,實(shí)行一站式提貨服務(wù),本企業(yè)在以下方面改善了存貨內(nèi)控管理。
第一,建立了相互牽制的管理制度。倉(cāng)庫(kù)裝卸人員持證上崗、對(duì)保管人員、系統(tǒng)記錄人員、審核人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)和政策法規(guī)的培訓(xùn),要求他們嚴(yán)格地按照單位內(nèi)部的授權(quán)審批制度來(lái)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理,保證每項(xiàng)工作有章可循,以便于發(fā)揮制度約束的作用。在執(zhí)行制度時(shí)可能需要多個(gè)部門(mén)的配合和溝通,要求各部門(mén)及時(shí)協(xié)調(diào)和合作,遇到問(wèn)題及時(shí)溝通解決。資源部門(mén)負(fù)責(zé)復(fù)核,遇到問(wèn)題及時(shí)地和系統(tǒng)記錄人員溝通處理。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)驗(yàn)收發(fā)票負(fù)責(zé)監(jiān)督,及時(shí)發(fā)現(xiàn)存貨管理的一些問(wèn)題。
第二,規(guī)范存貨的收、發(fā)、退管理。鋼材到達(dá)后,安全調(diào)度員應(yīng)仔細(xì)到檢查司機(jī)的送貨單并與司機(jī)共同檢查一下鋼管的外觀、壁厚等情況,確認(rèn)完好后方能卸貨,如果有明顯的質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)聯(lián)系資源部等候處理。保管員負(fù)責(zé)指揮將貨物卸到指定的貨位,嚴(yán)格地檢查鋼材的數(shù)量、規(guī)格、材質(zhì)與清單上是否一致,現(xiàn)場(chǎng)填寫(xiě)收貨單,如果發(fā)現(xiàn)規(guī)格不一致等情況,由倉(cāng)庫(kù)主任向資源部報(bào)備,以便及時(shí)處理。
完善存貨內(nèi)控信息系統(tǒng)。企業(yè)根據(jù)自身實(shí)際需求,使用先進(jìn)的信息技術(shù),搭建存貨內(nèi)控信息系統(tǒng),突破各部門(mén)壁壘,實(shí)現(xiàn)信息互通和共享,保證存貨內(nèi)控制定、執(zhí)行等部門(mén)互通,能夠及時(shí)將執(zhí)行問(wèn)題進(jìn)行反饋,以便于存貨內(nèi)控體系進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn),使得存貨內(nèi)控活動(dòng)開(kāi)展效果較佳,推動(dòng)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。
另外,完善存貨內(nèi)控交流和溝通機(jī)制。企業(yè)要主動(dòng)發(fā)揮自身主觀性,建立存貨內(nèi)控交流、溝通機(jī)制,打通各部門(mén)信息壁壘,使得各層級(jí)、部門(mén)信息互通,人員在開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)減少信息不對(duì)稱引發(fā)的問(wèn)題,以實(shí)現(xiàn)存貨管理效果,幫助企業(yè)穩(wěn)定、健康發(fā)展[4]。
例如筆者所在的 企業(yè)成立于1992年,隸屬于江蘇省有色金屬華東地質(zhì)勘查局,系南京地區(qū)無(wú)縫鋼管銷售龍頭企業(yè)。本企業(yè)的購(gòu)銷存系統(tǒng)使用的是普訊管理系統(tǒng),該系統(tǒng)將存貨的物流系統(tǒng)與磅秤系統(tǒng)連接起來(lái),發(fā)貨時(shí)自動(dòng)下賬,減少了普訊系統(tǒng)收發(fā)錄入的工作量,只需要保管員及時(shí)核對(duì),如果出現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)需要及時(shí)的對(duì)接普訊系統(tǒng)管理人員將問(wèn)題溝通解決,能夠保證各類問(wèn)題從源頭方面進(jìn)行有效控制。
另外普訊系統(tǒng)與開(kāi)票系統(tǒng)對(duì)接,開(kāi)票結(jié)束后自動(dòng)匹配普訊系統(tǒng)完成下賬,將財(cái)務(wù)的開(kāi)票申請(qǐng)環(huán)節(jié)、付款審批環(huán)節(jié),合同的申請(qǐng)審批環(huán)節(jié)都放入到普訊系統(tǒng)中。將不相容職位信息都放在了這個(gè)系統(tǒng)中,如倉(cāng)庫(kù)保管人員錄入采購(gòu)、入庫(kù)、退料等原始憑證,直撥單據(jù)由銷售人員補(bǔ)單資源部門(mén)進(jìn)行復(fù)核,資源部門(mén)要將進(jìn)貨發(fā)生的運(yùn)費(fèi)做入到普訊系統(tǒng),財(cái)務(wù)部門(mén)在驗(yàn)收發(fā)票時(shí)負(fù)責(zé)復(fù)核進(jìn)貨單價(jià)和核對(duì)運(yùn)費(fèi)單價(jià),資源部門(mén)根據(jù)市場(chǎng)情況制定考核價(jià)格。
利用普訊管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)信息互通和共享,提高溝通有效性,以實(shí)現(xiàn)存貨精細(xì)化管理,有助于每一個(gè)員工都可以隨時(shí)準(zhǔn)確地查閱信息并及時(shí)溝通,使得存貨內(nèi)控體系從建立、執(zhí)行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)信息暢通,加快各部門(mén)信息反饋,以保證存貨內(nèi)控更具科學(xué)性、合理性,幫助企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。
其一,企業(yè)應(yīng)基于自身實(shí)際現(xiàn)狀,制定一套涵蓋全業(yè)務(wù)流程的存貨內(nèi)控監(jiān)督機(jī)制,明確監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)、主體和范圍,嚴(yán)格按照相關(guān)制度、要求實(shí)施各項(xiàng)工作,將存貨內(nèi)控監(jiān)督落于實(shí)處,快速辨識(shí)存貨內(nèi)控監(jiān)督中的問(wèn)題,提出有效的解決措施和方法,以提高存貨內(nèi)控有效性,推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展[5]。
其二,強(qiáng)化規(guī)范存貨的盤(pán)點(diǎn)制度。定期和不定期地對(duì)存貨進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)以減少存貨管理的漏洞。在存貨盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了盤(pán)盈盤(pán)虧要進(jìn)行原因分析,并檢查存貨的內(nèi)控監(jiān)督是否存在問(wèn)題,并結(jié)合外部審計(jì)和內(nèi)部審計(jì)情況嚴(yán)格進(jìn)行整改,進(jìn)一步完善公司的內(nèi)部存貨監(jiān)督制度,減少公司管理漏洞。
例如,本公司為了保證存貨內(nèi)控實(shí)施效果較為理想,建議將重點(diǎn)放在內(nèi)控監(jiān)督方面,按照企業(yè)自身實(shí)際現(xiàn)狀,財(cái)務(wù)部每個(gè)月中進(jìn)行對(duì)賬,整理未到的進(jìn)項(xiàng)發(fā)票提醒資源部門(mén)收取,并提醒銷售部門(mén)抓緊結(jié)賬。每年年初對(duì)存貨數(shù)量進(jìn)行全面賬面盤(pán)點(diǎn),并在銷售淡季停止發(fā)貨并對(duì)存貨進(jìn)行全面清查盤(pán)點(diǎn),全面清查盤(pán)點(diǎn)原則上每年一次,由采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)聯(lián)合盤(pán)點(diǎn)清查。根據(jù)內(nèi)部審計(jì)和外部審計(jì)需要臨時(shí)增加盤(pán)點(diǎn),根據(jù)審計(jì)的處理意見(jiàn)進(jìn)行整改,進(jìn)一步完善公司存貨內(nèi)控監(jiān)督,提高經(jīng)濟(jì)效益。
除此之外,日常要不定期地對(duì)存貨進(jìn)行巡查和抽查,在倉(cāng)庫(kù)安裝攝像頭進(jìn)行遠(yuǎn)程監(jiān)控,存貨盤(pán)點(diǎn)時(shí)制定盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃,盤(pán)點(diǎn)時(shí)保留盤(pán)點(diǎn)記錄,編制存貨盤(pán)點(diǎn)表并由相關(guān)人員簽字。
一方面,加大人員培訓(xùn)力度。存貨內(nèi)控人員在實(shí)際培訓(xùn)過(guò)程中,應(yīng)預(yù)先掌握人員薄弱點(diǎn),制定精準(zhǔn)的存貨內(nèi)控人員培訓(xùn)內(nèi)容,形成一套完善的存貨內(nèi)控人員培訓(xùn)體系,通過(guò)強(qiáng)化人員綜合素養(yǎng),高質(zhì)量開(kāi)展存貨內(nèi)控活動(dòng),以實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。
另一方面,做好人員招聘。存貨內(nèi)控人員招聘過(guò)程中,既應(yīng)注重人員理論知識(shí)、實(shí)踐技能,又要評(píng)估人員信息素養(yǎng)、協(xié)調(diào)溝通能力、存貨管理能力等,引進(jìn)高素養(yǎng)存貨內(nèi)控人員,能夠高質(zhì)量開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng),推動(dòng)企業(yè)穩(wěn)定、健康的發(fā)展。
改善企業(yè)存貨內(nèi)控是一項(xiàng)重要、復(fù)雜的工作,有利于企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng),以便于提升企業(yè)存貨管理水平,實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。但是,在實(shí)踐過(guò)程中,企業(yè)存貨內(nèi)控實(shí)施過(guò)程中,受多重因素的影響,仍面臨著一些難題,導(dǎo)致存貨內(nèi)控效果不理想,無(wú)法作為人員操作行為規(guī)范,實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。因此,企業(yè)要立足于自身實(shí)際,嚴(yán)格依照存貨內(nèi)控實(shí)施的現(xiàn)狀,厘清其形成的原因,制定有效的解決措施和方法,提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)水平,幫助企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。