存貨資產管理弊端及信息化實踐研究

劉祥波 云南省房地產開發經營(集團)有限公司

存貨資產本就是企業資產的重要組成部分，存貨資產管理就是指企業通過有效的管理控制手段，對存貨的數量、質量進行嚴格管理與控制，確保其能夠滿足企業生產和銷售的需要，同時不會出現較多的庫存積壓和資金占用；如果企業的存貨資產管理策略不當，很容易導致企業虧空，甚至威脅企業基本的生存狀態。[1]基于此，加強對企業存貨資產管理弊端的研究，推動其實現信息化管理和建設具有一定的必要性，對于處在快速發展進程中的企業而言具有十分重要的意義。

一、存貨資產管理概述

(一)存貨資產管理的基本概念與含義

存貨資產管理本就是企業內部管理控制的重要組成部分，是企業實現運營管理目標、貫徹企業經營決策，維護內部資產的穩定、完整以及安全，確保財務收支合法、會計信息真實的，集監督、協調和制約于一體的管理控制體系。

(二)存貨資產管理的重要性闡釋

在社會經濟飛速發展的進程中，不同企業之間的競爭壓力越來越大，此時，優化存貨資產管理有著十分重要的意義。所謂存貨主要是指企業在經營管理過程中為滿足日常耗用所存儲的物資，包括各種易耗品、產成品以及半成品等，為了確保企業運營管理的穩定性，企業需要對存貨資產實施科學管理，從某種意義來說，企業是否重視存貨資產管理，管理的質量如何，關系到企業發展和建設的活力，不合理的存貨資產管理很有可能讓企業陷入發展的窘境甚至危機。

一方面，存貨資產管理對企業發展而言有著頗為重要的意義，也是確保企業能夠正常開展工作的基礎和前提。科學有效的存貨資產管理不僅可以幫助企業節約和控制采購成本，減少資金周轉的壓力和負擔，同時提高企業的利潤和收益空間。

另一方面，現階段很多企業所面臨的生存發展環境都不夠理想，企業之間的競爭很容易從最初的銷售業績、市場份額，轉變成內部管理質量的提升。良好的存貨資產管理能夠幫助企業減少存貨對資金的占用，讓企業的資金周轉效率得以提升，降低管理和使用成本。

二、企業存貨資產管理存在的問題和弊端

總結來看，目前一些企業進行存貨資產管理的過程中表現出一定的問題，比如，存貨資產管理的信息化建設相對落后、管理方法不夠科學、缺少科學的內部管理控制制度及采購計劃、對第三方物流的利用程度有所不足等。

(一)企業存貨資產管理的信息化建設相對落后

現階段，一些企業采用傳統的模式進行存貨資產管理，對其重要性缺乏認知，更缺少對現金管理技術的使用。在這樣一種情況下，企業內的各個部門、員工之間以及企業和供應商之間都沒有完成信息網絡的建構，間接導致內部信息流通不暢，工作效率嚴重低下，運營成本顯著增加，最終影響存貨資產管理的準備性以及及時性。

(二)存貨資產管理的方法不夠科學

一些企業存在著存貨資產管理辦法不科學的情況，主要表現在以下兩個方面：

一方面，部分企業的存貨資產習慣于隨意擺放，再加上倉儲管理環境很差，一些重要的資產隨意擺放很容易出現丟失的情況。

另一方面，一些企業在貨物領取方面沒有嚴格的管理制度，甚至根本沒有專門的管理人員或者庫管定期對存貨資產情況進行清點，以至于出現質量、原料或者半成品等方面的問題時，無法及時進行處理。

(三)企業內部管理控制制度不夠健全

內部管理控制制度的存在，本就是企業運營管理的關鍵性環節，也是輔助存貨資產管理的關鍵所在。但是目前很多企業在此方面都存在缺失，間接導致存貨資產管理效率低下。此外，企業內部機構設置得不夠完整，部分之間缺乏制衡和約束，在企業各部門管理責任界定不清晰、不明確的情況下，導致企業對內無法形成有序的監督預約機制，很容易促使采購、資產管理和發貨等無章可循、無據可依，最終導致嚴重的資源浪費，也增加了存貨流轉過程中風險的方式。[2]

(四)缺少科學的采購計劃

一些企業在面對獲取存貨資產的主要渠道，也就是采購的過程中缺少必要的管理和計劃，導致存貨資產管理遭遇一定的問題和瓶頸。

一方面，部分企業在和供應商訂貨的過程中，往往只是停留在口頭協議的維度，沒有簽訂具體的合同，沒有明確各方面的權利義務，如果在貨物采購運輸的過程中出現意外，就很難界定具體的責任，如此很容易導致企業無法按期收到貨物，后續的產業鏈運行受到影響；另一方面，一些企業將存貨資產管理的重點放在對原料的采購以及成品的銷售方面，沒有考慮到存活的資金占用和成本問題，在沒有規范的采購計劃的情況下，其往往只是根據訂單量的大小臨時性地提出采購計劃，不僅會導致采購運輸成本增高，更會因為分批采購而無法享有相應的折扣。

(五)對第三方物流的利用程度略有不足

就目前一些企業的實際情況來看，其在實施存貨資產管理的過程中，明顯存在著對第三方物流利用程度不足的情況。

首先，從一些企業的產業構成來看，傳統的存貨資產管理模式并不支持企業充分利用第三方物流。

其次，現階段，國內很多企業的物流管理都呈現出明顯的半封閉狀態，大多采用自主物流，而不愿委托給第三方公司，究其原因在于維護企業信息的安全。

最后，現階段部分企業的存貨資產管理存在著明顯的“小而全”的情況，換言之，其只關注內部物流系統的建設和使用，很容易忽視對外部資源的調度和使用，沒有將第三方物流可以幫助企業節約成本、提高利潤和管理效率的作用進行最大化的釋放。

三、企業存貨資產管理問題的解決策略及信息化實現路徑

針對前文所提及的存貨資產管理存在的問題，筆者認為其需要從這樣幾個角度做出突破和應對，同時推動信息化管理路徑的最終實現。

(一)應用新進的存貨資產管理軟件，打造完善的業務集成系統

在市場經濟環境及條件下，企業管理信息化建設被提出更高的要求，如果企業本身的信息化建設水平不高，有可能在競爭中處于劣勢，甚至存在被淘汰的風險。[3]企業為了提升自身的存貨資產管理水平，有必要實施全方位的信息化管理和建設，借助有效的核算策略，確保資產存貨管理的科學性、合理性。

另外，企業應將存貨資產管理軟件和內部各個業務系統統一管理、集成運營，條件允許的情況下企業還可以自行組織團隊研發軟件，并且做好相應的人才選拔和培訓工作，其不僅能夠熟練操作存貨管理軟件，而且可以熟練進行數據分析與核算，最終提高存貨資產管理的效率、質量。

(二)結合企業的實際情況生成相應的存貨資產管理模式，豐富管理手段及辦法

企業存貨資產管理的質量高低與否，很大程度上取決于企業本身的存貨資產管理模式，由于存貨資產管理和企業所實施的財務核算辦法之間存在密切的關聯性，而且不同企業所采用的模式存在環境上的差異性，需要企業結合自身的實際情況，選擇正確的管理模式。

首先，企業必須加強內部實際負責資產存貨管理人員的業務培訓，不斷提高其專業技能。

其次，企業需要從自身的實際出發，設計完善的存貨資產管理模式，并及時對其進行調整和優化。通過導入精準的核算辦法，圍繞企業的特殊性進行核算，切忌復刻和模仿。對于任何企業而言，其只有緊隨時代的步伐，優化內部存貨資產管理模式，才有可能提升企業整體的競爭實力。

最后，企業有必要結合自身的存貨以及發展建設情況，制定科學的存貨資產管理制度以及流程，同時在此過程中考慮如何推動各個部門之間的合作以及信息的整合，實現流程上的相互配合，也提高制度及流程實現的可行性。如果企業沒有考慮到自身的差異化因素，盲目照搬其他企業的存貨資產管理模式，很容易導致存貨資產管理的制度流程復雜、細節不夠合理，影響最終的管理效果。由于存貨資產管理本身是一個系統性的工作，涉及企業運營管理的多個環節，所以從設計部的角度來說，其在進行存貨種類的選擇時，需要盡可能壓縮存貨資產的品種，提高存貨使用的流通性和共享性；采購部門需要結合企業對于各類物料的訴求及現有的存貨情況，制定科學合理的采購計劃，必要時可以采取自備貨和供方備貨相結合的采購方式，減輕存貨資產的壓力；倉儲管理部門需要嚴格按照庫存管理要求實施存貨資產管理，確保賬物完全一致，更要定期及時對存貨情況進行盤點。針對存貨積壓，倉儲管理和采購部門有必要也有責任及時提出建議，減少企業的資金占用和損失。

(三)建立健全企業內部管理與控制機制

根據存貨資產管理資產，企業有必要從內部管理控制環境、人員以及技術層面等角度出發，構建完善的內控管理機制。[4]

一方面，有必要對相關工作人員實施專門的業務培訓，不斷幫助其樹立正確的存貨資產管理意識，保證其在實際參與存貨資產管理的過程中嚴格貫徹和參與程序執行，提升存貨資產管理的品質。

另一方面，企業需要進一步明確存貨資產管理部門及相關工作人員所承載的責任，需要針對企業的重點業務實施全方位的監督管理及控制，只有對內構建完善的控制機制，才能為存貨資產管理提供優良的工作環境，減少舞弊等情況的發生。

(四)實施恰當的存貨資產盤點工作，為采購計劃的順利實施提供科學的依據

企業需要定期、恰當地進行存貨資產的盤點工作，進而為采購工作的順利開展、正確制定采購計劃提供信息和數據支持。概括而言，其主要包括這樣幾個要點：

首先，企業必須及時優化自身的存貨資產盤點流程，提高盤點的效率，也為其他工作的順利進行，提供有序的數據支撐。

其次，企業需要盡可能分散定期盤點的工作量，目的在于提高盤點數據的精確度，發現可疑問題可以及時進行處理。

再次，企業需要定期開展存貨資產自查活動，對于臨期的資產存貨需要及時進行處理，做好更新換代，避免其占用過多的庫存和資金。

第四，企業需要構建完善的存貨資產盤點制度，定期盤點，同時結合盤點結果，確保數據能夠準確、客觀地反映存貨狀況。

最后，在企業實施存貨資產管理的過程中，需要圍繞自身的資源情況選擇最佳的盤點方式。比如如果企業屬于生產加工型企業，存貨資產必然會占用較多的資金，此時存貨資產的盤點必然以半成品、原材料以及成品為主。

(五)堅持將存貨資產管理系統納入財務共享中心，加強同第三方物流之間的合作

財務共享中心是近年來很多企業實施財務信息管理所主要采取的手段，旨在匯總企業各個部門的信息，通過信息平臺對其進行統一的管理與監控，進而達到共享資源、及時傳遞的目標，幫助企業減少溝通成本。堅持將企業存貨資產管理納入財務共享中心當中，有其必要性和合理性所在。[5]

首先，企業需要將存貨資產管理納入財務共享中心，將存貨預算管理納入其中，方便工作人員對其實施動態的信息使用和監督管理。對于部分行業容易出現的存貨剩余情況，可以及時跟蹤資產剩余數量，避免浪費等的發生，幫助企業有序節約和控制成本。

其次，對企業存貨資產管理實施信息化監督和控制，也意味著企業實現了從傳統存貨資產管理向現代化存貨資產管理的過渡與轉型。通常情況下，企業所采取的存貨資產管理使用ABC 管理辦法，其雖然實現了對不同類型存貨資產的科學分類，但是當一些企業本身在內部管理控制方面就不夠專業時，即便進行了分類，也有可能因為分類的有效性不足，出現貴重資產損失、毀壞甚至變質的情況。將存貨資產管理及時和財務共享中心銜接起來，可以直接提高管理水平，從根本上杜絕這些問題。

最后，企業需要結合自身的實際情況，加強同第三方物流之間的合作，尤其是云倉庫、集中庫、電子庫的建立和使用，在維系必要生產和運營的基礎上，盡可能減少存貨積壓和資金占用。同時充分發揮第三方物流集散和貨運管理的優勢，減少企業存貨資產管理方面的負擔和壓力，提高產出、運輸等工作的效率和質量。

總而言之，存貨資產管理對于企業發展有著極為關鍵性的意義和價值，關系到企業的實際利潤和收益情況。針對目前很多企業在此方面存在的問題和不足，企業有必要采取更加具有針對性、契合企業實際狀況的運營管理模式，在優化內部管理控制的同時，實現信息化管理與建設，提高存貨資產管理的有效性，為企業的可持續發展奠定堅實的基礎。