以應用建設為驅動大力推進檔案工作數字化轉型
——蘭溪市“縣域數字檔案管理服務一體化平臺”建設

蘭溪市檔案館

圍繞省檔案工作數字化改革“2N2”工作體系，蘭溪市檔案局、檔案館堅持數字化改革驅動引領檔案現代化先行，建設縣域數字檔案管理服務一體化平臺。聚焦縣域檔案治理和服務，突出“縣域一體化”“業務智能化”“服務智慧化”“監管精準化”，打造縣域檔案工作全流程數字化運行平臺，構建形成數字賦能、上下貫通、高效協同的檔案工作整體智治體系。2021年6月21日，蘭溪“縣域數字檔案管理服務一體化平臺”試點建設項目獲省檔案局批復，并于2022年11月11日順利通過省局試點驗收。

1 需求分析

習近平總書記提出檔案工作要“走向依法治理，走向開放，走向現代化”，在新時代檔案工作數字化轉型過程中，縣域檔案工作仍面臨一些問題：一是現代化程度低，檔案資源分散。部分立檔單位的傳統載體檔案數字化率偏低，檔案信息化管理水平不足；電子文件歸檔和電子檔案管理未普及，電子檔案門類單一，歸檔量少，檔案數據化率低；檔案資源缺乏統籌管理，縣域數字檔案資源難以集中。二是檔案監管困難，未能應歸盡歸。對立檔單位的檔案監督檢查、年檢等效率低、效果差；檔案服務企業服務質量參差不齊，量化監管困難；部分檔案員責任心不強、歸檔意識不強，檔案未能應歸盡歸。三是查檔方式傳統，服務不夠便捷。查檔服務手段模式單一，掌辦率、網辦率低，仍以線下到館查檔為主，偏遠鄉鎮群眾查檔不方便；檔案資源無法跨部門共享和協查，存在檔案信息孤島，群眾查檔多頭跑；檔案鑒定開放率低，群眾可利用檔案資源相對有限，檔案查到率不高。

2 體系架構與場景設計

蘭溪“縣域數字檔案管理服務一體化平臺”根據數字化改革要求，圍繞問題清單，全面梳理檔案核心業務，建立檔案工作指標體系，推進檔案業務協同，形成“四橫、四縱、兩端”的體系架構圖。

應用縱向貫通上級業務主管部門的浙江政務數據歸檔交換平臺，橫向對接蘭溪市OA協同辦公平臺、機關內最多跑一次協同辦公系統，構建縣域數字檔案資源庫、縣域檔案工作基礎數據庫，主要建設3個子場景。

2.1 資源一體化

全面加強以電子檔案為主導的檔案數字資源體系建設，推進存量檔案數字化，加快增量檔案電子化，橫向構建縣域數字檔案資源網絡，建設部門數據倉，推進縣域檔案資源一體化，并通過涉密數據篩查進一步強化檔案信息安全保障。

2.1.1 在2018年已實現行政權力事項電子歸檔的基礎上，迭代升級電子檔案接收系統，推進OA電子公文、機關內跑事項電子檔案管理全流程在線運行，全面向檔案數據化時代邁進。

2.1.2 新建“浙政釘掌上歸檔”應用，實現數碼照片、音視頻等電子文件在線歸檔，提供便捷的歸檔渠道，并通過人臉識別技術，探索人物照片智能編研，逐步提高照片檔案影響力，進一步促進此類檔案提質增量。

2.1.3 新建“多媒體信息采集系統”，通過網絡爬蟲技術，對電子報刊、新聞網頁、公眾號等新媒體信息進行在線自動采集，進一步豐富電子檔案門類。

2.2 監管一體化

全面加強一體化、標準化的檔案業務智慧監管體系建設，推進各項檔案業務“一網通辦”，任務“一鍵智達”，全局“一屏掌控”。

2.2.1 對標省檔案工作核心業務清單，結合蘭溪實際進一步拆分細化，實現90%以上檔案核心業務數字化運行。一是利用電子印章、審批工作流等組件，以實用好用易用的標準，優化在線業務辦理流程，實現業務指導、監督檢查、登記備份、檔案移交、中介項目管理等檔案業務網上協同；二是針對任務智達、檔案室業務評價、科技項目申報等上下協同性強的業務，復用或跳轉省局功能模塊，有效推進上下任務貫通、指標貫通、業務協同。

2.2.2 構建縣域檔案工作基礎數據庫，為智慧監管統計分析提供基礎數據，按照五維模型，設定考核評價賦分標準。從收集歸檔、數字資源、日常管理、安全保管、開放利用、村檔鎮管（僅鄉鎮、街道）等維度，歸納生成立檔單位檔案工作指數；從檔案加工項目數量、項目質量、項目規模、項目評價、企業規模等維度，歸納生成檔案服務企業工作指數。通過可量化的評價指標體系，提升縣域檔案管理的科學性、精準性、高效性。

2.2.3 形成縣域檔案工作分析圖譜，建設檔案工作“駕駛艙”，對縣域檔案工作實時“曬拼創”，有效輔助檔案部門監督指導、行政決策。實現全貌“一屏掌控”“問題一覽無余”“指導一鍵智達”，建立檔案工作整體智治、高效協同、閉環管理的機制，推進立檔單位、檔案服務企業工作標準化、規范化。

2.3 查檔一體化

全面推進查檔利用方式創新，拓展查檔服務覆蓋面，推出多途徑、多場景的檔案便民服務模式，進一步提升縣域查檔的便利性、高效性。

2.3.1 構建縣域數字檔案資源利用庫，匯集縣域所有室藏數字檔案資源，加大館藏民生檔案、開放檔案共享力度，進一步豐富縣域數字檔案資源利用庫。

2.3.2 拓展查檔利用途徑，將民生檔案查閱服務全面向基層延伸。一是通過“掌上查檔”開展查檔服務“隨身辦”，通過第三方實名認證實時查閱本人民生檔案，身份證號、姓名完全匹配的實現自動電子出證，進一步壓縮查檔響應時間；二是通過鎮村延伸窗口開展查檔服務“就近辦”，憑身份證即可在鄉鎮（街道）、行政村（社區）查閱本人民生檔案，打通查檔服務最后一公里。

2.3.3 重塑跨部門查檔流程，通過檔案館兜底查詢，查檔申請轉辦，并由檔案所在單位電子出證，實現機關內部“一站受理、縣域通查”，有效解決因檔案資源分散而導致查檔用戶多頭跑的問題。

2.3.4 建設“公證+檔案”查檔應用，通過IRS查檔數據接口，對接公證業務系統，實現跨系統查檔、電子出證。重塑傳統的公證業務流程，減輕當事人申請辦理公證事項提供檔案類材料的負擔，實現“數據多跑路、群眾少跑腿”，并提高公證人員辦證核查效率，助推公證業務檔案全流程電子化歸檔。

3 改革突破

3.1 建立電子檔案在線歸檔管理機制

把電子歸檔納入《蘭溪市大數據發展中心數字化建設項目審核辦法》，要求電子歸檔與項目同部署、同實施、同驗收。探索“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力”的實現路徑，以OA電子公文、機關內跑事項電子文件歸檔為切入點，實施蘭溪市黨政機關電子文件歸檔和電子檔案管理新模式。通過“浙政釘掌上歸檔”重塑數碼照片、音視頻在線歸檔流程，拓寬檔案收集歸檔渠道。

3.2 構建縣域檔案工作智能監管算法模型

通過檔案核心業務在線辦理，實現各項業務數據化，并以此為基礎對蘭溪市各機關部門、鄉鎮（街道）、檔案服務企業的檔案工作建立可量化的評價指標體系，提升縣域檔案管理的科學性、精準性、高效性。實現21項檔案核心業務線上辦理，形成各類檔案業務指標57項，統計分析圖譜15個。

3.3 深化縣域查檔服務便利化改革

全面推進縣域查檔一體化，對蘭溪縣域范圍“一站式查檔”的數據歸集、檔案保管、利用行為等方面出臺了制度規范。對接蘭溪市司法局、市公證處，優化“公證+檔案”聯辦事項的業務流程、技術架構和實現路徑，通過檔案數據共享服務前端業務流程重塑。

4 建設成效

對接浙政釘、浙里辦，依托政務云，新建縣域智能查檔、檔案智能監管2個子系統，升級電子檔案接收、數字檔案室2個子系統，掌上查檔應用上架浙里辦（蘭花釘），數碼照片掌上歸檔應用上架浙政釘，OA電子公文歸檔組件、檔案數據查詢接口上架IRS，累計形成理論成果2個、制度成果5個。截至2023年6月，已為全市123家機關單位提供數字檔案管理服務，接收OA電子公文27084條，行政權力事項電子檔案11968條，機關內部協同事項電子文件325條，數碼照片檔案228張，網頁檔案6989條。館藏民生檔案、開放檔案、報紙資料等數據共享已累計33.8萬條。蘭溪市公證處通過IRS查檔數據接口跨系統查檔356次，縣域累計線上查檔761次。有力提升了機關檔案管理服務效能，有效推動了查檔服務便利化改革。新時代新征程，蘭溪市檔案局、檔案館將深入學習貫徹習近平總書記對檔案工作重要指示批示精神，牢牢把握檔案工作數字化轉型試點重大歷史機遇，堅持以“實用、管用、好用”為導向，持續推進應用迭代升級；堅持改革突破和數據安全并重，筑牢檔案安全防線；堅持以“四個好”“兩個服務”為根本指引，推動檔案工作“數字轉型”和“服務轉型”，為檔案事業高質量發展貢獻智慧和力量。