事業單位干部人事檔案數字化初探

慎一虹 吳小娟 沈鴻霞/湖州市圖書館

1 引言

事業單位干部人事檔案記錄和反映干部個人的重要信息，是事業單位對干部進行教育培養、任用選拔、評價鑒定、管理監督以及開展干部隊伍建設的重要依據，也是事業單位開展短期管理、中期規劃和長期發展的重要資源。黨的二十大報告明確指出，人才是第一資源，時代不斷發展進步，人才已經逐漸成為各單位各機構發展的重要競爭力，因此干部人事檔案管理的效率與質量，對事業單位持續穩定健康發展起著非常重要的作用。

然而，在過去相當長的時間里，事業單位干部人事檔案以紙張為載體，由人工進行整理，管理模式比較粗疏，偶爾存在失真或錯誤等情況。隨著信息技術發展突飛猛進，把傳統的紙質檔案信息轉化為數字信息，利用相關設備，通過數字化手段對干部人事檔案材料進行存儲、管理和利用，對全面提高組織人事工作整體管理水平、創新組織人事管理方式具有非常重要的意義。

2 干部人事檔案數字化過程中亟須解決的不足

2017年 7月，在全國正式頒布實施《干部人事檔案數字化技術規范》后，大多省、區、市和部分中央單位，慢慢開始推進干部人事檔案數字化工作。最近兩年，各省干部人事檔案數字化已經開展得如火如荼，但是當前事業單位人事檔案數字化工作依然處在探索階段，沒有太多的經驗可以借鑒，很多方面做得不完善，在紙質檔案查缺、數字化業務外包等多個環節存在安全性、嚴謹性方面問題，值得思考與探討其解決的途徑。

2.1 人員專業性有待加強

在浙江省某地級市的實踐中我們發現：一是事業單位干部人事檔案管理工作人員的整體素質與數字化信息化的要求還有一定的差距。目前干部人事檔案管理工作在很多單位依然不受重視，容易被邊緣化。管理人員自身的情況也較為復雜，其中很多人可能是從其他行政管理崗位或業務崗位上調配過來的，這些人員往往缺乏專業的檔案知識，僅僅憑借以往的行政管理經驗或業務工作經驗從事著單位干部人事檔案工作，對傳統紙質人事檔案的整理、保存、利用還能比較熟練應對，但缺乏人事檔案信息網絡化操作、數字化加工、專業化存儲的基礎知識和技能，對人事檔案數字化的趨勢呈現出不適應的狀態[1]，難于做到新時期干部人事檔案管理工作的標準化和專業性，從而影響工作的開展。二是從事檔案數字化外包業務的工作人員的專業能力有待提高。部分承攬人事檔案外包業務的公司成立時間不長，工作人員以年輕人為主，有的屬于臨時性質，而且這些人員沒有從事人事管理工作的經驗，也沒有對內容相對復雜繁瑣的人事檔案數據信息做過專業研究。外包人員只是按照單位上級安排的任務，流水線式的，非常機械地參照一份現成的清單進行內容查缺、復審、裱糊、錄入、掃描等一系列工作流程。對于本單位工作人員提出的專業性問題難以答復，溝通也不夠流暢。數字化外包人員專業水平低、能力素質不夠并不是個別現象。

2.2 信息安全性難以保障

與傳統紙質的干部人事檔案信息不同，干部人事檔案數字化信息具備一些新型的便捷特點：可存儲性、可復制性、可移動性等[2]。然而，這種便捷性是一把雙刃劍，一方面它有利于人事檔案信息的傳遞與利用，可以與紙質的人事檔案形成相互的印證；另一方面，它也更容易讓人事檔案在數字化過程中的信息安全受到某種威脅。尤其是在人事檔案數字化進行服務外包的過程中，會經過許多流程，由于參與這些流程的工作人員比較多，對人事檔案數字化信息就會被頻繁操作，檔案數據信息如果在這些過程中被某些別有用心的工作人員利用，或者工作人員出現監督缺失或操作失誤的情況，就非常容易造成人事檔案信息丟失或泄密，也就可能會出現人事檔案信息安全風險。

2.3 內容嚴謹性需要加強

由于大多數事業單位在干部人事檔案管理過程中，受單位編制和機構制度等限制，很多干部人事檔案管理人員是兼職的，在數字化建設方面難以投入足夠的精力和時間，單位也沒有足夠的經費支持數字化工作必需的計算機設備和人事檔案管理信息系統，人事檔案數字化服務外包就成為很多事業單位來滿足實際需要的最佳選擇。現實中存在這樣的一種現象：人事檔案的內容具有很強的時代性，不同時代的人事檔案跟當時的人事制度息息相關，比如事業單位聘用制是事業單位發展到一定階段制度改革的產物，員工與單位簽訂的聘用合同并非人人都從進單位就有，然而在人事檔案整理查缺過程中，有些外包公司的工作人員機械地按清單來進行查缺，要求每位員工的檔案里都從初進單位就有聘用合同，沒有的聘用合同人員需要加入單位的相關證明。這樣的做法并不妥當的，也是不符合實際的，也有損干部人事檔案的真實性、嚴謹性。

2.4 檔案利用率亟待提升

在干部人事檔案數字化工作開展之前，很多事業單位的干部人事檔案管理工作處于管理理念不夠先進，管理模式也相對落后的消極狀態，通常干部人事檔案管理只會收集單位組織中員工的信息，進行保存和管理，在員工交流調動、職務變動或辭職退休時偶爾查詢核對之外，對于怎么善用人干部事檔案來做好干部教育培養、選拔任用以及管理監督與評價鑒定工作開展得很少，造成干部人事檔案管理的工作內容不夠全面。干部人事檔案并沒有得到充分合理地利用，也大大降低了干部人事檔案的利用效率。

3 加強干部人事檔案數字化工作的策略

3.1 積極轉變思維，多層面重視干部人事檔案管理工作

干部人事檔案數字化進程已勢在必行，在我國的機關事業單位當中，必須形成重視人事檔案管理工作的新局面。首先，組織人事部門要按照《干部人事檔案工作條例》規定負責本地區干部人事檔案數字化工作細則，建立健全相關的規章制度和工作機制，組織宣傳、指導和監督檢查干部人事檔案數字化工作。其次，事業單位要自上而下重視人事檔案管理工作，領導者必須要對目前的形勢有足夠的了解，明白目前人事檔案管理工作面臨的一些新要求和新挑戰，能盡量轉變自身較為落后的管理理念，配備做好此項工作應有的人力、物力。干部人事檔案管理具體工作人員要充分認識到自己工作的重要性，參加必要的培訓，積極學習專業化知識、信息化方面的一些新技能，以適應工作上的新要求。事業單位的員工也要知曉干部人事檔案的重要性，對于年度考核、聘期考核、職稱評定等的檔案原始材料要認真填寫，及時遞交，配合好單位對人事檔案的收集保管工作。

3.2 深入分析研究，專業化完善紙質人事檔案

真實完整的紙質人事檔案是事業單位干部人事檔案數字化的基礎。首次開展人事檔案數字化，要對本單位所有人歷年形成的紙質人事檔案材料進行一次查漏補缺，這是一個很大的工程。尤其是要確保補缺材料的科學性，要符合人事制度的歷史沿革，從目前的實踐來看，沒有組織人事部門的專業指導，光憑事業單位自己工作人員或者第三方外包單位都不可能圓滿完成任務。建議還沒開展這項工作的地區在干部人事檔案數字化工作開展前期，由省級或地級市的組織人事部門牽頭組織相關人士及專家展開研究，并充分探討本地區事業單位人事制度的關鍵問題，比如：從哪一年開始有事業單位聘用制度，人事檔案里才有個人的聘用合同；什么時間段事業單位新入職人員使用《事業單位新參加工作人員登記表》，什么時間開始事業單位新入職人員使用《事業單位新增人員審核表》；什么時候才開始使用《事業單位工作人員年度考核登記表》，在此之前只有《專業技術人員年度考核表》，而管理崗人員并不需要填寫考核表等等。只有理清了關鍵性的問題，有了組織人事部門的科學指導，按歷史發展實際分階段列出入檔材料清單，事業單位或第三方外包公司才能準確地有針對性地實施操作，完善紙質人事檔案，打好干部人事檔案數字化工作的基礎。

3.3 厘清責任制度，全方位保障人事檔案信息安全

由于干部人事檔案數字化工作需要大量的人員投入和高性能的相關設備，很多事業單位選擇了將業務外包給專業的第三方公司來完成。這樣人事檔案數字化的工作進度和技術性有了一定保障，但人事檔案信息安全性問題會備受考驗。在數字化業務外包時，選擇安全可靠的外包公司，由專業性強、能力素質較高的外包人員來完成數字化的具體操作，建立相應的人事檔案管理機制，簽署相應的保密協議，在外包服務過程中安裝一些必備的監控設備，盡可能要求外包人員在開展人事檔案數字化過程中有效地保護檔案安全。在檔案信息采集和數字化加工完成后，為了保證數字化檔案的質量，還需要與紙質檔案進行逐一對照，并且對數據信息錄入的準確率、圖片內容的一致性、圖像資料掃描的清晰度、檔案數據的完整性等內容進行仔細校對審核和驗收，對校核中發現的問題及時整理，建立臺賬并馬上進行整改，以確保數字化檔案的真實性和準確性。加工網絡要與其他網絡進行隔離，禁止使用無線網卡、無線鍵盤、無線鼠標等設備。安裝視頻監控設備，專人負責實時監督，并留存6個月可追溯監控數據。加工使用的移動存儲介質要由專人保管，嚴禁與其他存儲介質交叉使用[3]。

3.4 善用創新成果，無障礙提升人事檔案利用效率

干部人事檔案數字化是創新干部人事檔案管理方式的手段，目的是要提高人事檔案的管理利用效率，更好地服務于事業單位的健康發展。當現存人事檔案一次性較大規模地整理及信息化完成后，如何利用好數字化成果，更好地為發現人才、管理人才和使用人才服務，就成了事業單位的當務之急。首先要制定有別于傳統紙質檔案的查詢制度，嚴格控制數字化檔案查詢人員的范圍與權限，規定好安全可行的傳輸通道，確保人事檔案的信息安全。其次，要配備與數字化檔案匹配的存儲設備和傳輸設備，為充分發揮人事檔案信息化的先進性和便利性提供技術與硬件支撐。

3.5 反思日常工作，全過程保證人事檔案材料規范

干部人事檔案數字化其實是一項長期的日常化的工作，前期突擊性的基礎工作完成之后，要反思我們的日常人事工作，注重細節、確保規范，在過程中保證日常形成的人事檔案材料規范、完整相當重要。人事檔案反映著記錄干部的多方面情況，那些涉及人員交流調動、職稱晉升、職務變動、獎勵懲罰等各個重要環節中日常填寫的表格、撰寫的文稿有部分最終形成了原始的檔案，因此歸檔前的紙質材料在填寫時就要符合要求，該簽字簽字，該蓋章蓋章，不能漏寫日期時間、審核意見等重要因素和內容。要杜絕前期基礎性工作中發現的不嚴謹現象，要在日常工作開展中保證人事檔案材料規范，確保人事檔案數字化工作質量。

4 未來展望

隨著信息技術的高速發展和智慧政務建設的推行，各級政府的政務服務也越來越智能化，干部人事檔案管理要求也越來越高。浙江省作為數字化改革的先行省份，政府政務服務也逐步向數字化發展，而政務服務網中人事工資系統和職稱評審平臺目前是事業單位人事工作最常用的平臺之一，干部的招錄、交流調動、離職、退休、職稱評審等各項業務均與干部人事檔案息息相關。在“數字浙江”建設的新階段，干部人事檔案數字化是政府數字化轉型拓展升級的一個縮影，需要以單位需求為突破口，努力實現“跨部門、跨區域、跨層級”的大協同，做好人事檔案數字化變革。

一方面，優化人事檔案數字化平臺建設，整合人事工資系統和專業技術職務任職資格申報與評審管理服務平臺等平臺內容，減少管理人員的平臺登錄入口，提升人事檔案管理的效率。

另一方面，加強人事檔案管理跨部門合作，在利用加密手段確保信息安全的前提下，加大與學信網等平臺合作力度，當干部職工崗位變動、職務晉升、職稱評審等需要提取相關個人檔案信息時，可以直接從學信網等平臺提取學歷、學位等信息，既可以避免工作人員的人為失誤，還會使事業單位人事工作效率得到極大提高。

最后，利用各類文字識別技術手段，在干部人事檔案數字化過程中，進行文字檢測及文字識別，可以對紙質檔案中有污點、清晰度不夠、文字粘連等情況進行矯正，甚至糾正拼寫錯誤，使干部人事檔案后續處理更加正確，且圖片資料能夠被轉化為詞條式等文字資料，管理人員被授權后，對資料進行提取利用時更加方便快捷。