稅務檔案管理數字化的現實障礙與應對策略

何靜/浙江經濟職業技術學院

1 問題提出

習近平總書記在黨的二十大報告中強調要加快建設“數字中國”，加快發展“數字經濟”，全面開啟中國式現代化國家新征程。稅務檔案數字化建設勢在必行，這既是實現稅收征管能力現代化的基礎性工作，也是扎實推動稅務管理體制改革創新的基礎性工作。目前，受制于稅務檔案管理的特殊性、數字技術應用的局限性以及稅務檔案資源利用的狹隘性等因素影響，稅務檔案管理數字化仍然存在諸多現實障礙。

文獻研究發現，我國稅務檔案管理現代化經歷了“電子化——信息化——數字化”三個發展階段，稅務檔案管理理論與實踐也主要從這三個方面進行了研究和探索。學者們認為，傳統的檔案模式已經完全不能適應現在的征管模式和信息化建設，稅務檔案管理的電子化勢在必行，同時還必須對稅務檔案進行集約化管理。而針對雙套制稅務檔案管理模式以及電子稅務檔案管理存在的問題，則提出了提高稅務資料的電子化率，拓寬稅務檔案管理無紙化空間，加強對稅務電子文件的全程管理，實現“電子原件”

等具體措施。對于稅務數字檔案室建設面臨的問題，通過文獻梳理發現，主要表現在建設理念、電子檔案數據管理及系統建設、新模式和新技術研發應用、稅務數字檔案安全防范措施、數字檔案室功能利用等方面。目前研究還發現，稅務數字檔案也存在“滯后歸檔”缺陷、稅收動態面臨稅務檔案監管風險、稅務數字化檔案存在信息公開爭議、財稅部門與檔案部門的聯動性有待提升等現實問題。

2 研究方法與數據采集

近年來，浙江在全國率先推出“最多跑一次”改革，加快了數字公共服務平臺和數字經濟治理體系構建，稅務檔案管理數字化作為實現數字公共服務和數字經濟治理的重要抓手之一，其現狀如何值得關注。因此，這里通過對浙江地區稅務檔案管理數字化的現狀進行問卷調查來獲得研究的第一手數據資料。問卷調查基本涵蓋浙江省11個地市的稅務機關，涉及縣（區）以上稅務機關43個。以問卷星在線填寫問卷和線下填寫紙質調查問卷的形式為主，同時輔以電話訪談。共發放問卷300份，其中回收有效問卷267份，有效回收率為89%。通過問卷調查了解浙江地區稅務檔案管理數字化的基本現狀，也為探索我國稅務檔案管理數字化的現實障礙提供了基本依據。

3 稅務檔案管理數字化現狀分析

調查問卷統計表明，通過地市級及以上規范化數字檔案館、室測評驗收的稅務機關單位為32.3%，仍有61.3%沒有通過相關測評驗收；有64.52%的單位配備了實現檔案管理基本功能的管理系統，檔案管理系統全覆蓋明顯不足；83.87%的單位已完成檔案數字化量約占館藏“長期、永久保管檔案”總量的比例只有20%以下，只有3.2%的單位已完成檔案數字化量約占館藏“長期、永久保管檔案”總量的比例50%以上。總體來看，稅務檔案管理數字化任重道遠。其他基本情況統計如下。

3.1 資金投入與人員配備

2018年以來，各稅務機關投入數字檔案館或開展檔案信息化建設的經費總量，200萬元以上的單位占比為10.97%；100-200萬元之間的單位占比為6.46%；50-100萬元之間的單位占比為8.38%；20-50萬元之間的單位占比為22.58%；20萬元以內的單位占比為51.61%。

目前，專職與兼職檔案工作人員中，擁有檔案管理相關專業背景人數占比為20%以下的單位有80.65%，占比50%以上的單位是12.9%；擁有計算機、人工智能、大數據相關專業背景人數占比20%以下的單位有83.89%，占比50%以上的單位只有3.21%。

3.2 管理制度與平臺建設

70.97%的單位有數字檔案收集、歸檔制度；54.06%的單位有數字檔案生成、運轉、處理制度；57.27%的單位有數字檔案存貯、備份制度；51.61%的單位有數字檔案內部查閱制度；35.48%的單位有數字檔案對外公開制度；38.71%的單位有涉密檔案數據管理制度；25.81%的單位有檔案信息利用審批制度；16.13%的單位有開放檔案信息上檔案網站審批制度。

有61.29%的單位實現了檔案管理系統與辦公平臺對接；有35.48%的單位實現了與辦稅平臺的對接；有22.95%的單位實現了與查詢平臺的對接；有12.35%的單位與采購平臺實現了對接；還有9.73%單位與其官網、官微實現了對接；只有3.12%的單位與征信平臺實現了對接。

3.3 檔案利用與檔案開發

稅務機關各單位向所屬部門開放共享數字檔案資源時，開放共享檔案目錄、檔案全文、照片檔案、錄音錄像檔案以及其他的占比分別是54.84%、25.81%、22.78%、16.13%、41.94%。向納稅人開放共享數字檔案資源時，開放共享檔案目錄、檔案全文、照片檔案、錄音錄像檔案以及其他的占比分別是35.36%、11.39%、12.96%、4.27%、64.52%。

此外，稅務數字檔案二次開發利用的現狀不容樂觀。暫時還未開展二次開發的單位占比為80.65%；開發應用的場景主要包括提供圖紙、圖片，占9.88%；開發辦稅虛擬實景的占比為5.85%，提供納稅人信息占比是6.02%；其他應用場景占比為3.23%。

3.4 檔案保管與檔案安全

數字檔案實現異地備份的單位只占10.13%；向屬地檔案局登記備份單位是34.42%；向上級稅務部門登記備份的單位有19.36%；實現單位內雙套備份的也只占47.59%。檔案庫房實現恒溫恒濕智能化控制的單位占54.84%；檔案密集架實現智能化控制的單位有37.28%；安裝了監控和報警設備的單位是64.52%。

此外，分別有46.39%、54.84%、49.53%、45.16%、38.71%、39.21%、32.26%的被調查者認為，本單位硬件防火墻或網閘有效運行，軟件防火墻及殺毒軟件有效運行并及時升級更新，數據庫、網絡、信息發布等管理制度健全并有效執行，檔案鑒定制度健全可行，數字化等外包單位保密協議規范，外包單位及其設備、人員管理有效，數字化現場管理到位。

4 稅務檔案管理數字化的現實障礙分析

4.1 資金投入和人員配備不合理

稅務檔案管理數字化需要人力和物力作為基礎支撐。購買數字化硬件需要資金支持，開發和使用數字化軟件、硬件需要配備專業人員。傳統稅務檔案管理以紙質檔案收集、整理、歸檔和保管為主要內容，操作性強，技術要求低，資金投入和人員配備問題不明顯，而稅務檔案管理數字化如果沒有相應資金投入和高素質專業人員參與是無法實現的。因此，稅務檔案管理數字化不僅使資金投入和人員配備不合理問題進一步顯現和加劇，也成為當前必須首先要解決的現實障礙。

4.2 管理制度和平臺建設參差不齊

制度建設是保證稅務檔案管理數字化正常運行的基礎性工作，平臺建設更是確保稅務檔案管理數字化具有可運行物質載體的根本，二者建設相輔相成、缺一不可。傳統的稅務檔案管理制度建設依然參差不齊，既不能適應稅務工作機制和稅務管理體制創新發展的需要，更不能適應數字化變革的大環境。相對于稅務檔案數字化管理制度，平臺建設更是從無到有、方興未艾；平臺建設不僅僅是技術問題，也是管理問題，需要綜合使用技術手段和管理方法才能完成。

4.3 資源存儲不足與利用不足并存

數字檔案資源存儲不足，數字檔案資源利用與開發也不足，即“捉襟見肘”的數字檔案資源與利用新型檔案資源不足似乎相匹配，但將嚴重阻礙相關單位稅務檔案管理數字化的積極性，進而影響稅務管理整體的數字化。當然，稅務檔案數字化利用不足也可能受納稅人實際需求不足的影響，但這不能成為阻擋數字檔案建設、豐富數字檔案資源館藏的理由，稅務管理部門有義務引導社會公眾和納稅人提高檔案管理數字化的認知水平和利用水平，也就是說，解決稅務檔案管理數字化過程中資源存儲不足與利用不足并存的問題，是當前稅務檔案管理的重要任務。

4.4 共享便捷性與安全保密性對立

提高工作效率和服務水平，是稅務檔案管理數字化的根本要求和最終目的。檔案數字化的便捷性已成為社會基本共識，既減少了線下公共資源的配置，也緩解了納稅人和其他社會大眾辦理相關業務可能存在的擁堵現象，節約了社會公共成本和社會私人成本。另外，稅務檔案管理數字化勢必沖擊稅務檔案管理的安全保密性，數字資源對于使用人來說便于共享，也便于攜帶，但對所有人來說就增加了保管、保密的難度，其安全性的威脅大大提高，如何解決稅務檔案管理數字化共享便捷性與安全保密性對立，是新時代稅務檔案管理數字化面臨的新課題。

5 主要應對策略

5.1 加快稅務檔案管理數字化人才培養是前提

傳統的單一知識型、技術型和操作型的人才，已經不能勝任稅務檔案管理數字化工作復雜性的要求，稅務檔案管理數字化亟待解決專業人才配置問題。既可以通過脫產培訓、在崗學習、跟班實習、外部引進以及政策范圍內委托高等院校訂單式培養，解決稅務檔案管理數字化人才培養難題；也可以通過人事代理、勞務派遣和稅務檔案管理數字化任務外包，緩解稅務檔案管理數字化人才培養的暫時性不足。

5.2 重視稅務檔案管理數字軟硬件建設是基礎

“工欲善其事，必先利其器”，要加大資金投入，加快檔案管理數字軟硬件設施設備的更新換代，優化和開發新設施新設備、新軟件，拓寬數字檔案容量空間，真正把重視稅務檔案管理數字軟硬件建設落到實處。要避免稅務檔案管理數字軟硬件基礎設施建設只停留在省市級稅務機關，要積極幫助縣（區）及以下稅務管理主體加快檔案管理數字軟硬件基礎設施建設，創建自上而下全程貫通的稅務檔案管理數字軟硬件建設新體系。

5.3 構建稅務檔案管理數字化工作機制是關鍵

稅務檔案管理數字化應該納入到稅務管理和稅務工作體系數字化流程中。要創新稅務檔案管理工作機制，改變線下單一工作形式，鏈接線上工作平臺與線下工作窗口；要打破工作時空界限，凝聚線上和線下綜合優勢，全方位推送工作內容，有效化解線下業務辦理的人際沖突，用新機制破解工作新難題；要把新發展階段、新發展理念、新發展格局融入新工作思維，構建稅務檔案管理數字化工作新機制，不斷開創稅務檔案管理數字化工作新局面。

5.4 健全稅務檔案管理數字化制度體系是保障

“沒有規矩，不成方圓”。既要有數字檔案生成、運轉、處理制度，也要有數字檔案收集、歸檔、存貯、備份等制度；既要有檔案管理的一般制度，也要有數字檔案管理的特殊制度。在完善已有檔案管理制度的基礎上，要不斷補充適應數字檔案管理現實需要的制度內容；要創建解決數字檔案共享便捷性與安全保密性對立的管理制度，努力實現稅務檔案管理數字化水平與稅務檔案管理數字化服務水平協同提高。