采購與資產管理工作一體化初探

朱敬嵩　楊玉京　趙云

近年來，國家加大了對高校的資金投入，形成了規模龐大、品類復雜的國有資產，資產管理工作的難度明顯增大。長期以來，大多數高校項目預算、采購與資產管理采用的是獨立的系統，不符合國有資產“全生命周期”管理要求，存在項目管理不科學、采購需求調查與項目論證不規范，國有資產管理責任意識淡化、條塊分割、監管不力等問題。為強化“全生命周期”管理理念，必須打通采購與資產管理的“信息孤島”，河南醫學高等專科學校上線采購與資產管理一體化信息系統，是對上述問題的深入調研與有效嘗試。

一、國有資產管理及采購相關問題

（一）項目管理的科學性

學校采購項目的立項與學校總體發展規劃和常態化運行密切相關。因此，學校各單位（部門）擬定的采購項目既要符合學校的總體規劃和年度計劃，又要突出部門特色，包括保持中長期發展的支撐項目、落實上級文件要求的業務項目、日常運行的常規性項目等。目前主要存在以下問題：

一是對學校發展規劃和上級有關政策學習不透、了解不深，提出的項目與參數較隨意，既無新意，又無前瞻性。二是對本單位（部門）業務和上級政策要求缺乏全面把握，提出的項目不能很好地與政策要求相契合。三是倉促立項，不重視項目立項工作，沒有很好總結本單位（部門）日常工作流程和一貫做法，眉毛胡子一把抓。

（二）采購需求調查的規范性

一是項目分類不嚴謹、不規范，采購主體責任意識不強。項目管理與新增資產配置、需求調查等環節結合不緊密，執行《政府采購需求管理辦法》相關要求不力；部分項目論證走過場，存在拿著表格找有關人員草率簽字，用簽字的表格代替論證的現象。二是項目需求調查不深入。一些單位（部門）在項目立項時一味追求項目的多少，盲目購置功能重復或者與工作匹配性不夠強的資產，導致出現資源配置不合理、資產使用率偏低的情況；過度依賴供應商提供項目建設的思路及技術參數，未能從學校發展的層面提供具有前瞻性的產品，甚至提供即將停產的產品，導致產品參數排他性和引發質疑投訴的情況時有發生；個別單位（部門）為避嫌，沒有與供應商充分接觸，獲取的信息量少，影響采購需求的準確性。

（三）國有資產管理的主體責任意識

國有資產管理責任意識淡薄，重視程度不高，是高校資產管理的通病，對國有資產管理的重要性認識不夠深刻，不能有效落實“誰使用誰管理、誰簽字誰負責”的資產管理原則。例如：人員調崗、離職、退休等變動不能及時辦理交接手續，造成資產賬實不符；對于專業性較強的設備缺乏相關專業專家或第三方驗收，只對規格、型號、外觀等方面進行驗收，缺乏前瞻性，存在接收臨近停產的產品，造成驗收和使用方面的困難的情況，矛盾多發。

（四）資產與采購管理條塊分割

目前各高校的資產與采購信息化項目紛繁復雜，但都不能很好落實“全生命周期”管理理念，缺乏對“一體化設計，結構化流程，整體化資源”的建設實踐，存在“為信息化而信息化”的現象，且多數資產管理系統的功能只局限于資產使用環節，未能與項目立項、采購、驗收、合同管理等環節系統整合，“信息孤島”問題突出，不符合“一體化管理”的現實需要。

（五）管理制度執行力

近年來，在財政部門及上級主管部門的要求下，各學校采購及資產管理相關制度已逐步建立、完善，但在實際工作中制度普遍存在落實不到位與推諉扯皮現象。同時，資產管理各個環節缺乏有效的監管與督導，項目執行出現卡頓，給其他工作造成很大影響，資產管理部門也因此承受了不少非議。

二、解決問題的思路和辦法

針對上述問題，我們一方面要加強對資產管理法規的宣傳與學習，基本事項依法規管理，同時有針對性地制定和完善有關規章制度，明確主體責任；另一方面要上線采購與資產管理系統，主要圍繞資產管理和招標采購涉及的流程和環節，進一步壓實責任、落實到人。

（一）認真貫徹落實相關法規政策

一是要深入學習掌握相關文件精神，特別是中層以上領導干部和參與項目執行的相關人員，必須清楚為什么這樣做，不按文件規定做會有什么后果，要承擔什么樣的責任，強化政策性引領，激發學習自覺性。

二是要按照“誰使用誰管理、誰簽字誰負責”的原則，修訂完善符合單位實際的實施細則、規定，指導怎么做、由誰做、完成時限等。我們先后修訂了《內部控制制度》《招標采購管理辦法》《國有資產管理暫行辦法》等校內制度，強化了項目立項的嚴謹性、可行性，提高了資產管理的規范性和實效性。

三是要扭住“立項”和“驗收”這兩個重點環節不放松。一方面，充分發揮招標采購工作領導小組和國有資產管理委員會職能，根據學校總體規劃及各項建設的需要，對學校政府采購及國有資產管理中的重要事項進行協調、審議和決策；另一方面，通過制定《驗收管理辦法》和上線采購與資產管理系統，不僅規范了驗收流程和實行分類驗收，還綜合運用信息化手段，提高驗收效率，事后隨機監督，增強大家依法依規辦事的自覺性。

（二）上線采購與資產管理系統

采購與資產管理系統將資產配置、采購需求管理、政府采購意向公開、詢價價格庫檢索、采購項目實施管理、采購過程動態監督、合同管理、驗收管理、資產入賬及日常管理、支付管理、資產處置管理、專家庫管理、供應商庫及代理機構庫、移動辦公等流程融為一體。主要功能如下：

一是將擬入庫項目新增資產配置審核環節納入系統管理，系統事前植入資產配置標準和存量資產數據，由系統自動比對、判定新增資產配置是否超標、重復配置。若超標、重復配置，系統會自動提醒禁止配置。

二是系統內增設采購需求管理模塊。按照《政府采購需求管理辦法》規定，將一般性審查、重點審查等模版嵌入系統，相關資料實現在線留痕。

三是在系統基本資產管理功能的基礎上，建立一級、二級兩級“虛擬庫”，一級由資產管理處負責管理，二級由項目管理部門負責管理。將庫存待分配資產、待報廢資產、閑置資產，以及因人員離職、退休、部門變更等原因需退庫重新分配的資產分類集中于“虛擬庫”，為資產調劑及再分配提供精準數據和便捷辦理途徑；在資產驗收環節，利用系統的優勢將相關視頻、圖片資料上傳，實現“線上驗收”“分級驗收”等，可以長時間留存相關驗收信息，方便事后監督監管，有力避免不規范驗收情況的發生。

四是按照上級“預算一體化”的要求，我們在系統內將資產配置計劃、需求調查、項目立項、項目執行、驗收、合同管理、資產入賬、資產處置等環節按照時間線串成一個連貫的整體，各個環節的數據能夠互通共享，有效地解決了“信息孤島”問題。

五是針對制度執行及監管問題，我們通過“一體化系統”，在采購全過程的每一個環節合理設定時限要求與預警提醒功能，設置超過時限系統移動端自動提醒并通知相關部門負責人、分管校領導及紀委的三級預警，有效督促項目實施。同時，在系統內通過授權，可以實時查看、監控項目執行進度，及時發現項目執行卡點，便于有效處理問題，提升辦事效率。

隨著高校資產體量日益增大和大數據迅猛發展，國有資產“全生命周期”管理工作迎來了新的機遇與挑戰。我們應當順應時代要求，更新思維方式，改進工作方法，加強系統、數據的運用，讓數據“跑起來”“串起來”“火起來”，進一步提高國有資產管理工作效率和質量。