旅游系統檔案管理信息化建設研究

李振

德州市陵城區旅游產業發展中心 山東 德州 253500

引言

旅游系統檔案管理中，檔案管控系統較為復雜，日常管理中涉及導游管理、人事檔案、財務檔案等內容，屬旅游企業的重要管理任務。檔案管理的發展方向已呈現信息化建設趨勢，要合理借助技術優勢，適當改變旅游項目檔案管控模式，深入發展新型檔案管理系統，改善檔案管理工作的整體價值，使其合理地應用到旅游項目中。

1 旅游系統檔案管理信息化建設的必要性

一方面，站在旅游系統發展角度可知，在經濟社會高速發展的當下，管理部門對旅游產業的扶持力度正持續性加強，為該項產業的發展帶來更大空間，屬第三產業中的重點開展內容。旅游系統檔案多包括旅游、導游、教育培訓、文書、財務與人事等內容，既能集中反映當前旅游產業的整體發展狀態，還能對該類產業的此后發展提供專業指導，增強旅游產業管理的針對性、全面性。相關部門在進行旅游系統檔案管理時，應找出合適的開展方式，信息化技術管理屬當前最為先進的管理形式，信息化的旅游檔案管理符合當前旅游產業檔案管理的發展趨勢，促進區域旅游產業的發展。另一方面，傳統旅游系統的檔案管理還帶有些許不足，無論是落后的管理方式還是管理理念，都對旅游產業發展形成了較大限制。若想在較短時間快速發展旅游產業，進行檔案管理時不同單位、不同部門要主動分享內部信息數據，而保障該類信息數據的應用技術即為信息化技術。傳統旅游檔案管理中，未能對檔案資源進行合理利用，旅游產業的內部要素也較難統一成一個整體，無形中降低了檔案管理的整體效率，使旅游產業檔案信息的變化幅度較大，在該項管理形式的影響下，較難保證檔案管理的整體水平，而使用信息化的檔案管理可有效完善上述問題。

2 旅游系統檔案管理信息化建設現狀

2.1 信息管理制度不完善

旅游系統檔案管理在開展信息化建設期間，應對不同類型的檔案信息進行逐步完善。當前部分旅游企業在進行內部檔案控制時，未能搭建出完整的信息管理制度，使部分檔案信息數據缺乏完整性，降低了該類檔案的應用效果。相關部門應利用合適的檔案信息逐步完善旅游產業，借助該類信息數據為此后的旅游發展提供恰當幫助，而當前的信息管理制度由于應用方式不佳，部分檔案信息的錄入仍采用人工方式，不僅降低了檔案信息管理的專業性，還極易使信息數據出現遺漏或丟失，嚴重影響檔案管理工作的專業性。部分檔案信息管理設備的內部軟硬件出現老化現象，在未得到專業檢修的情形下，該管理制度中的檔案信息已難以為旅游產業提供數據支持，削弱了檔案管理在旅游系統中的位置。

2.2 管理建設動力不足

受信息化檔案管理水平影響，當前部分旅游企業的檔案管理建設存在動力不足現象，部分管理人員未能為檔案信息數據控制工作制定出合適的管理計劃。部分檔案管理者在實際工作中仍將工作經驗看成重要管理手段，對檔案管理信息化技術的應用狀態存在些許疑問，未能科學利用各項檔案管理資料，導致部分檔案信息難以代表旅游系統的發展狀態。部分旅游企業在日常工作中也未能設置專門的檔案信息化管理培訓，使檔案管控人員的信息技術手段仍處在初級階段，對檔案信息建設的動力也存有不足[1]。由于當前的部分檔案管理缺少創造性，較難吸引優秀的檔案管控人才，在缺乏專業人才的情況下，旅游檔案管理的信息化建設將遭遇較大問題。

2.3 技術手段較為單一

在提升檔案管控信息化狀態的過程中，企業管理層應明確檔案管理工作的基礎責任，恰當打造出合適的檔案管理系統。部分管理人員未能采用合適的檔案管理技術，導致其開展的檔案管理數據的真實性較為模糊，極大影響信息化建設狀態。企業管理者未能在日常工作中宣傳檔案管理在旅游產業發展中的必要性，使人們降低了對檔案管控信息的期待，對部分檔案管理的有效形式較為忽視，極大影響該類管理工作的開展效果。由于旅游產業帶有極強的服務性質，該類企業內部的檔案管理工作也要設計出更多服務性內容，信息化的檔案管理建設可有效達成該目標，而目前無論是企業內部的檔案管控者還是廣大人民群眾，都對信息化檔案管控的服務性質存有疑問，無形中削弱了檔案管理的整體質量。

2.4 缺乏專業檔案信息管理認識

進行信息化的檔案管理實踐時，檔案管控者應意識到新型檔案管理的意義，明確檔案控制與旅游產業的發展關系，在擁有該項認知的基礎上提升檔案控制的信息化建設效果。當前部分企業的檔案管控人員在進行檔案信息控制時，未能意識到該項管理工作的重要性，削弱了信息技術與檔案管理工作的結合力度。由于缺乏對信息化檔案管控工作的基礎認知，部分企業管理者對檔案管理工作的投入度有所降低，部分檔案管理的信息化建設設備存在嚴重不足，當信息化檔案管理平臺產生問題時，沒能在第一時間對相關設備進行恰當檢修，使檔案管理信息數據的真實性降低，難以保障旅游企業的檔案管理質量。

3 優化旅游系統檔案管理信息化建設的有效措施

3.1 完善信息管控系統

開展旅游系統的檔案管理期間，若想增強信息化建設力度，要恰當完善檔案信息管控系統，對信息管理內容進行精準優化。站在旅游系統產業發展的角度上，要將檔案信息數據與檔案內容實行逐一結合，借用合適的歸納總結，將旅游行業的各項信息傳輸到檔案系統內，再借助文本形式來儲存在計算機平臺中，增強此后調閱、組合、分類與檢索工作的便利性。完善信息管控系統的過程中，相關人員還要利用信息化技術合理完善檔案信息庫，將旅游產業的檔案信息進行整合分類，根據合適的軟硬盤設置，將不同類型的檔案信息投放到對應區域中，不僅能增強檔案信息的完整度，還能使此后的信息化檔案管理工作變得更為便捷。開展日常檔案信息管理工作時，還要對當地旅游產業進行實踐研究，將旅游系統內的各項信息內容投放到信息管理平臺中，再根據其可能產生的更多問題，制定出合適的解決措施，將信息技術手段的內在優勢展現出來，有效改善檔案管理工作的整體狀態。利用適宜的信息檔案管控機制，相關人員可合理運用技術處理與數據分析來研究檔案信息管理中的具體變化，不斷豐富檔案管控內容與形式，使旅游企業的市場競爭力得到穩步提升[2]。借助專業檔案管理機制可為旅游中的更多游客提供更多針對性服務，通過合適的數據分析掌握區域大眾對旅游行業的實際需求，再根據當前旅游產業的檔案信息發展現狀，縮減旅行危險性，促進旅游產業的持續性發展。

3.2 調動管理工作的積極性

若想增強旅游系統檔案管理的專業性，要不斷加強管控人員的信息化水平，及時調整相關人員的管理動力，使其在高水平檔案管理中適時應用信息技術手段。一般來講，旅游企業在開展日常的檔案管理工作時，需為檔案管控者設置專門的教育技能培訓，借用信息技術使用手段的增加來切實改善管理人員的工作動力。企業管理層需嚴格搭設檔案信息管理機制，在業務技能培訓中為檔案工作者帶來更多創新型技術，不僅要增加受訓人員的工作經驗，還要快速提升該類人群的信息技術水平。日常工作與培訓中，檔案管控者應養成較佳的管理習慣，利用合適的信息技術手段完成檔案資料的統計、查找、收集，明確各項檔案信息的源頭，將檔案管理質量與信息技術的運用水準相結合。由于旅游系統的檔案資料信息較為復雜，檔案管理者應利用教育培訓與日常學習不斷改善自身素質，確認檔案管理工作的趣味性，可將該工作狀態運用到此后檔案信息資料的整合中，有效改善檔案信息管理工作的內在動力[3]。企業管理層還要明確區域旅游產業的發展內容，日常工作中采用合適的激勵措施來調動檔案管控人才的工作動力，使其同時擁有檔案管理與信息化技術多種能力，適應新形勢下的檔案信息化管理，使旅游行業檔案管理的人才隊伍建設更加整體化、知識化、年輕化。

3.3 強化信息宣傳力度

開展檔案管理信息化建設期間，旅游企業管理層還要合理搭建管理責任系統。通常來講，不同區域的旅游系統與其對應的旅游產業緊密相關，若想開展信息化的檔案管控建設，就要將不同旅游項目的對應要求投入到專業檔案管控工作中。在強化檔案管理人員工作狀態的過程中，要對信息化建設的形式進行大力宣傳，讓更多管理人員明確信息化檔案管理內容，提升該類檔案信息控制的專業程度。科學整合旅游系統的檔案管理信息，可增進管理層對區域旅游產業的認知，利用整合完成的檔案信息，可將其當成區域旅游宣傳的重點內容，改變更多游客的思維觀念，增加其出現在旅游景點的頻率與次數，為旅游系統的綜合發展提供了合適的條件。企業管理層在日常工作中還可利用業務技能培訓來進行專業檔案管理的宣傳，講述者可引用實際案例來引導檔案管理人員的思維方式，使其科學融合信息技術手段與檔案管理工作，增加與檔案管控相關的服務性內容，為旅游系統樹立較佳形象，使檔案管理的信息化建設更具可操作性。此外，良好的信息化檔案管理工作，相關部門應適時分配工作責任，利用對工作內容、工作責任、服務意識的合理劃分，使檔案管理的信息化、專業化水準得到切實增強，再通過合適的宣傳手段，養成較佳的檔案管理習慣，精準使用不同類型的檔案管理設備。檔案管理者要在日常工作中將專業的檔案控制內容投放到相應設備中，對設備軟硬件進行定期檢修，利用較佳的宣傳教育來改變旅游企業的檔案管理狀態。

3.4 加深檔案信息管理認知

強化信息化檔案管理實踐期間，檔案管控人員需利用制度來意識到開展該項工作的重要性，在日常工作中逐步加深對檔案信息管理工作的基礎認識，改變此前的檔案管理習慣。日常工作管理中，相關人員要明確信息化技術的內在優勢，利用對各項先進設備技術的合理運用，有效改善旅游檔案管理的整體水平，最大化運用該項檔案資源。在把控旅游檔案信息化管理的順暢性時，要合理找尋檔案管理中遇到的實際問題，利用對該類問題的精準解決來恰當改善檔案管理狀態。旅游企業日常生活中需將檔案信息化管理工作放置到重要位置上，不斷增加資金投入，將更多資金投放到檔案信息化建設上，增強檔案管理工作的有效性，使該項控制性工作始終帶有信息化特征。鑒于檔案信息化管理建設的專業性較強，管理人員還需在檔案數據信息的整合時合理提供網絡辦公場景，將該項信息傳輸到對應平臺中，不斷完善旅游產業的檔案管理信息，并在系統內部增設加密系統，恰當保證檔案信息數據的完整性，防止產生檔案數據信息遺失現象[4]。旅游企業在規范旅游系統期間，應將信息化技術與旅游檔案管理工作適時結合，及時明確融合時的技術數據指標，對檔案信息數據進行定期更新與整理，既要保證當前檔案管理的信息化運用水平，還要借用合適的檔案信息來促進區域旅游產業，保障旅游企業的綜合效益。

4 結束語

綜上所述，信息化形式的旅游檔案管理可對旅游產業起到促進作用，檔案管控人員應在日常工作中全面熟悉信息化的檔案管理業務，明確新型檔案管理的基礎要求，再不斷提升個人素養，為更多游客帶來優質服務，滿足信息化檔案管理的內在需求。