“雙高計劃”院校機構知識庫建設研究

吳瀟海

(無錫商業職業技術學院 圖書館,江蘇 無錫 214153)

0 引言

機構知識庫是一種基于互聯網思維和全球開放存取理念,由高校或研究機構以機構內部科研活動所需資源為導向,本著共享開放和獲取的原則,依托互聯網通過數字化方式對本機構各類知識產出進行有目的地收集保存,規范地整理和管理以及有效利用和傳播的數字資源管理服務平臺。一直以來,機構知識庫被認為是高校學術資源的有形指標,具有長期保存和管理其學術產出,傳播學術知識,提高學術資源利用率,提升本機構及其學者學術聲譽的作用。我國機構知識庫的研究始于2004年,至今已有19年,對機構知識庫的理論與實踐研究均有較多成果。常唯[1]概述了機構知識庫的含義和特點,并探討了機構知識庫的構建。趙繼海[2]對我國機構知識庫的建設給予了充分肯定,認為其發展前景廣闊。聶華等[3]從組織實施、技術路線、系統開發等方面介紹了CALIS機構知識庫三期建設及推廣情況。張曉林[4]認為機構知識庫將發展成為知識服務平臺。隨著信息爆炸式地增長以及計算機技術,特別是大數據、云計算、區塊鏈等技術的快速發展,機構知識庫建設的普及度和認可度越來越高。調研發現,目前,我國高校機構知識庫的研究主要集中于本科院校,基于高職院校,特別是“雙高計劃”為代表的高職院校的研究較少。基于此,本文對“雙高計劃”院校的機構知識庫建設進行探討,以豐富這一領域的研究,為“雙高計劃”院校建設機構知識庫提供參考。

1 “雙高計劃”院校機構知識庫建設意義

1.1 國家發展戰略需要

2018年3月,國務院辦公廳頒布《科學數據管理辦法》,指出要進一步加強和規范科學數據管理,保障數據安全,提高我國科學數據的開放共享水平。2019年3月,教育部和財政部共同出臺《關于實施中國特色高水平高職學校和專業建設計劃的意見》(以下簡稱“雙高計劃”),并公布了高職學校和專業建設計劃建設單位名單。國家實施“雙高計劃”旨在為我國培養可擔當民族復興大任的高素質職業技術技能人才,形成具有中國特色的職業教育發展模式。2021年3月,教育部出臺《高等學校數字校園建設規范(試行)》,鼓勵高校機構知識庫與科研資源融合建設,以形成一種新型的學術交流與資源共享運行模式。2022年,國家提出要利用計算機、通信等現代技術不斷加強和提高信息的數字化管理能力和效率。“雙高計劃”院校作為我國高等教育的重要組成部分,有理由也有必要積極響應黨和國家有關政策,加強本單位機構知識庫的建設,為形成具有中國特色的高等職業教育發展模式提供知識保障。

1.2 高等職業教育發展的需要

高職院校在發展過程中不僅承擔著教學任務,還承擔著我國高等職業教育學術研究的任務,在此過程中創造了大量高質量的高等職業教育類學術與智力成果。通過機構知識庫建設,將對高職院校師生學習、工作過程中產生的各類學術產出和學術成果進行整合,使本單位無形的知識財富得到有效保存與管理。通過本單位學術產出和學術成果的集約呈現,有利于形成具有本單位高等職業教育特色的品牌數字資源,有利于本單位對高等職業教育的科研工作進行有效管理和評價,有利于提高本單位在高等職業教育領域的學術影響力和辦學知名度。

1.3 高職院校圖書館服務轉型的需要

我國高校機構知識庫一般由圖書館作為發起和運行部門,高職院校圖書館通過機構知識庫的建設能夠有效強化圖書館對全校數字知識資源的管理能力。機構知識庫將成為高職院校圖書館深化學校知識資產管理的切入點,通過對學校圖書著作、期刊論文、畢業論文、會議論文、報紙、專利、標準、科技成果、多媒體資源以及講義、試驗數據等灰色文獻資源的管理,積極拓寬圖書館開展數字化知識服務的渠道,加速促進高職院校圖書館的服務模式由傳統的文獻服務向高層次的知識服務轉型,提升圖書館未來對知識資產的管理水平和對學校教科研的綜合服務能力,為學校管理層決策提供數據支持服務。

2 “雙高計劃”院校機構知識庫建設要素

2.1 目標要素

為保證機構知識庫建設取得良好的預期效果,“雙高計劃”院校在機構知識庫建設立項之初應首先明確建設目標。“雙高計劃”院校機構知識庫建設應秉持勇于創新與追求一流的精神,打造好機構知識庫的“一體兩翼”,使機構知識庫真正成為機構的知識服務平臺。“一體”就是以保存、管理本單位知識產出為己任,“兩翼”就是科研管理翼和知識服務翼。通過“一體兩翼”建設模式將機構知識庫建成“雙高計劃”院校集數據收集、保存、管理、分析,教學科研和知識服務為一體的融合平臺,使機構知識庫具備一定的可持續發展性。

2.1.1 知識資產管理平臺

機構知識庫的基本功能就是實現對知識資產的數據倉儲和有效管理,在此過程中,制定有效可行的知識資產存繳政策,以便盡可能收全本單位教學科研實踐過程中產生的所有知識產出。以用戶需求為導向,注重知識管理的同時關注用戶使用體驗,提供個性化服務,跳出機構知識庫僅作為數據存儲和共享展示的束縛,提高機構知識庫對用戶的黏性。

2.1.2 科研管理評價平臺

近年來,機構知識庫已經逐步突破原有傳統的知識收集、存儲和傳播功能,更好地嵌入了科研管理功能。機構知識庫作為學校學術群體科研數據的集體管理平臺,建設中應以本單位用戶為中心,充分融合原有科研管理系統功能,考慮用戶對科研數據管理的多樣化需求,將科研生命周期,即文獻收集、論文撰寫與投稿、成果發表、后期數據管理、成果轉化等活動中產生的數據作為重要的收集對象,以保證科研數據的完整性、長期性,提高學術資源的利用率[5],提升“雙高計劃”院校高等職業教育的科研創新能力。機構知識庫作為支持科研管理服務的另一個重要功能是科研評價功能。科研管理部門通過機構知識庫可對整個機構、機構內部門/科研團隊、個人等的科研成果產出進行匯總、統計、學科分析、查收查引以及通過影響因子、被引轉載量等指標對科研成果實施評價。通過有效的科研評價機制,提升本單位科研水平和影響力。

2.1.3 知識服務平臺

機構知識庫借助技術和政策等手段將分散于學校各處的學術成果數據進行統一有效管理,形成準確、完整、權威、有價值的學術倉儲,為學校領導或職能部門如人事處、科技處、質評處等提供人事年度考核、科研績效評估、科研競爭力分析、科研成果匯總等知識服務。機構知識庫在建設中需注重知識管理,加強向用戶提供個性化的知識服務,為用戶提供便利性和體驗性,跳出存儲庫的束縛,提供多類型成果管理、多維度數據統計以及學者服務等個性化功能,使機構知識庫轉變為用戶科研過程中不可或缺的知識服務平臺。

2.2 政策要素

完善的政策制度是機構知識庫成功建設和可持續發展的基石,以完善的政策為保障基礎,確保機構知識庫建設在資金、人才、內部合作、可持續發展等方面的持續關注度。以政策的強制約束手段,促進機構知識庫中的成果作為師生評價和考核的重要依據。同時,以政策的激勵性機制為導向,促進本單位所有利益相關者都能主動參與機構知識庫建設與傳播。

2.2.1 強制性政策

我國高校機構知識庫建設一般由圖書館作為發起和運行部門。然而,圖書館作為學校的教輔部門,雖在數據管理方面擁有資源、人員、技術和管理等獨特優勢,但在機構知識庫運行過程中涉及政策的制定、執行等缺乏強有力的行政約束力,也不具備相應的科研數據管理職能。“雙高計劃”院校機構知識庫可采用校內各利益相關部門聯合共建模式,由學校領導擔任項目負責人,成立由圖書館或信息化部門牽頭,發展規劃處、科研處、質量管理處、人事處等多部門的聯合建設機構。圍繞機構知識庫總體建設目標要素,根據校內各部門及用戶的實際需求,以全局觀、發展觀制定符合學校實際情況的機構知識庫強制性政策制度,明確各主體的責任和義務,為機構知識庫的管理、運行起到規范和制約作用。這些政策包括但不限于版權政策、收集存繳政策、內容政策、修改政策、使用政策、隱私政策等。

2.2.2 激勵性政策

合理有效的激勵性政策可以有效提高機構成員對機構知識庫建設的參與度和積極性,特別是機構知識庫建設初期面對的知識存儲少、存繳愿意不高等問題。機構知識庫制定激勵性政策要充分聽取各相關利益方的意見,本著公開、公平、透明的原則。如在制定學術評價激勵機制時可通過存繳排行榜、影響力排行榜等排名,給予機構成員物質或精神上的獎勵,以激勵用戶參與機構知識庫建設的熱情。

2.3 人才要素

機構知識庫作為一種基于開放共享理念建立的學術資源聚合共享交流平臺,其建設離不開諸如管理、技術等人員的支持。人才要素是“雙高計劃”院校機構知識庫建設的關鍵性因素,離開人才的支撐,機構知識庫的建設終將會陷于無源之水、無本之木的境地。“雙高計劃”院校可以通過圖書館、信息化部門、科研處、人事處等部門組建專業的機構知識庫人才隊伍,實現人才共享共用。另外,通過開展定期培訓、目標考核等有效措施,全面提高機構知識庫建設人員的整體素質,以提升機構知識庫整體的服務能力和水平。關注人才資源配置的科學性,持續優化人才結構實現人才隊伍的梯隊培養建設,為機構知識庫的可持續發展提供人才保障。

2.4 系統要素

機構知識庫的建設離不開一套功能完備、擁有友好用戶界面的軟件系統的支撐,選擇適合“雙高計劃”院校實際需求的系統建設軟件是建好機構知識庫的骨架基礎。系統選擇時還需要考慮與已有人事、科研等信息系統的共享集成。目前,機構知識庫的系統平臺主要有3類：第一類為機構知識庫項目自產生的系統,如KnowledgeBank、eScholoarship等;第二類是免費的開源系統,如Dspace、Eprints等;第三類是收費的商業系統,如Documentum、CNKI、Cspace、超星等。國際上機構知識庫采用的主流系統多為開源軟件,使用最多的是Dspace,其次是Eprints。這些國外開源系統由于沒有中國本土化,同時由于開發時間較早,系統交互性、功能需求、用戶體驗等均對于“雙高計劃”院校不甚友好。另外,駕馭這些平臺需要一支具有較強技術能力的專業團隊,顯然“雙高計劃”院校目前不具有這樣的實力以保障系統的正常運轉。另據調研,國內許多早期采用開源系統的知名高校后來均放棄使用開源系統而轉向國內軟件商提供的商業系統。目前國內較有名的機構知識庫系統提供商包括知網、超星、維普等。采用本土化商業系統可有效解決技術力量不足的問題,同時也可提出相應個性化需求進行二次開發,但相應經費會高于開源系統。從長遠看,這是有利于機構知識庫長遠發展的,“雙高計劃”院校將會有更多的精力做好機構知識庫的內容和服務等主要工作。

2.5 數據要素

隨著全球信息化進程和開放獲取運動的快速發展,數據作為一種資源已成為重要的戰略資源。機構知識庫一般以規范的數據格式進行數據的上傳和收割,較高的數據質量是保證機構知識庫向用戶提供知識服務的基礎保障。機構知識庫中正式出版的成果主要來自外部數據庫爬蟲爬取,少量由作者提交或認領;非正式出版的灰色文獻資源如科研實踐類數據、教學筆記、教學課件、教學參考資料、課程大綱、研究報告等由作者提交。數據來源的準確性和完整性決定著機構知識庫的內容質量,建立數據資源質量評審機制,根據內容政策嚴格把關數據內容存繳質量關,及時發現數據提交過程中存在的各類不規范錯誤,使機構知識庫成為一個真正有價值的數據資源庫,而非數據的堆砌場所。

2.6 服務要素

建設機構知識庫的目的不是單純為保存本機構的知識資源和通過學術交流提高學術影響力,而是為用戶提供高效有價值的服務,以提升機構的整體科研軟實力。機構知識庫向用戶提供服務的過程中,要秉承“用戶第一”的宗旨,只有充分了解了用戶及其需求,才能使用戶產生吸引力和依賴性。基于機構知識庫服務的主導思想,不同的用戶群體在進行不同的科研活動時產生的需求是不同的,要善于對用戶需求行為開展深度挖掘分析和利用研究,明確用戶在機構知識庫中需要得到什么樣的服務。在機構知識庫建設中,所有利益的相關者都需要提出自己的意見或見解,機構知識庫管理部門需要認真對待利益相關者提出的各類訴求。在諸如為質量管理部門提供綜合辦學實力的分析評價,人事管理部門年度科研考核,二級單位成果匯總、學科評估,個人或團隊項目申報、成果轉化等服務時,要注重使有形的服務化為無形的用戶體驗,提升機構知識庫對用戶的價值服務。

3 結語

“雙高計劃”院校機構知識庫建設不僅僅是為了收集、整理、保存本單位的知識產出,而是要借助用戶需求驅動,提升本單位知識產出的資源績效。同時,通過機構知識庫的建設提升圖書館對學校管理決策、科研與教育活動的服務支持能力,為“雙高計劃”院校圖書館今后向知識服務轉型提供驅動力。