新修訂檔案法實施背景下檔案工作數字化轉型研究

摘" 要：數字化轉型成為國家檔案事業高質量、內涵式發展的主流趨勢及必然要求。新修訂檔案法實施背景下，各相關單位要深刻認知檔案工作數字化轉型的基本內涵，明確新修訂檔案法實施背景下檔案工作數字化轉型面臨的困境，融合新修訂檔案法有關規定，明確業務一體化管理觀念和模式構建，構建混合式多元化專業管理服務平臺，確保檔案工作數字化轉型各要素供給，以此為檔案工作數字化轉型奠定夯實基礎。

關鍵詞：新修訂檔案法；檔案工作；數字化轉型

中圖分類號：G270.7文獻標識碼：A文章編號：2095-9052（2023）10-0176-03

基金項目：惠州市2021—2022年度普通中小學幼兒園教育科學研究課題“抗疫檔案融入高中政治課教育研究”（2021hzkt315）。

作者簡介：郭金萍（1984.12—" ），女，廣東惠州人，檔案館員（中級），本科，主要從事檔案管理研究。

引言

當前，數字中國與網絡強國建設已然成為國家發展的重要戰略之一。在此環境下，檔案工作唯有積極推進數字化升級轉型，才能將跨越式發展落到實處，才能最大化滿足國家及社會發展所提出的現實需求。而伴隨新修訂檔案法的全面推行，將檔案信息化發展提高至前所未有的高度，加強檔案信息化建設，提高其發展水平已成為新修訂檔案法立法宗旨的主要構成，同時也新增加檔案信息化建設及發展專章。另外，部分地區基于新修訂檔案法實施，制定發布全面推動檔案工作數字化轉型發展的實施意見，基于新時代檔案信息化建設及發展的具體實際［1］，針對檔案工作數字化轉型規定清晰目標與任務。可見，伴隨新修訂法的大力宣傳及廣泛實施，對國內檔案工作朝著數字化方向發展將帶來深刻影響。基于新修訂法實施，全面推動檔案工作數字化轉型及發展已是大勢所趨。

一、檔案工作數字化轉型的基本內涵

目前，數字化轉型觀念在企業生產及管理方面已經相對成熟，其指的是以數字化升級與數字化轉換為基礎，深入觸及企業內部核心業務，以重構商業模式為核心目標的深層次轉型升級。就部分企業實踐情況而言，唯有對其各項業務實施系統化與全面的重新界定，才能充分實現數字化轉型。基于此，檔案工作數字化轉型是以數字技術和支持能力構建為中心的檔案領域業務數字化，各類檔案信息及檔案管理程序的數字化只是其發展轉型的量變階段。目前，檔案工作數字化轉型具體呈現在檔案業務運行方面的數字化發展，即要求該項業務以互聯網為基準而進行。一方面，互聯網平臺及相關設備的多元化，在一定程度上決定著檔案數字化轉型需要依賴混合多元的管理服務形式落實，而并不是單一化形式；另一方面，互聯網技術更新與檔案受眾需求提升，使得檔案業務運行具體響應時間逐漸成為我國檔案工作數字化轉型能否成功的關鍵評價標準。此外，互聯網背景下，檔案受眾需求愈發多樣化，既包括檔案檢索借閱與信息咨詢等各項基本需求［2］，沉浸式、情感性及生態性等需求都成為受眾需求的主要構成部分，所以，優化檔案受眾體驗已然成為檔案數字化轉型的主要目標之一。

二、新修訂檔案法實施背景下檔案工作數字化轉型面臨的困境

（一）數字化轉型能力存在嚴重失衡

一般而言，所謂數字化轉型能力指的是相關機構把既定的數字化發展規劃、愿景及目標切實轉變成可操作與可執行的長效發展機制的關鍵能力。將其具體到檔案工作方面，數字化轉型能力涵蓋互相影響的數字化戰略整體規劃能力、業務管理能力、信息化建設能力、資源整合與服務能力、數字化技術接受與運用能力等。當前，檔案工作在數字化轉型能力存在嚴重失衡，具體呈現在各地區間檔案事業發展能力失衡、資源開發利用與建設能力失衡、信息技術在檔案工作轉型中的運用能力失衡等。現如今，國內綜合檔案館每年度組織開展的檔案展覽數與編研數在數量層面存在較低問題，同時還體現出逐漸降低的發展態勢，該現象在一定程度上反映了國內綜合檔案館還存在檔案資源開發利用及建設能力失衡的問題。誠然，檔案工作數字化轉型所具備的條件是否成熟，主要由轉型能力高低決定。檔案工作數字化轉型能力長時間失衡，在某種意義上對國家轉型規劃設計、轉型制度構建以及轉型完成度評估等各項工作推進造成阻礙［3］。

（二）數字化轉型要素供給匹配度低

新修訂檔案法全面實施的大環境下，檔案工作數字化轉型還存在觀念、人才、制度與技術等諸多要素供給匹配度偏低的問題。其一，轉型觀念存在滯后性。信息技術更新迭代，不管是文檔一體化還是檔案信息化，我國檔案工作一直在時代浪潮當中被動前進。在建設數字中國過程中，我國檔案工作面臨新機遇和新環境，一直保持著審慎態度，在政府朝著數字化方向轉型中迎頭而上的同時，在檔案智能化管理觀念以及數字檔案為智慧服務賦能等觀念方面還未及時更新，轉型觀念滯后在一定程度上固化著我國檔案工作發展模式，使得檔案工作轉型一直處在被動地位。其二，轉型人才匱乏。全球各國相繼把數字化轉型看作日后社會轉型與經濟發展的重要戰略，而數字化人才作為這場競爭與博弈的決勝關鍵，以往單一化學科視域下的檔案專業人才難以充分滿足數字化轉型背景下對于兼具專業知識與技術能力的復合型人才要求。其三，轉型配套制度缺位。誠然，檔案信息化建設各環節均與制度保障息息相關，檔案工作實現數字化轉型作為適應新時代浪潮的新動作，轉型難點并非簡單呈現在檔案相關業務流程與資源的數字化轉型發展，而是呈現在制度上的數字化轉型。具體體現在轉型進程當中檔案工作程序創新、規則重構以及功能重塑等各項制度制定尚未與時俱進，這為我國檔案工作實現數字化轉型帶來一定隱患。其四，轉型技術利用放緩。以5G、大數據、工業互聯網、云計算、人工智能以及區塊鏈等各類數字技術已成為國際經濟發展的關鍵驅動力及社會高質量發展的關鍵引擎，然而相對于企業、金融與政府等領域而言，檔案數字化轉型當中運用人工智能、區塊鏈以及物聯網等新興技術手段的能力及范疇仍較為狹窄。

三、新修訂檔案法實施背景下檔案工作數字化轉型的有效路徑

（一）明確業務一體化管理觀念和模式構建

檔案部門作為政府機關、企事業單位、團體及其他組織各項業務活動的重要構成，盡管其已經制定自身專業化管理模式及管理手段，但是切忌因此便把檔案業務和其他業務相剝離。不斷優化“后半篇文章”已然成為檔案工作領域的普遍共識，相關檔案部門現已取得一定效果。新修訂檔案法明確規定，政府機關、企事業單位、團體及其他組織要積極推動電子檔案管理系統開發及建設，并充分銜接業務系統及自動化辦公系統等［4］。這條規定不僅考慮到我國電子檔案管理工作現實訴求及未來發展，同時也呈現出鮮明的業務一體化管理觀念。基于業務一體化管理觀念及新修訂檔案法有關規定，檔案部門一方面要堅定全周期管理觀念，把單位業務工作看作具備完整生命周期的繁雜系統，且將檔案業務放置在業務鏈條后端，使其在整體系統內起到基礎性作用，進而讓單位各項業務生成完整閉環。另一方面，在電子檔案管理系統構建過程中，需要統籌規劃及考量其與單位內部業務系統及自動化辦公系統的充分銜接等問題，特別要考慮該系統兼容性及延展性。

（二）構建混合式多元化專業管理服務平臺

第一，加快數字化檔案館建設腳步。數字化檔案館作為各級各類檔案館以現代信息技術為依托指向數字檔案信息加以采集、管理、加工與儲存，同時借助各類網絡平臺供給公共檔案信息及共享使用服務的檔案集成管理信息系統。目前，數字化檔案館成為國內檔案部門落實云檔案管理及服務的重要平臺之一。新修訂檔案法明確指出，有條件的各大檔案館要積極構建數字化檔案館。以此為基礎，國內數字化檔案館構建必然會實現長效發展。加快數字化檔案館建設的重點涵蓋下述兩個層面：一方面，促進顯性數字化檔案館升級與優化。現如今，科技發展不斷加快，多數新興技術手段持續涌現，并在我國檔案工作領域逐漸實現廣泛運用，包括人工智能、大數據、云儲存以及區塊鏈等技術，這些都能在升級與優化數字化檔案館的工作中獲得良好運用。另外，在升級與優化數字化檔案館過程中，還要統籌布局規劃檔案3D呈現以及檔案移動服務等各模塊。另一方面，設計健全的數字化檔案館構建及管理工作標準體系，是實現數字化檔案館規范化及科學化發展的關鍵制度保障，既有益于數字化檔案館相關系統未來的統籌整合，亦有益于對其實施統一化管理。

第二，全面推動云檢索服務平臺研發與構建。新修訂檔案法明確指出，國家要積極推動檔案資源信息共享服務平臺研發和建設，促進檔案數字資源實現跨部門及跨區域的共享應用。在該層面，國內檔案檢索使用服務平臺研發與構建是國內近年來推行的重點項目于2019年正式啟。一方面，主動積極與國內檔案檢索使用平臺充分對接，實現檔案資源的共享化、開放化使用，快速落實國內檔案信息一網查檔；另一方面，積極與有關政府服務網、政務APP充分對接，借助其平臺特殊優勢實施云檔案服務。此外，全面部署檔案移動服務相關平臺建設。現如今，國內各級各類檔案館借助微信平臺優勢進行檔案移動服務，且獲取一定效果，但是還存在部分問題。具體而言，在檔案檢索、檔案展廳、交流互動以及檔案資訊等層面都不同程度體現出一定問題。基于意識、技術、機制、管理、功能及隊伍等層面加以優化提高，是國內各級各類檔案館依托微信公眾號實施檔案移動服務所亟待解決的現實問題。

第三，積極推動專題目錄與數據庫構建。新修訂檔案法明確規定，各級各類檔案館要借助自身網站或其他形式面向受眾定期公布與開放儲存檔案目錄。專題目錄與數據庫構建，一方面，由國家級檔案局引領、其他檔案館負責推行。具體來說，國家級檔案局要負責實施統籌規劃、標準供給以及統一領導等各項工作，而其他檔案館則要負責構建、維護、管理及供給服務等各項工作。另一方面，專題目錄與數據庫構建要在確保標準化及安全性的同時，著重彰顯其公共服務性及可延展性。其中，可延展性指的是在數據庫系統研發過程中，在專題檔案信息數據資源更新和容納、服務功能及系統管理等層面的延展性，及其與其他業務管理系統和管理服務系統等有效對接層面預留足夠空間；而公共服務型則要求構建的專題目錄與數據庫要遵循開放化原則，且以落實專題檔案資源應有價值為中心，以充分滿足當下公共檔案需要為基本導向。

（三）確保檔案工作數字化轉型各要素供給

新修訂檔案法實施視角下，檔案工作的數字化轉型發展的條件保障要基于構成轉型的各類要素為出發點，持續彰顯檔案工作數字化轉型觀念、人才、制度、技術以及數據等諸多要素的重要作用。其一，創新轉型觀念。誠然，檔案工作數字化轉型的根本目的并非實現檔案資源全面數字化發展，亦非只為落實檔案工作由傳統的線下轉向線上平臺的單一化管理，其旨在適應當下數字中國及數字政府構建的新浪潮，以信息技術為支撐引導檔案領域落實檔案管理程序數字化、管理智慧化、資源數據化、利用知識化、服務智能化以及信息整合技術化等諸多目標，而這便要求在數字化轉型方面檔案工作需要創新轉型觀念，切實轉變傳統被動、封閉以及消極的工作思維，樹立主動性、開放性及積極性的工作態度，充分運用新技術、迎接新挑戰且接受新觀念。其二，構建檔案數字化專業人才團隊。現階段，諸多研究機構均把數字化人才界定為具備信息和通信技術等專業技能的高層級人才。這就要將其具體到檔案工作數字化轉型層面，基于價值鏈流程把檔案數字化專業人才界定成具備數字檔案工作戰略管理、數字化服務、數據資源深度挖掘與分析、數據資源全方位開發等專業技能的人才。而構建數字化專業人才團隊，可基于內部培養及外部引進來實現。就內部培養而言，具體涵蓋檔案專業工作者繼續教育的線下培訓及數字化課程在線學習、交流訪問、基于計算機課時的網絡空間自主化系統知識學習等。就外部引進而言，可借助檔案機構招聘涵蓋信息通信與互聯網等相關ICT基礎產業等行業領域背景的優秀人才，以此延伸檔案領域數字化轉型專業人才團隊知識面，豐富基于轉型需求構建的檔案數字化專業人才團隊，讓其真正成為數字化轉型發展的人才支撐。其三，健全制度體系。首先要解決的便是轉型進程中可能產生的割裂問題，包括組織與其工作者所承擔的責任和義務問題、檔案信息安全問題、檔案服務平臺總體發展質量問題、轉型倫理與文化，以及數據標準規范化機制構建問題等，而這便要基于新修訂檔案法約束轉型實踐中參與主體違法亂紀等不良行為。其四，彰顯技術工具價值屬性。技術發展、要素稟賦以及制度變遷，始終是促進分工嚴謹的重要因素，而技術發展在其中發揮關鍵性作用，且對要素稟賦結構及制度變遷有著重要影響［5］。現如今，技術變遷趨勢愈發顯著，檔案工作要緊跟數字中國發展戰略腳步，利用技術組合賦能國內檔案工作數字化發展和轉型，通過數據、算法和算力的綜合應用，推動檔案工作決策不斷加快，保證數字化檔案管理安全性、資源整合智能性以及資源利用構建平臺化等各項工作有序發展。

結語

綜上所述，檔案工作數字化轉型不僅是國內檔案領域發展的根本需求，亦是檔案部門直面新挑戰和新機遇的關鍵應對措施。新修訂檔案法發布與實施，為我國檔案事業良性發展供給強大的法律保障，基于此探究檔案工作數字化轉型將成為當前各檔案部門所面臨的首要任務。從本質上而言，檔案工作數字化轉型有著變革性發展屬性、服務性發展目標以及高質量發展要求，并且在該方面我國已經累積一定基礎，所以便要求在落實路徑建設層面兼具創新性與前瞻性，同時還要具備針對性。

參考文獻：

［1］馬彤兵．沈陽市制造企業數字化轉型戰略及實施策略研究［J］．經濟師，202（11）：135-136+138．

［2］馬雙雙，謝童柱．數字中國建設背景下檔案工作數字化轉型：內涵、困境與進路［J］．檔案學研究，2022（6）：115-121．

［3］趙曉閣．基于“十四五”背景下軍工科研院所檔案工作數字化轉型探究［J］．機電兵船檔案，2022（6）：14-16．

［4］劉玉峰，劉凌羽．加速推進檔案工作數字化轉型助力打造自貿港一流營商環境［J］．今日海南，2022（4）：54-55．

［5］聚焦黨政機關整體智治和現代化建設高標準推進檔案工作數字化轉型［J］．浙江檔案，2020（12）：8．