新形勢下城建檔案管理的信息化建設與理論研究

摘" 要：新時代大環境下，我國檔案管理發生了很大的變化，檔案數據資料大幅上升，展現出檔案資料信息種類多元化的特性。在這樣的背景下，本文先后闡述了新形勢下城建檔案管理的信息化建設和對城建檔案資料進行理論研究的重要意義這兩個方面的內容。在城建檔案管理的信息化建設部分，對信息化管理的優勢、目前存在的問題及如何提升信息化建設都做出翔實的論述。在城建檔案資料的理論研究部分，通過例證法，以令人信服的實例闡釋了對城建檔案資料開展研究的方式方法，并對研究的終極指向提供了啟發性指導。

關鍵詞：城建檔案管理的信息化建設；理論研究；雙重使命

中圖分類號：C93-03文獻標識碼：A文章編號：2095-9052（2023）10-0199-03

作者簡介：林軍（1975.10—" ），女，漢族，，山東省聊城市人，大學學歷，中級館員職稱，研究方向：檔案管理。

引言

伴隨著電子信息技術和云計算技術的迅猛發展，傳統檔案管理方式、意識、管理制度已無法融入新時期檔案管理的具體要求。在這種情況下，創新檔案管理模式刻不容緩。因而詳細分析新時期下的檔案管理具有重要意義，也是現階段檔案管理單位的關鍵課題。 ［1］

一、信息化檔案管理的優勢

（一）提升單位的工作效率

伴隨著信息社會的發展，不論是生活中，還是單位中，都需要大量信息和數據。在信息化管理環節中，信息化能從數據表格中迅速獲取數據和信息，挑選出與數據不一致的信息，并且可以提升工作效率，高效地避免信息被忽略的問題。在信息檔案的建立及管理環節中，信息文件的建立與監管是把傳統紙版文件轉換為數字文件，而這需要大量的人力資源。因而，信息化文件管理解決了這種問題，在檢索過程中能夠節省大量時間。信息化的興起使單位在檢索信息的時候能迅速尋找所需要的信息。相較于手工制作文件管理方法，信息化檔案管理方法可延長檔案的保存壽命，提升單位內部的工作效率。

（二）信息利用專業化，方便檔案信息管理

伴隨著信息量的增加，檔案管理方式的范疇不斷擴大。檔案管理類型的多變，使檔案管理方式也展現出不同的特性。信息內容可能會因為網絡資源大幅度增加且不精確，確實存在冗雜或不真實的信息。信息化基本建設能使用戶的需要更為人性化和專業化。既可以進一步降低單位檔案管理的人力成本，又可以有效增加管理周期時間，使管理方法實際操作更為專業化，信息運用更為專業化。隨著經濟民主建設的高速發展，人們對檔案的認知達到一定程度，檔案信息的用戶人群慢慢增大，用戶種類也隨之增加。因而，適宜的檔案信息管理方案應當隨之采用不同類型的管理方案。當代檔案信息管理方法對檔案從業者的高標準、嚴要求，導致現代化人才匱乏，忽視了煩瑣的檔案工作。檔案管理方法信息化基本建設能夠釋放一部分人力資源，便捷管理資料信息，有效進行檔案資源的監管［2］。

二、新形勢下城建檔案管理信息化建設存在的問題

（一）檔案信息化管理體系不夠健全

城市規劃建設單位有關工作較為復雜，會產生很多的文件信息，因而，檔案管理是一項全方位的工作。一些單位對信息設施不了解，尤其是對硬件配置、手機軟件掌握不足，導致信息檔案管理能力低下，使信息設施建設不能有序運行。導致這類問題的主要原因是單位沒有制定與實際情況相結合的管理機制。因為管理方式較為老舊，檔案資料信息化基本建設艱難，無法順利進行。因為各種限定，一些單位已經意識到了檔案資料信息化基本建設的必要性，但信息科技的實踐應用還存在很多難題。比如欠缺詳細的、規范化的管理制度，尤其是一些原始記錄和信息的存檔問題得不到解決，欠缺科學合理的管理模式。除此之外，一些單位在設立了信息化文件管理方法后，文件查找步驟并沒有簡化，查找過程依然復雜，文件信息沒有及時分享，導致管理方法效率不高。伴隨著檔案信息化的建設發展趨勢，檔案管理方式慢慢從過去的儲存方式向智能化、數字化變化，這也對檔案管理單位提出了更高要求。盡管可以有效地儲存電子文件，但文件間的數據類型、兼容模式和運行環境等差別在無形之中增強了文件儲存難度，也嚴重影響了電子文件的傳輸效率。此外，在一些規模大的單位，文件存放過度分散化，有時候單位內部會反復存放，這也會造成資源消耗。一直以來，欠缺較好的檔案管理機制和完善的檔案管理觀念，降低了檔案管理的效率。在這樣的情況下，必須完善管理制度，確立檔案信息化管理的標準。

（二）檔案管理并未融入信息化

在檔案管理環節中，經常會出現檔案被隨便保管的情況。因為檔案管理體制不健全，在檔案管理層面不知道如何使用信息化，要有效解決這種情況，城建單位應該根據時代的發展進行創新，深入分析涉密文件。假如文本文檔有瑕疵，務必快速儲存有價值的信息，以避免關鍵信息的遺失。現階段，檔案管理步驟不符合實際的發展而建立了自認為科學合理的檔案管理制度，實際造成了檔案管理體制的滯后。文檔出問題，如未及時處理，將嚴重危害城建單位，降低檔案管理的效率。在單位的發展中，一些單位沒有選用信息化檔案管理，會嚴重影響城建單位的高效發展，而且還會耗費很多人力和物力資源。因而，要順應潮流的發展，制定符合單位實際情況的信息檔案管理制度，靈活運用信息檔案的建設，保證在應急情況下查找檔案信息不會出錯。城市規劃建設單位應用信息化檔案管理方式，理應提升檔案管理的效率，保管好有關文件，避免管理方面的信息泄漏。

三、對城建單位提升城建檔案管理信息化建設的建議

（一） 建立和完善檔案管理體系

檔案管理信息化建設的首要工作是開展合理的檔案規劃，剖析檔案資料涉及的范疇與內容，依據目前的管理方法制定既定目標。在城建單位高速發展的過程中，只有完善信息化建設，才能實現可持續發展核心理念。在信息化建設的過程中，應高度重視各個部門之間的溝通，實現部門之間信息共享，實現硬件軟件的靈活運用。在經營過程中，若發現文本文檔插進不正確，應妥善處理，有效防止問題的產生。

欠缺專業化、現代化理論的管理制度導致了檔案管理中的眾多不規范行為，減緩檔案管理信息化建設的進程。在檔案管理信息化建設過程中，必須建立健全的體系管理。智能管理系統應該是全面的、全方位的，不但要保證檔案管理的正常運轉，而且要避免突發情況阻攔信息化建設。該管理方案一般包括工作的各個領域，標準員工行為，避免職工違紀行為。與此同時，要進一步推進檔案管理機制建設，使檔案管理單位具有獨立性，各個部門工作職責更加清晰。要依靠規章制度為城建檔案數據管理提供平穩運行保障，使城建檔案數據管理在可信賴的制度環境中科學規范運作。在城建檔案的管理實踐過程中，應根據法律法規標準，結合自身實際的管理需求，圍繞城建檔案管理數據的品質、安全性、管理方法、開發設計，科學規范地健全城建檔案管理信息系統。城建檔案數據管理的主體為了確保城建檔案數據庫管理的高效運作，務必自主創新城建檔案數據管理，參與其中體制建造，科學布局城建檔案數據管理的工作流程，協作搭建高效率的城建檔案管理工作運行機制［3］。

（二）加大檔案信息化力度

在城建單位的日常管理方面，首先要把儲存的信息轉化為智能存儲，針對秘密文件，可將其儲存為賬戶密碼的形式，以防止遺失。如果想要查詢基礎信息，可以自行上網搜索，快速查找所需要的信息，推動城建單位的可持續發展。在文檔管理信息化環節中，文檔管理設施通常是軟件設施和硬件配置設施，如軟件設施中文件信息管理系統軟件和辦公室軟件、硬件配置設施里的電腦設備等?，F階段，在目前的檔案管理信息化建設過程中，并沒有充足的資金適用，檔案管理硬件、軟件設施老舊，不能擔負檔案管理方式信息化建設的重擔。設施不健全限制了檔案管理方式信息化的建設，嚴重影響到檔案管理工作效率，因而必須改善檔案管理的設施。高度重視檔案管理設施基本建設，文檔管理單位應選購電子計算機、計算機設備、網絡服務器等硬件配置。選購的機器設備需在確保特性前提下盡可能節約資金。檔案管理系統軟件是檔案管理設施的重要環節，它關系著檔案管理效率。在設施建設的過程中，檔案資料主管部門依據本單位的工作概況，突顯檔案管理方法特色。比如，發布文檔管理信息資源網，完成文檔管理數字化，或基本建設文檔信息整合資源，完成計算機、手機App等各類手機客戶端登錄、文檔訪問權限。檔案管理的最終目的是促進檔案信息資源共享平臺，為單位的高速發展給予便捷的檔案信息服務項目。可是文本文檔數據管理離不開電子計算機信息安全生產技術的保駕護航。僅有最先進的信息安全生產技術才能保證檔案信息智能化管理系統及平臺網站的正常運轉。因而，檔案部門領導務必重視檔案數據管理的信息安全生產技術，學習創新和升級專業理論知識技術性，及其檔案數據管理水平，檔案數據管理需要靈活運用互聯網技術手段，融合各種各樣的互聯網檔案信息資源，為檔案利用者提供更豐富、更立體的檔案信息服務項目。持續完善文檔信息數據共享平臺體制，深入分析文檔信息，精確獲取關鍵詞搜索，使文檔信息檢索結果更加清晰，提升文檔查找的效率［4］。

四、加強對城建檔案的理論研究，為中國特色的城市建設做好服務工作

（一）明確城建檔案的理論研究范圍

城市建設的實踐必然帶動城建檔案的建設與發展，而城建檔案的理論研究也會反過來推動城市建設的長足進步。面對各門各派紛繁駁雜的城建理論學說，我們有時難以界定城建理論研究的基本范疇。在此，我們不妨借鑒南京城建檔案館李忠謀老師的看法：城建檔案理論和其他任何一門學科的理論一樣，本質上是一個關于城建檔案的概念和原理系統。那么城建檔案的理論研究包含哪些內容呢？任何一門學科的理論總是包括基礎理論和應用理論兩個部分?；A理論是指那些在本學科領域內帶有根本性和指導性的理論部分，它對理論研究的水平和方向起著決定性作用。如城建檔案的起源與發展，范圍與分類；城建檔案工作的基本矛盾與規律、性質與基本原則、管理體制和網絡構成；城建檔案館的性質、任務、收集檔案的范圍；城建檔案與城市建設的關系，城建檔案工作在城市建設中的地位與作用，城建檔案工作在建立有中國特色檔案工作中的地位和意義，社會主義市場經濟條件下的城建檔案工作；傳統檔案學理論，如全宗理論、來源原則與事由原則在城建檔案工作中的適用性等內容，應該都是城建檔案基礎理論的構成部分。［5］

（二）培養適應現代化需要的檔案管理人才

根據目前城建檔案管理與研究的現狀，檔案管理的現代化信息化建設是檔案員的長項，而理論研究是其弱項。究其根源有以下幾點：

一是相關人員缺乏理論研究的意識。他們普遍傾向于檔案管理系統化和信息化建設等技術層面的工作，對于理論研究則是畏首畏尾，要么淺嘗輒止，日常工作流于表面。解決的方法是強化相關人員的責任意識，開闊眼界，向國內外業內人士學習先進的理論研究方法、途徑和最新的研究成果，大膽借鑒最前沿的觀念思潮，高起點、高水準，擔當起理論研究的重擔。

二是沒有搭建起分工合作的團隊建設機制。以上列舉的理論研究基本范疇中，在任意一個領域要做出突出成績都不是一己之力就能完成的。出于專業細化的要求，以及個人精力的限制，協作與分工是理論研究取得成功的必然選擇。此外，理論研究首先是建立在檔案充足的基礎之上的，研究員搜集匯總某種類型的資料，要盡可能完整、全面，在此前提下又去提煉歸納內在的規律性。顯然，這既是一個巨大的體力支付，又是一個基于較強的專業知識下的腦力運作。單個單位或者單個個人要提前評估進行理論研究選題的工作量和提供專業知識支撐的人才儲備。

（三）強化理論研究的實際應用

城建檔案的理論研究是為了指導城市建設的實踐。近十幾年城建檔案的理論研究的最主要的問題是，應用理論和應用技術的研究廣度和深度還不夠，研究成果轉化為決策過程緩慢。出現這樣的問題，原因還是城建檔案理論研究不能及時拿出達到規范、標準所需要的成果，因此就不能有效宏觀地為城市規劃或者建設提供強有力的指導，并進而建立理論層面的高瞻性與權威性。

（四）增強危機意識，轉變理論研究工作的方式方法

檔案資料屬于信息，信息又具有商品屬性，隨著社會主義市場經濟體制的逐步建立與完善，城建檔案也許會逐漸進入市場，理論研究也許將不會只是單位檔案管理者的專屬優勢，這些都將會是未來我們要面臨的嚴峻挑戰。為此，檔案工作者要做到以下幾點：

首先，開發信息資源，擴大資源類型和開辟資源獲取途徑。在目前信息化高度發展的情況下，只是坐在檔案室里被動接收別人送來的信息，已經遠遠跟不上理論研究的需要了，應該利用網絡、檔案館藏、地方志、圖書館等途徑廣泛地收集城建檔案、資料、圖書等，以進一步豐富檔案資源，為理論研究提供連續性、實用性、決策價值高的 “第二手第三手”參考資料。檔案員要善于對這些資料進行分類、比對、權衡、規劃，從而為理論研究提供有價值的參考與支撐。

其次，不能只是坐在“檔案資料庫”里找靈感。毛澤東曾經說過：沒有調查研究，沒有發言權。理論研究要么沒有重大突破，要么時常裹足不前，究其根源，還是與現實有所偏離，只有深入到市場這個廣大的世界中去，受到競爭的激勵，在自慚形穢中奮起直追，才會迸發出靈感的火花，尋找到理論課題的切入點和契機。

最后，與廣大的市場需求者建立緊密的聯系，互通信息，與時俱進。

結語

時代的發展給城建檔案的管理者和研究者們提供了機遇，也提出了挑戰。對城建檔案的信息化建設，是為了更好地保存和更加高效地利用現有資料。對城建檔案的研究，就是要在紛繁駁雜的資料中，在城市建筑發展的脈絡中，歸納出城建的特點規律，并將之反作用于未來的城市規劃與建設，為人類城市的物質文明和精神文明的發展提供強有力的理論指導，實現檔案資源價值的最大化。

參考文獻：

［1］張大鵬.論新形勢下檔案管理的信息化建設［J］.蘭臺內外，2022（18）：36-37+35.

［2］楊暉.新形勢下企業檔案管理信息化與標準化建設研究［J］.大眾標準化，2022（03）：147-149.

［3］馮以珊.新形勢下檔案管理信息化建設現狀及對策研究［J］.海峽科學，2022（01）：96-98.

［4］. 探討新形勢下企業檔案管理的信息化建設［C］//.中國市場學會2020年全國代表大會會議論文集（卷一）.，2020：62-63.DOI：10.

［5］. 南京市城建檔案館李忠謀，《對當前城建檔案理論研究工作的思考》（《城建檔案》1996-02-15）