大數據時代出版集團業財信息化升級探討

摘要：在財務共享的背景下，企業需不斷審視業財體系與企業管理的協同關系，利用現代化信息技術的突破、制度模式的路徑創新等推進業財體系智能化水平提升，以及企業管理能力的持續性升級，實現業財信息化和企業管理的相互促進。A出版集團通過作業成本法的信息化呈現提升圖書項目間接成本歸集的準確性，通過優化業務單據實現人力成本的多層級精確歸集，并從流程、制度及信息系統上全方位建立往來管理的長效機制。以此為案例，闡釋了財務共享模式下關于成本精細化核算、往來智能管理的信息化和制度模式等方面的探索創新，以期為實施業財信息化升級創新路徑提供借鑒參考。

關鍵詞：信息化升級；成本精細核算；往來管理；業財融合

0 引言

近年來，A出版集團深入貫徹落實習近平總書記關于國有企業改革發展和黨的建設重要論述，高度重視財務管理工作，持續優化管理手段，積極應用先進管理工具，構建財務共享核算模式。財務共享中心作為集團公司集中核算與支付中心、降本增效與風險管控中心及大數據處理分析中心，其本身的持續高質量發展至關重要［1］。在搭建好財務共享體系的基礎上，A出版集團步履不停，積極探索依托財務共享實現財務數字化轉型的路徑，從管理痛點及真實需求再出發，構建因果關系的數據結構，旨在從核算共享向多領域共享延伸，提高共享效率，拓展共享邊界，促進業財融合。現將A出版集團業財系統升級過程中關于成本核算及往來管理的探索詳細闡釋，形成可供借鑒的業財融合范例，旨在為企業實施業財信息化升級創新路徑提供一定的參考。

1 作業成本法在圖書項目成本核算中的應用

出版企業中的產成品就是出版物，特點是小批量、多品種生產，企業生產經營的作業環節較多［2］，現階段通過供應鏈系統已實現單品種圖書的校對費、印刷費、紙款、排版費用等直接成本的歸集，但出版環節中還有大量間接或輔助資源費用未分配至單品種圖書項目，例如業務部門人力成本、生產輔助部門人力成本、行政開支等。根據業務和產品特征，作業成本法適用于出版企業圖書項目成本核算。在外有項目審計巡視壓力，內有提升效率效益動力的情況下，A出版集團擬通過作業成本法的底層邏輯信息化呈現較為準確、合理地分攤間接或輔助費用，通過加強生產信息化管理，提升單品種圖書成本的完整性和準確性，支撐后續經營活動決策，提高經營管理效率和效益。具體流程如下：

1.1 梳理圖書出版流程，劃分作業

編輯人員完成圖書項目出版合同洽談后開始進入圖書出版流程，從圖書選題申報到印前通讀，再到發印，最終圖書進入發行各環節或直接交付作者，期間較為直接的輔助業務部門參與的流程有法務部門負責合同審批（含出版合同和各項成本支付合同），總編辦負責申領書號、樣書收繳及信息上傳，編輯加工中心完成3次審讀3次校對，出版部門負責印刷工價初審復審、樣書檢查及印刷費用單據結算，設計部門完成封面及版式的設計、排版及相應的費用結算，最后財務部負責單據審核、款項支付及圖書結算工作。

綜合考慮上述流程及資源成本動因，圖書出版業務流程歸集整合后可分為合同審批作業、總編辦作業、審校作業、印刷費用作業、樣書檢查作業、設計及結算作業、財務作業7個作業，具體內容見表1。

1.2 直接成本的分攤

直接成本包括易于追溯圖書項目的紙款、印刷費、排版費和不易于分攤到圖書項目中的編室人力成本、固定資產折舊費用及其他零星報銷等。人力成本按個人當年完成圖書項目數及項目字數為權重進行分攤，固定資產折舊費用及其他零星報銷等按編室部門的人數進行分攤。

1.3 間接成本的分攤

間接成本包括出版業務直接輔助部門的人力成本、固定資產折舊費用及其他零星報銷分攤完畢后的成本，如這些不能追溯至項目的成本，就先追溯至有關作業，計算作業成本，再將作業成本分配到有關產品。作業成本法根據成本動因將成本分配到各成本對象，強調間接費用的因果關系。例如，各圖書項目應承擔的財務成本，以該項目收付款項的筆數為作業動因進行分配，是因為收付款項的筆數和各圖書項目應承擔的財務成本存在因果關系。圖書單品種項目總成本包括項目直接成本和間接成本。本次分攤僅考慮出版業務環節，暫不分攤與業務品種較為不直接的相關輔助資源，例如人力資源部門、工會部門、后勤保障部門等費用成本。

根據“作業消耗資源、產出消耗作業”的總體思路，圖書單品種項目作業成本計算過程分為兩個階段：

（1）將作業執行中耗費的資源分配到相關作業，并計算作業的單位成本及總成本，此處建議選擇那些與資源費用總額呈正比例關系變動的資源動因作為資源費用分配的依據。見表2。

（2）將第一階段的成本分配到有關成本對象中。

本次實操中為簡化流程，不將各作業合并為作業中心，在僅有一種作業的情況下，所選擇的作業動因應該是引起該作業耗用的成本動因。計算過程如下［3］

某成本對象分配的作業成本＝該成本對象

耗用的作業成本動因量×該作業單位成本

某成本對象總成本＝直接成本＋分配至該成本對象的作業成本

運用到圖書出版各作業中的具體計算公式為

圖書單品

種項目合

同作業成本＝合同審批作業總成本

∑全年審批合同個數×該項目合同個數

圖書單品種項目總編辦作業項目成本＝總編辦作業總成本

∑全年圖書項目品種數

圖書單品種項目審校作業成本＝審校作業總成本

∑全年圖書項目總字數×該項目字數

圖書單品種項目印刷費用作業成本＝印刷費用作業總成本

∑全年圖書項目品種數

圖書單品種項目樣書檢查作業成本＝樣書檢查作業總成本

∑全年圖書項目印張數×該項目印張數

圖書單品種項目設計及結算作業成本＝設計及結算作業總成本

∑全年圖書項目品種數

圖書單品種項目財務作業成本＝財務作業總成本

∑全年銀行支付筆數×該項目銀行支付筆數

圖書單品種項目總成本＝直接成本＋

∑圖書單品種項目作業成本

業財信息化升級過程中須將上述業務作業流程嵌入，例如合同實現線上審批，隨時可提取已審批合同的個數，實現所有資源成本動因的自動取數。同時嵌入上述計算公式，自動生成圖書項目成本報表，實現取數、計算及報表生成全流程自動化、智能化，提升效率、正確率的同時減少人力資源成本的消耗。

嵌入過程中應采用經實地調研的科學的實施程序，否則作業成本法的應用成本將高于其帶來的正面效益。采用作業成本法核算圖書項目成本能夠提供更加準確的各維度成本信息，有助于作業、流程、作業鏈（或價值鏈）的持續優化，有助于企業提高產品定價、作業與流程改進等決策的準確性，有助于開展價值追蹤分析，深入揭示價值成因，準確反映價值結果，更好地用財務語言表達企業生態。

2 人力成本精細化核算

輕資產行業中人力成本是占比最大的一塊費用成本，從企業用人全成本角度出發，包括但不限于工資應發數、“五險兩金”企業承擔部分、員工福利及年終獎金等，精準歸集到個人并根據人員變動情況實時計算業務部門人力全成本有助于提升企業多維度精確核算成本費用。

為使界面友好便于操作，人力成本業務單據根據實際付款情況進行設計，即每一筆人力成本的支付與人力成本單據一一對應，避免一對多或多對一的情況，例如在實際支付業務中，社保繳納及公積金繳納分開繳納，在系統中則分別設計社保繳納單據及公積金繳納單據，人力部門業務人員填寫審核后同步傳輸至財務系統中對應生成社保繳納憑證及公積金繳納憑證，在完成賬目處理的同時完成人力全成本歸集至個人的環節。業務單據及對應生成的憑證具體見圖1～圖4。系統按個人口徑或業務部門口徑實時統計全人力成本，報表樣式見圖5。

人力全成本的精準核算便于后續開展間接費用的分配，同時也為激勵約束提供強有力的數據支撐和明確方向。以數據為起點，以實際工作績效為導向，以獎勤罰懶、擇優汰劣留良為目標，建立健全完備有效的激勵約束機制，激發全體職工的活力、戰斗力和生產力，每個人都能各歸其位、各司其職、各盡所能、各得其所，在每個人利益和價值最大化的同時，實現企業的大踏步前進。

3 往來智能管理

往來款項是企業資產負債的重要組成部分，但由于歷史及主客觀原因，A出版集團出現部分往來款項未有效及時清理，歷史遺留問題長期得不到解決，內部往來無法完全抵消等現象，增大企業業務、稅務等方面的風險。為提升會計信息質量，保證賬實相符，提高決策支持能力，現階段A出版集團從賬面上的“應收款項”“預付款項”“應付款項”“其他應收款項”等往來科目入手，協調集團內部各方力量進行往來數據治理，同時從流程、制度和信息系統上全方位建立往來管理的長效機制。具體治理和建設思路如下：

（1）全面清理賬面往來款項，針對集團外部業務，核實經濟業務內容，拆分“打包”記賬，清理負數掛賬［4］。在這個過程中，業務財務人員聯動，落實供應商/客戶信息，均必須以全稱錄入管理臺賬，筆筆落實往來產生時間、業務經辦人員、業務部門負責人，層層壓實責任。

（2）內部單位往來款項以同一時間結點的數據進行集中對賬。雙方數據核對一致即須在規定的時限內完成收付動作，降壓債權債務水平。雙方數據不一致并對賬無果的情況下，在集團總部協調下以有力依據的一方進行結果判定，在規定的時限內完成收付動作；若雙方均無有力依據，在總部協調下，在規定的時限內以協商認定、抹賬等方式集中解決歷史遺留問題。

（3）在第二步清理的基礎上，梳理內部交易流程，可選擇某些常規性、有一定發生頻率的內部業務線條進行優化，從源頭出發解決內部往來對賬問題，提升經營業務效率。例如集團內部物業管理公司每月向內部各單位開票收取物管費、水電費等費用的業務，因報銷不及時、跨月報銷等原因造成大量細碎往來余額。針對這類業務，A出版集團制定了相應的業財“綠色通道”，具體操作為集團總部批復統一的收費標準或分攤比例，各單位在制度和信息系統上授權，由物管公司在往來系統中錄入收費通知單，各單位業務經辦人員在系統中確認通知單后即可觸發銀企直連系統完成收付款，財務共享中心同步獲取發票及附件并直接生成對應憑證。諸如此類的內部頻繁發生且低風險類型業務可通過業財流程優化及信息化賦能最大限度地提升效率，減少內耗環節，從源頭上消除往來不一致的發生。

上述3個步驟的重要性不言而喻，前兩個步驟在提升往來管理平臺初始化數據質量的同時為后期往來平臺的順暢運行打下基礎，第三個步驟面向未來，同時配合出臺了往來管理相關制度和獎懲辦法，責任到人，業財聯動，一改過去往來款項不受重視無人過問的景象。

系統完成數據初始化后往來管理平臺即可正式上線運營，借助數字化力量打破往來核算的“孤島效應”，突破往來管理瓶頸。主要功能如下：一是往來款項信息實時反映，歷史未清往來和未來新產生的往來在系統中以發生時間、余額、業務摘要、業務性質、對方單位、賬齡、到期時間、記賬憑證號等必要項目顯示成一個行項目；二是往來款項智能分析，多維度顯示往來信息，便于篩選集中管控重點項目，如3年以上未清的應收應付款可紅底預警，考核各單位清理進度；三是壞賬自動計提、轉回與核銷；四是內部往來的自動對賬與合并抵銷；五是提升客戶和供應商信用風險管理，減少資金占用，實現收入、效益和經營現金流的協同增長。

現已通過信息技術在各單位內部打通業財信息傳遞通道，下一步計劃打通集團內部企業間業務壁壘，集團內部企業間的關聯交易在現階段主要是通過紙質文件的傳遞完成，造成多人重復錄入信息等資源浪費，集團內部交易打通線上流程能夠減少資源浪費，提高經營管理效率。例如，在出版中的印刷環節，出版社向印刷廠線上開具印刷委托書，印刷廠業務員讀取后生成訂單，并根據印刷要求確定原材料細節并完成線上報價流程，雙方確認訂單價格后，印刷廠開始印刷流程。印刷結束后，印刷廠財務人員讀取訂單生成收入憑證，并根據交易過程中的原材料單據同步結轉對應成本，同時出版社財務人員讀取訂單生成“生產成本”憑證。此流程減少了不必要的人為重復操作，提升業務管理和核算的效率和精準度，數據的決策支撐作用也將進一步提升。

4 結語

財務管理是企業管理的中心環節，企業需要借助信息技術手段更好地發揮財務管理的價值，最終提升企業的整體效益［5］。A出版集團在財務共享模式的基礎上通過技術賦能，實現成本管理和往來核算方面管理顆粒精細化、管理視角多維化、管理信息實時化等方面的提升，接下來將進一步探索路徑，充分發揮財務作為數據中心的優勢，推動財務管理從信息化向數字化、智能化轉變，以信息技術與財務管理深度融合為抓手，加快構建世界一流財務管理體系，有力支撐增強國有經濟競爭力、創新力、控制力和影響力。

參考文獻

［1］蔣芳，何凡，甄志美，等.財務共享中心市場化發展策略案例研究：以中交某局集團公司財務共享中心為例［J］.國有資產管理，2021（11）：25-31.

［2］江濤.作業成本法在出版企業成本管理中的應用探討［J］.財會學習，2021（4）：140-141.

［3］張遠.作業成本法在公立醫院醫療服務項目成本核算中的應用研究：以S醫院為例［J］.中國管理信息化，2022（9）：66-70.

［4］范士新，肖一飛，張麗，等.電網企業往來多維智慧管控體系建設［J］.國企管理，2020（8）：56-73.

［5］石三平.RPA系統在企業財務管理中的應用研究［J］.財政監督，2020（18）：94-99.

收稿日期：2023-02-20

作者簡介：

經典，女，1990年生，碩士研究生，高級會計師、高級經濟師、注冊會計師，主要研究方向：企業財務、管理會計、財務數字化、企業管理。