日照市“三聚力”提升流動人員人事檔案數字化服務水平

推進檔案信息化建設，是提高流動人員人事檔案管理服務水平的基礎工程，也是提升就業人才服務和落實優化營商環境的重要抓手。根據人社部、國家檔案局和省廳有關“互聯網+人社”行動計劃部署，山東省日照市對市級公共就業人才服務機構管理的流動人員人事檔案進行了數字化加工，建立起檔案信息數據庫和檔案材料影像庫，將所有信息資源整合共享，基本實現業務聯辦、多點受理、業務協同，為廣大企事業單位和靈活就業托管人員提供安全、便捷、高效的綜合業務服務。今年8月，在“全省流動人員人事檔案管理服務培訓班”上，日照市作了工作交流典型發言，受到山東省人社廳有關領導的肯定。

聚力創新驅動

搶抓檔案數字化建設契機

檔案信息是人力資源社會保障業務辦理的基礎依據。隨著電子政務信息化形勢的發展，針對檔案數字化發展相對滯后的實際，日照市積極調研謀劃，搶抓全市推進數字化政府建設有利契機，積極與市大數據發展局、市財政局溝通協調，將流動人員人事檔案數字化加工納入全市統一規劃，爭取財政支持，市財政部門為此先后撥款384萬元用于流動人員人事檔案數字化加工項目。在具體推進中，日照市嚴格落實政府采購有關要求，通過公開招標方式選定兩家第三方公司，先后進行了兩期人事檔案數字化加工項目。第一期項目于2021年啟動并完成，第二期項目于2022年底啟動，并于今年7月份基本結束，共完成8.6萬份人事檔案數字化加工，建立了準確完整的檔案信息數據庫和檔案影像數據庫。在此基礎上開發了可獨立運用的電子檔案系統，并將該系統與山東省公共就業人才服務信息系統和山東省社會保險管理信息系統進行了接口對接，實現了流動人員人事檔案遠程調閱、實時查閱等功能，極大地提高了數字化檔案使用的便捷性和利用率，提升了就業人才服務水平，為全市流動人員人事檔案管理全面啟動數字化建設積累了經驗，奠定了基礎。

聚力標準規范

夯實檔案數字化加工基礎

檔案數字化加工是程序繁瑣、標準嚴格，任務十分繁重。為此，日照市積極籌劃，科學推進，確保檔案數字化加工項目順利推進。

確定檔案數字化加工內容" "參照中央組織部《干部人事檔案數字化技術規范》《流動人員人事檔案管理服務規范》、省廳《流動人員人事檔案管理基礎數據采集規范》等文件規范要求，認真完成每卷（冊）人事檔案的材料鑒別、材料分類、材料排序與編目、復制與技術加工、材料裝訂、檔案標識打印與粘貼等人事檔案整理工作；同時根據人事檔案管理應用系統信息采集的內容和要求，按時完成人事檔案信息數據的采集、錄入、核對以及紙質檔案材料的掃描、著錄、影像加工、檔案影像庫建設等數字化加工工作，形成準確完整的檔案信息數據庫和檔案影像數據庫。

規范檔案數字化加工流程" 建立健全人事檔案數字化加工流程規章，嚴格按照制度規定、規范流程辦事，嚴格執行國家、省有關檔案數字化加工標準規范，在檔案交接、檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理應用等方面，做到有章可循、有據可依，工作標準從嚴從細把關執行，既保障了數字化加工服務規范有序推進，又保障了實體紙質檔案和數字化檔案信息安全。

確保檔案數字化加工質量" 工作中，嚴格要求檔案影像與檔案材料一一對應，按照掃描完整準確、頁面干凈、文字清晰、影像真實、紅藍章顏色明顯突出等具體要求進行加工，從而極大地保證了檔案數字化加工及后期更高質量的應用。

聚力便捷高效

打造檔案數字化服務新模式

數字化掃描實體檔案，采集完善檔案基礎信息，再將處理好的數字化信息導入基礎數據庫，進一步實現流動人員人事檔案“線下存管、線上服務”模式，提升“互聯網+檔案管理服務”能力，讓“數據多跑路，群眾少跑腿”的公共服務理念真正落地落實。

提升檔案安全管理服務水平" 減少了紙質檔案實體借閱，有效保護了紙質檔案安全；同時工作人員可以快速利用電子檔案進行流轉、查看和調閱，提高了工作效率。在“退休一件事”辦理方面，市本級靈活就業人員退休從申請、審批到待遇計算等各環節，全部審查數字化檔案，避免了紙質檔案的傳遞。

筑牢“智慧人社”就業人才服務底座" 電子檔案基礎信息數據庫為建設智慧人社服務等應用服務場景提供了有力基礎數據支持。在人才分析方面，通過對人才基礎數據全方位分析，精確提煉日照就業人才的行業分布、學歷結構、人才流向等內容，展示全市就業人才結構全貌，為上級了解全市人才領域分布提供基礎依據。在就業服務方面，通過對全市就業狀況分析，追蹤全市就業人數情況趨勢、崗位分布情況，對失業人員進行就業崗位定向推送，實現對就業困難群體點對點幫扶。其他方面，在對就業托管人員的職稱申報、退休和社保審核等業務經辦方面，可隨時調閱審核他們的電子檔案辦理相關業務，既提高了辦事效率，也提升了辦事群眾的滿意度。

推動信息共享促進部門協作" 數據信息共享可以解決跨部門單位無法獲取到其他部門信息的問題，減少信息孤島，提高各部門的協同效率。可以充分利用各個部門的資源，實現資源的最優配置，避免資源的浪費和冗余。人社部門利用數字信息技術對檔案信息加以歸類統計，促進資源管理與整合，推動與教育、公安、民政等部門單位資源數據互認共享，各單位可隨時調取數據辦理相關業務，為企事業單位和靈活就業人員提供更多便捷、高效服務，實現“一點存檔、多點服務”的工作效能。

流動人員人事檔案管理服務是人事檔案工作的生命線。隨著經濟社會發展，日照市將繼續改變傳統觀念和思維模式，勇于創新、敢于創新，不斷拓展流動人員人事檔案管理服務領域，持續優化營商環境，提升服務能力和群眾滿意度，為促進就業和人才流動發揮更加積極的作用。