檔案數據協同治理機制研究
——基于活動理論的多案例分析＊

楊曈 司雯 蔣冠

（天津師范大學管理學院 天津 300387）

信息技術與經濟社會發展的交融引發數據激增浪潮，不管在國家層面，還是機構層面，數據均是驅動發展的基礎性、戰略性資源和關鍵生產要素。從2023年2月印發《數字中國建設整體布局規劃》到國家數據局的組建，數據要素的價值被反復提及。檔案數據是數據體系的重要組成部分，在大數據時代，數據管理成為檔案工作新常態[1]，并且伴隨檔案數據產生、控制的復雜程度加深，數據管理應進階到數據治理的高級階段[2]。與此同時，突破原有的檔案部門作為單一主體的管理模式，實現主體協同是治理要義下的基本要求[3]。有鑒于此，揭示和優化多元主體參與、多元要素構成的檔案數據協同治理機制是大數據時代釋放檔案數據紅利的“關鍵變量”[4]。

隨著檔案工作環境的更迭、檔案范式的演變以及治理理念的普及[5]，檔案數據治理這一新的業務形態逐漸成為檔案理論與實踐界共同關注的研究熱點與前沿課題。善治是檔案數據治理的總目標，有著共建、共治、共享的內涵[6]，提升檔案數據協同共治能力是檔案數據安全治理、質量治理與價值實現的必要保障。總體而言，學界已就“協同”在檔案數據治理中的重要性和必要性達成共識，并就相關概念、如何協同、協同困境等問題從多維度進行了有益探索[7][8][9][10]，但仍有深入探討的空間。一方面，缺乏基于理論框架的規范分析，大多通過演繹分析考察檔案數據治理的局部因素，缺乏系統考量；另一方面，缺乏深入調研與經驗材料支撐，導致部分研究結論缺乏指導性和可操作性。

因此本研究引入活動理論，選取三個檔案館（室）作為典型案例進行調查分析，以期基于案例間的關聯印證、共性提煉與差異對比，剖析檔案數據治理的活動要素，進而構建協同機制。一方面，豐富理論向度和延拓研究場域，為動態分析和立體檢視檔案數據治理活動提供新的視角；另一方面，基于案例分析理順協同關系，為治理主體間的優勢互補、良性互動提供行動依據與機制保障。

1 概念界定與理論引介

1.1 核心概念界定

檔案數據治理是著眼檔案數據質量管控、安全保障與價值實現等任務模塊，以“四性”保障為階段性目標，為降低檔案部門數據管理活動中的人力、經濟成本與用戶利用過程中的時間與精力成本，提高管理、利用效率，由檔案部門主導、多元主體參與，圍繞檔案數據展開的一系列治理活動的集合，是檔案數據管理這一檔案部門職責范疇的邏輯拓展與升級。檔案數據協同治理即檔案數據管理主體與多元利益相關者在一定的規則與工具的參與下，進行分工協作、優勢互補、形成系統合力，以提高檔案數據管理效能的治理模式。

1.2 活動理論及其適用性分析

活動理論是一個綜合性的理論框架，“活動”是人生存和發展的基本形式，涉及與客觀環境中事物相互作用的過程，該框架有助于分析和描述系統中各要素之間的構成、層級結構和協作關系[11][12]。Engestr?m 對活動理論進行了系統梳理和模型化[13]，Mwanza 則通過構建“Eight-step Model”對活動理論模型中的核心要素（主體、客體、共同體）和中介要素（工具、規則、分工）進行了解釋[14]，其中中介要素作為“橋梁”，促成主客體交互。

首先，活動理論是一個在實踐領域具有普遍適用性的活動分析框架，而“檔案數據治理”活動是一個復雜的社會活動，由主體（檔案部門）、共同體（數據管理部門、社會公眾等）在一定規則（法律法規、社會觀念等）約束下，利用必要的工具（政策工具、技術工具等），圍繞客體（檔案數據）進行分工與合作，這表明檔案數據治理活動并未脫離活動理論的解釋范疇。其次，區別于“管理”概念更多關注管理者對管理對象的支配行為，“治理”一詞強調由發揮元治作用的責任主體進行整體性、全局性的統籌、部署及各要素間的相互依存、相互制約、動態關聯，活動理論即將活動視為“主體”和“客體”互動的概念，強調了人與其所處物理、社會環境的不可分割性，體現了系統觀念，更加切合“治理”活動的內核。再次，“機制”泛指系統內各元素相互作用的規則和過程，體現出較強的“工具性”與“設計性”，這也與活動理論的內涵相契合。此外，活動理論將“主體”和“共同體”同時視為兩大核心要素，這與“協同”概念內含的多主體分工、協商、優勢互補及“檔案數據治理”所要求的共建、共治、共享的價值取向一致。綜上所述，活動理論作為一個聚焦行動者及其工具的社會歷史分析范式，為社會科學研究提供了一套行之有效的研究框架，利用活動理論能夠對“檔案數據治理”活動要素及其交互協調機制進行較為全面的揭示。

2 研究設計

本研究擬進行基于理論框架的規范分析和采用基于微觀視角的多案例研究方法。一方面，選取3 個檔案館（室）作為典型案例進行調研，采用基于實地調查、深度訪談與文本分析獲取經驗材料的實證研究方法，突破傳統思辨范式視角較宏大、缺乏數據與理論支撐的局限；另一方面，引入活動理論，基于活動理論三角結構模型，分主體、客體、共同體、規則、工具、分工六大活動要素對檔案數據治理活動進行細粒度解構與整體性探索，揭示其檔案數據管理的實然狀態，為檔案部門的數字檔案館（室）與檔案數據治理能力建設提供借鑒。

2.1 案例選擇與數據收集

2.1.1 案例選取

本研究所選案例研究對象均為數字檔案館（室）建設起步較早、水平較高、能夠為檔案數據管理活動提供先進經驗借鑒的檔案館（室），且能夠覆蓋檔案數據形成、歸檔、移交、接收、長期保存、提供利用等業務環節，其中P、R 具有交接關聯，Q、R 均為綜合檔案館，可互為對照。

檔案館（室）P：是G 省某事業單位內部檔案機構，單位內設機構40 個，連續10年獲評G 省檔案工作先進單位，于2022年通過國家檔案局組織的評審，成為G 省唯一授牌的“全國示范數字檔案室”。

檔案館（室）Q：是“年輕”館的典型代表，成立時間雖晚，但已于2023年獲批為“全國示范數字檔案館”，打造了基于互聯網、政務網、局域網的三大業務管理平臺，在G 省率先實施“館室通”管理模式。

檔案館（室）R：G 省省級綜合檔案館，于2020年通過國家級數字檔案館測試，在館內局域網建成檔案信息管理系統，同時，依托電子政務外網，搭建了電子檔案移交接收平臺和民生檔案“一站式”服務平臺。

2.1.2 數據獲取

研究數據通過實地調研、深度訪談、文本調研、網絡調研等實證調研方法獲取。具體而言，對選取的三個案例館（室）進行實地調研、網絡調研，并通過與檔案館相關部門的工作人員進行半結構化深度訪談，了解檔案數據管理的基本環境、管理現狀、工作中的協同關系以及相關主體的參與意愿、動機、角色、職責、行為、參與過程及其評價和反饋等；之后，主要針對環境、基礎設施等因素進行實地觀察，將反饋結果補充進訪談內容；文本調研主要指在實地調研過程中收集相關單位頒布的檔案數據管理規劃或制度說明，以及上級單位發布的有關政策性文件等。

2.2 分析框架構建與活動要素提煉

基于活動理論框架（見圖1），采用多輪編碼的方式對訪談數據進行分析，基本思路為通過編碼提煉“概念”，之后基于預設的編碼框架，進行分類、匯總，確定檔案數據治理活動中主體、客體、共同體、規則、工具等六類要素內部子要素的構成；最后考察概念之間的關系，進而揭示檔案數據治理活動的協同機制。同時，本文采用背靠背的編碼方式，以保障編碼結果的準確性和科學性[15]，編碼示例見表1。

表1 編碼示例

圖1 檔案數據治理活動概念框架

3 活動要素解構與協同機制建構

3.1 檔案數據治理活動要素解構

主體是發揮元治作用的責任主體，是在檔案從形成到長期保存或銷毀全生命周期中對檔案數據相關工作承擔直接責任的機構和人員，既包括文件形成者（業務部門）、歸檔主體（文書部門）、機構內部檔案部門、檔案館等職能主體，也涵蓋文書人員、檔案室專兼職檔案人員、檔案館檔案工作者等個人主體，主體的素質與行為直接影響檔案數據治理活動成效。共同體是檔案數據治理活動的參與者，由若干個體或組織構成，包括單位領導、檔案服務外包機構及人員、科技公司、專家學者、檔案利用者等利益相關者；主體和共同體的行為直接作用于客體，因此，主體、客體、共同體是活動的三個核心要素。

客體亦即本文所指協同治理的作用對象——檔案數據，為檔案部門管理范疇內的，以數據形式（包括結構化、半結構化與非結構化數據）存在的信息資源及其元數據。既包括國家機構、社會組織或個人在各項活動中形成的具備檔案性質承載檔案信息的原生數字檔案、數字化檔案資源（如紙質文件的數字化副本）等內容信息及其著錄信息、目錄數據，也包括檔案管理機構在形成、管理與提供利用過程中產生的有保存價值的累積性數據，如電子公文流轉信息、檔案管理系統的日志數據等[16][17][18]。

工具是主體、共同體與客體之間進行交互的關鍵媒介，既包括物質工具，也包括技術工具，在檔案數據治理活動中，主要包括軟硬件設施等技術工具，如電子公文處理OA 系統、數字檔案綜合管理系統，以及機房、服務器、局域網、政務網等軟件基礎設施，防火墻、入侵檢測、日志審計等安全設施設備，服務器，存儲，計算機終端，包括打印機，掃描儀等硬件設施設備。其中，系統貫穿始終，是數字檔案室建立與各項管理活動實現的核心和依托。

社會活動的順利進行需要受到來自活動系統內外的各類法律、制度、習俗、道德等的限制和規范，這些“規則”主要發揮約束和指導作用，外在強制約束和內在心理感知是人類活動規則遵循的主要來源[19]。因此本研究將規則要素劃分為制度性規則和文化性規則兩類。主體和共同體需要根據活動的目標需求、情境特征，制定或遵守相應的規則來約束活動范圍、引導活動方向、保障活動進行，如《數字檔案館建設指南》、《電子檔案管理系統基本功能規定》、《數據中心設計規范》等各級各類數字檔案館（室）建設相關政策文件有助于改善活動的工具支持，還包括參考國家標準和地方標準制定的《電子公文歸檔規范》、《歸檔范圍與保管期限表》等規范指導性材料；此外，組織內部對檔案工作的認識匯聚而成的組織文化、組織氛圍為檔案數據治理活動開展提供環境支持。

分工是所有參與者為了高效地開展合作來完成共同的活動目標，根據自身任務與能力進行的角色劃分，本研究根據檔案數據管理流程將其延伸為活動環節，即電子文件生成、歸檔、移交、接收、整理、保存、利用等環節，同時將各個環節中的指導、培訓、檢查等細化分工也納入其中。工具、規則、分工通過對主體和共同體的能力和行為產生影響并調節人與人之間的關系間接作用于活動客體（即檔案數據），因此三者屬于活動的次要要素。

3.2 檔案數據治理協同行為表征與協同機制建構

檔案數據協同治理機制為檔案數據協同治理活動系統內相關要素內及要素間之間相互作用的形式、過程與功能。在總結各要素（要素內及要素間）的協同行為表征，建構檔案數據協同治理機制（見圖2），探尋所選案例的協同現狀。突破以往僅考慮主體（“人”-“人”）協同的思路，將工具、規則等活動次要要素也視為協同要素進行考量，亦即將“人”-“工具”“人”-“規則”“工具”-“規則”之間的互動、關聯同樣視為協同表征進行分析。為更清晰地展示協同要素的協同表征，結合訪談材料與相關業務常識，根據檔案數據的流轉過程，將其生命周期劃分為5 個縱向承繼的階段（見圖3）。

圖2 檔案數據協同治理機制

圖3 檔案數據治理階段劃分

3.2.1 協同機制概述

通過要素關聯整合，構建了由核心協同層、工具層、規則層構成的檔案數據協同治理機制。主體和共同體是檔案數據治理活動的核心協同要素，主體是治理的責任主體，發揮元治、主導作用，通過賦權共同體，促進多元主體廣泛參與其中，同時在協同過程中要協調多元主體間的矛盾沖突，二者協商、合作、優勢互補，共同體以提供資金、技術、制度、人力、物力、智力等方面的支持賦能檔案數據治理活動，同時，主體之間與共同體之間也存在多種形式的聯結與合作，多方力量溝通協商、密切合作、合理分工、優勢互補，以最大程度提升檔案數據治理效能。在這一過程中，工具與規則應運而生，工具要素能夠為檔案數據治理活動提供物質基礎、技術支撐與經驗指導，規則要素則發揮行為規范與業務指導的作用，標準規范先行，提供可靠的制度保障，還具有以制度性規則助推文化性規則確立的規則要素內部協同關系，為檔案數據治理活動營造良好的組織氛圍。同時，工具與規則之間也存在“指導”與“匹配”的相互作用關系，主要表現為治理主體需要依據相關標準規范、管理制度進行軟硬件等數據治理基礎設施建設，并且在支持核心要素協同活動的過程中不斷完善與改進。

3.2.2 檔案數據治理在階段1 、2 的協同表征

階段1 為業務部門主導下的檔案數據形成與流轉階段，此時檔案數據還在發揮業務工具的作用，尚未具備檔案身份，是潛在的檔案資源，該階段的管理目標為“來源可靠、程序規范、要素合規”；階段2 即為“歸檔-接收”環節，是檔案數據管理場所變更、管理權限轉移和身份轉換的一個過渡階段，自此，保障檔案數據的真實、完整、可用與安全（四性） 成為主要任務。業務部門與檔案室兩大主體的縱向協同是這部分的主要協同關系，協同表征主要為“指導”“檢查”“審核”。具體而言，基于配置了電子簽章、四性檢測、格式轉換、自動捕獲、元數據填充等功能模塊的業務系統、檔案系統等工具要素，在相關文件歸檔規范、元數據方案等規則要素的規范與指導下，通過業務系統和綜合檔案管理平臺的對接，實現文件、檔案一體化管理，確保電子文件的真實完整安全可用。如P 所在單位內設機構40 個，檔案室內設于辦公室，配備了兩名專職檔案人員，內設部門設置了39 名兼職檔案員。

在階段1，業務部門利用OA 系統進行擬文、核校、流轉、審批、排版等操作，同時，OA 系統與公安局開發的電子簽章管理服務系統對接，實現工具協同，在公文審批流轉結束后，由辦文人員加蓋電子簽章，在辦公系統同步規劃了電子文件的歸檔功能；文件辦結，電子文件的正本、定稿、修改稿等可以在OA 系統轉換為PDF 版式文檔，同時保存了元數據信息。業務數據歸檔過程中，搭建了統一的接口平臺，優化各業務系統歸檔要求，梳理了業務系統數據內容，統一歸檔標準，定制接口方案，實現標準協同，確保了元數據齊全完整。

在檔案綜合管理平臺進行預歸檔，在接收環節，檔案室檔案員可以利用系統進行在線捕獲，還可以手工著錄、批量導入、審核歸檔；檔案室的檔案員對于部門提交給檔案室的檔案進行在線監督指導，對于通過預歸檔進入檔案庫的檔案，通過業務指導功能開展四性檢測，如檢測檔案目錄數據、檔案內容和元數據規范性；檔案室標注過的文件，需要返回辦公系統，由各部門兼職檔案員負責修改，確保了電子文件的真實性，檔案室進行“問題整改審核”，核實部門兼職檔案員是否修改正確，無誤后“檢查通過”，數據方可進入檔案庫。同時可以留存文件歸檔過程數據，通過系統日志工具記錄文件歸檔操作過程。在檔案庫中，參照《黨政機關電子公文元數據規范》等指導文件，通過輸入歸檔年、機構/問題、件號、保管期限、全宗號，可以自動生成檔號，通過數據導入的方式進行目錄的導入，通過檔號這一標識符，將文件與目錄一一對應，實現數據掛接。

3.2.3 檔案數據治理在階段3 的協同表征

階段3 為形成單位檔案室保管階段，涉及機構內部檔案室的鑒定、保管、統計、提供利用等具體環節。檔案行政部門、專家、單位領導、用戶、軟硬件服務商、外包公司等多元主體參與其中，應用服務器、數據庫服務器、防火墻、網閘，存儲、備份設備，監控設備等安全保障與檔案管理系統中的目錄數據庫、原文數據庫與在線查詢系統等檢索利用的工具支撐作用較為突出。

數字檔案館（室）為檔案數據提供了可信保管空間，是檔案數據在第3 階段的核心工具支撐，在數字檔案室建設過程中，各級檔案行政主管部門提供業務指導，相關領域專家參與其中，貢獻專業力量和智力支持，在數字檔案館（室）評價階段反饋評估意見，賦能核心工具要素建設。數字化外包團隊可承擔部分數字化工作，“城建檔案，如圖紙，有的幅面較大，需要專門的圖紙掃描儀，一般要求灰度掃描，建設單位一般會有資料員，也可能外包給打印店。”（Q）。

檔案系統中配置系統管理員、安全審計員和安全管理員，實現三員分立，權限明確，互相監督制衡，為系統提供安全的管理體系。在硬件配置方面，數字檔案室系統服務器、中間件、數據庫和客戶端均實現了信創替代，數據庫服務器和web 應用服務器分開部署，在線存儲設備滿足數字檔案資源增長的存儲需求，確保了數據運行存儲和備份安全。數字檔案資源三套備份，近線備份通過單位自有的安全備份一體機來進行，同城異地備份則部署在政務云上，同時利用移動硬盤進行離線備份。

提供利用是階段3 的另一工作重點，系統具有部門管理、用戶管理、角色管理功能，當用戶需要使用系統時，應當由用戶所在的部門負責人同意，由系統管理員開設賬戶，并且由安全管理員將對應角色配置到角色權限中，開通相關的數據授權。P 檔案系統集中統一管理單位所有檔案數據資源，提供在線利用，可以進行全文檢索、組合檢索、跨門類檢索，進行檔案的借閱和編研，在線服務滿意率達到98%，在這一過程，用戶反饋意見信息可作為檔案數據質量評價與改進的依據，間接參與檔案數據治理活動，與檔案部門互動、協同。

對到期檔案進行鑒定處置，則涉及業務部門與檔案室的協同配合。系統可自動彈出到期需要鑒定的電子檔案，各部門對到期檔案首先進行部門內鑒定，經部門領導同意后，檔案人員對到期檔案進行銷毀或續存處理，并提交檔案室審核，檔案室負責人會同鑒定小組成員對預鑒定結果進行審核，系統自動記錄審核結果。對檔案進行劃庫時，同樣由部門提出劃庫建議，交由檔案室負責處理審核。

3.2.4 檔案數據治理在階段4 的協同表征

階段4 即檔案室與檔案館間的“移交-接收”環節，是檔案數據管理場所變更、管理權限轉移的又一過渡環節。檔案室和檔案館是主要的協同主體，檔案人員的工作能力與態度、溝通與配合直接影響進館檔案數據的質量，主要表現為檔案館的指導與檢查，工具層面的系統對接至關重要。“接收最困難，人員對業務工作的熟悉程度還有工作態度沒辦法控制，接收進來之后，全是我們自己團隊的人去處理，比較好溝通”。在正式移交前，檔案館的檔案人員會基于《檔案接收進館標準》、《歸檔范圍與保管期限表》等對業務部門的文書人員進行指導與培訓，將數據規范、質量要求等提前告知，通過培訓、業務指導和實地觀摩等形式提升人員素養，為檔案數據的順利接收提供人力保障。“單位可能更喜歡找快退休的人或新人去做檔案工作，有的對上一年的單位形成的文件不太了解，經常會進行一對一的培訓”。R 對接的單位要求滿20年移交，根據當年計劃，檔案館檔案人員通過電話通知各立檔單位，收取回執，之后下到各單位跟進指導，在進館之前對數據進行審核，如發現數據命名或者電子目錄有缺項，則及時提出，在前期進行控制，確保著錄信息完整、規范。

檔案移交時，系統協同即形成單位和檔案館之間系統兼容的支撐作用突出，Q 在管委會的牽頭下，依托政務網平臺，搭建了覆蓋全部立檔單位的“館室一體化檔案管理平臺”，和管委會OA 系統連通，能夠跨館室、跨立檔單位進行包括移交、接收在內的檔案全生命周期的管理，OA 系統與檔案系統之間傳輸信息，需要進行一系列檢測，確保數據安全可靠，之后通過檔案系統進行解析，到檔案室的對應模塊，再由檔案室檔案人員對數據進行統一的整理，在移交前進行一輪自查，檢查檔號、保管期限等著錄信息的完整性，并按相應規則排序，無誤方可通過館室一體化系統推送、移交給檔案館，由檔案館工作人員進行解析處理。而R 尚未實現與立檔單位的統一、匹配，“一般有有資金、有技術的單位，系統兼容性會比較差，進館的話，接口對不上，系統弄得再好也打不開，讀不了”。移交方式可進行在線移交和離線移交，如P 已經向R 進行過在線移交。

在檔案移交進館過程中，檔案館檔案員對將要接收的檔案進行檢查，如Q 主要接收管委會管轄直屬單位還及部分企業共30 個全宗的文書檔案和業務檔案，原生電子文件完全通過OA 推送接駁，紙質檔案需數字化后通過檔案系統上傳、移交；系統需要進行四性檢測，科技公司已有較為成熟的四性檢測工具，檔案館可根據自己的需求以及《文書類電子檔案檢測一般要求》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》的要求去配置不同的檢測方案，和科技公司對接研發四性檢測工具；檔案館檔案人員依據《黨政機關電子公文歸檔規范》、《電子檔案管理辦法（征求意見稿）》等文件，依托館室一體化系統里面的檔案室模塊（子系統），通過人工接口對歸檔數據包，包括電子文件全文、XML 格式的著錄信息、XML 格式的電子公文的流轉信息（擬稿、簽發等各個階段辦理流程的過程信息）的完整性、必填字段等進行檢查，以確保數據的質量符合要求，根據地區的檔案接收辦法和是接收質量檢查標準，對數字化副本的質量進行檢查，如果內容不全或有缺失，將拒絕接收。

3.2.5 檔案數據治理在階段5 的協同表征

階段5 為檔案館保管階段，涉及長期保存、價值鑒定、提供利用等具體管理環節。檔案館檔案人員作為責任主體，提升存量檔案數據質量、保障檔案數據安全、提供利用促使檔案數據價值發揮是這一階段的管理目標，在主體層面，檔案館領導、館內技術部門、館外信息技術服務公司、系統運維團隊、檔案用戶等主體通過提供制度、技術、軟硬件工具等要素支持參與其中。

在日常的數據、系統維護方面，由系統開發公司對Q 館進行維護，若問題不影響業務流程，則為定期維護，若問題影響工作進程，則需立刻到館提供技術支持，系統更新升級階段則要求長期駐場。服務器機房、日志數據的維護，由館內負責整體信息技術問題的技術部門和運維團隊進行一體化對接管理，效率較高。檔案管理部門可就網絡或服務器等硬件問題、擴容需求等和運維團隊溝通，就系統功能和系統開發公司對接。數據遷移則由運維團隊負責，避免因實體變動導致目錄數據的不匹配、不準確。此外基于保存環境、保存工具保障檔案數據安全性，如配備了UPS 電池、備份一體機、離線備份設備等。

同時，長期保存系統的比對功能（開發時設計的內置技術工具），可針對目錄信息與原文信息，將目前和之前某個時間段存的數據進行比對，根據比對的結果，來判斷文件是否被篡改，或是需要更新覆蓋之前長期保存的內容，如在政務網上的檔案，做了開放鑒定，其開放狀態發生變化，則需要通過比對功能進行更新。此外，因較老一批檔案的數字化質量和著錄質量不甚理想，Q 曾在領導層面要求對所有館藏進行大核查，通過逐件核查，對著錄不合格、不合規的檔案進行重新錄入，將現存檔案數據質量進行了整體提升。

在開放鑒定方面，新修訂檔案法第三十條規定，館藏檔案的開放審核，應由檔案館和形成單位或移交單位共同負責，國家檔案局令第19 號也指出，國家檔案館應“結合職責權限和館藏檔案實際，會同檔案形成單位或者移交單位……開放檔案的具體標準和范圍。”據此，Q 館形成了一套開放鑒定制度，明確了形成單位、相關領導參與其中的職責與權限，實現規則協同，為協同鑒定提供制度保障。在鑒定審核流程中，通過系統向形成單位發出鑒定申請，檔案形成單位檔案工作人員逐件對需鑒定的文件進行判斷，之后，發給各自單位領導，領導對鑒定結果進行審核，之后將意見返回檔案館相關領導進行最終審定。

在提供利用方面，利用端亦可賦能管理端的優化。在提供利用過程中，用戶可能會發現檔案數據的錯誤、缺失或利用過程的障礙，通過暢通用戶反饋渠道或主動、及時開展用戶調研，獲取用戶意見以提升檔案數據自身質量與利用效果，有助于檔案數據價值實現。Q 館已實現數據共享，形成單位遵循審批流程，在內部檔案室模塊即可利用，其他單位的文件（如領導的決議）可通過借閱來實現，按照審批權限，在系統上進行申請，首先由申請者所在單位領導審批，之后經對方單位領導同意、檔案館授權，即可查看下載。

4 結語

本研究面向檔案數據管理工作實際，通過經驗材料的獲取與分析，基于活動理論，細粒度剖析了檔案數據管理活動要素及其協同關系，進而構建了更為落地的檔案數據協同治理機制。本研究在調研過程中發現，“主體”“工具”“規則”等要素維度中存在若干阻礙。目前檔案館（室）面臨的數據安全問題較少，但受限于現有技術工具條件，紙質檔案數字化成果的質量問題較為突出；如人力因素在現階段對檔案數據工作的影響較為嚴峻，人員更換頻繁、專業素養、職業素養等問題突出；此外，案例分析表明領導的推動與組織文化的塑造是提升檔案數據治理效能的強勁動力；出于種種顧慮，應銷未銷、一味延長保管期限的情況較為普遍，這容易造成數據泛濫、污染，在服務器容量與利用需求不變的前提下，會導致服務器響應速度變慢，帶來檔案工作管理成本與利用者時間成本過載，從而影響檔案數據治理效能。同時，規范保障不利，如相關規范、標準、制度等條款表述模糊，對檔案數據治理實踐指導有限……均影響著實際治理效果，亟待根據檔案數據治理目標加強相關要素的協同力度與實踐適應性。

本研究的局限性主要體現在僅選取了G 省的三個檔案機構作為案例開展研究，案例雖在一定范圍內具有代表性，但并不能涵蓋檔案數據治理活動的所有要素，不同地區、不同層級的檔案機構在信息化基礎、資源、環境等方面存在發展墮距與需求墮距，檔案數據協同治理問題必然具有個體差異性，所以，本文案例更多體現典型性而非代表性；同時，存在樣本量偏小的局限，未來研究可結合其他機構或省份的更多案例進行實證研究，充分發揮實證案例的經驗價值，為協同機制完善提供支撐；此外，本研究構建的協同機制雖基于對先進案例的調查分析，但并不意味著其為至善機制，如何進一步優化現有機制以提升檔案館檔案數據治理效能、更為充分地發揮其借鑒價值可作為下一階段研究的重點；最后，檔案數據協同治理尚有較多理論問題，諸如協同治理的現實梗阻、影響因素及其作用機理、因應策略與動力機制等，亟待日后深化研究并進行理論擴展。