檔案信息化建設必要性分析及對策研究

李英子

(中南財經政法大學 人事部,湖北 武漢 430073)

檔案具有唯一性,承載著重要的歷史信息。檔案工作內容細碎、繁雜,尤其在檔案信息量與日俱增的今天,完全依賴人力的傳統檔案管理方式的弊端也日益凸顯。因此,實施檔案信息化,是順應時代發展趨勢,實現檔案深度開發利用、管理智能化的必由之路。

1 傳統紙質檔案信息化的必要性

1.1 檔案載體耐久性下降

在某些歷史時期,傳統紙質檔案大量地存在于社會中。由于氧化作用,檔案的紙張、字跡在保存利用過程中會發生不可逆的變化。

從甲骨、金石、竹簡、絹本到紙張,一件件檔案的書寫載體都在嬗變。對武漢地區部分高校檔案館調查發現,各時期檔案用紙均不同程度受損,污染、發脆、發黃、蟲蛀、霉變、破損等現象普遍存在。紙張中的木質素分子容易發生氧化反應,這是造成紙張發黃、發脆、易碎的原因之一。因此,許多古老的文獻都面臨著老化危機。紙張的耐久性下降,需要大量的精力對脆弱的紙張進行定期檢查、保護性處理和不斷修復。保護和修復成本極高,大大縮短了檔案的壽命。

1.2 檔案材料非耐久字跡的存在

客觀環境和人為因素極有可能造成檔案紙質載體的油跡、水跡、銹漬、泥點等污染。這些污漬很難清除,不僅影響美觀,還可能造成筆跡不清,甚至材料整頁或整本毀損,最終使檔案失去原本價值。

此外,高溫會造成某些油墨的溶解、擴散,字跡材料一旦出現模糊、褪色、滲油等現象, 會因為無法獲取信息造成巨大損失。各種文字材料的化學成分不盡相同,其耐久性也是不一樣的。以最穩定的無機顏料炭黑為材料進行書寫,筆跡的持久性是最強的。而非耐久性書寫在老舊檔案中占有相當比例,造成這種情況的原因有很多:一是獲取容易,書寫方便,如藍、紅墨水、鉛筆、圓珠筆、復寫紙等,這些都是老舊檔案中常見的書寫方式;其次,檔案管理部門宣傳、把關意識不強,沒有向材料創建者強調非耐久性書寫的危害,未能從源頭上保障檔案書寫安全;三是檔案意識淡薄,填寫檔案材料時沒有注意避免使用不耐久的書寫材料。

1.3 檔案功能性降低

翻閱、搬動過程中紙質卷宗極易發生物理損壞現象。據統計,一些高校,尤其是歷史悠久的大學,檔案館里的老舊檔案機械強度低,易受到外部客觀環境的影響,如高溫、粉塵、水患、有害氣體等。人們在借閱過程中必須十分小心,檔案的使用性能和利用率也大為降低。有的珍貴檔案是孤本,丟失或嚴重損毀就會失去價值,因此對外服務往往受到限制,檔案的作用被嚴重削弱了。

利用信息化手段,將傳統紙質檔案納入現代檔案綜合管理體系,為檔案實體安全提供有力保障,可以有效減少各類自然侵害或人為破壞,檔案保管和利用的風險指數大幅降低。

1.4 檔案服務效率下降

目前有大量的紙質檔案還沒有進行信息化處理,查閱時面臨諸多困難。以筆者所在的中南財經政法大學為例,每年因開具親屬關系證明或職稱晉升等原因來校查閱檔案的教職工達百人次之多。由于部分早期檔案未進行數字化加工,在檔案綜合管理系統中無法查詢相關信息,只能用人工方式到庫房里手動搜索,導致了紙質檔案的服務功能大大降低。

據統計,中國高校每年畢業生達千萬之眾,回校查詢學歷學位者眾多。特別是在2000年以前,高校的學歷學位信息沒有納入信息化系統,造成用戶查檔十分不便,費時費力,甚至無功而返。如果將傳統紙質檔案進行信息化升級,充分發揮現代信息化技術作用,查閱檔案將不再是困難之事。

2 傳統紙質檔案信息化對策

檔案的意義不僅在于見證歷史,更在于為今后相關工作的科學決策提供依據、指導和借鑒。運用信息化手段,能最大限度地發揮檔案價值。

2.1 轉變傳統理念

在過去,傳統紙質檔案在社會服務中發揮了重要作用,也使得一部分人的思想意識還存留在傳統管理模式上。在筆者所在武漢地區,有部分高校,如武漢大學、華中科技大學、中南財經政法大學等均展開了人事檔案數字化工作,取得了良好的進展和成效。如何轉變傳統管理理念,以信息化思維認識現代檔案管理,用現代信息技術武裝頭腦,培養信息化檔案管理新技能,強化信息化安全意識、責任意識,是檔案數字化事業更好地推進和保障的重要課題。

2.2 制定全面規劃

以實現“全數字化交接、全智能化作業、全生命周期管理”為目標[1],各級檔案管理機構要全面規劃,制定一個詳細的紙質檔案信息化方案,同時要在人力、財力上提供保障。筆者所在的中南財經政法大學于2020年立項,籌備教職工人事檔案數字化建設,擬定建設方案,方案在數字化加工環節、項目整體質量控制、安全保密方案、人員配備方案、數字化場地和硬件管理規范、數字化加工管理軟件等方面進行籌劃布局,以建立覆蓋2600余卷在職教工的干部人事檔案信息庫,并實現信息高效轉化及動態更新。

2.3 構建統一標準

檔案信息化建設實現由傳統的手工操作管理向計算機自動化管理的轉變,但檔案的分類、編目等工作,都是基于手工管理紙質檔案的概念,與信息化管理檔案的概念有所區別,這會造成檔案現代化管理尤其是檔案資料庫建設中的混亂現象更加明顯。數字化工作需從工作實際出發,在統籌規劃的基礎上,依據人事檔案制度和檔案信息化的規章建立統一的標準規范。

在筆者所在的中南財經政法大學,人事部是學校干部人事檔案管理工作的歸口單位,負責建立相關規章制度和工作機制。在制定教職工人事檔案數字化規范時,以《檔案法》為基石,根據《紙質檔案數字化規范》(DA/T31-2017)、《干部人事檔案數字化技術規范》(GB/T33870-2017)、《檔案數字化外包安全管理規范》(檔辦發2014[7號])等文件,同時綜合考慮了校內各單位檔案形成工作的具體特點。

2.4 建立檔案綜合信息系統

實現檔案信息化管理的前提條件是性能優越、功能健全的信息化體系的建設。中南財經政法大學干部人事檔案數字化系統,由采集處理系統和管理利用系統兩個子系統構成,分別采用主流的C/S和B/S架構模式,在融合C/S與B/S形式的基礎上可將系統整體功能充分發揮[2]。支持市面主流瀏覽器,包括但不限于IE9以上、360瀏覽器、Safari瀏覽器等。支持Oracle、MySQL、SQL Server等主流數據庫。支持Windows、Mac Os系統。支持導入/導出Txt、Excel等格式的數據文件。

2.4.1 采集處理系統

采集處理系統需支持數字化加工流程各環節的計算機管理,利于人事檔案的“收、管、存、用”。

具備紙質檔案數字化全功能,包括人員基本信息錄入、目錄錄入、圖像掃描、高分辨率圖像處理、散材料管理等,具體功能如表1所示。

表1 采集處理系統功能

2.4.2 利用管理系統

利用管理系統包含利用與管理兩個模塊。

1) 利用模塊。利用模塊主體是一個大型的圖像庫,并構建與之相適應的目錄庫和檢索系統,支持數字檔案查借閱等,實現檔案信息資源統一調度、多點利用,極大提高對擬選拔任用干部、交流掛職干部等人事檔案信息查閱、審核的效率和準確率。具體功能如表2所示。

表2 利用模塊功能

2) 管理模塊。如表3所示,管理模塊具有檔案日常業務管理、數字檔案管理、在線查借閱審批、檢索與統計等功能。

表3 管理模塊功能

2.5 開展全流程數字化加工

檔案全流程數字化加工是檔案信息化建設的基礎,主要分為檔案交接、檔案整理、檔案編目、檔案掃描、圖像處理、數據掛接、檔案還原入庫、數據備份八個環節。

2.5.1 檔案交接、整理和編目

嚴格執行紙質檔案的交接手續,使用檔案交接表單,依據交接卷數與頁數明確交接周期。項目負責人簽字,避免施工過程中檔案的損毀或遺失。

檔案按卷冊拆開,做好材料的拆釘處理以適應逐頁掃描的要求,對需調整次序的檔案進行歸并整理,如發現破損嚴重、折皺不平或紙張過薄影響掃描效果的原件,應進行相應技術處理。對每份材料進行類號和順序號的標注。

按照檔案的原始數據和內容數據,將案卷目錄和卷內目錄錄入數據庫,標引著錄依據國家有關標準并結合工作實際施行。根據檔案實體情況,為數字檔案相對應目錄設置“復制件”備注。能實現一條目錄對應多個圖像的編目。

2.5.2 檔案掃描

根據檔案幅面的尺寸,選擇相應規格的掃描儀進行掃描件的制作。大幅面檔案可采用加長式掃描儀或圖像拼接方式處理。采用彩色模式和平板掃描的方式。

掃描分辨率不低于300 dpi。對材料中有多色、紅頭、印章、照片、字間距和行間距過密、原件本身是復印件等清晰度較差等無法辨識的頁面,要提高分辨率,使掃描后的圖像清晰,滿足原始圖像中的視覺效果。

對一些脆弱、破損、發黃的檔案,在制作流程中需予以特殊處理,可通過托裱或調整圖像的分辨率、亮度等,確保掃描圖像清晰。

2.5.3 圖像處理

通過校對系統和人工檢查相結合的方式,對圖像質量進行檢查校對。掃描圖像必須與原圖一一對應,不得出現上下左右顛倒、次序錯誤、漏頁、重頁的情況,不得出現頁面部分內容殘缺或將鄰近頁掃入本頁的現象。頁面字樣居中顯示,無明顯偏左或偏右的現象,無圖像扭曲的現象。正文內容、頁眉、頁腳、印章、手寫簽名、附件等信息顯示完整,無黑邊、偏斜、折角等情況。

若出現掃描留下的黑邊、陰影或污漬,必須清除干凈。由于印刷質量造成的頁面零星污點,如果在頁面視圖下看不清楚,或該污點嵌在文本行中無法清除,可不清除,但應盡量保證內容可讀。

原始檔案的清晰度較低時,可提高圖像的清晰度,修正原材料中存在的字間距和行間距過密,文字較深或較淺,字跡不清楚的缺陷,確保文字及圖像清晰可辨。

原始圖像中帶有照片和印章的,應具有單獨處理的功能,使其更加清晰可辨。

帶有身份證、復印件及帶有防偽技術的原始圖片,或者內容特別不清晰的早期麻紙材料文件,高清處理無法使其具有優秀的辨識度,可直接使用原始圖像。

對分區掃描的大幅面檔案,應進行拼接處理合并為完整圖像,以保證圖像的整體性。

2.5.4 數據掛接

建立目錄數據庫后,核查每一頁圖像成品,建立每個圖像文件和與之對應的目錄條目的關聯,通過檔案管理軟件將圖片導入到系統中,實現檔案目錄數據庫與全文圖像數據庫的批量掛接。

2.5.5 檔案還原入庫

重新裝訂檔案要注意其實體不受損害,確保裝訂牢固,案卷整齊。嚴格按照國家檔案局和中組部相關規定和實際情況進行操作,有序恢復檔案原狀。

將還原的檔案資料逐卷檢查,確認無落頁、掉頁、折頁、松動等問題后再歸還入庫。

2.5.6 數據安全備份

嚴格按照檔案數據保密規定保障系統數據安全,防止數據泄密。中南財經政法大學教職工人事檔案信息化項目采用獨立服務器構建了一個專屬的局域網系統,并安裝監控設備,達到中組部涉密信息系統相關要求,以保證檔案信息化全流程的安全性和穩定性。

人事檔案信息系統采用加密方式進行數據傳輸和存儲,提供瀏覽、打印時的頁面姓名水印。系統配備規范操作指南以保證數據安全。同時,建立各環節的數據備份機制,做好數字化加工過程中的各項工作記錄。

3 結語

檔案信息化要嚴格遵循標準化、安全化、效益化三大原則。在保證檔案查詢的準確性和開放性的同時,相關信息的保密性、安全性要作為首要工作來抓。利用數字化檔案信息搭建的平臺,在兼顧紙質檔案信息完整保存的同時,規避傳統檔案存在的缺點。資源利用在時間和空間兩個維度上發生了變化,是新時期檔案管理與傳統檔案管理的本質區別。以計算機和網絡為媒介,信息的傳輸突破了時空限制,實現了前所未有的高度共享。在加強基礎設施建設的基礎上,增強業內信息的互通有無,提升檔案利用效率,以適應現代社會對檔案開發利用的新要求[3]。

檔案信息化是我國信息化建設的組成部分,技術還需不斷完善,前期方案設計時要具有一定的戰略前瞻性,需考慮云計算技術、虛擬化技術、仿真技術、智能技術等,使檔案信息化與未來發展需求相適應。