關(guān)于文明城市創(chuàng)建檔案管理與利用的幾點(diǎn)思考

摘 要：文明城市建設(shè)檔案是城市精神文明建設(shè)的集中展現(xiàn)，反映了城市治理水平。本文從文明城市檔案建設(shè)要求出發(fā)，分析文明城市創(chuàng)城檔案管理過(guò)程中的不足，認(rèn)為要在檔案的收、管、用等環(huán)節(jié)上持續(xù)用力，更好地發(fā)揮檔案在文明城市治理過(guò)程中的獨(dú)特作用。

關(guān)鍵詞：文明城市；檔案管理；檔案利用

文明城市檔案資料申報(bào)工作是文明城市創(chuàng)建的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是重要組成部分，是參評(píng)城市工作水平的全面反映。做好文明城市檔案管理，直接關(guān)系創(chuàng)城工作成敗。要瞄準(zhǔn)文明城市檔案管理的短板弱項(xiàng)，加強(qiáng)收管用環(huán)節(jié)水平，提升創(chuàng)城檔案科學(xué)化規(guī)范化水平。

1 文明城市創(chuàng)建檔案的基本要求

1.1 格式要求嚴(yán)格

按照中央文明辦要求，文明城市檔案材料格式包括正式發(fā)文、說(shuō)明報(bào)告、圖片資料、部門(mén)評(píng)價(jià)、數(shù)據(jù)表格。正式發(fā)文可將檔案整體制作成PDF格式，也可掃描正式發(fā)文的首頁(yè)和尾頁(yè)制作成圖片格式上報(bào)。說(shuō)明報(bào)告按要求寫(xiě)出情況說(shuō)明，以WORD、WPS形式提交電子版即可。圖片資料包括現(xiàn)場(chǎng)照片、樣報(bào)圖片、電視截屏、網(wǎng)絡(luò)截圖（含手機(jī)截圖），必須且僅能統(tǒng)一制作成JPG或JPEG格式提交，圖片標(biāo)題格式為：注明信息.JPG，注明信息包括：時(shí)間、地點(diǎn)、主題等。部門(mén)評(píng)價(jià)是指省行業(yè)主管部門(mén)對(duì)本市相關(guān)測(cè)評(píng)指標(biāo)落實(shí)情況提出的評(píng)價(jià)意見(jiàn)。數(shù)據(jù)表格按照測(cè)評(píng)時(shí)提供的模板進(jìn)行填寫(xiě)，掃描制作成圖片格式文件提交。要精準(zhǔn)吃透材料形式要求，力求做到精細(xì)完整。

1.2 收集涵蓋面廣

檔案材料的收集以測(cè)評(píng)體系為標(biāo)準(zhǔn)，需要保證檔案材料的真實(shí)性、權(quán)威性和系統(tǒng)性，以全面反映文明城市創(chuàng)建的全過(guò)程。權(quán)威性方面，要按照要求對(duì)不同層級(jí)的發(fā)文、交流材料進(jìn)行匯總收集，從中選擇最能反映創(chuàng)城工作實(shí)際的材料進(jìn)行申報(bào)；從真實(shí)性上來(lái)看，檔案材料要符合年度要求，不造假、不擺拍，能夠全面客觀地反映創(chuàng)城活動(dòng)，是全部活動(dòng)的真實(shí)記錄；從真實(shí)性上來(lái)看，檔案材料中的數(shù)據(jù)必須基于社會(huì)發(fā)展實(shí)際，并已經(jīng)上級(jí)審核或公開(kāi)發(fā)布。

1.3 邏輯性要求高

檔案材料要做到翔實(shí)豐富、有針對(duì)性，能夠全面、準(zhǔn)確、深刻地反映測(cè)評(píng)要求，材料的前后內(nèi)容要保持一致性，保持彼此間的內(nèi)在連續(xù)性，特別是文件之間在時(shí)間、文號(hào)、數(shù)據(jù)等方面表述不發(fā)生邏輯性錯(cuò)誤。測(cè)評(píng)體系中的每個(gè)內(nèi)容都是一個(gè)專(zhuān)題，資料以“件”為基本單位，“一件”資料一般由單份或若干份文件構(gòu)成。紙質(zhì)版資料建檔應(yīng)該根據(jù)每一條測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)要求準(zhǔn)備原始材料，每份材料均須編號(hào)，以紙質(zhì)版檔案為例，就應(yīng)包括：①卷內(nèi)目錄、②卷內(nèi)文件（紙質(zhì)檔案用訂書(shū)釘左上角裝訂或用活頁(yè)夾固定，在右上角用鉛筆標(biāo)明編號(hào)）、③檔案袋（檔案材料以卷為單位用紙質(zhì)檔案袋裝袋提交，并在檔案袋正面中央分上下兩行標(biāo)注提交檔案案卷編號(hào)和提交單位名稱(chēng)）。

2 文明城市創(chuàng)建檔案管理和利用中存在的問(wèn)題

2.1 從檔案內(nèi)容上看，應(yīng)景現(xiàn)象普遍存在

文明城市需要政府應(yīng)更多地把功夫花在服務(wù)民眾上，保障民生、增添公共福祉。但從近幾年中央文明辦通報(bào)的情況來(lái)看，有的地方為通過(guò)測(cè)評(píng)，存在隱瞞事實(shí)、PS圖片、數(shù)據(jù)造假等，使得創(chuàng)城檔案的真實(shí)性難以保障。比如，有的地方的照片檔案存在文字說(shuō)明與照片內(nèi)容不符、擺拍現(xiàn)象嚴(yán)重、形式單一、主題不貼切等，無(wú)法反映精神文明建設(shè)的真實(shí)情況，不利于后期的查考利用。

2.2 從管理水平上看，檔案治理水平較低

從大部分城市的組織架構(gòu)來(lái)看，文明城市創(chuàng)建屬于階段性任務(wù)，未有常態(tài)化的機(jī)構(gòu)承擔(dān)職責(zé)，大多都是臨時(shí)組織專(zhuān)班負(fù)責(zé)組織和推進(jìn)，創(chuàng)城工作完成后結(jié)構(gòu)解散，電子檔案大多數(shù)都留存在個(gè)人手中，未能進(jìn)行及時(shí)歸檔整理。同時(shí)，大部分責(zé)任部門(mén)缺少文明城市檔案的收集和整理意識(shí)，對(duì)文明城市檔案不重視。每年進(jìn)行檔案資料申報(bào)的時(shí)候才進(jìn)行集中的整理，多是應(yīng)付上級(jí)檢查，未能形成長(zhǎng)效機(jī)制。

2.3 從收集整理上看，歸檔范圍較窄

創(chuàng)城檔案向上級(jí)文明辦申報(bào)，對(duì)于測(cè)評(píng)城市而言，上報(bào)的材料是最能直觀反映本地創(chuàng)城工作成效的，能夠做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化。但是對(duì)非上報(bào)材料，大部分地方不重視，許多照片檔案未能列入年度的歸檔范圍和計(jì)劃。如創(chuàng)城牽頭部門(mén)就未能進(jìn)行集中地整理歸檔，使有許多具有史料價(jià)值的照片檔案流失。

2.4 從檔案開(kāi)發(fā)上看，檔案育人功能發(fā)揮不夠

創(chuàng)城檔案是以人民為中心發(fā)展思想的生動(dòng)展示，具有很強(qiáng)的思想性和教育性，為開(kāi)展社會(huì)主義核心價(jià)值觀教育提供了豐富的檔案素材。開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)城檔案，以主題展覽、圖書(shū)出版、影視創(chuàng)作等形式展示出來(lái)，能夠以強(qiáng)烈的感染力和說(shuō)服力直擊心靈，起到教育人引導(dǎo)人的作用。從實(shí)踐來(lái)看，部分城市思想上只是完成上級(jí)部署的任務(wù)，沒(méi)有把創(chuàng)城檔案上升到精神文明建設(shè)的層次上。有的地方舉辦了精神文明建設(shè)成果展，但是形式單一、覆蓋面不夠，無(wú)法形成有力度有深度的教育實(shí)效。同時(shí)，檔案開(kāi)發(fā)人才缺乏，創(chuàng)城檔案大多數(shù)是單位檔案管理人員負(fù)責(zé)，從能力和水平上難以適應(yīng)時(shí)代要求。

3 加強(qiáng)創(chuàng)城檔案收集力度，留存好精神文明建設(shè)歷程

加強(qiáng)檔案資源建設(shè)是提升創(chuàng)城檔案育人功能的基礎(chǔ)。新形勢(shì)下，檔案育人方式、功能、載體都發(fā)生了顯著變化，需要大量豐富的檔案資源做后盾和基石。長(zhǎng)期以來(lái)，創(chuàng)城檔案碎片化、零散性問(wèn)題較為突出，無(wú)法形成系統(tǒng)地檔案數(shù)據(jù)鏈，難以最大化發(fā)揮創(chuàng)城檔案育人功能。因此，做好創(chuàng)城檔案的管理和利用必須首先加大檔案收集力度。

3.1 加大創(chuàng)城活動(dòng)檔案接收

要將創(chuàng)城活動(dòng)檔案接收工作納入創(chuàng)城檔案資源體系建設(shè)重點(diǎn)，創(chuàng)城辦或指揮部大力實(shí)施一線工作法、項(xiàng)目工作法，制定工作方案，創(chuàng)城活動(dòng)完結(jié)后立即歸檔，確保檔案資源應(yīng)收盡收。一是對(duì)責(zé)任單位創(chuàng)城活動(dòng)進(jìn)行摸底，明確各單位創(chuàng)城活動(dòng)的數(shù)量，掌握各單位應(yīng)移交檔案數(shù)量、門(mén)類(lèi)等情況。二是對(duì)部分創(chuàng)城單位檔案整理移交情況進(jìn)行實(shí)地抽查。摸清實(shí)情，了解移交工作存在問(wèn)題，共同研究解決方法和途徑，對(duì)不符合標(biāo)準(zhǔn)要求的，提供整改指導(dǎo)服務(wù)。三是制定接收計(jì)劃。在與各創(chuàng)城位充分協(xié)商的基礎(chǔ)上，明確各創(chuàng)城單位檔案移交接收時(shí)間，采取掛圖“作戰(zhàn)”的方式，將創(chuàng)城單位檔案接收工作進(jìn)行分工，責(zé)任到人。在開(kāi)展檔案接收過(guò)程中，采取預(yù)檢工作模式，正式接收前主動(dòng)到單位對(duì)擬移交檔案進(jìn)行預(yù)檢，確保移交檔案質(zhì)量和接收工作效率。

3.2 培育特色檔案資源

逐步延伸檔案征集觸角，建立特色的創(chuàng)城照片、音視頻、報(bào)紙檔案采集機(jī)制，創(chuàng)城辦要與重點(diǎn)責(zé)任單位，比如教育、文化、建設(shè)、宣傳、組織等部門(mén)建立常態(tài)化機(jī)制，對(duì)與創(chuàng)城工作相關(guān)的活動(dòng)檔案及時(shí)采集，建立專(zhuān)題活動(dòng)檔案。比如，有的地方打造特色愛(ài)國(guó)主義教育基地，常年舉辦愛(ài)國(guó)主義教育主題實(shí)踐活動(dòng)、研學(xué)活動(dòng)、培訓(xùn)活動(dòng)、公益活動(dòng)等，從活動(dòng)計(jì)劃、人員組織、活動(dòng)主題方面都有詳細(xì)檔案資料，成為精神文明建設(shè)的亮點(diǎn)。對(duì)于地方創(chuàng)城牽頭部門(mén)來(lái)說(shuō)，在創(chuàng)建過(guò)程中必然要打造特色和加分項(xiàng)，在此過(guò)程中將特色做法檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化，能夠取得事半功倍效果。

3.3 加強(qiáng)特殊載體檔案接收進(jìn)館

文明城市創(chuàng)建是一個(gè)系統(tǒng)工程，只有全員發(fā)動(dòng)、全民參與、全力以赴，才能打贏這場(chǎng)創(chuàng)建硬仗。在群眾性精神文明建設(shè)中，有大量的實(shí)物檔案，比如條幅標(biāo)語(yǔ)、宣傳冊(cè)、千人簽名錄等，這些能夠進(jìn)一步擴(kuò)大創(chuàng)城檔案門(mén)類(lèi)，豐富創(chuàng)城檔案數(shù)量，更好地記錄精神文明建設(shè)的全過(guò)程。一是常態(tài)化開(kāi)展特殊載體檔案接收。實(shí)施特殊載體檔案接收清單制度，明確特殊載體檔案接收范圍，推進(jìn)紙質(zhì)檔案與特種載體檔案同步移交、同步接收。二是建立特種載體檔案征集機(jī)制，面向社會(huì)各行各業(yè)廣泛征集記述和反映創(chuàng)城活動(dòng)各個(gè)方面的照片、音像、實(shí)物等檔案。三是與活動(dòng)開(kāi)展團(tuán)體開(kāi)展廣泛合作，以收藏其中珍貴物件，重要的實(shí)物進(jìn)行拍照、攝像存檔，并建立專(zhuān)門(mén)的檔案卷宗。

4 加強(qiáng)創(chuàng)城檔案管理力度，提升創(chuàng)城檔案規(guī)范化水平

4.1 加強(qiáng)創(chuàng)城檔案數(shù)字化管理

4.1.1要開(kāi)發(fā)高效率創(chuàng)城檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案在線移交管理。把電子檔案歸檔與創(chuàng)城活動(dòng)建立剛性聯(lián)系，與業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，將電子檔案移交嵌入創(chuàng)城進(jìn)程之中，建立對(duì)檔案移交的系統(tǒng)性約束。

4.1.2建立符合創(chuàng)城標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)分類(lèi)系統(tǒng)。創(chuàng)城體系繁雜，涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化、生態(tài)建設(shè)各方面，使得檔案門(mén)類(lèi)多、管理分散、業(yè)務(wù)職能部門(mén)之間需要建立高效的共享協(xié)作方式平臺(tái)，注重創(chuàng)城檔案信息的整合，優(yōu)化特色檔案信息資源的布局，以整體優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)信息資源共享[1]。

4.1.3做好特色檔案資源的收集。在日常工作中，文字、圖片資料在儲(chǔ)存、傳遞信息上具有一定的局限性，音頻視頻等聲像資料發(fā)揮了補(bǔ)充和替代作用。和圖片資料相比，聲像資料可以更加全面直觀地展示活動(dòng)內(nèi)容，更好地還原創(chuàng)建活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)。在數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)中，要將聲像檔案作為特殊模塊加以設(shè)置，支持視頻提取與存儲(chǔ)、格式轉(zhuǎn)換、視頻壓縮、視頻編輯、音頻提取等操作。

4.1.4建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全管理制度。為從根本上保障系統(tǒng)的安全，創(chuàng)城檔案系統(tǒng)應(yīng)安裝防火墻、防病毒軟件和入侵檢測(cè)系統(tǒng)，并實(shí)行級(jí)別控制，對(duì)用戶的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行級(jí)別確認(rèn)[2]，每個(gè)單位只能編輯和上傳本單位創(chuàng)城檔案，按不同的級(jí)別進(jìn)行不同檔案的信息查閱，確保檔案資料的原始性和真實(shí)性。

4.2 打造創(chuàng)城檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)是以檔案信息為主要數(shù)據(jù)來(lái)源的專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)理論，檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)是針對(duì)用戶對(duì)檔案信息的需求特點(diǎn)，按照一定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)某一學(xué)科或某一專(zhuān)題有利用價(jià)值的檔案信息進(jìn)行收集、分析、存儲(chǔ)、評(píng)價(jià)、處理，以滿足用戶個(gè)性化需求的檔案信息資源庫(kù)[3]。建立創(chuàng)城檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)能夠有效地檢索、利用檔案資源，發(fā)揮檔案在精神文明建設(shè)中的重要作用。一是明確建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，包括目錄結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、分類(lèi)規(guī)范等。二是責(zé)任部門(mén)數(shù)據(jù)上報(bào)。創(chuàng)城責(zé)任主體要將本單位的數(shù)據(jù)按照標(biāo)準(zhǔn)要求上傳，形成專(zhuān)題檔案數(shù)據(jù)。三是數(shù)據(jù)整合。對(duì)同類(lèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地組織和匯總，按照檔案類(lèi)別自動(dòng)歸檔，形成專(zhuān)題數(shù)據(jù)目錄和內(nèi)容。四是檢索利用。相關(guān)部門(mén)可在數(shù)據(jù)庫(kù)中快速檢索所需信息，并可開(kāi)展更加深入的專(zhuān)題編研。

5 加大創(chuàng)城檔案開(kāi)發(fā)力度，發(fā)揮精神文明檔案育人功能

“創(chuàng)城”與“育人”相輔相成。“創(chuàng)城”的目的是實(shí)現(xiàn)“育人”，實(shí)現(xiàn)人的全面發(fā)展，而“育人”則可以進(jìn)一步推動(dòng)“創(chuàng)城”。檔案是創(chuàng)城過(guò)程的集中再現(xiàn)，是這一歷史進(jìn)程的真實(shí)記錄。做好創(chuàng)城檔案開(kāi)發(fā)利用，能夠弘揚(yáng)社會(huì)主義核心價(jià)值觀，發(fā)揮檔案獨(dú)特育人價(jià)值。

5.1 堅(jiān)持多維度開(kāi)發(fā)利用

創(chuàng)城檔案內(nèi)涵豐富，蘊(yùn)含著黨委、政府踐行以人民為中心發(fā)展思想的生動(dòng)實(shí)踐，創(chuàng)城檔案開(kāi)發(fā)可采用圖書(shū)出版、展覽展示、融入學(xué)校教育等多種形式開(kāi)展。

5.1.1編研出版。作為傳統(tǒng)的檔案開(kāi)發(fā)利用形式，圖書(shū)出版在教育大眾、引領(lǐng)社會(huì)風(fēng)尚方面依然具有重要作用，能夠讓群眾在潛移默化中凈化思想。三明市出版《三明市精神文明創(chuàng)建典型示范項(xiàng)目》，展示三明市文明創(chuàng)建精神風(fēng)貌、階段性成果，總結(jié)先進(jìn)做法，提供經(jīng)驗(yàn)交流，進(jìn)一步提高群眾對(duì)創(chuàng)建全國(guó)文明城市工作的知曉率、支持率和滿意率。

5.1.2主題展覽。展覽能夠以檔案圖片的形式，展現(xiàn)創(chuàng)城工作的生動(dòng)畫(huà)面，反映精神文明建設(shè)的重要成果。三明市建成“風(fēng)展紅旗 如畫(huà)三明”三明市精神文明建設(shè)展館，并推出VR視角的精神文明建設(shè)成果網(wǎng)上展廳，營(yíng)造了積極營(yíng)造崇德向善，見(jiàn)賢思齊、德行天下的濃厚社會(huì)氛圍。

5.1.3開(kāi)辦專(zhuān)欄。通過(guò)打造專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，創(chuàng)城檔案類(lèi)型更加明晰，為開(kāi)辦多類(lèi)型專(zhuān)欄提供了基礎(chǔ)。如根據(jù)生態(tài)文明建設(shè)的活動(dòng)檔案，舉辦“綠水青山就是金山銀山”主題活動(dòng)展。再如“明溪在線”微信公眾號(hào)開(kāi)設(shè)“共建共享文明城·系列成就宣傳展”專(zhuān)欄，持續(xù)對(duì)轄區(qū)社區(qū)進(jìn)行文明創(chuàng)建成果風(fēng)采展示。從人民群眾的角度看社區(qū)變化、觀百姓生活、察民生實(shí)事，用檔案和圖片反映出人民群眾幸福指數(shù)的提升。

5.2 融入百姓生活

5.2.1打造新時(shí)代文明實(shí)踐活動(dòng)新模式。創(chuàng)城檔案豐富的素材是進(jìn)行社會(huì)主義核心價(jià)值觀教育的重要載體，要積極選取人民群眾喜愛(ài)、內(nèi)涵豐富、教育效果好的檔案資源融入新時(shí)代文明實(shí)踐站所和圖書(shū)館、博物館、科技館等公共文化場(chǎng)所，組織開(kāi)展文化閱讀、志愿服務(wù)等活動(dòng)，在豐富基層群眾精神文化生活的同時(shí)，發(fā)揮檔案教育人、引導(dǎo)人的作用。

5.2.2融入學(xué)校教育。學(xué)校是精神文明建設(shè)的重要陣地，深入推進(jìn)創(chuàng)城檔案進(jìn)校園，有利于進(jìn)一步培育和踐行社會(huì)主義核心價(jià)值觀[4]。創(chuàng)城單位可與學(xué)校聯(lián)合開(kāi)發(fā)校本課程，將創(chuàng)城檔案融入學(xué)校教育和愛(ài)國(guó)主義教育全過(guò)程，讓學(xué)生近距離感受精神文明建設(shè)帶來(lái)的新變化。同時(shí)，創(chuàng)城檔案作為鮮活的事例，通過(guò)舉辦晚會(huì)、演講比賽、話劇等形式展示出來(lái)，使創(chuàng)城效果更為真實(shí)，讓學(xué)生在檔案氛圍中受到“潤(rùn)物細(xì)無(wú)聲”的教育。

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作者簡(jiǎn)介：張憲（1973— ），大學(xué)學(xué)歷，福建省三明市明溪縣精神文明建設(shè)理論研究室館員，從事文明創(chuàng)建檔案管理工作。