人力資源開發(fā)視角下醫(yī)院人事檔案管理研究

摘 要：人事檔案反映人力資源現(xiàn)狀，也是人力資源開發(fā)的重要依據(jù)，有利于發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和配置人才，為人力資源開發(fā)提供重要信息支撐，做好人力資源檔案開發(fā)利用對(duì)實(shí)施人才強(qiáng)國戰(zhàn)略具有重大意義。本文以人力資源開發(fā)為研究視角，分析人事檔案管理之于醫(yī)院人力資源開發(fā)的現(xiàn)實(shí)意義以及人事檔案管理不力產(chǎn)生的消極影響，在此基礎(chǔ)上提出了人事檔案管理對(duì)策，具有一定的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：人力資源開發(fā)；人事檔案；醫(yī)院

人力資源是一種寶貴的資源，其本質(zhì)是人的能力[1]。發(fā)揮寶貴的人力資源優(yōu)勢(shì)，就需要做好人力資源開發(fā)。人力資源開發(fā)（Human Resource Development，HRD）最早由美國學(xué)者Nadler提出，是指一個(gè)企業(yè)或組織團(tuán)體在現(xiàn)有人力資源基礎(chǔ)上，根據(jù)組織結(jié)構(gòu)變化、戰(zhàn)略目標(biāo)制定，做好現(xiàn)有人力資源的調(diào)查、分析、規(guī)劃和調(diào)整，達(dá)到提高人的才能，增強(qiáng)人的活力，提升組織或團(tuán)體現(xiàn)有人力資源管理水平，激發(fā)團(tuán)體或組織創(chuàng)造更大價(jià)值。

人事檔案反映了人力資源現(xiàn)狀，也是人力資源開發(fā)的重要依據(jù)，做好人力資源檔案開發(fā)利用對(duì)實(shí)施人才強(qiáng)國戰(zhàn)略具有重大意義。人力資源開發(fā)時(shí)，需要詳細(xì)了解團(tuán)體或組織人力資源配置、勞動(dòng)合同簽訂、社會(huì)保險(xiǎn)購買，以及人才選拔使用等情況，而這些均與人事檔案管理密不可分。通過人事檔案信息分析，可以了解各個(gè)時(shí)期人力資源年齡、學(xué)歷、職稱狀況，也可以幫助用人單位詳細(xì)了解人力資源使用情況。因此，要充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理在人力資源開發(fā)中的重大現(xiàn)實(shí)意義，采取科學(xué)有效的管理方法和路徑，切實(shí)發(fā)揮人事檔案價(jià)值，為人才強(qiáng)國戰(zhàn)略實(shí)施提供可靠保障。

1 人事檔案管理之于人力資源開發(fā)的意義

1.1 構(gòu)建人才網(wǎng)絡(luò)，利于發(fā)現(xiàn)人才

人是管理中最積極最活躍的因素，一切工作和任何事業(yè)都由人去做[2]。人力資源開發(fā)的前提和基礎(chǔ)是要分析人力資源現(xiàn)狀，只有了解現(xiàn)狀，才能更好地開發(fā)。改革開放40余年來，我國的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展取得舉世矚目的成就，人才需要培養(yǎng)，高質(zhì)量的人力資源需要開發(fā)積累。新時(shí)代醫(yī)療衛(wèi)生快速發(fā)展，先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備技術(shù)廣泛投入到臨床應(yīng)用，而這些需要德高望重的、具有豐富臨床診療經(jīng)驗(yàn)的骨干醫(yī)師去駕馭。醫(yī)師的綜合情況可通過日常表現(xiàn)了解，但更多的還需要通過調(diào)閱其人事檔案進(jìn)行全面客觀評(píng)價(jià)，考察其醫(yī)德醫(yī)風(fēng)醫(yī)技，工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)實(shí)績(jī)等等。臨床一線也需要大量創(chuàng)新型、高素質(zhì)人才。加強(qiáng)人事檔案開發(fā)利用，借助信息化管理手段，構(gòu)建科學(xué)人力資源信息管理系統(tǒng)，可以將重要人事信息進(jìn)行有效整合，積極構(gòu)建醫(yī)院人才評(píng)價(jià)網(wǎng)絡(luò)，為發(fā)現(xiàn)人才提供科學(xué)支撐。

1.2 架設(shè)便捷通道，利于使用人才

人力資源是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的不竭動(dòng)力，也是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的根本保障。發(fā)現(xiàn)人才是前提，使用人才是根本。人才使用包括人才引進(jìn)、人才培養(yǎng)、人才崗位調(diào)整，以及人才選拔使用，這些都離不開人事檔案。通過人事檔案分析，能夠及時(shí)了解醫(yī)院人才隊(duì)伍現(xiàn)狀，為人才使用提供支撐。還可通過人事檔案信息分析，發(fā)現(xiàn)人力資源專業(yè)情況，為培養(yǎng)提供精準(zhǔn)指導(dǎo)，利于人才資源價(jià)值最大化發(fā)揮。

1.3 提供信息資源，利于配置人才

人事檔案是“人的管理”的主要依據(jù)，不僅存儲(chǔ)了組織或團(tuán)體中人力資源信息，還真實(shí)反映了管理核心——“人”的歷史和現(xiàn)狀，以及醫(yī)療機(jī)構(gòu)自身不同科室、不同部門、不同時(shí)期的人力資源配置，及人才使用和相關(guān)待遇情況。通過人事檔案信息統(tǒng)計(jì)分析，了解醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部人力資源配置狀況，為不同崗位人才類型的引進(jìn)、內(nèi)部人才資源的交流輪崗，以及醫(yī)護(hù)人員的培養(yǎng)和使用等決策提供有力指導(dǎo)。例如，通過臨床護(hù)理人事檔案信息統(tǒng)計(jì)分析，幫助醫(yī)院及其部門及時(shí)掌握現(xiàn)有護(hù)理人員的年齡結(jié)構(gòu)、知識(shí)水平、工作經(jīng)驗(yàn)、人員分布等情況，從而為醫(yī)院作出護(hù)理人員的引進(jìn)決策提供精準(zhǔn)指導(dǎo)，包括引進(jìn)護(hù)理人員的數(shù)量、專業(yè)等，提升了決策的科學(xué)性。

2 人事檔案管理不力對(duì)于人力資源開發(fā)的消極影響

醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位的人事檔案管理工作帶有復(fù)雜性特征[3]。一旦發(fā)生檔案資料遺漏、丟失或收集不完整，不僅會(huì)影響檔案當(dāng)事人，也會(huì)直接影響醫(yī)療機(jī)構(gòu)等用人單位的人力資源開發(fā)的質(zhì)量和效率。

2.1 管理質(zhì)量影響人力資源開發(fā)價(jià)值

根據(jù)《干部人事檔案工作條例》，人事檔案分10個(gè)種類，每一種都詳細(xì)規(guī)定了相應(yīng)的檔案內(nèi)容。例如考核鑒定類材料，包括考核資料、工作鑒定、掛職鍛煉考核、援派考核，還包括任期考核、聘期考核等資料。若人事檔案資料不全，甚至存在虛假情況，就會(huì)極大地降低人事檔案在人力資源開發(fā)中的參考價(jià)值和憑證功能。人事檔案質(zhì)量既包括應(yīng)歸檔盡歸檔的數(shù)量要求，以此全面反映個(gè)人情況；也包括質(zhì)量要求，如存在人事檔案資料質(zhì)量不高、任職經(jīng)歷不完整、主要業(yè)績(jī)未記錄等問題，都會(huì)影響人事檔案在人力資源開發(fā)中應(yīng)有價(jià)值的發(fā)揮。

2.2 管理體制影響人力資源開發(fā)效力

根據(jù)《干部人事檔案工作條例》規(guī)定，各地區(qū)各單位的人事檔案工作應(yīng)該按照管理權(quán)限，實(shí)行“分級(jí)負(fù)責(zé)、集中管理”的體制模式。近年來，隨著新的用人制度改革的深入，以及醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)人事體制改革，人才流動(dòng)更加便捷，也更為頻繁，“人檔分離”“死檔”“棄檔”等現(xiàn)象較為突出。人事檔案管理較為分散，有的人事檔案由辦公室管理，有的由人事科管理，還有的由檔案室保管，多頭分散管理，極易導(dǎo)致人事檔案資料收集不及時(shí)、不完整，影響了人事檔案案卷內(nèi)容及案卷質(zhì)量，也不利于人事檔案管理效力的發(fā)揮。

2.3 管理水平影響人力資源開發(fā)效率

近年來，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的快速發(fā)展、迭代，各種人事檔案管理軟件應(yīng)用到了醫(yī)院人事檔案管理中，極大地提升了醫(yī)院人事檔案管理效率，也為人事檔案資源開發(fā)利用提供過硬的技術(shù)支撐。但一直以來，由于人事檔案具有很強(qiáng)的保密性、專業(yè)性和權(quán)威性，醫(yī)院人事檔案利用的限制條件較多，多以被動(dòng)服務(wù)為主。忽視了人事檔案管理能力和水平的提升，人事檔案管理的現(xiàn)代化水平較低，“坐等上門”的服務(wù)理念滯后，人事檔案管理所需的軟硬件條件落后，相應(yīng)的人力、物力投入不足。重“管”輕“用”思想也在一定程度上制約了人事檔案在人力資源開發(fā)中的效率發(fā)揮，許多人事檔案“沉睡”于檔案柜或數(shù)據(jù)庫中。

3 人力資源開發(fā)視角下人事檔案管理對(duì)策

人事檔案具有流動(dòng)性、動(dòng)態(tài)性、真實(shí)性、全面性特點(diǎn)，也對(duì)醫(yī)院人事檔案管理提出了新的要求[4]。人事檔案管理與人力資源開發(fā)是現(xiàn)階段人事管理工作的重點(diǎn)，科學(xué)的人事檔案管理促進(jìn)醫(yī)院人力資源開發(fā)和使用[5]，助力人才合理流動(dòng)，激發(fā)廣大醫(yī)務(wù)工作者工作熱情，促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展。

3.1 轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念

要深刻認(rèn)識(shí)到做好新時(shí)代醫(yī)院人事檔案管理工作的極端重要性，提升人事檔案在人力資源發(fā)展新趨勢(shì)中地位的認(rèn)識(shí)[6]。從“創(chuàng)新人事管理方式，發(fā)展人事代理制度”到“審核‘三齡兩歷一身份”，再到“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”，突出體現(xiàn)了人事檔案管理在人力資源管理、建設(shè)高素質(zhì)干部隊(duì)伍中的重要作用。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》的相關(guān)規(guī)定，人事檔案包含的內(nèi)容較多，材料收集的范圍較廣，這些特點(diǎn)也體現(xiàn)了人事檔案在人力資源開發(fā)中的地位和作用。人事檔案是國家重要資源，也是廣大醫(yī)療機(jī)構(gòu)長(zhǎng)期發(fā)展的重要依據(jù)，是維護(hù)合法權(quán)益、推動(dòng)社會(huì)信用體系建設(shè)的重要組成部分。人事檔案的真實(shí)性特點(diǎn)，決定了其是人力資源開發(fā)的重要依據(jù)，在人才招錄、評(píng)鑒、使用過程中發(fā)揮重要作用。因此，廣大人事檔案工作者、醫(yī)院管理者，要切實(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，從人力資源開發(fā)的角度去管理人事檔案工作，堅(jiān)持管理與利用并重原則，增強(qiáng)人事檔案資源開發(fā)利用的積極性主動(dòng)性，要科學(xué)評(píng)估醫(yī)院人才資源開發(fā)的現(xiàn)實(shí)需求，增強(qiáng)人事檔案管理工作的前瞻性，要更加注重人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)應(yīng)用價(jià)值，善于挖掘人力資源管理信息，為人力資源管理提供有力信息支持和幫助，切實(shí)發(fā)揮人事檔案管理價(jià)值。

3.2 創(chuàng)新人事檔案管理體制

要嚴(yán)格執(zhí)行《干部人事檔案工作條例》，按照“黨管干部”“依法依規(guī)”“分級(jí)負(fù)責(zé)”“集中管理”等原則，按照不同類別、身份，將醫(yī)院人事檔案統(tǒng)一交由組織部門、人社部門等分別進(jìn)行“集中管理”。按照“1000卷檔案配備1名專職工作人員”的標(biāo)準(zhǔn)和要求，加強(qiáng)人事檔案部門人員配備，明確崗位職責(zé)，實(shí)行專人負(fù)責(zé)。為有效解決“棄檔”“死檔”“人檔分離”問題，要積極推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)人事制度改革，推進(jìn)公立醫(yī)院編制管理方式創(chuàng)新，建立和完善動(dòng)態(tài)調(diào)整機(jī)制，深化醫(yī)務(wù)人員職稱評(píng)價(jià)機(jī)制改革。積極推進(jìn)促進(jìn)人事檔案市場(chǎng)化。積極推進(jìn)人事檔案管理體制改革，探索實(shí)施人事檔案社會(huì)化。注重人事檔案利用，加大投入，從傳統(tǒng)人事檔案重保管向“以知識(shí)及應(yīng)用為中心”的“后保管”模式轉(zhuǎn)變，人事檔案管理的內(nèi)容及類型朝著多元化方向發(fā)展。

3.3 提升人事檔案管理水平

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的發(fā)展及其在人事檔案管理中的深度運(yùn)用，醫(yī)院人事檔案管理部門要主動(dòng)將前沿信息技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理中。根據(jù)醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀，引入專門的人事檔案管理軟件（軟件運(yùn)作流程見圖1），切實(shí)提升人事檔案管理的信息化水平。此外，還要高度重視現(xiàn)代信息技術(shù)在人事檔案利用中的實(shí)際應(yīng)用，要注重利用大數(shù)據(jù)、檢索技術(shù)、知識(shí)圖譜等，做好人事檔案信息的獲取、篩選、處理、傳輸和分析，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化，提升人事檔案在人力資源開發(fā)利用中的實(shí)際應(yīng)用效果。根據(jù)醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展需要，結(jié)合人事檔案信息資源分析，做好不同業(yè)務(wù)科室人力資源的需求分析，為醫(yī)院引入專業(yè)人才提供有針對(duì)性的參考服務(wù)，有針對(duì)性地指導(dǎo)醫(yī)院引入專業(yè)性人才，并做好醫(yī)院內(nèi)部人力資源的優(yōu)化配置。

3.4 強(qiáng)化人事檔案編研

人事檔案信息利用不同于一般檔案材料，必須按照干部管理權(quán)限確定的范圍提供利用[7]。要切實(shí)加大人事檔案編研工作力度，提高檔案人員人事檔案編研意識(shí)和能力，做好醫(yī)院人事檔案信息深層次加工，滿足醫(yī)院管理、醫(yī)護(hù)人才引進(jìn)、醫(yī)護(hù)人資源配置等不同需求，最大程度地發(fā)揮出人事檔案利用價(jià)值。一方面，要結(jié)合醫(yī)療機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，以及醫(yī)療機(jī)構(gòu)正常人力資源管理的需要，注重做好人事檔案編研的選題，如醫(yī)院人事制度匯編、骨干醫(yī)師匯編、人才交流輪崗制度匯編等等，最大限度地挖掘人事檔案信息資源，切實(shí)提升人事檔案資源的實(shí)用價(jià)值；另一方面，要注重編、研結(jié)合，在人事檔案匯編基礎(chǔ)上進(jìn)行類案分析，形成更有價(jià)值的新文獻(xiàn)。此外，要積極引入計(jì)算機(jī)、新媒體等技術(shù)手段，提升人事檔案信息量和知識(shí)性，滿足不同需要，為人力資源開發(fā)提供有力支撐。

結(jié)語

人事檔案的價(jià)值在于其利用。市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)是人才的競(jìng)爭(zhēng)，新時(shí)代，要根據(jù)人力資源管理的現(xiàn)實(shí)需要，充分把握人事檔案利用價(jià)值，發(fā)揮人事檔案在人力資源配置、使用中的功能和作用。要始終立足醫(yī)療事業(yè)發(fā)展現(xiàn)實(shí)，圍繞人力資源開發(fā)為出發(fā)點(diǎn)，積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念、創(chuàng)新人事檔案管理體制，提升人事檔案管理水平、強(qiáng)化人事檔案編研工作，為人力資源優(yōu)化配置提供可靠保障，最大限度地發(fā)揮人事檔案價(jià)值，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展提供可靠的人才支持和智力保障。

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作者簡(jiǎn)介：余洋（1990— ），研究生學(xué)歷，煙臺(tái)市奇山醫(yī)院館員，主要從事醫(yī)院檔案管理研究。