新時期高職院校人事檔案數字化與人才服務信息化建設現狀及對策研究

甘秀娜 郭曉軍 王愛苗

（石家莊鐵路職業技術學院1） 河北石家莊 050041 石家莊市北新街小學1） 河北石家莊 050000）

1 研究背景及文獻綜述

組織人事工作中，人事檔案管理與人才服務建設是一項重要內容，選人用人也常以此為重要依據。傳統人事檔案管理與人才服務方式曾為我國經濟發展、社會穩定起到舉足輕重的作用，但在經濟體制轉型不斷加快，政治經濟體制改革不斷深化的進程中，這種傳統方式已經滯后于時代的發展步伐。我國人事檔案數字化與人才服務信息化的建設依托社會需求、政策支持、技術推動以及國內外研究成果等支撐平臺，正逐步走向現代化、標準化。

1.1 國外研究現狀綜述

國外利用計算機等現代技術不斷研發新的人事檔案管理系統，在人事檔案管理工作實現數字化、信息化之路上取得明顯成效。與此同時，西方發達國家將縮微技術應用到檔案信息的處理，為人事檔案數字化打下了堅實的基礎。以美國為例，人事檔案部分內容可以向個人開放，比如，密歇根大學的雇員可以在線查詢到自己人事檔案中的某些內容，履歷、提薪等情況。

1.2 國內研究現狀綜述

何宗哲在《基于SWOT 分析法的高職院校人事檔案信息化建設研究—以廣西交通職業技術學院為例》中，提出對高職院校人事檔案信息化建設進行SWOT 分析，提出SO、ST、WO、WT 四項策略，將高職院校內部人事檔案信息化管理和國家標準、社會要求緊密結合，融合發展，充分實現人事檔案信息的價值。劉歲梅在《新時期高職院校人事檔案數字化建設的工作思考》中，通過論述新時期下高職院校人事檔案數字化建設的重要性，分析現階段其存在的人事檔案建設問題并提出相關建議，為高職院校的人事檔案數字化創新建設提供借鑒和參考。段玉玲在《干部人事檔案數字化建設現狀及對策研究》中，以江蘇干部人事檔案數字化發展為調查對象，通過分析其發展現狀及特點，創新性提出以“硬制度、強管理、新技術”軟硬并舉的發展對策，為干部人事檔案管理、利用模式開辟新道路，讓檔案管理及組織選人用人工作更加智能化、信息化。基于以上研究文獻，發現鮮有對新時期高職院校人事檔案數字化與人才服務信息化建設現狀及對策研究。

本文總結提煉新時期高職院校人事檔案數字化與人才服務信息化建設現狀，積極探索新時期高職院校人事檔案數字化與人才服務信息化建設的對策及相應措施。

1.3 本文對于已有研究的理論價值或實際應用價值

為加快落實高職院校人事檔案數字化建設，推進人才服務信息化建設，提高人事檔案數字化水平和人才服務信息化水平，提出以“硬制度、強管理、新技術”軟硬并舉發展對策，創新人事檔案和人才服務管理模式，為新時期高職院校的人事檔案數字化與人才服務信息化建設提供借鑒和參考。

2 高職院校人事檔案數字化與人才服務信息化存在的問題

在高職院校人事檔案數字化與人才服務信息化過程中，主要存在以下問題：

（1）數字化標準體系有待完善。當前各高職院校人事檔案數字化建設得到了較快的推動和發展，在人力、物力、財力等方面投入逐漸加大，但是，由于缺乏系統的數字化管理體系及人事檔案數據庫體系， 嚴重制約了人事檔案管理工作的成效。

（2）人事檔案信息安全有待提高。互聯網時代背景下，部分高職院校在人事檔案數字化建設過程中，因為沒有做好對系統功能的維護和升級，出現信息的泄露和丟失等問題，導致人事檔案數字化建設面臨嚴重的安全威脅。

（3）數字化技術有待改進。部分高職院校的人事檔案以及人才服務信息化建設仍處于試水階段，缺乏有效的數字化技術支撐，如硬件設施老化，軟件更新滯后，使數字化技術難以滿足人事檔案管理需求，大大降低了檔案數字化管理效率。

3 高職院校人事檔案數字化與人才服務信息化建設系統框架

結合信息化時代特征，對高職院校人事檔案數字化現狀和人才服務信息化建設現狀進行調研，采用文獻調研法、綜合分析法和案例分析法，分析高職院校人事檔案數字化與人才服務信息化建設現行模式及問題。在此基礎上，利用“硬制度、強管理、新技術”軟硬并舉的策略，構建高職院校人事檔案數字化與人才服務信息化建設系統框架，并提出針對高職院校人事檔案數字化與人才服務信息化建設對策研究（見圖1）。

圖1 高職院校人事檔案數字化與人才服務信息化建設系統框架

4 高職院校人事檔案數字化與人才服務信息化建設對策研究

高職院校的人事檔案數字化的對策包括重視并做好檔案收集、整理、審核工作，建立健全人事檔案數據庫和加強檔案信息安全管理；人才服務信息化建設的對策包括構建完善統一的信息化建設標準和加大對信息技術人才的培訓力度。

4.1 強化人事檔案數字化建設的對策

（1）重視并做好檔案收集、整理和審核工作。高職院校檔案管理人員要在確保信息數據真實有效的基礎上，從檔案的收集、檔案的整理和檔案的審核三個方面著手，簡化檔案核對流程，促進人事檔案管理工作向數字化方向發展。

（2）建立健全人事檔案數據庫。高職院校檔案管理人員要根據人事檔案實際管理現狀，提升自身數字化技術水平，準確、安全地錄入和存儲人事檔案信息，同時，建立和完善人事檔案數據庫，確保數據庫內容的完整性和一致性。后期還要加強對人事檔案數據庫系統的管理與維護，確保該系統能夠穩定、安全地運行。

（3）加強檔案信息安全管理。高職院校檔案管理人員嚴格按照相關標準和要求，高度重視檔案信息錄入、 審核和存儲等基礎操作，提高檔案操作流程的規范性。同時，強制要求檔案管理人員和數字化建設人員簽訂人事檔案信息保密承諾書，以免造成人事信息泄露。通過高職院校檔案管理人員加大對檔案信息安全的管理力度，促進人事檔案數字化管理向標準性、規范性、科學性方向發展。

4.2 促進人才服務信息化建設的對策

構建完善和統一的信息化建設標準。根據高職院校人才服務實際建設需求，整合人才信息化管理規范，統一制定和完善信息技術應用標準。各部門統一使用人才服務信息化建設技術應用平臺，規范過程管理，確保分工明確、有效協作。

加大對信息技術人才的培訓力度。高職院校要加強對人事檔案管理人員培訓力度，使其不斷適應人才服務的發展需求。同時，成立多個信息化建設小組，在其他部門的協作和配合下，使這些小組對人才服務需求有全面了解和把握。最后，構建出符合人才服務發展需求的信息系統，持續推進人才服務信息化、智能化發展。

5 結語

本文結合新時期的特征，對高職院校人事檔案數字化現狀和人才服務信息化建設現狀進行調研，剖析高職院校人事檔案數字化與人才服務信息化建設現行模式及問題。在此基礎上，利用“硬制度、強管理、新技術”軟硬并舉的策略，構建高職院校人事檔案數字化與人才服務信息化建設系統框架，并提出針對高職院校人事檔案數字化與人才服務信息化建設對策研究。