檔案治理效能提升背景下檔案管理人員的敬業度培養策略

■陳智杰，陳少梅

（1.廣東省佛山市南海區自然資源檔案館（南海區城市建設檔案館），廣東 佛山 528000；2.北京理工大學珠海學院，廣東 珠海 519088）

“檔案治理現代化”是我國社會治理體系和治理能力現代化的一個重要組成部分，“檔案治理效能提升”則構成了“檔案治理現代化”的一個核心面向。近年來，包括我國檔案治理在內的世界各國檔案治理普遍呈現出跨學科交流的特點。例如，以“檔案知識利用和開發”為核心的檔案治理客觀上要求吸收人力資源管理、企業管理、工程項目管理、風險管理等學科的知識，通過消化和吸收這些學科的知識實現“檔案管理人員素養”等的提升，最終轉化為檔案治理效能。近年來，在管理實踐及學術研究中，學術界對檔案管理人員“如何更好管理檔案”等進行了不少的積極探索，例如，學者從“崗位勝任力”“績效考核”“素養培訓提升”等角度進行了有益的研究，并形成了豐富的學術成果。但是近年來，隨著檔案治理體系改革進程的深入，尤其是一大批“新人”“新手”在“高校擴招”浪潮中走入崗位，“高職業素養- 低敬業度”問題成為檔案治理體系中不得不重視的一個問題。

一、檔案管理人員敬業度對檔案治理效能提升的重要價值

從一般的管理學的角度來看，“敬業度”（Engagement）的產生與管理學的演變一道構成管理中的一個難題，即如何有效地將組織的高質量管理與人才的敬業結合起來。一般來講，人力資源管理視角下的“敬業度”代表的是在組織人力資源管理生態環境中員工對組織持有的一種情感反應或心理態度，這種心理狀態的本質在于“員工自身對于組織的投入和專注”，指的是員工在工作環境中對組織持有的一種信心狀態和積極性，是“一種正性體驗, 體現了工作中的高能量水平和強烈的認同感,精力專注而不渙散”。無論是從公共部門來講，還是從私營部門、第三部門角度來看，檔案管理人員“敬業度”越高，意味著其對組織的潛在價值越大。

（一）有利于顯著提高檔案管理效能產出

在微觀視角下，檔案管理工作人員或者為“兼職干”，或者為“專職干”，或者為“專兼職結合干”，在全流程檔案管理價值鏈上往往會產生一定的職業倦怠，類似于“磨洋工”“不愿意干”“不想干好”等問題時常發生。檔案管理人力資源的績效產出可以認為是檔案管理人員對于組織的一種“反哺價值”，現代組織行為學、人力資源管理學等多學科的實證化測量結果表明，在物質薪酬條件一定的前提下，員工的工作績效產出主要取決于員工的“敬業度”。這即是說，員工的敬業度具有很強的正向激勵作用。正如新制度主義經濟學家所指出的那樣，員工敬業度作為一種行為，深層次上受制于組織中的人力資源制度環境，員工敬業度的提高是制度約束條件背景下的一種行為選擇和思想傾向，這種行為的直接指向是工作績效產出。

（二）有利于形成“檔案文化管理品牌”

在檔案治理視角下，包括檔案資源管理在內的管理活動已經進化到了“文化競爭”時代。比如，對于一個制造業企業的競爭來講，單單依靠傳統的價格競爭、規模競爭、質量競爭、品牌競爭、名牌競爭等策略，很難取得價值鏈和產業鏈的優勢地位。在這種背景下，誰能具有高超的文化競爭優勢、整合企業內外優勢的文化資源、價值觀、核心專利等，誰就掌握了競爭優勢。在這方面，北京衛視的“檔案”欄目就是一個典型的代表性品牌。這也是我國新舊動能轉換、經濟進入新常態以后必須要面對的一個基本發展趨勢。因此，組織的檔案管理、人力資源管理的變革必須回應這一趨勢，一切有利于調動員工價值認同、文化認同、軟實力吸引力的管理要素都要嘗試，“組織管理者在為員工提供充分的組織支持的同時,如果能注重培養與提高員工的敬業度, 將會對工作績效的提高有更大的幫助”。因此，檔案管理人員的敬業度實際上構成了一種組織文化的重要范疇，有利于提高組織的文化競爭力，形成屬于自己的“檔案文化管理品牌”。

（三）有利于檔案治理體系中“員工- 組織”心理契約的達成

檔案治理效能的提升不是一個靜態、瞬時、短期的概念，而是一個動態、持續、長期的狀態，這就需要檔案管理人員與組織之間建立一種長期的、穩定的、可靠的信任關系，即心理契約。現代心理學研究成果表明，“心理契約”的本質是雇傭雙方或者說組織與員工之間基于雇傭關系形成的一種“隱性契約”，這種契約指向的是雙方對彼此之間“對權利(期望獲得)或義務(責任)的一種未成文的、內隱的主觀理解、期望、感知或信念”。盡管這種契約并非是一種由白紙黑字界定的約定，但是對于長期的檔案管理績效產出和員工價值成長具有重要的影響作用。從心理契約來源或形成的渠道來看，心理契約的形成主要是源于員工或組織雙方對于“承諾”的基本感知。敬業度、敬業現象和敬業過程作為一種可感、可觀察的存在，它的表現程度越高越有利于員工與組織之間有效的心理契約的形成，從而對檔案治理效能產生積極影響。

二、檔案管理人員敬業度生成的主要影響因素

我們認為，“敬業度”作為一種組織和員工在互動中所形成的心理活動，其可以預見的合理構成因素包括，企業環境中的積極參與、自覺聚焦任務、自愿靠近企業核心使命、企業價值內化等方面的內容。但是在檔案管理實踐中，我們發現有些檔案管理人員（無論是新入職人員，還是老員工）都不同程度存在敬業度不足的問題，其主要的影響因素包括以下幾點。

（一）“組織- 員工”之間的匹配性因素

檔案治理理論認為，檔案管理、人力資源管理并不是一種單向度的管理行為實施，而是一種基于員工和組織之間有效互動、雙向選擇、平等參與、契約化人格等過程形成的一種管理實踐。因此，若想使檔案管理員工形成對組織的高水平敬業度，“組織—員工”之間的結構化匹配程度就成為一種影響敬業度的系統化因素，具體來講，這種結構化匹配的主要面向包括兩個方面。

一是員工和組織之間的價值觀匹配程度。“價值觀”是一種關于價值立場和價值判斷的基本依據，代表著主體對于事務認知和評價的基本態度，是主體關于何種管理行為是正確的、何種行為是錯誤的一種認知。在現代組織文化導向的人力資源管理過程中，“價值觀認同”和“價值觀教育”是屬于第一位的，代表著員工和企業之間根本性兼容的一種“敬業度”要素。在這方面，我國阿里巴巴集團首創的“基于價值觀的績效管理考核”體系集中性地展現了員工和企業之間圍繞著“價值觀”兼容的結構化匹配程度。根據阿里巴巴“價值觀”績效考核的指標體系，“客戶第一：客戶是衣食父母”“團隊合作：共享共擔，平凡人做非凡事”“擁抱變化：迎接變化，勇于創新”“誠信：誠實正直，言行坦蕩”“激情：樂觀向上，永不放棄”“敬業：專業執著，精益求精”這六條價值準則代表了其員工和企業之間價值觀匹配的結構化程度，同時也刻畫了這些匹配價值是影響“組織和員工互動”從而形成有效的員工敬業度的重要性。

二是行為層面上員工自身的能力水平與組織需求、供給的結構化匹配程度，具體來說，包括員工的能力（專業、水平、性別等）是否與企業的崗位需求相匹配，以及在多大程度上相匹配；組織為員工提供的物質薪酬待遇、福利水平、發展機會、成長前景等是否與員工的需求相適應等。

（二）檔案管理人員的“需求側”因素

表面來看，檔案治理效能涉及的是“檔案知識價值最大化”問題，實際上則是“檔案管理人員如何有效激勵”的問題。馬克思主義人本主義理論對于人力資源管理的基本態度和基本立場是“為了人的全面自由發展而實施管理”，認為檔案管理、人力資源管理工作的基本出發點和立足點是“人的需求層次差異”，管理工作的基本方法是“人本主義”和“實踐哲學立場”。經過對相關國內外研究文獻的涉獵，筆者認為在關于影響檔案管理員工敬業度的因素方面，員工的需求和組織的供給構成員工敬業度建立過程中的“主要矛盾”；而員工的個人需求及其差異情況、滿足情況等構成這對矛盾的“主要方面”，對檔案治理效能提升中，檔案管理人員的管理創新方向具有決定性作用。因此，我們需要對于員工需求差異的不同實施差異化的管理策略，建立起不同的敬業度實現路徑和評價模型。

（三）檔案管理人員的“情緒性”因素

在西方管理學的歷史上，20 世紀中葉興起的“行為主義”認為，在諸如檔案治理、人力資源管理等組織管理活動中，檔案管理員工不僅對于自身的絕對物質報酬具有心理感知，而且對于組織內部不同崗位人員、不同組織、不同行業、不同地區等相對的物質報酬或福利待遇、晉升機會、發展前景等也具有感知，并且會影響其檔案管理工作績效產出，進而對長遠的“敬業度”產生不利或有利影響。比如，根據期望理論，有效的激勵力量=期望值×效價。也就是說，一項管理手段、激勵手段是否有效，員工對于企業敬業度能夠在多大程度上建立起來，取決于員工心理或情緒上的“期望值”乘以“滿足程度”。這啟示我們，在檔案人力資源管理尤其是激勵管理中，若想建構起有效的敬業度，需要結合員工的情緒和壓力體驗，綜合性地設置不同的期望值和對應的滿足程度，而不是對所有員工實施“一刀切”策略。

三、檔案治理效能提升背景下檔案管理人員敬業度培養的策略建議

我國《檔案事業“十四五”發展規劃》明確指出，檔案人才培養的重點應當從“拓寬人才培養渠道”“完善人才評價機制”等方面展開。“敬業度”雖然不是直接涉及檔案業務能力方面的一種職業素養，但是對于長久性提升檔案治理效能具有舉足輕重的作用。

（一）把好招聘關：做好員工與組織匹配度的分析

檔案管理屬于偏向于組織中后臺的管理職能，不易產生直接經濟價值，因此，對檔案管理人員“敬業度”的把握重心應當前移至招聘環節。眾所周知，員工與組織之間的匹配程度是客觀上影響員工對企業敬業度、提高檔案治理效能的主要因素。如果檔案管理員工的能力、專業、水平、性別、性格尤其是價值觀方面不能與組織的相關崗位相適應，我們很難想象員工會自覺形成對組織的“敬業度”，更多地是高離職率、職業倦怠等結局。因此，組織在招聘源頭上應當對員工與組織的匹配結構進行系統化的評估。比如，對于“高學歷檔案管理人才”來講，可以重點從價值觀匹配、職業發展規劃匹配、家庭支持度匹配等方面進行職業分析，對于高離職傾向的人員應當慎重考慮錄用。又如，在招聘源頭上，無論是社會招聘還是校園招聘過程中，可以大膽引入一些職業模型量化測評手段，如MBTI（Myers-Briggs Type Indicator）職業性格測試、霍蘭德職業性格測試等，借助此類職業測試選出情商和智商俱佳、對檔案管理敬業度更高的應聘對象。

（二）給好組織承諾：富有吸引力的薪酬福利體系

在現代人力資源管理理論看來，組織薪酬福利管理的本質是“一個組織針對所有員工所提供的服務，來確定他們應當得到的報酬總額，以及酬結構和報酬形式的過程”，它代表的是組織對于檔案管理員工提供管理服務價值的一種物質報酬；而“組織承諾”代表的則是組織對于檔案管理員工未來晉升、職業生涯發展的一種路徑規劃和“軟性福利”，是一種戰略回饋和戰略激勵。對于檔案治理效能提升來講，圍繞檔案管理中最常見的四種工作績效，主要包括“創新績效”“任務績效”“學習績效”“關系績效”等，必須實施差異化的薪酬福利和組織承諾措施。例如，對于那些認同組織核心價值觀和組織文化的員工，要重點向其傾斜薪酬福利和組織承諾；對于那些不認同或認同程度較差的員工，在薪酬福利和組織承諾方面則要采取相對應的措施；又如，在具體檔案業務方面的激勵方面，有條件的組織可以實施“組織敬業獎”，專門獎勵那些在檔案管理領域默默奉獻、長期耕耘的專家型骨干；也可以設立“年度最佳敬業榜樣”或者“檔案管理工匠型人才”，用于獎勵一個年度內在檔案管理過程中涌現出來的先進個人；也可以借助一定的科技創新工作室同步設立“檔案創新工作室”，并用一定的物質激勵和榮譽激勵相匹配起來，真正發揮“激勵”在檔案管理人員“敬業度”培養方面的制度作用。以此建構起以崗位績效工資制度為核心的現代薪酬福利和組織承諾體系，引導員工與組織之間簽訂有效的“心理契約”。

（三）用好組織支持：動態化、差異化的員工幫助支持計劃

上文有所指出，檔案治理、檔案管理雖然是一種“知識驅動型”管理職能，但是本身并不直接產生經濟價值和經濟效益，因此，在現實中的人力資源管理過程中，大多數組織（無論是企業，還是事業單位等）針對檔案管理人員都選擇了“崗位績效工資制度”作為主要的薪酬結構，同時也提供了與之相配套的績效考核體系。管理學上的“軟實力管理”理論認為，檔案管理員工敬業度的養成不是一個即時性過程，而是有賴于戰略性人力資源管理過程的實現。西方學術界在20 世紀80 年代—90 年代興起了一股“戰略人力資源管理”運動，這個運動迄今仍在持續進行著，在這股人力資源的戰略性管理運動中，有一個管理模型被稱為是“基于組織運作的動態資源理論模型”。這一模型的核心是“指一個組織用來吸引、培訓、激勵、評價和酬勞其人力資源的、嵌入組織專有的動態機制”。在這種側重于從戰略和文化競爭角度開展人力資源管理的思路看來，應當從組織發展戰略、人力資源管理規律、檔案管理人才的長遠發展需求等角度動態地、差異性地“因材施教”，從而造就差異化的“成才策略”，這也是對待不同員工對組織持有不同敬業度的一種必然策略。

比如，在企業內部可以根據創造價值的類型不同靈活地實施人才幫助計劃（見表1），對于直接產生經濟價值的員工可以將其工作業績與其待遇掛鉤，而對于那些不直接產生價值的崗位員工（如檔案管理人員）可以推出以“服務質量”和“敬業度、忠誠度”甚至是“價值觀”為導向的考核體系。

表1 組織內部價值創造的五種類型

在此，本文提出了這樣一個評價模型僅供參考（見附表1）。鑒于檔案管理在治理過程中越來越具有“集成式”的特點，在面向檔案管理人才的“敬業度導向的績效考核”打分過程中，可以側重于從分管領導、部門領導雙維度進行打分，不太建議由過多的業務鏈條的領導或人員開展“民主測評”或“績效打分”，以此體現出“專業的事情由專業的人做，專業的成績由專業的人評價”導向。

附表1 檔案管理員工敬業度服務質量評價服務模型指標

四、結論

在我國經濟發展進入新常態的背景下，我國檔案治理體系也進入到一個以“現代化”為核心的新過程階段。在檔案治理效能提升背景下，如何有針對性地在不同產業、不同規模的企業、不同部門或不同崗位實施有效的“敬業度”管理，并將其有效地嵌入到組織的整體發展戰略和競爭方案中去，將成為我國檔案管理界實施管理創新的一個重要方向。本文初步地對“檔案管理人員敬業度如何提升”問題進行了一定的探討，希望可以對學術界的研究、實務界的實踐產生參考價值。