Y 公司財務(wù)共享服務(wù)中心費用報銷流程優(yōu)化研究

劉 宇

（1.江蘇益客食品集團股份有限公司，江蘇 宿遷 223800；2.南京林業(yè)大學，江蘇 南京 210037）

一、引言

隨著經(jīng)濟的高速發(fā)展和科學技術(shù)的飛快進步，企業(yè)所處的商業(yè)環(huán)境發(fā)生了巨大的變化，企業(yè)之間充滿了競爭，企業(yè)的管理受到了很大的挑戰(zhàn)。 如今，越來越多的企業(yè)管理者為了應(yīng)對財務(wù)變革所帶來的巨大壓力， 切實解決企業(yè)發(fā)展中遇到的諸多問題，逐漸意識到企業(yè)信息化的重要性。 許多大型企業(yè)已經(jīng)借助當前較為先進的信息化技術(shù)完成了對企業(yè)管理的升級，例如通過對財務(wù)管理流程的自動化建設(shè)，實現(xiàn)了總體財務(wù)成本的降低和工作效率的提高。 而為了實現(xiàn)財務(wù)在信息化背景下的轉(zhuǎn)型，財務(wù)共享服務(wù)中心迅速出現(xiàn)并得到了快速發(fā)展，在提高企業(yè)財務(wù)管理效能及信息化水平方面發(fā)揮著巨大作用。 Philipp 等人通過研究發(fā)現(xiàn)，已有超過一半的世界500 強企業(yè)建立了財務(wù)共享服務(wù)中心（1）。 這提高了對于財務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)用和優(yōu)化，也將促進企業(yè)信息化水平的提高。

費用報銷業(yè)務(wù)作為一項基礎(chǔ)性的日常業(yè)務(wù)，貫穿了企業(yè)供產(chǎn)銷各個經(jīng)營活動節(jié)點，是企業(yè)在正常運行中必不可少的一項財務(wù)業(yè)務(wù)。 費用報銷業(yè)務(wù)流程也是一項主要流程，它對企業(yè)的經(jīng)營活動產(chǎn)生著一定的影響。 很多學者對此都有一定的研究，邢迎的研究結(jié)論是，通過培訓、對現(xiàn)有的報銷系統(tǒng)增加信息化應(yīng)用，可以改進報銷流程（2）。 程平等人指出，財務(wù)共享服務(wù)中心引入信息化技術(shù)，并應(yīng)用于費用報銷業(yè)務(wù)流程中最核心的模塊，可以使整個費用報銷業(yè)務(wù)流程得到進一步優(yōu)化和升級（3）。 曹可妮基于區(qū)塊鏈技術(shù)，總結(jié)了費用報銷環(huán)節(jié)運行成本過高的解決方法，此方法也將有效解決報銷環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的安全性問題（4）。楊克智等人推斷，未來利用虛擬現(xiàn)實及機器人流程自動化技術(shù)，可以替代一部分目前尚由人工完成的工作流程或者工作任務(wù)，實現(xiàn)流程的自動化運行，這將是未來的發(fā)展趨勢（5）。

目前，針對費用報銷流程的研究較少。本文以Y公司的費用報銷業(yè)務(wù)為例，在充分分析流程現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，將先進的信息化技術(shù)應(yīng)用于財務(wù)共享服務(wù)中心費用報銷業(yè)務(wù)流程優(yōu)化之中，以促進業(yè)流程整體運行效率的提高，為其他企業(yè)提供參考。

二、Y 公司財務(wù)共享服務(wù)中心費用報銷流程現(xiàn)狀分析

Y 公司財務(wù)共享服務(wù)中心費用報銷組的主要工作是單據(jù)審批及入賬。 運行中的費用報銷業(yè)務(wù)流程主要包括費用單據(jù)提交、費用審批、賬務(wù)處理及款項支付這四個主要部分：

（一）費用單據(jù)提交

費用報銷單據(jù)提交人在發(fā)生費用業(yè)務(wù)活動后，應(yīng)當根據(jù)開具的業(yè)務(wù)發(fā)票票面信息及業(yè)務(wù)活動的性質(zhì)在財務(wù)共享服務(wù)中心費用報銷系統(tǒng)填寫費用報銷金額、事由、費用業(yè)務(wù)類別及費用承擔公司和費用承擔部門等信息。 費用報銷單經(jīng)報銷人提交后會生成一個費用報銷單號，報銷人將相關(guān)票據(jù)等原始憑證按集團統(tǒng)一格式要求整理后掃描成PDF 文件上傳到報銷單， 并用單據(jù)編號命名所上傳的文件， 此文件是費用組對發(fā)票合規(guī)性審核的重要依據(jù)。 費用報銷單提交后即進入費用報銷的線上審批流程， 由流程中的各審批節(jié)點對單據(jù)進行審核，給出審核意見。

（二）費用審批

費用報銷單提交后會按照不同的費用類型，進入不同的審批流程。 首先由各級經(jīng)理對報銷單進行審批，這一審批環(huán)節(jié)主要審核費用的真實性，關(guān)注費用發(fā)生是否符合內(nèi)控及預算的要求。 各級經(jīng)理審批完成后即進入財務(wù)共享中心費用組任務(wù)池，費用組首先檢查附件中掃描的發(fā)票文件是否存在不合規(guī)之處，然后將附件中掃描的發(fā)票文件信息與報銷系統(tǒng)的信息核對，重點檢查稅額、費用類型、費用承擔部門等信息。 當天之前到達費用組任務(wù)池的單據(jù)次日全部審批，保證審批的時效。 單據(jù)審核無誤后即審批通過，存在問題的單據(jù)則退回提交人，修改報銷單信息后由報銷人重新提交。

（三）賬務(wù)處理

財務(wù)共享服務(wù)中心費用組審批通過后，報銷單據(jù)在費用報銷系統(tǒng)中顯示為審核通過狀態(tài)，此時單據(jù)已經(jīng)走完了全部審批流程， 并被判斷為真實、合規(guī)的費用單據(jù)。 費用組財務(wù)人員每天對費用報銷系統(tǒng)中審核通過狀態(tài)的費用報銷單再次復核，復核中存在問題的費用報銷單據(jù)打回，沒有問題的則按費用類型批量生成費用報銷憑證。 憑證按費用承擔公司生成在不同的賬套中，費用組財務(wù)人員在不同公司的賬套中提交憑證。

（四）款項支付

費用報銷系統(tǒng)內(nèi)已經(jīng)生成費用報銷憑證的報銷單據(jù)，系統(tǒng)設(shè)定轉(zhuǎn)換規(guī)則，每日固定時間執(zhí)行定時任務(wù)。 批量從已掛賬的費用報銷單關(guān)聯(lián)生成付款單，付款單中付款賬號及付款金額等信息經(jīng)費用組財務(wù)人員檢查沒有問題后，提交銀企互聯(lián)系統(tǒng)等待款項支付。 成功付款后按賬套將已經(jīng)付款的付款單進行保存。 具體的費用報銷業(yè)務(wù)流程如圖1 所示。

圖1 Y 公司財務(wù)共享服務(wù)中心費用報銷業(yè)務(wù)流程

當前，費用報銷業(yè)務(wù)流程依托線上流程審批這一關(guān)鍵點， 基本實現(xiàn)了大部分費用業(yè)務(wù)的集中處理，取得了一定的成效，但是也凸顯出一些問題。 在報銷業(yè)務(wù)流程起點，即單據(jù)提交階段，費用科目及報銷金額等都由報銷人手工錄入，在運行過程中經(jīng)常出現(xiàn)信息錯誤的情形， 進而影響會計信息質(zhì)量。此外，在費用審批環(huán)節(jié)，由于過多的審批層級，審批時效受到很大影響，造成業(yè)務(wù)人員對費用報銷服務(wù)質(zhì)量評價不高。 在共享審批環(huán)節(jié)，每個單據(jù)都由人工完成最終審核，造成不小的工作壓力。 因此，費用報銷業(yè)務(wù)流程的單據(jù)提交及單據(jù)審批環(huán)節(jié)需要優(yōu)化和改善。

三、Y 公司財務(wù)共享服務(wù)中心費用報銷流程存在問題

（一）費用報銷單填寫錯誤率高

Y 公司的業(yè)務(wù)員分布于全國各地， 使得業(yè)務(wù)人員文化水平參差不齊。 因此在費用報銷過程中，業(yè)務(wù)人員在填寫費用報銷單據(jù)時，不能確定業(yè)務(wù)入賬科目和費用類型的情況經(jīng)常發(fā)生，極容易造成入賬科目與費用類型發(fā)生錯誤的情況。 此外，在填寫系統(tǒng)費用報銷單過程中，由于很少接受過系統(tǒng)的財務(wù)知識或者費用報銷合規(guī)性培訓，也經(jīng)常出現(xiàn)發(fā)票抬頭、稅號等信息錯誤的問題。 而針對費用提報環(huán)節(jié)存在的這些問題，費用報銷組財務(wù)人員只能通過人工審核，根據(jù)自己已有知識和經(jīng)驗去判斷費用報銷單中的入賬信息與實際業(yè)務(wù)、 發(fā)票信息等是否匹配，是否存在合規(guī)性問題。 這種檢查方法肯定會對數(shù)據(jù)的準確性造成影響， 使得財務(wù)信息質(zhì)量不高。而流程設(shè)計時缺乏對報銷單數(shù)據(jù)準確性控制的考慮，是造成這一問題的主要原因。

（二）費用審核流程長、時效差

Y 公司財務(wù)共享服務(wù)中心的費用報銷審批流程由不同的費用類型所確定。 要通過各級經(jīng)理的審批環(huán)節(jié)，由于審批層級過多，從而造成了較長的費用報銷審批流程。 例如在差旅費用報銷中，提交報銷單據(jù)后需要經(jīng)過四個審批節(jié)點，才能到達費用報銷組審批環(huán)節(jié)。 因此，在如此繁雜、冗余的審批流程制度下，費用報銷的周期都很長。 這不僅耗費了各級管理層的精力，還影響了費用報銷的進度，甚至引發(fā)報銷人的抵觸情緒。 如圖2 所示，調(diào)查中發(fā)現(xiàn)有34%的員工對報銷時效不滿意， 對財務(wù)共享模式下的費用報銷服務(wù)質(zhì)量不認可。 在審批流程設(shè)計時，只考慮了內(nèi)控而忽略了審批時效的因素，是造成這一問題的主要原因。

圖2 Y 公司員工費用報銷時效滿意度評價

（三）手工審批工作量大、效率低

自成立財務(wù)共享服務(wù)中心起，Y 公司業(yè)務(wù)規(guī)模就在不斷地擴大，財務(wù)共享服務(wù)中心服務(wù)的子公司數(shù)量逐漸增多，處理的費用報銷單據(jù)數(shù)量也在逐年增加。 如圖3 所示，2020 年的費用報銷單據(jù)量甚至超過了10 萬單。 這些單據(jù)最終都到財務(wù)共享服務(wù)中心費用報銷組進行集中處理，需要費用報銷組財務(wù)人員逐個單據(jù)審核完成后，才進入下一個流程節(jié)點。 每天要花費大量時間來處理單據(jù)，費用報銷組組員的工作負荷整體較重。 而造成手工審批工作量過大的主要原因，是信息系統(tǒng)仍不完善，費用報銷模塊智能化程度較低， 無法支持大規(guī)模的智能審批，因此只能依賴人工審批單據(jù)。

圖3 費用報銷單年處理數(shù)量變化趨勢圖

四、Y 公司財務(wù)共享服務(wù)中心費用報銷流程優(yōu)化

針對存在的問題，作者在原業(yè)務(wù)流程基礎(chǔ)上，設(shè)計出了Y 公司財務(wù)共享服務(wù)中心費用報銷流程的優(yōu)化方案，如圖4 所示，圖中的灰色底色為流程中優(yōu)化的環(huán)節(jié)。 費用報銷業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化主要包括自動采集報銷發(fā)票信息、精簡報銷流程及報銷單智能審批。

圖4 Y 公司務(wù)共享服務(wù)中心費用報銷業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

（一）自動采集報銷發(fā)票信息

Y 公司財務(wù)共享服務(wù)中心的費用報銷單在優(yōu)化前仍采用最傳統(tǒng)的錄入方式， 根據(jù)發(fā)票等原始憑證，由提交人手工錄入費用類型、金額及稅額等信息，造成費用報銷單的準確性不高。 為了解決這一問題，可以在費用報銷業(yè)務(wù)流程的最前端，即費用提報環(huán)節(jié)引進OCR 光學字符識別系統(tǒng)， 自動采集發(fā)票信息。 具體的操作方式是，首先，在報銷系統(tǒng)中設(shè)置發(fā)票模板與取數(shù)規(guī)則，報銷人在費用報銷時利用手持移動掃描儀，按公司統(tǒng)一要求將業(yè)務(wù)發(fā)票整理后，掃描發(fā)票。 掃描完成后，系統(tǒng)按預先設(shè)定的發(fā)票模板及取數(shù)規(guī)則自動對發(fā)票進行分割、取數(shù)。 系統(tǒng)首先判斷所掃描的發(fā)票是否合規(guī)、合法，確認合規(guī)性沒有問題后則開始獲取發(fā)票信息，并利用中間表的形式將信息同步傳輸?shù)劫M用報銷系統(tǒng)的對應(yīng)字段。 利用這一技術(shù)，報銷人不需要再將發(fā)票信息手輸至報銷單，尤其存在計算抵稅情況時，也不需要手工計算稅額，不僅提高了報銷的效率，也提高了報銷數(shù)據(jù)的準確性。

（二）精簡報銷流程，提高審批效率

針對審批層級過多的問題，可以簡化集中報銷模式下的費用報銷審批流程，取消繁雜、冗余的審批環(huán)節(jié)，并保留必要的審批環(huán)節(jié)。 在具體流程設(shè)計上，主要是增加系統(tǒng)對費用報銷金額的判斷，根據(jù)金額確定審批流程，減少分管領(lǐng)導審批。 提交費用報銷單據(jù)后， 系統(tǒng)自動判斷金額是否超過預算金額， 超過預算金額的單據(jù)自動退回并提示說明原因。 金額在預算內(nèi)則進入報銷人的直接上級等待審批，直接上級若審批通過，則費用報銷在各級經(jīng)理的審批環(huán)節(jié)結(jié)束，流程進入共享審批。 利用此種方式，不僅可以精簡審批流程，還能控制費用的真實性。 另外，為了進一步提高報銷單的審批效率，在直接上級審批節(jié)點設(shè)置超時短信催批的提醒功能，超過1 天仍未審批的單據(jù)會被系統(tǒng)判斷為超期單據(jù)，系統(tǒng)會向該審批節(jié)點的負責人發(fā)送短信，提醒審批人及時審批報銷單據(jù)。 這不僅可以提高審批效率，也可以讓審批人養(yǎng)成按時審批的習慣。

（三）費用報銷單智能審批

報銷流程到達費用報銷組的審批任務(wù)池后，對審批任務(wù)池的單據(jù)進行審批是費用組的核心的任務(wù)。 而依賴于人工逐個審批的工作方式， 工作量很大。在機器人流程自動化技術(shù)的應(yīng)用下，可以替代大部分人工審核工作，提高審批效率。 一方面，利用報銷環(huán)節(jié)的OCR 技術(shù)，可以自動提取發(fā)票信息并驗證發(fā)票真?zhèn)危ＷC數(shù)據(jù)的準確性，替代了人工核查發(fā)票的工作，可減少工作量。 另一方面，將費用報銷單的各字段之間的關(guān)系及檢查邏輯寫入報銷系統(tǒng)， 單據(jù)在到達費用組節(jié)點時， 系統(tǒng)按預先設(shè)定規(guī)則進行檢查。 例如， 將費用承擔部門與費用報銷人的崗位匹配；報銷金額與報銷人收款金額匹配，當核對不一致時，自動打回修改。 對報銷單收款人、收款賬號等字段為空的報銷單執(zhí)行退回指令等。 只有所有設(shè)定的檢查項目都沒有問題， 系統(tǒng)才會自動審批通過。 此時， 費用報銷組的財務(wù)人員只處理異常的費用報銷單據(jù)和問題，并對審批通過單據(jù)進項整體復核。基于機器人流程自動化技術(shù)的費用報銷單自動審批，將減少人員工作量，提高費用報銷流程運行效率。

五、結(jié)語

針對費用報銷業(yè)務(wù)流程存在的問題，本文對費用報銷流程的部分流程節(jié)點進行優(yōu)化設(shè)計。 這不僅能夠解決Y 公司財務(wù)共享服務(wù)模式下的費用報銷業(yè)務(wù)流程運行問題，也能最終促進費用報銷流程整體運行效率的提高，并進一步提升服務(wù)質(zhì)量，本文的研究結(jié)論如下。

（一）運行中的費用報銷業(yè)務(wù)流程取得一定效果，但還有改善空間

基于標準化的業(yè)務(wù)流程， 原費用報銷業(yè)務(wù)能夠集中處理，實現(xiàn)了整體工作效率的提高。 此外，通過對費用報銷業(yè)務(wù)員崗位的調(diào)整， 壓縮了費用報銷財務(wù)人員規(guī)模，減少財務(wù)成本。Y 公司財務(wù)共享服務(wù)中心建立的時間不長，仍未達到成熟時期，目前仍有業(yè)務(wù)流程需要進一步優(yōu)化，例如如何縮短審批流程等。

（二）智能信息技術(shù)促進費用報銷業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

機器人流程自動化技術(shù)等智能化信息技術(shù)的應(yīng)用，給財務(wù)共享服務(wù)中心費用報銷業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化提供了支持，為費用報銷業(yè)務(wù)自動化和智能化創(chuàng)造了技術(shù)條件。 這些技術(shù)應(yīng)用于費用報銷業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，也能針對性地解決當前費用報銷業(yè)務(wù)流程中存在的問題，是解決當前流程問題的有效途徑。 如通過OCR 技術(shù)提取發(fā)票信息并自動填充報銷單信息，可以解決報銷單錯誤率高的問題。 通過將單據(jù)的審批控制活動寫入系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)單據(jù)的智能審批，極大地提高費用業(yè)務(wù)單據(jù)的審批效率，最終實現(xiàn)費用報銷業(yè)務(wù)的智能化、自動核算，使費用報銷業(yè)務(wù)流程高效運行。

（三）費用報銷業(yè)務(wù)流程優(yōu)化需持續(xù)地進行

在費用報銷業(yè)務(wù)流程優(yōu)化后，預期Y 公司費用報銷流程整體的自動化程度將大大提高，整體服務(wù)質(zhì)量也將有較大的提升。 但是在未來，為了更好地滿足企業(yè)內(nèi)部發(fā)展戰(zhàn)略要求和外部競爭環(huán)境的變化，Y 公司仍應(yīng)緊跟信息技術(shù)前進的步伐，充分利用更為先進的信息化技術(shù)，對費用報銷業(yè)務(wù)流程進行持續(xù)地創(chuàng)新和優(yōu)化。

注釋：

(1)Philipp Richter,Rolf Bruhl.Shared Service Center Research:A Review of The Past,Present,and Future[J]. European management journal, 2017(35):26-38.

(2)邢迎.企業(yè)費用報銷問題及對策探討[J].中國商論,2017(27):119-120.

(3)程平,王文怡.基于RPA 的財務(wù)共享服務(wù)中心費用報銷優(yōu)化研究[J].會計之友,2018(13):146-151.

(4)曹可妮.區(qū)塊鏈技術(shù)視角下對財務(wù)共享模式的再優(yōu)化設(shè)計與展望[J].財會研究,2018(05):49-52.

(5)楊克智,陳雪嬌,鹿夢婷.大智移云背景下國美財務(wù)共享中心的運行及流程創(chuàng)新[J].財務(wù)與會計,2021(09):24-27.