行政事業(yè)單位在建工程轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)的風險防控探究

杜 琳 興安盟本級政府投資非經(jīng)營性項目代建中心

引言

行政事業(yè)單位在建工程具有施工周期長、投資大、專業(yè)工種多、參建單位多的基本特征，將其轉(zhuǎn)變?yōu)楣潭ㄙY產(chǎn)是一項非常繁瑣的工作，相關(guān)資產(chǎn)不僅需要滿足預計的可使用狀態(tài)，同時還需要根據(jù)工程的竣工驗收單與結(jié)算、工程決算等一系列手續(xù)，只有在滿足以上的三個條件之后，才能符合轉(zhuǎn)固要求，進而建立固定資產(chǎn)卡片。在這一過程中，如果某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題或者產(chǎn)生一些小差錯，便會為后期的發(fā)展、管理帶來一定的隱患和風險，還會影響到后期的審計、稅務、內(nèi)控風險等，若這類風險不能夠進行緊急處理，便會對單位未來的發(fā)展產(chǎn)生正常影響，因此需要在工作過程中做好在建項目的固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)化工作，并規(guī)避其中存在的風險。

一、在建工程轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)出現(xiàn)風險的原因

在建工程轉(zhuǎn)化為固定資產(chǎn)時具有一定風險的主要因素是在建工程無法及時轉(zhuǎn)化為固定資產(chǎn)。在建工程轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)的時間越長，會計信息的準確性就會降低，造成的后果就是固定資產(chǎn)入賬價格將無法得到正確的估值，會進而影響到在建工程的累計折舊，長此以往就會出現(xiàn)核算國有資產(chǎn)不及時、不準確，國有資產(chǎn)嚴重流失等現(xiàn)象。導致在建工程項目無法轉(zhuǎn)化為固定資產(chǎn)的因素大致分為如下四種：第一點是在建工程轉(zhuǎn)變?yōu)楣潭ㄙY產(chǎn)的接收單位無法明確。同一項在建工程涉及多個使用單位和管理單位，但建設(shè)單位在進行整體核算時，很難按使用單位、管理單位拆分固定資產(chǎn)成本，從而無法明確具體的接收單位，導致長期掛賬，無法及時轉(zhuǎn)化為固定資產(chǎn)。第二點是在建工程轉(zhuǎn)為固定資產(chǎn)時的金額難以確定。行政事業(yè)單位大型代建項目大部分采用代建制，建設(shè)資金基本為政府財政支出，建設(shè)單位支付施工單位工程款時，確認“在建工程 ”，但是一些項目的前期規(guī)劃、可研、設(shè)計、招投標、勘察和施工等環(huán)節(jié)是由不同單位負責，這就會造成在建工程的核算工作比較分散、繁雜，難以實現(xiàn)成本的歸集確定。第三點是在建工程轉(zhuǎn)為固定資產(chǎn)工程資料不完整。政府投資的建設(shè)項目涉及諸多環(huán)節(jié)，有前期規(guī)劃、可研、立項、批復、預算、勘察、設(shè)計、招標，中期施工、監(jiān)理、跟蹤審核，后期驗收、結(jié)算、決算、移交等幾十個，工程資料繁多，有些大型代建項目歷時時間長、經(jīng)手人員多，也會出現(xiàn)因為資料保管不規(guī)范而造成工程資料缺失的情況，無法正常辦理在建工程實物轉(zhuǎn)固，導致在建工程長期掛賬。第四點是在建工程實物移交和財務移交不同步。因為工程施工建設(shè)的進度和竣工結(jié)算、決算的進度不同步，導致一些工程項目雖然已經(jīng)完成了竣工驗收與實物移交，但還是會因為結(jié)算和財政評審等諸多原因，導致無法及時辦理竣工財務決算，導致實物移交與財務移交不同步，造成長期掛賬，未能及時轉(zhuǎn)固，這是現(xiàn)階段在實際工作流程中普遍存在的現(xiàn)象，這也是阻礙在建工程項目資金無法轉(zhuǎn)化為固定資產(chǎn)的重要因素。當在建工程項目轉(zhuǎn)化為固定資產(chǎn)時，行政事業(yè)單位還面臨著相應的固定資產(chǎn)管理風險和會計風險，主要原因是在建工程項目轉(zhuǎn)入固定資產(chǎn)的實際金額存在誤差，大致有如下三種原因：首先，由于在建工程項目的會計核算情況復雜多變，固定資產(chǎn)的新建、改造和尚未建成的項目支出都必須使用在建項目資金進行核損，這對財務人員來說無疑是一個很大的考驗，在會計核算過程中也難免存在著一定誤差，導致固定資產(chǎn)的結(jié)算工作出現(xiàn)一定的誤差；其次，在建工程在轉(zhuǎn)化為固定資產(chǎn)后，很多固定資產(chǎn)按照原暫估的成本價格記賬時，沒有顧及工程簽證所需的成本費用，同時工程簽證的成本費用還需要成為工程結(jié)算中的主要原始依據(jù)，這也是行政事業(yè)單位在轉(zhuǎn)化固定資產(chǎn)之前所必須考慮的關(guān)鍵因素；最后，工程之間的各個階段缺少充足的協(xié)商過程，造成了工程的審核期限過長，從而對固定資產(chǎn)的實際價值做出了多次調(diào)整，在建項目竣工后，如果工程管理部門與審計部門之間缺少一定的合作關(guān)系，那么便無法及時傳遞與工程項目有關(guān)的信息，便會對工程審計的進度造成一定的影響，這時就只能夠通過不斷調(diào)整固定資產(chǎn)的價值來通過審計，最終便會對固定資產(chǎn)價值的準確性產(chǎn)生直接影響[1]。

在建工程轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)時還面臨著另一種風險，就是固定資產(chǎn)支出明細的記錄有不準確、不完整的情況。因為固定清單的編寫流程相對繁瑣，在其中往往會涉及數(shù)量眾多的工程物料、施工機械設(shè)備以及有關(guān)的數(shù)據(jù)信息等，而固定資產(chǎn)的交付清單編寫工作往往是由在建工程項目管理部門完成，其中還必須經(jīng)過反復的審核工作，在介紹整個的流程時可能較為簡潔，但是在實際操作的過程中卻也出現(xiàn)了各種程度的問題，管理部門往往只記錄了項目中的主要設(shè)備信息，這樣就會導致固定資產(chǎn)支付清單不夠準確。如果項目沒有制定統(tǒng)一的固定資產(chǎn)認證標準，這樣就會進一步提升編制固定資產(chǎn)支付清單的難度，影響到準確率，這也是導致固定資產(chǎn)的支付清單出現(xiàn)編制錯誤的重要原因。盡管財務部門只需要將固定資產(chǎn)借記、貸記在建工程或其他相關(guān)科目，但是在實際的操作過程中，一些轉(zhuǎn)結(jié)業(yè)務的辦理卻缺乏相應的規(guī)范化。一方面，在記賬時所提供的原始憑證并不全面，以及審核上缺乏相應的嚴謹性。如在固定資產(chǎn)清單、與工程項目有關(guān)的一些發(fā)票、結(jié)算相關(guān)審核的過程不完整，又或者在清單和審核資料上缺少負責人的簽字，財務部門就對在建工程做了轉(zhuǎn)結(jié)。如一些重大、特殊工程中的特種設(shè)備安裝，是必須要經(jīng)過國家監(jiān)管部門檢測驗收并投入使用之后，才滿足固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)結(jié)條件的，否則便會被認為不構(gòu)成固定資產(chǎn)的有關(guān)要求。另一方面，針對行政事業(yè)單位來說，對于在建工程項目轉(zhuǎn)化為固定資產(chǎn)的判斷往往并不正確，在后期的折舊管理工作中也可能會存在一定程度的失誤，最終還會產(chǎn)生連續(xù)的誤差，從而嚴重影響行政事業(yè)單位在建項目的固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)化，甚至造成一定程度的國有資產(chǎn)流失。

二、行政事業(yè)單位在建工程轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)風險把控的三個關(guān)鍵層面

行政事業(yè)單位在建項目往往具有施工周期長、項目投資大、專業(yè)工種多、參建單位多、管理范圍廣的基本特點，所以在建工程轉(zhuǎn)固是一個相對復雜的工作，存在很多的潛在風險點，要把控好在建轉(zhuǎn)固的風險，避免國有資產(chǎn)的流失，就必須厘清整個流程和關(guān)鍵部門，要從政府財政管理、建設(shè)機構(gòu)、接收單位三個層面入手，做好政策解讀和落實，加強相互之間的信息交流和溝通，從政策、執(zhí)行和流程上去系統(tǒng)規(guī)避一些潛在的風險，避免存在系統(tǒng)漏洞。1.認真解讀財政文件，積極履行財政工作部署。財政部門是行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)的直接管理部門。行政事業(yè)單位在建工程的轉(zhuǎn)固是在當?shù)刎斦糠值慕y(tǒng)一管理和部署下進行的，所以一定要做好政策解讀和宣貫執(zhí)行，各行政事業(yè)單位要認真學習財政部文件精神，要明白在建工程轉(zhuǎn)固的重要性和緊迫性，積極對轄區(qū)內(nèi)的在建項目進行排查，摸清現(xiàn)狀情況，建立轉(zhuǎn)固臺賬，并制定具體的工作指引和實施細則。此外，財政部門要盡早明確資產(chǎn)的接受單位，這樣才有利于建設(shè)單位及時落實資產(chǎn)轉(zhuǎn)固移交工作，并進一步明確、落實各事業(yè)單位在轉(zhuǎn)固工作中的責任，可通過建立績效激勵制度來加快轉(zhuǎn)固工作的效率，盡早實現(xiàn)應轉(zhuǎn)盡轉(zhuǎn)。2.提升建設(shè)單位在轉(zhuǎn)固過程中的工作成效。建設(shè)單位是工程項目建設(shè)、核算、決算和資產(chǎn)移交的主體，在整個在建工程轉(zhuǎn)固中扮演非常重要的角色，甚至是主導了整個工作進展的成效。所以要加強對建設(shè)單位的管理。工作重點主要為以下幾個方面：第一，建設(shè)單位要全面厘清在建工程的庫存情況，嚴格按照“在建”“已完工待轉(zhuǎn)固”“未完工未轉(zhuǎn)固”等做好分類，并備注未結(jié)算、未決算、未轉(zhuǎn)固等原因，建立明細臺賬。第二，建設(shè)單位要建立健全基建項目內(nèi)控管理制度，確保項目在整個生命周期內(nèi)處于可控狀態(tài)。第三，建設(shè)單位要加快施工建設(shè)效率，積極、準確地辦理項目竣工財務決算，這是辦理在建資產(chǎn)轉(zhuǎn)固、移交的重要依據(jù)。第四，建設(shè)單位要加強對基建財務人員的管理和培訓，財務人員不僅要掌握專業(yè)的財務決算技能，還要認真熟悉項目建設(shè)合同，建立定期對賬制度，為后期的轉(zhuǎn)固工作奠定基礎(chǔ)。3.避免接收單位工作脫節(jié)。接收單位也是在建工程轉(zhuǎn)固工作的一個重要組成部分，也要認真學習轉(zhuǎn)固政策，熟悉轉(zhuǎn)固流程，服從財政部門安排，積極配合轉(zhuǎn)固工作，避免轉(zhuǎn)固工作脫節(jié)。

三、在建工程轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)的風險防范實施要點

(一)確定在建工程轉(zhuǎn)化為固定資產(chǎn)的條件與部門責任

要想完成在建工程與固定資產(chǎn)的轉(zhuǎn)化，第一步必須確定轉(zhuǎn)換為固定資產(chǎn)的前提條件，當在建工程項目已經(jīng)轉(zhuǎn)化為達到預期可使用的狀態(tài)時，便能夠轉(zhuǎn)換為固定資產(chǎn)，還可以通過以下四點確定在建工程項目是否滿足了預期可使用的狀態(tài)：1.是否打造了滿足資本化要求的固定資產(chǎn)實體工程，在這里還涉及了基礎(chǔ)設(shè)施的配置是否已經(jīng)全部完工，或者在實質(zhì)上已完工；2.正在持續(xù)進行的滿足資本化要求的支出金額正在變少，或者是不再產(chǎn)生支出活動；3.符合資本化條件的資產(chǎn)是否達到設(shè)計要求，與合同中規(guī)定的是否符合；4.固定資產(chǎn)的實體化是否進行過試生產(chǎn)或試運營，并且測試結(jié)果沒有出現(xiàn)問題，如果在建項目滿足其中條件要求，便能夠?qū)⒃诮üこ添椖哭D(zhuǎn)化為固定資產(chǎn)。當建工程項目擁有轉(zhuǎn)換為固定資產(chǎn)的條件后，就需要對各部門分配相應的管理職責，發(fā)揮出自身在固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)化中的作用和工作價值，提高自身的工作效率，為國有資產(chǎn)的管理做好準備工作[2]。

(二)對在建工程項目實施信息化、檔案化管理

在建項目實施過程中，會涉及工程計劃進度、質(zhì)量安全、物資采購、設(shè)備購買、人員管理、設(shè)計變更、分配管理與資金預算工作，這些都是在建項目管理過程中需要進行重點關(guān)注的因素。所以在日常管理過程中，必須要借助現(xiàn)代化管理手段做好信息化和檔案化管理。要求事業(yè)單位內(nèi)相關(guān)部門的員工能夠及時響應信息操作系統(tǒng)，將審批規(guī)范化、流程化，有效提升信息的傳播速度，實現(xiàn)在建項目的全過程信息化管理，單位內(nèi)的相關(guān)部門都能夠通過信息系統(tǒng)進行交流，共享電子化的信息數(shù)據(jù)，有效保證轉(zhuǎn)化固定資產(chǎn)資金的準確性[3]。此外，還應強化事業(yè)單位內(nèi)部的檔案化管理，將工程項目在建設(shè)初期的可行性分析報告、項目的立項批文、簽訂的合約、工程的建設(shè)進度與后續(xù)的項目設(shè)計等資料進行分類、歸檔，保證檔案資料的系統(tǒng)性、完整性與正確性，并將此作為核算固有資產(chǎn)總值的一項憑證與條件。

(三)對在建工程項目的設(shè)備與生產(chǎn)原料的核算

在購買與工程項目相關(guān)的設(shè)備與原材料時，需要根據(jù)實際的支付價格與材料的運費、保險費共同作為實際的購買成本，在購買結(jié)束后根據(jù)項目中實際的使用情況進行核算，比如在驗收環(huán)節(jié)需要按照“工程物資”這一條件進行核算；在實際的使用過程中，則需要轉(zhuǎn)到“在建項目”中進行核算；如果是不需要進行驗收，可以直接進行交付的材料，同樣也需要放到“在建項目”中進行核算。如果在項目的建設(shè)過程中出現(xiàn)了物資的損壞、報廢與盤虧的問題，首先，需要分析其中的原因，并根據(jù)原因、經(jīng)過對當事人進行責任的分配，比如，去除剩余材料與保險公司理賠的部分算作過失人的賠款，并將凈損失作為在建項目的成本費用，如果在建項目中的物資出現(xiàn)了盤盈或凈收益的情況，則需要抵消一部分的成本費用。其次，在建項目在領(lǐng)用原材料時，還應當向相關(guān)人員明確材料的使用途徑，如果是應用在生產(chǎn)經(jīng)營方面，則需要按照“在建項目”進行核算，需要抵消相應的進項稅額；如果是應用在非生產(chǎn)經(jīng)營方面的話，同樣也需要放在“在建項目”中進行核算，但是并不會抵消進項稅，需要按照進項稅進行轉(zhuǎn)出處理[4]。

四、結(jié)語

在建項目在轉(zhuǎn)變?yōu)楣潭ㄙY產(chǎn)時會涉及諸多的內(nèi)容，包括稅務、財務、資產(chǎn)管理、建設(shè)等等，是一個十分繁瑣的過程，并且各個環(huán)節(jié)中都可能存在著不同程度的風險，嚴重時可能會導致國有資產(chǎn)流失。而如何識別這些風險，并找到科學的方式進行解決，是現(xiàn)階段在建項目固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)化需要思考的主要問題，在工作過程中一定要嚴格履行國家制定的法律法規(guī)，減少各種類型客觀因素的干擾，加大對相關(guān)核算工作的管理與內(nèi)容劃分力度，及時、正確地將在建項目轉(zhuǎn)變?yōu)楣潭ㄙY產(chǎn)，做好風險防控，規(guī)避造成國有資產(chǎn)流失。