大數據時代檔案管理信息化研究

王文娜

一、引言

隨著社會經濟的發展，人們的生活節奏越來越快，人們對檔案信息的需求也在不斷增加，在這一形勢下，檔案管理工作也越來越受到重視。檔案是記載社會發展過程中出現的各種社會事件、自然現象和科學技術等方面的原始資料，對人們的生產生活有著非常重要的作用。檔案管理工作是一項非常細致、煩瑣且復雜的工作，需要經過長時間的積累和沉淀，才能為社會發展提供可靠參考。而隨著互聯網時代、信息化時代的到來，傳統的檔案管理模式已經無法滿足新時代背景下人們對檔案管理工作提出的更高要求。在大數據時代，各種信息數據都被賦予了一定價值，而檔案管理工作就要實現對這些信息數據的收集、整理、存儲和分析，從而為社會發展提供有價值的參考。檔案管理工作也是一項非常嚴謹和系統的工作，需要不斷提高其信息化水平?；诖?，本文分析大數據時代檔案管理信息化建設面臨的問題，并提出加強大數據時代檔案管理信息化建設的具體措施，希望可以為相關研究者提供有價值的參考。

二、大數據時代加強檔案管理信息化建設的重要性

（一）克服傳統檔案管理工作中存在的弊端

在傳統的檔案管理工作中，往往需要檔案管理人員對大量的信息數據進行手動記錄，工作壓力大，同時也容易出現人為失誤，導致檔案管理出現問題。在大數據時代，檔案信息數據不斷增多，對檔案管理人員綜合素質的要求也越來越高。因此，要通過加強信息化建設，利用大數據技術來有效解決傳統檔案管理工作中存在的問題。同時，將檔案信息進行數字化處理，也避免了傳統紙質檔案易損壞、易丟失的風險。

（二）有利于提高檔案管理的效率和水平

大數據時代，實現信息化模式的檔案管理可以通過應用電子文檔、數據庫等信息化媒介，實現檔案管理的自動化和智能化，這不僅可以提升檔案管理水平和質量，還可以提高檔案管理效率。同時，通過大數據技術的運用，可以實現電子文檔的自動分類、自動歸檔、自動存儲等功能，這不僅能夠節省大量的人力、物力，還可以為檔案管理人員提供更加方便快捷的服務。通過加強檔案管理信息化建設，還可以為相關部門提供更加準確和全面的數據信息支持，這對促進社會經濟發展也具有重要的意義。

（三）有利于提高檔案的使用效率

加強檔案管理信息化建設，可以提高檔案信息的利用效率和價值。通過計算機技術可以將紙質檔案轉化為數字化檔案，并結合大數據技術的運用，實現檔案信息的高效整合、數據優化和共享。檔案使用者可以一定程度地突破時間和空間的限制，通過計算機、手機等設備，借助互聯網渠道獲取檔案信息。此外，檔案管理信息化還可以通過數據分析、數據挖掘等技術對檔案信息進行深入挖掘和利用，為檔案使用者提供更加精準、更加全面的檔案信息數據支持。

三、大數據時代檔案管理信息化的現狀

（一）檔案管理機制不完善

在推進檔案管理信息化建設的過程中，要嚴格執行相應的制度，建立完善的管理機制，從而保證檔案管理工作的有序開展。一方面，一些單位對檔案管理信息化建設工作重視程度不夠，缺乏完善的檔案管理相關機制，導致檔案管理工作缺乏規范性。另一方面，部分單位沒有建立起完善的監督機制和考核機制，導致在檔案管理信息化建設的實際工作中，缺乏對工作人員必要的監督和獎懲措施。這些都導致檔案管理機制不夠完善，缺乏規范性和統一性，在進行檔案管理工作時也會出現一系列問題。

（二）基礎設備配置落后

目前很多單位在檔案管理工作中已經逐漸以計算機為主，開展無紙化辦公，向信息化管理模式轉變，但這一過程中還是存在許多問題。一些單位基礎設備在配置上較為落后、陳舊，在運行大數據分析軟件和檔案管理軟件過程中時常會出現機器卡頓的情況，嚴重時甚至會因設備問題造成檔案數據的損毀，這嚴重阻礙了檔案管理信息化工作的正常開展，同時，相應的打印機、掃描儀等辦公設備也配置不足，這些都影響了檔案管理信息化的建設和發展。

（三）檔案管理信息化建設的標準和規范不統一

在大數據時代推進檔案管理信息化建設需要制訂相應的信息數據管理標準和規范，以確保檔案信息數據的正常使用。然而，目前一些單位在檔案管理信息化建設過程中，缺乏統一的標準和規范，導致檔案信息的共享和利用受到很大的限制。例如，不同單位之間的檔案信息格式和標準不統一，這直接影響了檔案信息的交流和共享，也影響了大數據技術在跨區域情況下的聯動運用。

（四）檔案管理人員素質有待提高

在大數據時代檔案管理信息化工作變得更加復雜和煩瑣，這就需要檔案管理人員具有更高的綜合素質，能夠利用現代化技術提高工作效率和水平，在保證業務水平達到工作要求的同時，也要具備一定的職業道德素質。但是在實際工作中，部分檔案管理人員對計算機技術應用不夠熟練，無法流暢操作計算機軟件系統，在處理檔案信息數據時容易出現失誤。同時，一些檔案管理人員在日常的學習和工作中缺乏積極向上的態度，不能做到認真負責地管理好每一份檔案，這些都阻礙了檔案管理信息化水平的提高。

（五）信息安全防護不到位

大數據時代對檔案進行信息化管理，要保證檔案資料的安全性、完整性和保密性等。但是，很多單位在實際工作中缺乏完善的安全保障措施，導致數據信息存在著一定的安全風險。首先，在存儲介質和網絡平臺的使用中，缺乏安全防護意識是一個主要問題。一些單位對存儲介質和網絡平臺的安全防護不夠重視，導致檔案數據信息存在泄露的風險。這種情況下，需要進行全面排查和處理，否則就會帶來巨大損失。其次，由于檔案信息數據量的不斷增加，信息的安全性也受到威脅。在大數據時代，信息整合與共享成為必然，然而由此形成的信息流通也給檔案管理信息化安全帶來了挑戰。

四、大數據時代檔案管理信息化的應對措施

（一）形成檔案管理信息化意識

大數據時代檔案信息化管理意識是相關工作人員推進檔案管理信息化建設的前提，也是開展檔案管理工作的必然要求?；诖耍嚓P單位通過多種渠道，培養工作人員形成檔案管理信息化意識，使其認識到檔案管理信息化建設是檔案管理現代化的必然趨勢，也是提升檔案管理工作水平的必要手段。只有形成檔案管理信息化意識，相關工作人員才能形成對大數據技術的學習意識和運用意識，從而以更加積極的心態應對檔案管理信息化建設的挑戰。

（二）完善檔案管理機制

在大數據時代，檔案管理工作的重要性和復雜性在逐漸提升，各單位要根據實際情況，不斷完善檔案管理機制。一方面，要明確檔案管理的目的和原則，據此完善相應的管理機制，對檔案的分類、歸檔、保管、利用等方面都要進行細致規定，以保證檔案管理的規范化和科學化。另一方面，要制訂切實有效的監督機制和考核機制，對檔案管理信息化建設工作進行有效監督和管理，對工作人員的業務水平和工作業績進行標準化的判定與獎懲，以確保檔案管理信息化建設工作能夠順利開展。

（三）不斷完善基礎設備的配置

在大數據時代，大數據技術和互聯網技術得到了廣泛應用，而檔案管理工作也要借助相關設備設施來實現信息化管理。基于此，一方面，相關單位應重視基礎設備的配置，如計算機、打印機、掃描儀以及服務器等，為檔案管理信息化工作的正常開展提供最基本的物質保障；另一方面，要建立健全的檔案管理設備維護和保養機制，保證設備的正常運行，并有效延長其使用壽命。同時，要加強對檔案管理工作人員的培訓和指導，提升他們對設備的使用熟練度和維護能力。

（四）打造高素質的人才隊伍

在大數據時代，檔案管理工作已經從傳統的人工模式發展成為信息化模式，而檔案管理人員也要適應新形勢下檔案管理工作的要求，這就需要其具備較高的專業素質和綜合能力?；诖?，相關單位首先要重視對檔案管理人員的業務培訓。在大數據時代，檔案管理工作要不斷提高管理水平和管理效率，這就需要檔案管理人員擁有較高的專業素質和業務能力。因此，相關單位應加大對檔案管理人員的培訓力度，讓他們掌握先進的檔案管理理念和技能。其次，要鼓勵檔案管理人員參與相關的學術交流活動，使其了解最新的檔案管理理論和技術，學習其他地區的先進經驗和工作方式，還可以與其他地區的同行建立聯系，互相學習和交流，從而不斷提高自己的綜合素質。最后，要拓展人才引進渠道，通過社會招聘、高校選聘、考核招聘等多種形式，吸引專業人才進入檔案管理相關單位。只有打造高素質的人才隊伍，不斷優化人才結構，推進檔案管理人員的素質提升，才能為檔案管理工作提供人才保障。

（五）重視數據庫的優化和升級

相關單位要重視對數據庫的優化和升級，充分發揮大數據技術在檔案管理工作中的優勢作用，從而有效推進檔案管理信息化發展。首先，要建設檔案管理大數據平臺。為了更好地運用大數據技術進行檔案管理，要建設檔案管理大數據平臺，實現檔案數據的集中管理和統一存儲。檔案管理大數據平臺應具備強大的數據處理、數據挖掘、數據分析等功能，以支持檔案管理的各類應用。其次，要加強檔案數據整合與標準化。要通過大數據技術對不同來源、分散的檔案信息進行數據整合和標準化分類，從而形成標準化、統一化的系統性檔案數據。最后，要利用人工智能技術來提高檔案管理工作效率。人工智能技術可以根據用戶需求構建出相應的數據庫模型，使用戶可以根據模型來查詢相關檔案信息，并且可以依據用戶需求，實現智能化、定向化的檔案檢索、分類、存儲等工作，進一步提高檔案管理的效率和便利性。

（六）強化檔案信息安全保障

大數據時代，要保證檔案管理信息化工作的正常開展，信息安全是重中之重。基于此，首先，要嚴格執行安全管理制度。各單位應建立檔案信息安全風險評估機制，對檔案信息進行全面排查，及時發現并解決存在的安全問題。其次，加強技術安全防護。各單位應引進先進的信息安全技術如加密技術、數據備份技術等，確保檔案信息的安全性和完整性。同時，加強對存儲介質和網絡平臺的維護和保養工作，防范人為失誤導致的信息泄露和破壞。此外，加強人員素質培養也非常重要。各單位應加強對檔案管理人員的培訓和考核，提高其專業能力和素質。最后，要培養檔案管理人員的信息安全意識，使其在實際工作中能夠自覺遵守信息安全規定，確保檔案信息的安全性和完整性。檔案管理信息化中的安全問題要引起足夠重視，通過完善的安全保障措施和技術防護手段，可以確保檔案信息的安全性和完整性，為檔案管理信息化進程的順利推進提供有力保障。

五、結語

當前大數據技術已經逐漸在社會各領域得到了應用，并發揮越來越重要的作用。在推進檔案管理信息化的過程中，也應積極引入大數據技術，從而提升檔案管理的效率，促進檔案管理工作模式的優化和升級。為此，相關單位應加強對大數據時代檔案管理信息化建設的重視程度，不斷提升工作人員的專業能力和素質水平，加強對大數據技術的深度利用，這樣才能為檔案管理信息化建設提供更加優質的服務。