檔案數字化背景下加強檔案管理工作的研究

張憲

一、引言

在信息技術飛速發展的當今社會，數字化已經滲透至各行各業。檔案管理同樣在數字化浪潮中面臨著前所未有的機遇與挑戰。隨著信息技術的迅速發展，傳統的紙質檔案已經不能滿足現代社會信息管理的需求，數字化檔案管理作為其重要發展方向，具有極大的潛力和前景。因此，如何在數字化背景下加強檔案管理工作成為一個亟待研究和解決的重要課題。

二、檔案數字化管理的優勢

檔案數字化是一種新型檔案信息形態，其優勢不僅體現在檔案管理的高效性上，更在于它為原生信息資源的保護與利用開啟了新的篇章。

（一）有利于豐富檔案的利用形式

相比于傳統的紙質檔案，數字化檔案以電子文件的形式存在，為檔案內容的利用提供了多樣性和靈活性。其中，最顯著的是數字化檔案可以包含多媒體內容，如文本、圖像、音頻和視頻等，不僅豐富了檔案的呈現方式，也使信息更加生動、直觀。未來數字檔案館可以使用戶獲得更豐富的體驗，交互式元素、在線共享和社交互動等功能可以為檔案信息的利用提供更多可能性。

（二）有利于辦公效率的提升

首先，數字化檔案通過電子檢索和索引系統，極大地簡化了信息檢索流程，使用戶能夠快速、準確地找到所需信息，相較于傳統的手動檢索，辦公效率大幅提高。其次，實時更新和在線共享功能省略了傳統紙質檔案復制和傳遞的煩瑣步驟，用戶可以即時獲取所需信息，促進了協作和信息交流，提升了團隊協同工作的效率。

（三）有利于檔案的長久保存

將紙制檔案轉變為數字化檔案后，可以提高檔案使用的安全性。尤其對年代久遠的檔案材料，對其進行數字化處理無疑是一種更好的保護。同時，通過對檔案資源進行數字化處理后，還能有效防止部分檔案被篡改的行為。

（四）有利于降低檔案管理成本

數字化檔案不占用實體空間，在降低紙質檔案存儲和維護成本的同時，也有助于資源和空間的節約。多媒體呈現方式的支持使信息內容更加豐富和直觀，提高了信息的利用和傳輸效率。數字化檔案管理還通過安全措施和合規性保障，確保信息的安全和合法性。

檔案數字化在信息化建設中發揮著重要作用。通過數字化轉化，將傳統紙質檔案和其他非數字形式的信息內容轉化為電子格式，為信息化建設提供了基礎。數字化檔案的便捷檢索使信息查找變得高效和準確，通過關鍵詞和索引系統，用戶能夠迅速訪問所需信息，從而提高了信息化建設的效率。

三、數字化背景下檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案數字化管理面臨的資源問題

1. 人員素質與能力不足

在數字化背景下，檔案管理工作面臨的一個顯著問題是人員素質與能力的不足。首先，數字化檔案管理要求檔案管理人員具備一定的信息技術常識。然而，許多檔案管理人員在信息技術方面的專業性不足，缺乏對數字化工具和系統的熟練掌握，對數字化檔案的存儲、檢索、備份和安全保護等基本概念缺乏了解，難以充分發揮數字化工具的潛力。其次，數字化檔案管理也需要檔案管理人員具備數據分析的技能。隨著大數據時代的到來，數字化檔案中蘊含著豐富的信息資源，需要進行有效的管理和分析。然而，許多檔案管理人員不具備數據管理和分析的能力，導致信息資源的潛在價值無法得到充分挖掘。

2. 技術設備投入不足

在數字化檔案管理領域，技術設備投入不足是一項嚴重的挑戰，直接影響著檔案管理部門檔案的數字化管理工作。目前一些檔案管理部門的數字化設備陳舊，無法滿足現代數字化檔案管理的需求。同時，數字化設備的維護和更新成本相對較高，檔案管理部門難以跟上技術的迅速發展，從而限制了數字化檔案管理的效率。

（二）檔案數字化過程中的風險與安全問題

1. 數據丟失與泄漏風險

數據丟失風險是數字化檔案管理中突出的問題之一。這種風險可能因多種原因而產生，包括技術故障、人為失誤以及網絡惡意攻擊等，導致數據不可恢復。此外，惡意攻擊可能破壞數字化檔案，甚至導致數據的永久丟失。不當的數據存儲和傳輸方式可能導致數據泄露，而數據泄露風險可能對個人隱私和機構安全帶來嚴重威脅。例如，如果數字化檔案存儲在未經加密的設備上，這些設備的損壞或被盜可能導致檔案數據的丟失或泄露。此外，數據在傳輸過程中也可能被攔截或竊取，尤其是在未加密的網絡上，這會進一步增加數據泄露的風險。

2. 數據完整性與真實性問題

數據完整性關注數據是否保持原始的完整狀態，未經篡改或丟失。在數字化過程中，數據完整性常常受到多種威脅：（1）技術故障。存儲設備故障、數據傳輸錯誤或硬件問題可能導致數據的片段性或完全性丟失，造成數字檔案的信息不再完整，喪失了其可用性和可信度。（2）人為錯誤。人為操作錯誤、疏忽或不當處理數據的行為可能損害數據的完整性。誤刪、錯誤編輯或未經授權的數據修改都可能破壞檔案的完整性。（3）惡意篡改。惡意攻擊可能會破壞檔案的數據完整性，包括數據篡改、偽造記錄或故意破壞數據，以達到其不當目的。

檔案的真實性問題涉及檔案的內容是否真實地反映了歷史情況。數字化檔案可能會受到以下威脅：（1）數據篡改。數據在數字化過程中或存儲過程中可能被篡改，改變了原始檔案的信息內容，導致歷史事件的扭曲或不準確的記錄。（2）偽造風險。未經驗證或沒有強制真實性驗證，攻擊者可能偽造檔案的內容，損害其可信度。

四、數字化背景下加強檔案數字化管理的策略

（一）提升人員素質與能力

首先，檔案管理部門應建立健全的培訓體系，為檔案管理人員提供全方位的數字化檔案管理知識和技能培訓，包括數字化技術的基本原理、數字化設備的使用方法、數據安全保護策略等方面的培訓內容，通過系統性的學習，檔案管理人員能夠全面理解數字化工作的要求，提高其在數字化環境下的工作效率。

其次，檔案管理部門可以引進外部專業培訓機構或請資深數字化檔案管理專家進行指導和培訓，傳授實際操作經驗，幫助檔案管理人員快速掌握數字化檔案管理的關鍵技能，提升其在實際工作中的應對能力。

此外，檔案管理部門應鼓勵檔案管理人員參與行業相關的學術研討會、講座等活動，拓展他們的專業視野和知識面。通過參與學術交流，檔案管理人員可以了解最新的數字化技術發展趨勢，保持與行業前沿的接軌，從而更好地應對數字化檔案管理的挑戰。同時，檔案管理部門應建立一個內部的專家團隊，將具有豐富經驗和技術專長的檔案管理人員聚集在一起，形成一個共同學習、共同進步的氛圍，使整個部門在數字化檔案管理方面形成合力。

最后，檔案管理部門應制訂個性化的職業發展規劃，為檔案管理人員提供明確的職業晉升通道和發展方向。通過激勵機制和晉升機會，激發檔案管理人員的學習熱情和積極性，使其在數字化檔案管理工作中持續提升自身能力水平。

（二）重視技術設備投入與更新

隨著信息技術的不斷發展，檔案管理工作需要現代化的數字化設備和工具來保障其高效運作。首先，檔案管理部門應通過加大資金投入以升級和更新現有的數字化設備。先進的掃描儀、存儲設備、服務器和網絡基礎設施能夠提高數字化檔案管理的效率，檔案管理部門可以定期進行設備更新，確保設備始終保持在技術的前沿，以滿足行業不斷增長的數字化需求。其次，檔案管理部門要建立健全的設備維護和保養體系。定期的設備檢查、維護和清潔能夠延長設備的使用壽命，降低設備故障的風險。此外，及時更新設備的驅動程序和固件也是保障設備性能的關鍵步驟。同時，檔案管理部門可以考慮采用云計算和外包服務，以降低數字化設備維護和更新的成本。云計算可以提供彈性的存儲和計算資源，幫助檔案管理部門根據需求靈活擴展數字化檔案管理的基礎設施。外包服務提供商可以提供數字化檔案管理的全套解決方案，包括設備、軟件和技術支持，有助于減輕檔案管理部門的負擔。此外，檔案管理部門應關注研究和采用新技術，如人工智能（AI）和機器學習，用于自動化文檔分類、識別、索引和檢索，從而大幅提高檔案管理的效率。最后，檔案管理部門還要建立技術團隊，負責監督數字化設備的運行、解決技術問題和跟蹤技術發展趨勢，以確保數字化設備的有效使用，同時也能夠及時采用新技術，使數字化檔案管理工作始終保持在數字化領域的前沿。

（三）加強數字化檔案的安全管理工作

加強數字化檔案的安全管理工作是一項至關重要的任務，旨在確保數字化檔案的完整性、保密性和可用性，要采取一系列綜合性措施，以應對潛在的威脅、降低風險，同時保障數字化檔案的合法性和合規性。

1. 訪問控制是安全管理的基石

建立嚴格的訪問控制機制，確保只有經過授權的人員能夠訪問數字化檔案，而且他們只能訪問其工作職責所需的信息，以通過身份驗證、權限分配和日志記錄來實現，防止未經授權的訪問。

2. 數據加密是保護數字化檔案的有效環節

對于存儲和傳輸的數據，采用強大的加密算法，確保數據在任何時候都能得到保護。這樣，即使數據意外泄露或被竊取，也難以解密和濫用。

3. 建立定期備份和恢復策略是防范數據丟失的有效方法

備份數字檔案數據，并將備份數據存儲在不同的地點，以防止災難性事件對數據的永久損害。定期測試和更新備份策略以確?？裳杆倩謴蛿祿?。

4. 安全培訓和教育是不可忽視的步驟

為員工提供數字安全培訓，教他們如何辨別潛在威脅以及正確處理敏感信息。建立強調安全意識的企業文化，使員工認識到他們在維護數字檔案安全方面的重要性。

5. 定期審查和更新安全策略是檔案數字化管理的長效措施

為員工提供數字安全培訓，教他們如何辨別潛在威脅以及正確處理敏感信息。建立強調安全意識的企業文化，使員工認識到他們在維護數字檔案安全方面的重要性。

5. 定期審查和更新安全策略是檔案數字化管理的長效措施

實踐中要與安全專家合作，確保安全措施與最新的威脅情報保持同步，這種持續改進的方法將有助于保障數字檔案的長期安全性。

（四）建立完善的檔案數字化管理機制

在檔案數字化管理的實施過程中，管理機制的建設至關重要，是檔案數字化管理能否有效落地并發揮作用的重要保障。

1. 統籌機制

為了實現數字檔案管理的協同發展，要建立統籌機制，確保各相關部門之間的合作與協調，可以通過設立數字檔案管理領導小組或委員會來實現，由不同部門的代表共同參與，協商制訂共同的數字檔案管理戰略和規劃。此外，建立統一的數字檔案管理數據庫和信息共享平臺也是必要的，以便各部門能夠實時分享和獲取數字檔案信息，從而提高工作效率和協同能力。

2. 協調機制

檔案數字化管理涉及多個層面，要建立協調機制以解決各種潛在的沖突和問題，具體可通過設立檔案數字化管理協調辦公室或類似機構來實現。檔案管理部門可以負責協調各部門之間的工作，解決爭議，推動檔案數字化管理項目的有序實施。此外，協調機制還可以促進不同地區和行業之間的經驗交流和合作，推動檔案數字化管理的全面發展。

3. 監督機制

為確保數字檔案管理機制的真正落實，要建立有效的監督機制。通過設立數字檔案管理監督機構或職能部門負責監督數字檔案管理機制的執行情況，檢查各部門是否按照規定采取措施，追蹤數字檔案管理項目的進展，并對不合規行為進行懲罰或糾正。此外，建立績效評估體系，用于評估數字檔案管理機制的實施效果，促使各部門不斷改進和提升數字檔案管理的質量。

五、結語

數字化背景下加強檔案管理工作是一項復雜而重要的任務，要綜合考慮人員素質、技術設備、法規政策和安全風險等方面的因素。只有通過綜合而有針對性的措施，檔案管理部門才能更好地管理和利用數字檔案，充分利用數字化技術的優勢，為信息管理和決策制定提供更可靠的支持。