IE理論優化圖書入館編碼流程

朱樂怡 呂威龍

圖書館是傳承與弘揚中華優秀傳統文化的重要場所。現針對公共圖書館中圖書入館編碼流程煩瑣、時間成本高、無效活動多的現狀，基于工業工程（IE）理論，重新定義IE理論圖標技術符號，使用“5W1H”提問技術進行分析，確定需要優化的項目，并使用“ECRS”4大原則優化圖書入館編碼流程。以xt圖書館圖書入館編碼流程為例，優化后的圖書在圖書館內平均移動距離由130米縮短至50米，平均入館編碼流程時間由55分鐘縮短為23分鐘，說明使用該方法改善圖書入館編碼流程效果明顯。這對提高圖書館管理效率和服務質量具有重要作用。

工業工程（IE）理論最初是在工業生產領域產生的，旨在提高工人的生產效率，增加生產效益，提高生產質量。然而，隨著IE理論的不斷發展，其在航空、建筑、金融以及其他行業也得到了廣泛應用。

在我國城市化不斷推進的進程中，城市中的公共建筑越來越多，基礎設施日益完善。公共圖書館在推動城市化進程中起到了不可或缺的作用。在新時代，不僅各個城市都有圖書館供市民借閱圖書，每所高校中也有圖書館供學生借閱圖書。

隨著科技的不斷發展，為了滿足讀者的需求，跟上科技發展的步伐，適應時代的變化，圖書館需要不斷購進新書。圖書館作為一個公共文化場所，有責任引導和培養讀者的閱讀興趣，拓寬他們的閱讀視野，提升他們的文化素養。而圖書的入館編碼是圖書館日常工作中不可或缺的重要組成部分。當有新的圖書進入圖書館時，相關工作人員要對每本圖書進行圖書編碼。隨著信息技術的不斷發展，圖書館中的圖書并非簡單按照圖書名稱或作者名稱進行編碼。《IE理論在營業廳固網業務流程優化中的應用》一文中提到，將IE理論與技術應用于營業廳固網業務，有效提高了營業廳辦理固網業務的效率和質量。《基于方法研究及仿真的汽車零部件流程優化》一文提出，運用IE理論對工廠中汽車零部件生產流程進行優化和改進，提高了生產效率，降低了生產成本。但是，目前還未見到將IE理論運用到公共圖書館圖書管理的文獻報道。針對某些圖書館出現的圖書入館編碼不合理，圖書擺放混亂導致借閱者找書難的現象，本文以xt圖書館為例，應用IE理論與技術方法改進和優化圖書入館編碼流程，旨在提高圖書入館效率與管理效率，解決圖書擺放混亂的問題，提升借閱者的體驗，并讓其愛上閱讀。

圖書入館編碼流程現狀

圖書館是城市公共場所的重要代表，在城市中占有重要地位。雖然圖書在出版時都有一個全國性的圖書編碼，但是該編碼并不能直接運用到圖書館中，因為各個圖書館是相對獨立的，圖書信息并不共享。如果直接使用該編碼，那么市民在網上查找所借閱圖書的具體位置時，可能就會出現很多檢索結果，這不便于市民借閱圖書，也不利于圖書館的可持續發展。因此，各個圖書館都有獨立的圖書入庫編碼系統和圖書借閱歸還管理系統。傳統模式下，圖書館必須對采購的新書進行分類編碼工作，如下圖所示。

由圖可知，該圖書館圖書入館編碼的工作較為煩瑣，還有待改進。

xt圖書館的圖書碼只有條形碼和數字，只有通過該圖書館圖書管理系統掃碼，借閱者才能查看該圖書在本圖書館的具體信息。傳統模式下，圖書館管理員很難在較短時間內了解圖書的所屬類型、再版信息及入館時間等信息，而且還需要專門的工作人員才能識別出圖書擺放數碼，找到圖書準確的擺放位置。這削減了借閱者的閱讀熱情，同時也增加了圖書管理的人工成本。

為將起源于工業生產中的IE理論運用到圖書編碼流程中，現將IE理論中的圖表技術符號進行重新定義，見表1。

將表1的技術符號應用到圖書編碼流程中，可以得出傳統圖書入館編碼流程分析結果，見表2。

從表2可以看出，在圖書分析處和圖書錄入系統進行了多次圖書分析的相關工作，大量時間都浪費在移動和分析活動上。接下來結合表2，分析xt圖書館圖書入館編碼流程現狀。

第一，圖書移動距離過大，在圖書分析處和圖書錄入系統處有多次重復移動，花費了較多時間，降低了圖書編碼效率。第二，在圖書入館編碼流程中出現了多處分析活動，給圖書分析員增加了工作量。第三，在圖書管理系統錄入過程中存在網絡卡頓等問題，而此時的圖書處于等待狀態，沒有得到充分利用，降低了圖書入館的效率。

優化圖書入館編碼流程

將IE理論應用在圖書館圖書入館編碼流程優化中的主要方法是通過“5W1H”提問技術對圖書編碼中的已有活動進行思考，并對各個步驟進行研究，分析找出問題所在，再使用“ECRS”四大原則對其進行優化和改善。

“5W1H”提問技術

使用“5W1H”提問技術可以從六個方面對圖書入館編碼流程進行提問，通過研究、提問和解答，發現其中存在的問題。

以傳統的圖書入館編碼流程中的步驟4和步驟5為例進行說明，見表3。

“ECRS”4大原則

對逐個項目提問來確定優化項目（見表2“√”標注），并使用“ECRS”4大原則優化全部流程，即遵循取消（Eliminate）、合并（Combine）、重排（Rearrange）、簡化（Simply）原則。其中，取消原則是優先級最高的原則，對于無法取消但又有必要進行的項目，可以研究它們是否可以合并，以達到簡化提效的目的；通過調整項目順序達到流程有序、節約時間的效果。

1.分析圖書

在傳統圖書入館編碼流程中，圖書首先進入圖書館圖書分析處，由圖書館圖書分析處先分析圖書，但是同一本圖書會多次進入圖書分析處，因此對圖書分析處進行合理配置尤為重要，具體操作如下。第一，取消步驟3。圖書館圖書入館管理處可以根據購書信息，在網上查詢圖書所有相關信息，以提前預錄入圖書管理系統。第二，合并步驟4和步驟5。圖書分類活動不能取消，否則無法在圖書管理系統錄入圖書相關信息，因此可以合并步驟4和步驟5，交由圖書入館管理人員預錄入圖書分類信息。第三，取消步驟11、步驟14和步驟20，分析圖書的合理配置。

2.獨立書碼

書碼是圖書在圖書館中獨立的身份碼，設計書碼分別是設計圖書碼和擺放數碼。設計書碼需要將圖書分兩次送到圖書分析處進行單獨設計，有較大的改善空間，具體操作如下。第一，取消步驟15、步驟18和步驟19，即合并圖書碼和擺放數碼。第二，合并步驟7和步驟16、步驟8和步驟17。設計包含圖書碼和擺放數碼信息的書碼。第三，合并步驟9和步驟10。合并打印和粘貼書碼，簡化圖書入館編碼流程。

3.系統錄入

在傳統圖書入館編碼流程中，圖書錄入圖書管理系統需要把圖書送到錄入系統處才能進行，然后分別粘貼圖書碼和擺放數碼，再兩次送到系統錄入處，浪費了大量的時間，有待改善，具體操作如下。第一，取消步驟11和步驟21。錄入系統所需書碼可以由圖書管理處傳送到圖書錄入處直接錄入，節省了圖書送到錄入系統處的等待時間。第二，取消步驟22。只錄入一次系統即可，第二次系統錄入無須等待。第三，圖書管理系統定期自動檢測圖書是否有再版，如有再版，應提醒圖書管理員將再版圖書添加到圖書入館計劃目錄中，并標注為再版更新圖書，重新實行一遍入館流程。

通過以上對各方面的優化，圖書館圖書入館編碼優化后的流程見表4，前后效果對比見表5。

由表4不難看出，圖書入館編碼流程明顯簡化，4次移動被取消，有效縮短了圖書在圖書館中移動的距離，提高了圖書入館編碼的效率，節省了人力物力。此外，讀者借閱圖書流程也更加方便，有利于提高讀者滿意度，提升圖書館的影響力。

結論

筆者試圖將IE理論引入圖書入館編碼流程分析和優化中。實際改進結果表明，優化改進后，圖書入館編碼流程減少了4次操作、2次等待和4次移動；平均移動距離減少了80米，平均入館編碼流程時間由55分鐘縮短至23分鐘，提高了圖書入館編碼的效率，節約了時間成本。

在城市文化建設中，圖書館圖書入館編碼效率的提高以及常見問題的解決大大提高了讀者的滿意度，使其更加熱愛圖書館。

（作者單位：山東理工大學）