國有企業(yè)財(cái)務(wù)共享管理體系的構(gòu)建思考

尚 玥 巴彥淖爾城市發(fā)展投資(集團(tuán))有限公司

引言

在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，國企一般都有相當(dāng)?shù)囊?guī)模，它擁有進(jìn)行分享工作的基本條件，尤其是對(duì)某些大型國企而言，常常會(huì)出現(xiàn)在財(cái)務(wù)功能的構(gòu)建上出現(xiàn)的反復(fù)投資、效率不高等問題，因此，需要尋找一種行之有效的運(yùn)營方式，以減少運(yùn)營成本，提升運(yùn)營效率。通過建立一個(gè)財(cái)務(wù)共享管理系統(tǒng)，統(tǒng)一處理企業(yè)內(nèi)部各部門所面臨的事務(wù)，創(chuàng)建一個(gè)共享服務(wù)的財(cái)務(wù)運(yùn)營方式，可以取得明顯的規(guī)模效益，從而達(dá)到管理的目的。

一、財(cái)務(wù)共享管理體系對(duì)國有企業(yè)的意義

(一)為公司的戰(zhàn)略目的提供幫助

在市場化改革的大環(huán)境下，國企將全面地融入到市場中去，并將其作為一個(gè)長遠(yuǎn)的發(fā)展方向。并建立一個(gè)財(cái)務(wù)共享管理體系，讓一個(gè)專業(yè)的共享中心的財(cái)務(wù)工作人員來完成這些基本工作，這樣就可以讓更多的財(cái)務(wù)管理人員從各種事務(wù)性工作中解脫出來，從而為企業(yè)的經(jīng)營管理提供更多的財(cái)務(wù)決策支持，將更多的注意力集中到發(fā)展企業(yè)的核心業(yè)務(wù)上，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)了奠定重要的基礎(chǔ)。

(二)減少企業(yè)管理開支

國有企業(yè)和下屬企業(yè)各自都有自己的財(cái)務(wù)部，各個(gè)財(cái)務(wù)部之間沒有任何聯(lián)系，因此，國企在做季度報(bào)表、年度報(bào)表的時(shí)候，受到了很大的阻礙。而且，在公司內(nèi)部，不同的人力成本、業(yè)務(wù)執(zhí)行成本，都會(huì)造成在公司核算經(jīng)營結(jié)果時(shí)，會(huì)遇到很大的問題。集中處理企業(yè)資源和業(yè)務(wù)是財(cái)務(wù)共享管理體系最重要的一步，因此，此項(xiàng)措施的實(shí)施可以有效地減少企業(yè)和企業(yè)之間的管理費(fèi)用。

(三)有利于預(yù)防與控制風(fēng)險(xiǎn)

公司的財(cái)務(wù)狀況存在著一些不確定因素，根據(jù)可控性的不同，可以將公司劃分成兩種類型，一種是可控的，另一種則是不可控的。盡管公司的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)無法全部規(guī)避，但公司可以利用構(gòu)建的財(cái)務(wù)共享管理體制，對(duì)公司的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行更好的預(yù)防和控制。在共享模式下，財(cái)務(wù)核算體系更加規(guī)范化，財(cái)務(wù)管理工作的依據(jù)性更強(qiáng)更合理，因此可以更快速、更準(zhǔn)確地對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)開展識(shí)別，并對(duì)其進(jìn)行有效的防范和控制。與此同時(shí)，財(cái)務(wù)共享模式將會(huì)計(jì)管理融入了企業(yè)的內(nèi)部管理之中。在財(cái)務(wù)信息化的背景下，會(huì)計(jì)處理體系與業(yè)務(wù)處理相一致，會(huì)計(jì)管理體系處理標(biāo)準(zhǔn)化，可以自動(dòng)識(shí)別財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，提高了財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性，確保財(cái)務(wù)工作可以規(guī)范化管理，從而避免各種操作不規(guī)范而導(dǎo)致的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的問題。

二、國有企業(yè)財(cái)務(wù)共享管理體系的構(gòu)建基礎(chǔ)

(一)穩(wěn)定的公司業(yè)務(wù)

公司的主要業(yè)務(wù)必須要有一定的穩(wěn)定性，以便能夠成功地實(shí)施財(cái)務(wù)分享的管理系統(tǒng)。公司主要業(yè)務(wù)維持平穩(wěn)，金融服務(wù)中心也無需再對(duì)金融法規(guī)等業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)整；有些公司的主業(yè)并不是很穩(wěn)定，在這樣的環(huán)境下實(shí)行財(cái)務(wù)共享管理體制，會(huì)增加公司的管理壓力，對(duì)公司的發(fā)展產(chǎn)生不利的影響。有些公司熱衷于并購重組，因此財(cái)務(wù)分享的方式對(duì)這種類型的公司來說也是一種很好的選擇。隨著公司的不斷擴(kuò)張，公司要建立新業(yè)務(wù)、新分支，還必須要建立與之相對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)部門，而使用財(cái)務(wù)共享管理模式，只需配置一定數(shù)量的財(cái)務(wù)人員就可以了，將對(duì)核算等業(yè)務(wù)委托到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心來進(jìn)行，這大大地降低了財(cái)務(wù)整合的難度。

(二)良好的管理基礎(chǔ)

如果企業(yè)的管理基礎(chǔ)不夠好，這就代表了企業(yè)的管理體系夠得健全，企業(yè)管理人的管理理念更先進(jìn)，其所具有的管理能力也就更強(qiáng)。在這樣的條件下，企業(yè)更適合規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)計(jì)政策。這對(duì)建立一個(gè)財(cái)務(wù)分享的管理系統(tǒng)，使其能夠使員工對(duì)改變有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)；主動(dòng)開展公司內(nèi)部的業(yè)務(wù)訓(xùn)練，使其盡快地熟悉公司的經(jīng)營管理制度。企業(yè)的管理基礎(chǔ)是非常好的，也就是說，企業(yè)管理人員的管理理念是相對(duì)先進(jìn)的，其所具有的管理能力也是相對(duì)強(qiáng)大的。在組織變革和業(yè)務(wù)體系梳理中，企業(yè)管理人員能夠充分地發(fā)揮自己的作用，更好地建立起財(cái)務(wù)共享管理體系。

(三)智能的信息管理

信息化基礎(chǔ)是非常重要的，它直接影響到了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)成效，因此，公司一定要主動(dòng)對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行整合和更新，并將與銀企互聯(lián)系統(tǒng)等分散使用的系統(tǒng)進(jìn)行集成。要使原有的體系與新體系相結(jié)合，原有體系在某種程度上具有兼容性；因此，在此基礎(chǔ)上，各公司必須盡快配置合適的人員，使其能夠快速地適應(yīng)和調(diào)試系統(tǒng)，從而達(dá)到系統(tǒng)的最佳效果。公司管理層認(rèn)識(shí)到，目前在財(cái)務(wù)管理體制中存在的諸多問題，嚴(yán)重影響了公司的發(fā)展，所以要改變財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域，需要建立一個(gè)基于財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的信息系統(tǒng)。

三、國有企業(yè)財(cái)務(wù)共享管理體系的構(gòu)建設(shè)計(jì)

(一)應(yīng)付賬款體系

在公司內(nèi)部，應(yīng)付款項(xiàng)的主要工作是對(duì)下屬公司、員工的應(yīng)付款項(xiàng)展開處理，在外部，它的工作內(nèi)容是對(duì)供應(yīng)商的款項(xiàng)及服務(wù)費(fèi)等與合同相關(guān)的付款事項(xiàng)展開管理，它具有較高的規(guī)范化水平，應(yīng)付款項(xiàng)的體系構(gòu)建如下：

一是負(fù)責(zé)公司采購的合約和訂單的處理。在采購需求驅(qū)動(dòng)下，有關(guān)部門與供貨商簽訂了采購合同，并將采購合同輸入到系統(tǒng)，從而產(chǎn)生了對(duì)應(yīng)的訂單。在物資交付并完成入庫系統(tǒng)后，采購部門將采購合同、采購發(fā)票、物料入庫單交給服務(wù)中心應(yīng)付賬款崗。

二是由應(yīng)付款崗審查有關(guān)信息，在確定信息無誤后，進(jìn)行轉(zhuǎn)賬，并將應(yīng)付款清單發(fā)送到了財(cái)務(wù)共享平臺(tái)上。

三是采購業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)按照實(shí)際支付進(jìn)度在財(cái)務(wù)共享平臺(tái)上提交支付申請(qǐng)，參考應(yīng)付款單，由高速掃描器對(duì)原始文件進(jìn)行掃描并保存對(duì)應(yīng)的圖像數(shù)據(jù)，然后對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)歸類。數(shù)據(jù)上傳完畢后，相應(yīng)的電子版和原件將被存檔。

四是由采購主管、財(cái)務(wù)主管和總經(jīng)理按照授權(quán)金額在財(cái)務(wù)共享平臺(tái)上審核，采購主管對(duì)支付款項(xiàng)的真?zhèn)纬袚?dān)責(zé)任。在確認(rèn)了付款的批準(zhǔn)之后，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的資金管理所進(jìn)行了現(xiàn)金的撥付和發(fā)放，并在同一時(shí)間將應(yīng)付款結(jié)清。

(二)費(fèi)用報(bào)銷體系

在費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)中推行共享模式，就是將費(fèi)用報(bào)銷的申請(qǐng)文件，利用圖像掃描客戶端對(duì)其進(jìn)行圖像化處理，再由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)其進(jìn)行實(shí)時(shí)傳輸和處理，這樣身處不同崗位的一線業(yè)務(wù)人員就可以自己在這個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行報(bào)銷，從而提高了報(bào)銷工作的效率，縮短了所需要的時(shí)間。

一是申請(qǐng)。費(fèi)用報(bào)銷人或低值易耗品、小額非合同類采購負(fù)責(zé)人，在財(cái)務(wù)共享平臺(tái)上自主填寫有關(guān)的報(bào)銷申請(qǐng)。將申請(qǐng)劃分為兩種方式，分別是項(xiàng)目審批與預(yù)算審批，下面的企業(yè)可以自主地使用項(xiàng)目審批權(quán)，而服務(wù)中心則可以對(duì)預(yù)算審批權(quán)進(jìn)行管理并批準(zhǔn)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心將審批工作設(shè)置成了分層授權(quán)審批的方式，根據(jù)費(fèi)用所涉及的項(xiàng)目，將其信息傳送給了部門中對(duì)應(yīng)的審批人員，從而對(duì)費(fèi)用的真實(shí)性、合理性和合法性進(jìn)行驗(yàn)證，在審批過程中可以查看到預(yù)算的執(zhí)行狀況，從而達(dá)到對(duì)其進(jìn)行的事先控制的目的。

二是報(bào)銷。費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)經(jīng)過審核后，報(bào)銷人可以根據(jù)一定的制度將根報(bào)銷單、發(fā)票等原始憑證進(jìn)行掃描并上傳到財(cái)務(wù)共享平臺(tái)，產(chǎn)生的圖像數(shù)據(jù)會(huì)被分類并傳送到服務(wù)器，上傳完畢，全部數(shù)據(jù)會(huì)被歸檔。單據(jù)掃描系統(tǒng)可以有效地防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中產(chǎn)生誤差，大幅縮短系統(tǒng)運(yùn)行的時(shí)間。為了滿足快速儀圖像掃描的需要，還配備了一臺(tái)高拍儀，可以將很難單獨(dú)進(jìn)行圖像處理的文件，通過高拍儀進(jìn)行圖像處理，并將其上傳。

三是審核。財(cái)務(wù)審核員負(fù)責(zé)對(duì)已經(jīng)上交的文件進(jìn)行預(yù)審，其目的是審查公司的支出項(xiàng)目與公司相關(guān)政策的一致性，以及對(duì)自動(dòng)化產(chǎn)生的文件的正確性。檢查人員檢查所檢查的文件。

四是支付。經(jīng)審核后的費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)，會(huì)被傳輸?shù)截?cái)務(wù)共享服務(wù)中心的資金結(jié)算部門，然后，對(duì)需要支付的文件進(jìn)行大量的篩選，將需要支付的數(shù)據(jù)傳輸?shù)截?cái)務(wù)公司的支付通平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)資金的劃賬。公司將目前的文件狀況和目前的處理者的資料顯示在財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的“批準(zhǔn)跟蹤”模塊中，為企業(yè)的雇員和顧客提供系統(tǒng)的進(jìn)展情況的查詢服務(wù)。

(三)應(yīng)收賬款體系

應(yīng)收賬款的體系包含了收入確認(rèn)等內(nèi)容，與應(yīng)付賬款相比，它的實(shí)施過程要更為復(fù)雜一些。而應(yīng)收賬款的體系在合同管理系統(tǒng)和客戶信息管理系統(tǒng)的支撐下，很容易就可以進(jìn)行規(guī)范化，所以它也經(jīng)常被列入財(cái)務(wù)共享體系中。應(yīng)收賬款事務(wù)作為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的基礎(chǔ)事務(wù)，需要建立相關(guān)的規(guī)范化系統(tǒng)，以確保工作的有效進(jìn)行，從而確保工作的順利進(jìn)行。以下是應(yīng)收賬款體系：

一是對(duì)客戶的業(yè)務(wù)進(jìn)行合約和訂單的處理。有關(guān)的業(yè)務(wù)處理部門，會(huì)在第一時(shí)間將企業(yè)的運(yùn)營狀態(tài)與公司簽訂合同，然后在系統(tǒng)中輸入訂單，然后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)地產(chǎn)生出對(duì)應(yīng)的訂單，并對(duì)其進(jìn)行存儲(chǔ)，這就是企業(yè)對(duì)后續(xù)銷售賬單進(jìn)行處理的信息記錄和重要的依據(jù)。

二是開出發(fā)票。當(dāng)一個(gè)訂單被預(yù)先確定之后，有關(guān)的業(yè)務(wù)管理部門就可以向該系統(tǒng)提出發(fā)票的要求，然后，財(cái)務(wù)人員就可以在這個(gè)信息平臺(tái)上收到這個(gè)要求。最后，就可以把這個(gè)要求直接提交到顧客那里去，這樣就可以推動(dòng)顧客的支付過程。

三是確定收到的款項(xiàng)。在對(duì)訂單進(jìn)行確認(rèn)后，并支付了款項(xiàng)之后，財(cái)務(wù)資金部門將會(huì)收到一條關(guān)于收款的消息。這個(gè)時(shí)候，需要資金部門對(duì)其進(jìn)行確認(rèn)，并將其反饋給共享信息平臺(tái)，以便與其進(jìn)行對(duì)賬，經(jīng)過驗(yàn)證之后，在系統(tǒng)中對(duì)其進(jìn)行了確認(rèn)。這時(shí)系統(tǒng)就可以生成一條憑證，會(huì)計(jì)可以將其打印出來，然后將其保存起來，并且，有關(guān)的信息也會(huì)被保存在后臺(tái)。

(四)固定資產(chǎn)管理體系

因?yàn)楣潭ㄙY產(chǎn)的數(shù)目多、品種多、組成繁雜、數(shù)額巨大，所以在進(jìn)行固定資產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)化時(shí)必須格外重視。固定資產(chǎn)體系構(gòu)建如下：

一是輸入資產(chǎn)信息。當(dāng)有關(guān)部門采購資產(chǎn)時(shí)，由共享中心收到資產(chǎn)列表，輸入到系統(tǒng)，形成資產(chǎn)卡。

二是購買設(shè)備。首先，在系統(tǒng)里創(chuàng)建一張完整的設(shè)備卡，然后再在購買完畢后，將購買的資料輸入到系統(tǒng)里，然后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生一張訂單。其次，采購人員需要將合同、發(fā)票及資產(chǎn)驗(yàn)收證明提交到共享中心，在確認(rèn)無誤之后，就可以進(jìn)行資產(chǎn)的入賬，同時(shí)將應(yīng)付款單推送到財(cái)務(wù)共享平臺(tái)。

三是資產(chǎn)處置。在資產(chǎn)卡設(shè)置的早期，該系統(tǒng)就按照設(shè)置好的每一種類型確定了一個(gè)折舊計(jì)劃，并且能夠在每一次的財(cái)務(wù)報(bào)表中，對(duì)折舊進(jìn)行了自動(dòng)的核算和更新；除此之外，經(jīng)理可以對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行周期性的調(diào)整，還可以對(duì)折舊進(jìn)行手動(dòng)輸入，以實(shí)現(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn)的折舊工作。當(dāng)固定資產(chǎn)有變動(dòng)時(shí)，需要與有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行信息交流，并將其狀況通過該系統(tǒng)進(jìn)行更新。在資產(chǎn)發(fā)生報(bào)廢、變賣等變化的時(shí)候，同樣也需要上級(jí)部門對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的信息共享工作，并讓負(fù)責(zé)人員在系統(tǒng)中對(duì)資產(chǎn)信息進(jìn)行修改。主要負(fù)責(zé)的是各部門的資產(chǎn)清查工作，這時(shí)可以通過掃描序列號(hào)等高科技方法來進(jìn)行處理，提高了管理和運(yùn)營效率。要指定專人對(duì)清點(diǎn)過程中發(fā)生的異常情況進(jìn)行核查，并上報(bào)到資產(chǎn)管理部門，在收到異常情況的匯報(bào)之后，要將有關(guān)資料上報(bào)到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，最終由財(cái)務(wù)人員對(duì)其進(jìn)行核查和辦理。

(五)總賬會(huì)計(jì)體系

國有企業(yè)構(gòu)建共享式財(cái)務(wù)管理的主要環(huán)節(jié)有：賬款支出與收入、報(bào)銷、固定資產(chǎn)管理。同時(shí)，在各個(gè)體系的運(yùn)作過程中，總賬管理發(fā)揮著關(guān)鍵的作用，它會(huì)貫穿于每個(gè)體系運(yùn)作的整個(gè)過程，因此在進(jìn)行模式設(shè)計(jì)的過程中，一定要給予足夠的重視。

一是開立賬目。會(huì)計(jì)賬賬期的啟動(dòng)是每一次會(huì)計(jì)賬賬期啟動(dòng)的第一步，也是每一次新賬賬期都必須要經(jīng)歷的一個(gè)環(huán)節(jié)。

二是核對(duì)日記帳。及時(shí)地對(duì)日賬進(jìn)行審計(jì)，保證了資料的真實(shí)可靠。

三是期末過賬。當(dāng)企業(yè)在關(guān)閉材料過賬的時(shí)候，就可以進(jìn)行期末過賬，并且在完成了過賬賬之后，就不能再對(duì)其進(jìn)行修改了。同時(shí)，這種結(jié)算方式的特性也為后期的系統(tǒng)運(yùn)營和管理提供了一個(gè)可靠的數(shù)據(jù)環(huán)境。

四是執(zhí)行報(bào)表。該系統(tǒng)能夠基于目前已實(shí)現(xiàn)的已處理的數(shù)據(jù)，產(chǎn)生資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表等有關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)告。

五是結(jié)賬。標(biāo)志著會(huì)計(jì)處理階段性的工作已經(jīng)結(jié)束。

以上每個(gè)體系都能夠根據(jù)需要，分別進(jìn)行單獨(dú)的運(yùn)作。在組織架構(gòu)和工作模式方面，每一個(gè)部門都有著清晰的職責(zé)和分工，并且彼此之間也有著緊密的合作關(guān)系。這種運(yùn)營機(jī)制對(duì)降低財(cái)務(wù)系統(tǒng)的維護(hù)成本有很大幫助，從而提高公司的整體運(yùn)營效率。同時(shí)，在高新技術(shù)及算法的支撐下，可以降低錯(cuò)誤率，減少財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)公司整體實(shí)力的提高有著重要的意義。

四、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)、智能化的背景下，構(gòu)建一個(gè)財(cái)務(wù)共享管理體系是國有企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理改革的一種必要的方式，它的普及對(duì)提升企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平起到了非常重要的作用，對(duì)提升企業(yè)管理方式的規(guī)范化和整合性起到了很好的促進(jìn)作用。構(gòu)建財(cái)務(wù)共享管理體系，是一個(gè)探索建立、逐步完善、穩(wěn)步提升的進(jìn)程，這就要求有大量的人力、物力和財(cái)政資源做保證。在建構(gòu)公司的財(cái)務(wù)共享管理體系的過程中，要主動(dòng)改變觀念，加強(qiáng)對(duì)公司人員的整體素質(zhì)的培養(yǎng)，對(duì)公司的財(cái)務(wù)共享管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)和優(yōu)化，搭建一個(gè)健全的財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)，使公司的財(cái)務(wù)管理達(dá)到一個(gè)新的高度，最終達(dá)到公司的長遠(yuǎn)、可持續(xù)發(fā)展的目的。