對事業(yè)單位會計內控管理的改進探討

劉軍玲 山東省方志館

引言

近年來，事業(yè)單位在我國的社會經(jīng)濟發(fā)展中扮演著日益重要的角色。而事業(yè)單位的資金來源大多來自于國家財政、社會捐贈等，因此，其資金的使用與管理直接關系到社會公眾的利益。然而，在實際操作中，事業(yè)單位的會計管理常常面臨著各種挑戰(zhàn)，特別是內控管理方面的挑戰(zhàn)。內控不僅僅是一個技術問題，更是一個管理學的問題。當事業(yè)單位不能有效地實施內控管理時，會導致資金浪費、操作失誤乃至經(jīng)濟損失。因此，對事業(yè)單位會計內控管理的探討及其改進顯得尤為重要。

一、內控管理的核心要素

內控管理是任何組織日常運營的核心組成部分，它旨在確保組織的目標得以順利實現(xiàn)，風險得到妥善管理，并確保信息的完整性和準確性。為有效實現(xiàn)這些目標，內控管理體系必須做好以下幾個核心要素的：1.控制環(huán)境：這是內控的基石，為所有其他要素提供了結構和紀律。控制環(huán)境涉及到組織的管理風格、企業(yè)文化和人力資源政策。這包括管理層的風險意識、職工的道德和職業(yè)道德，以及整個組織對于內控的認知和重視程度。2.風險評估：在制定控制策略之前，首先要識別和評估威脅組織目標實現(xiàn)的風險。這需要定期的風險評估，確保內控措施能夠與外部環(huán)境和組織自身的變化相適應。3.控制活動：這些是為了管理風險而設置的具體政策和程序。控制活動包括審批、授權、核查、審計、業(yè)務流程設計等，旨在確保管理層的指示得以執(zhí)行，并有效地防范風險[1]。4.信息與通訊：準確、及時的信息是內控的關鍵。組織內部的信息系統(tǒng)必須能夠產(chǎn)生高質量的、相關的信息以支持內控功能。同時，有效的通訊機制確保了信息在組織內部和外部之間得以暢通無阻。5.監(jiān)控活動：任何有效的內控體系都需要定期的監(jiān)控來確保其持續(xù)有效。這包括定期的內部審計、自我評估以及外部的第三方評估。

二、事業(yè)單位會計內控管理的重要性

(一)保障資金安全與合理使用

事業(yè)單位大多依賴政府預算、社會捐贈和其他非商業(yè)性的資金進行運營。這些資金會受到公眾和相關部門的密切關注，因此其安全與合理使用顯得尤為重要。會計內控管理確保資金不會因失誤、濫用或欺詐行為而受損。資金安全是事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的前提。資金流失不僅會導致項目中斷，還會影響到事業(yè)單位的正常運營。良好的會計內控機制能夠及時發(fā)現(xiàn)并糾正錯誤和異常，減少因操作失誤或欺詐行為導致的資金損失[2]。此外，資金的合理使用是事業(yè)單位實現(xiàn)其使命和目標的關鍵。不合理的資金使用會導致資源浪費，從而影響到項目的實施結果。一個健全的會計內控系統(tǒng)能夠確保資金按預定的計劃和預算進行使用，以實現(xiàn)最佳的效益。

(二)促進事業(yè)單位高效、透明運營

高效與透明是事業(yè)單位運營的兩個重要目標。其不僅能夠增強事業(yè)單位的運營效率，還能確保公眾和相關部門對其有一個清晰、真實的了解。高效的運營意味著事業(yè)單位能夠在有限的資源下實現(xiàn)其既定的目標。而會計內控管理則確保了資金流動和使用的合規(guī)性，從而避免了資源浪費和效率降低的風險和問題。同時，透明意味著事業(yè)單位的運營信息對外公開，可以接受公眾和相關部門的監(jiān)督。這需要一個完善的會計信息系統(tǒng)和內控機制，確保信息的真實、準確和及時性。只有這樣，事業(yè)單位才能夠贏得公眾的信任，更好地為社會提供服務。

(三)強化對外公信力與社會責任

對外公信力對事業(yè)單位至關重要。公眾對事業(yè)單位的信任往往與其是否能夠恪守社會責任緊密相關。一個健全的會計內控管理系統(tǒng)能夠確保事業(yè)單位的財務報告真實、準確，從而為公眾和相關部門提供一個可靠的信息來源。此外，事業(yè)單位的社會責任不僅僅是提供服務。它還包括確保資金的合理使用，防止腐敗和濫用，并對其運營進行公開和透明的報告。一個有效的會計內控管理系統(tǒng)能夠支持事業(yè)單位實現(xiàn)這些目標，從而提升其在公眾心中的形象和信譽。

三、事業(yè)單位會計內控管理中的問題

(一)內控制度不健全或執(zhí)行不力

事業(yè)單位在會計管理上經(jīng)常面臨的一個主要問題是內控制度的不健全或執(zhí)行不力。不少事業(yè)單位在制定內控制度時，僅僅滿足于表面的程序性工作。這意味著雖然在紙面上有所謂的“內控制度”，但這些制度并沒有真正針對單位的特定風險和挑戰(zhàn)進行設計。這樣的制度在真正的實際操作中，很難發(fā)揮預期的作用。另外，即使事業(yè)單位有了一套完整的內控制度，但如果沒有得到上下級、各部門的共同支持和參與，這些制度也很難得到真正的執(zhí)行。很多時候，事業(yè)單位的管理層和員工對內控制度持有懷疑態(tài)度，認為這些制度增加了工作的繁瑣性，而沒有看到它們在減少風險、提高效率上的重要作用。

(二)會計人員缺乏足夠的內控培訓

事業(yè)單位的會計人員扮演著監(jiān)督資金流向的“守門員”角色，他們的專業(yè)水平和內控意識直接影響到單位的財務安全。然而，一個普遍存在的問題是，很多會計人員缺乏針對性、系統(tǒng)的內控培訓。雖然一些會計人員經(jīng)過了專業(yè)的會計培訓，但這些培訓往往更注重技術層面的操作，而忽視了內控的重要性。這導致了即使是有經(jīng)驗的會計人員，也會在面對復雜的、隱蔽的風險時顯得力不從心[3]。而對于那些初入職場的、缺乏經(jīng)驗的會計人員，情況會更加嚴重。他們并不完全理解內控的目的和重要性，更不要說在實際工作中將內控原則和方法應用起來。這導致了即使事業(yè)單位有了完善的內控制度，也因為會計人員的執(zhí)行不當，而無法真正發(fā)揮作用。

(三)技術手段落后，無法及時掌握風險

隨著技術的日新月異發(fā)展，會計管理也應隨之適應并引入新的技術手段來提高工作效率與準確性。但在事業(yè)單位中，一個令人擔憂的現(xiàn)象是許多單位在技術投入和應用上的滯后。這種滯后不僅僅限于硬件設備的老舊，更為關鍵的是在軟件和信息系統(tǒng)的應用上存在巨大的缺口。在這種情況下，事業(yè)單位往往無法及時、準確地獲取和處理會計信息，使得財務報告的準確性和及時性受到嚴重威脅。更為嚴重的是，由于技術手段的落后，事業(yè)單位在風險識別、評估和控制上也存在明顯的短板。當面臨復雜、變化快速的經(jīng)濟環(huán)境時，這種技術上的不足會導致事業(yè)單位對一些重大風險一無所知，從而在風險真正爆發(fā)時捉襟見肘。

(四)內外部審計機制不足或功能失衡

審計機制是事業(yè)單位內控管理的重要組成部分。通過審計，事業(yè)單位可以及時發(fā)現(xiàn)內部的問題，糾正不當之處，確保會計工作的合規(guī)性和正確性。然而，目前許多事業(yè)單位在內外部審計機制上存在嚴重的不足或功能失衡。首先，在內部審計方面，不少事業(yè)單位或完全沒有設立內部審計部門，或者設立的部門缺乏獨立性和權威性。這使得內部審計很難發(fā)揮其應有的作用，很難對會計工作進行真正的、深入的審查。其次，外部審計在很多事業(yè)單位也存在問題。由于種種原因，如審計費用的問題、審計的周期過長等，部分事業(yè)單位選擇跳過外部審計或選擇不專業(yè)的審計機構進行審計。這種情況下，審計的結果往往不能真實、全面地反映事業(yè)單位的財務狀況和經(jīng)營成果。最后，當內外部審計機制失衡時，事業(yè)單位中存在的問題很難被及時發(fā)現(xiàn)和糾正。這不僅僅威脅到事業(yè)單位的財務安全，更會對外部利益相關者，如政府、合作伙伴、公眾等帶來誤導，導致他們做出錯誤的決策。

四、事業(yè)單位會計內控管理的改進措施

(一)完善并定期更新內控制度

首先，完善內控制度要從實際出發(fā)。針對事業(yè)單位會計的實際運作，深入挖掘過去的經(jīng)驗和教訓，結合新的會計準則、技術手段和管理理念，對現(xiàn)有制度進行全面梳理。例如，在預算執(zhí)行過程中，會遇到某些不明確的審核標準或審批流程，這就需要對這些部分進行細化和明確。其次，事業(yè)單位在日常運營中，會出現(xiàn)的業(yè)務模式，或者因為外部環(huán)境的變化，導致某些原有的制度不再適用。這就需要根據(jù)這些新的變化，及時更新內控制度。比如，隨著電子商務、移動支付等技術的廣泛應用，如何在新的業(yè)務模式下確保資金的安全，就需要在內控制度中加以規(guī)定[4]。最后，定期更新不僅僅是對已經(jīng)存在的問題進行修復，更是一個持續(xù)的優(yōu)化過程。事業(yè)單位可以設立專門的組織或者部門，負責內控制度的更新工作。這個組織或部門應該定期收集各個部門、各個層級的反饋意見，對制度中存在的問題、不足進行整改。同時，也要密切關注外部環(huán)境的變化，對那些會影響事業(yè)單位會計工作的新的法律、法規(guī)、政策進行學習和研究，確保內控制度始終保持與外部環(huán)境的同步。

(二)定期進行內控培訓與教育

首先，事業(yè)單位應建立固定的內控培訓日程。比如，每年至少組織兩次大型的內控培訓活動，確保每一位會計及相關部門的職工都能參與。這些培訓應涵蓋最新的內控法規(guī)、政策解讀，以及事業(yè)單位特有的內控管理經(jīng)驗和案例分享。其次，為增強培訓效果，單位可考慮與專業(yè)的培訓機構合作，邀請在內控領域有深入研究的專家來進行授課。這樣不僅可以引入更多的前沿理念和實踐經(jīng)驗，還能增強培訓的權威性和吸引力。再次，除了集中培訓，單位還應鼓勵各部門、各層級之間的知識交流。例如，設立內控經(jīng)驗分享平臺，鼓勵職工分享自己在工作中碰到的問題以及解決方法，這樣可以提高整個組織的問題解決能力。另外，針對新入職的員工，除了基本的入職培訓，還應為其提供專門的內控教育課程，確保他們在剛入職時就能快速適應單位的內控文化。此外，針對高層管理人員和關鍵崗位的職工，可以提供更深入、高級的內控策略培訓，確保他們在決策和執(zhí)行過程中都能夠遵循內控的要求。最后，單位還應建立內控培訓效果的反饋機制。定期對參與培訓的員工進行考核，評估他們對內控知識的掌握程度和應用能力。根據(jù)考核結果，針對性地調整培訓內容和方式，確保培訓能夠達到預期的效果。

(三)引入先進的會計信息系統(tǒng)

為了有效應對日益復雜的財務管理挑戰(zhàn)，引入先進的會計信息系統(tǒng)已成為事業(yè)單位迫切需要考慮的措施。為此，應認識到會計信息系統(tǒng)不僅僅是一個工具或平臺，更是實現(xiàn)高效、精確會計處理和內控管理的關鍵?，F(xiàn)代的會計信息系統(tǒng)具備自動化、智能化的功能，能夠幫助會計人員迅速處理大量數(shù)據(jù)，提高工作效率，同時降低因人為因素導致的錯誤。同時，為了有效引入先進的會計信息系統(tǒng)，事業(yè)單位應該首先對自身的業(yè)務流程需求進行深入分析?；谶@些需求，選擇適合自身特點的會計信息系統(tǒng)或定制開發(fā)相應的功能模塊。此外，應用會計信息系統(tǒng)的過程中，不僅是技術的部署，更重要的是職工的培訓和接受度。因此，事業(yè)單位在引入新系統(tǒng)時，應充分調動大家的積極性，進行系統(tǒng)的操作培訓，確保職工能夠熟練、正確地使用系統(tǒng)。再者，為了確保信息系統(tǒng)的持續(xù)性和及時性，還應定期對系統(tǒng)進行升級和維護。隨著技術的進步和業(yè)務需求的變化，系統(tǒng)也應相應進行調整和優(yōu)化。

(四)建立并優(yōu)化審計體系，鼓勵第三方審計與監(jiān)督

事業(yè)單位在持續(xù)發(fā)展中，為確保資金使用的透明性、合規(guī)性以及管理的高效性，一個齊全并經(jīng)常優(yōu)化的審計體系是不可或缺的。事業(yè)單位應確保每個業(yè)務環(huán)節(jié)、每項資金流向都能被審查到。這不僅僅是對事后的查核，更要有前期的風險評估、中期的跟蹤監(jiān)控以及后期的反饋總結。具體來說，單位應當設置專門的審計部門或審計團隊，配備專業(yè)的審計人員，他們定期或不定期進行內部審計，確保財務報告的真實性、準確性和及時性。在優(yōu)化審計體系方面，隨著事業(yè)單位的業(yè)務發(fā)展和外部環(huán)境的變化，審計體系也需要進行相應的調整和優(yōu)化。這意味著，審計的標準、方法、工具和流程都應當是動態(tài)的，能夠根據(jù)實際情況進行調整。例如，對于新出現(xiàn)的業(yè)務模式或新采用的技術工具，審計人員應當及時學習和掌握，確保審計的專業(yè)性和深入性[5]。此外，鼓勵第三方審計與監(jiān)督，除了內部的審計體系，還應當積極引入外部獨立的第三方審計機構。這種審計更為客觀和公正，不僅能夠為事業(yè)單位提供專業(yè)的審計報告和建議，更重要的是，通過第三方審計，可以提高公眾、合作伙伴和相關機構對事業(yè)單位的信任度。具體操作上，單位應當定期公開招標，選擇有經(jīng)驗、有口碑的審計機構進行審計，確保審計的權威性和公信力。

五、結語

事業(yè)單位作為社會組織的重要組成部分，其會計內控管理直接影響到單位的運營效率和公眾信任度。通過對現(xiàn)有問題的深入挖掘及采取切實有效的改進措施，不僅能夠確保資金的安全與合理使用，更能提高管理透明度，加強與外界的互信。只有不斷完善、創(chuàng)新，事業(yè)單位才能適應時代發(fā)展，更好地服務社會。