行政事業單位采購管理風險控制及應對措施探析

摘要：本文探討行政事業單位采購管理風險和基本原則要求，并提出應對采購管理風險的措施，包括健全采購管理組織架構，明確采購崗位職責權限，強化采購預算科學編制，嚴把采購流程控制管理，加強采購項目驗收存檔，以及落實采購內部控制監督。

關鍵詞：行政事業單位；采購管理；風險控制

DOI：10.12433/zgkjtz.20243237

采購是指單位為滿足自身生產經營管理需求， 在一定條件下從供應市場獲取產品或服務作為單位所需資源的行為及活動。行政事業單位的采購業務更加規范化、制度化，但在采購管理過程中會產生各種各樣的風險。從當前部分行政事業單位的采購管理現狀來看，存在采購行為不規范、風險控制力度不足、內部控制監督不到位等問題[1]。加強采購管理風險控制成為行政事業單位當下運行發展需要關注的重點問題。

一、政府采購的概念與意義

（一）政府采購

采購管理是對采購業務進行組織、實施與控制的管理過程，在行政事業單位日常工作中，采購管理扮演著不可或缺的角色，通過采取一系列行動，獲得所需的物品和服務，來推動內部各項管理工作有序進行，實現單位的良性運轉。政府采購是指各級國家機關、事業單位和團體組織使用財政資金采購依法制定的集中采購目錄以內的或者采購限額標準以上的貨物、工程和服務的行為。政府采購貨物一般有三種模式，即集中采購模式、分散采購模式和半集中半分散采購模式。

（二）采購管理的必要性和重要意義

行政事業單位深化采購管理改革意義重大。一方面，不僅可以節約財政支出、降低成本，還可以活躍市場經濟、引導經濟發展。通過研究證明，政府采購采用集中與分散相結合的機制，可以有效節約資金10%以上，這有效提高了資金的使用效益、降低了采購成本、減輕了財政負擔，促使行政事業單位更好地滿足高質量公共服務的社會需求。政府采購作為宏觀經濟調控的關鍵手段之一，借助合理的采購計劃和采購方式，推動相關產業的改革發展和轉型升級，更好地支持國家經濟戰略發展目標，維護社會穩定、增強民生福祉[2]。

另一方面，可以推進反腐倡廉，在單位內部形成廉潔的管理模式，通過嚴格、高效的采購管理，規范采購行為，使采購活動遵循《政府采購法》等相關法律法規和實施條例，保證整個采購過程公開、公平、公正，避免采購管理的隨意性。另外，大量案例表明，政府采購可以將采購活動的各環節置于監督控制下，增強透明度和公信力，有效規避腐敗行為，促進單位的廉政建設。

二、行政事業單位采購管理風險的主要體現

采購風險通常是指行政事業單位采購活動實施過程中可能出現的一些意外情況，包括人為風險、經濟風險和自然風險。通常情況下，按照時間順序，采購管理風險主要體現在以下三個方面：

（一）采購前風險

行政事業單位在開展采購業務前，由于在編制年度預算時，沒有充分考慮采購事項，例如在采購組織、采購方式等方面存在偏差，或者對采購項目的內容、金額等關鍵信息，沒有提前進行調研和審核，導致最終的預算科學性及準確性不足，與實際采購需求有差距，與真實情況脫節。另外，還可能由于采購人員對單位實際采購情況和技術配備標準掌握不全面、不詳細，造成采購計劃風險，使最終采購的貨物或服務無法發揮作用。

（二）采購中風險

采購業務執行過程是最容易發生采購風險的階段，行政事業單位在這一階段主要面臨三種采購風險：一是采購項目申報風險。業務部門向采購部門提交的采購申請沒有嚴格按照采購程序進行，采購需求不具體、采購方案不明確，采購部門無法批準該項目；二是采購方式選用風險。業務部門習慣于采用直接委托的采購方式，這種方式與公開招標等規范性采購方式相比，存在較大弊端，容易出現和供應商串通、泄標的現象，破壞了采購公平、公正、公開的原則；三是采購合同簽訂風險。采購部門若沒有仔細檢查合同條款，將會對后續合同履行、驗收等工作造成阻礙[3]。

（三）采購后風險

采購業務完成后也存在一定的風險隱患，行政事業單位要加強對采購活動事后風險的分析和識別。采購事后風險主要是因為行政事業單位在驗收采購貨物或服務時沒有按照規定的程序或標準進行，造成不合格的貨物或服務通過驗收，或者付款申請的審核不嚴格，未按照合同約定的付款條件進行付款，產生的財務風險。此外，如果對采購后的貨物沒有進行科學高效的資產管理，設備損壞或物質遺失，都會造成單位資產流失風險。

三、行政事業單位采購風險控制的基本原則和要求

（一）風險控制基本原則

風險控制是指風險管理者采取各種措施和方法，降低風險事件發生的各種可能性，或者將風險控制在可承受范圍內，減少風險事件造成的損失和影響。風險控制是保障單位穩定運行、健康發展的關鍵環節。在行政事業單位的采購管理過程中，其實施與應用應滿足全面性原則、重要性原則、適應性原則、成本效益原則等基本原則，系統識別采購管理活動中各階段、全過程可能遭遇的風險源和風險點，對其提前進行防范和應對，從而保證采購管理活動的順利開展。

（二）風險控制應遵循的相關要求

行政事業單位要加強采購風險控制，就必須遵循以下相關要求：

一是必須將采購管理作為運行發展的重要內容，優化采購部門組織架構，落實采購業務責任主體，明確采購管理職責分工，建立健全采購制度體系，精簡采購管理工作流程，讓采購風險控制工作有章可循、有據可查、有制可依。二是必須根據風險評估結果和自身業務需求，自行編制采購實施計劃，并加強對采購關鍵環節的控制，強化對采購執行重點風險事項的跟蹤和分析。三是單位應按照規定的采購程序和內容，對采購活動進行分類管理，針對貨物、工程和服務的采購，要根據不同采購業務項目選擇合適的采購方式，爭取實現采購效益最大化。四是加強采購內部監督、規范采購行為，及時發現采購執行過程中存在的無預算或超預算采購、超標準采購、鋪張浪費、未按規定編制政府采購實施計劃等問題[4]。

四、行政事業單位采購管理風險控制的應對措施

（一）健全采購管理組織架構

為進一步貫徹民主集中制、規范決策行為、防止決策失誤，行政事業單位要建立高效的采購管理組織架構[5]。可將采購管理可分為戰略層和戰術層，在戰略層設立專業的采購管理小組，由單位班子成員和業務部門負責人組成，負責審批采購政策、重大采購項目決策以及解決采購管理中的重大問題，嚴格落實“三重一大”事項的集體決策，由領導班子以會議形式集體討論決定，避免單位負責人“一言堂”現象。在戰術層明確采購管理科室，配備具有扎實采購知識和專業素養的采購管理人才，負責執行采購計劃、優化采購流程、監督采購合同履行等日常采購業務工作。

（二）明確采購崗位職責權限

在高效的采購管理組織架構下，行政事業單位要充分認識到劃分管理職責、落實管理權限是有效控制采購風險、確保采購活動高效、合規運行的關鍵。

一方面，領導班子要清晰界定采購管理小組的決策權限和成員的個人責任。詳細規定采購管理科室的各項工作職責，使采購需求分析、供應商篩選、招標文件編制、合同簽訂與執行、質量驗收等環節的責任落實到人、具體到事，推動采購活動有序進行。

另一方面，堅持崗位分離原則，在明確采購管理各個責任主體后，對采購過程中的關鍵崗位進行細分，并對每個崗位制定詳細的崗位職責說明書，包括崗位基本信息、存在目標、工作范圍、權限和關系等內容，確定不相容崗位相互分離，形成相互制約、相互監督的機制，避免職責不清、權限交叉等現象的發生。

（三）強化采購預算科學編制

提高采購預算和配置資源的準確性、合理性是行政事業單位采購業務順利開展的重要保障。采購前，要深入調研各部門的實際采購需求，根據需求的緊迫性、優先級及預算限制，形成合理的采購預算需求報告，明確采購目標、數量、規格、預期效果等[6]。

在采購預算編制過程中，不僅要嚴格遵守國家財經法律法規和政府采購相關規定要求，還要堅持預算控制原則，根據單位年度預算安排及實際工作內容，由各責任部門根據工作實際情況按月來編制次月的采購資金使用計劃，經部門負責人審核后于每月固定時間上報給采購管理部門，保障采購預算編制的科學性和規范性。

同時在采購預算資源配置和使用方面，單位要對納入采購范圍的辦公物資物品、運行設施設備、后勤保障物料以及其他運營所需物品等物資，以及納入采購范圍的規劃咨詢服務、宣傳策劃服務、課題研究服務、招標代理服務、工程類咨詢服務、中介代辦服務等需委托第三方辦理的服務進行細化和分類，按照分級審批原則和嚴格審核原則，制定中長期的采購資金與資源配置計劃，促進采購資產的安全完整和保值增值，為社會提供更優質、更高效的服務。

（四）嚴把采購流程控制管理

行政事業單位的采購活動是一項長期且復雜的工作，涉及多個階段和環節，包括采購前的準備、采購過程中的操作以及采購后的管理。為保障采購管理效率和質量，單位應進一步優化和再造采購流程，實現分類細化和分級審定管理。按照政府采購限額要求和規定，制定清晰、標準化的采購流程，涵蓋需求申請、預算編制、招標采購、合同簽訂、驗收付款、存檔備查等各個環節。根據采購貨物或服務的性質、金額大小、采購頻率等因素，設置合理的分類標準以及具有差異化的管理策略和流程，對采購金額大、優先級高的物資及服務采購的請購申請實行分層級審定程序，由經辦部門經辦人發起—經辦部門負責人審核—采購管理部門負責人審核—分管領導審核—單位領導審定同意后實施項目采購，對于采購金額小、采購內容單一的采購項目可由管理部門自行采購。

（五）加強采購項目驗收存檔

行政事業單位要充分認識到采購項目的履約和驗收管理的重要性和必要性，切實加強采購的事后管理。采購人員應依法組織采購合同履約和采購項目驗收工作，根據采購項目的具體情況和特點，制定詳細的項目驗收方案，明確驗收時間、方式、程序、標準等內容，使其作為項目驗收的有力依據，有序推進采購履行驗收工作進度。采購項目驗收工作可由單位內部自行成立驗收小組，按照合同的約定對供應商履約情況進行驗收，也可委托第三方采購代理機構，對驗收結果進行現場、書面確認。在驗收工作結束后，不能忽略存檔備查的必要性，應出具驗收書，列明各項標準的驗收情況及采購項目總體評價，由驗收雙方共同簽署。并且要完善采購檔案管理制度，將采購履約驗收的各項資料進行電子化存檔，便于后續查找和檢索。

（六）落實采購內部控制監督

行政事業單位為加強采購管理執行，保證采購計劃順利實施，必須杜絕采購違規腐敗現象，將采購內部控制監督貫徹落實于采購執行的各環節、全過程，充分發揮監督作用，規范采購管理活動。單位應加強對采購活動的流程控制，聚焦采購管理的關鍵環節和重點業務，按照相關法律法規和業務流程規定，對屬于政府采購范圍內但未執行政策采購規定，采購方式或程序不符合規定的采購活動，要及時發現并糾正，保證采購管理的規范性和有效性。另外，設立獨立的內部審計監督部門，完善內部審計監督職責，賦予其特殊的獨立性和權威性，任何部門都不能干擾和影響內部審計監督部門工作的執行。同時單位還要細化內部審計監督的各項要素、監督標準、監督權限和工作要求，為采購監督工作實施提供有力依據，確保內部控制審計監督涵蓋采購管理活動的方方面面[7]。

五、結束語

綜上所述，行政事業單位想要實現采購業務活動的順利開展和有序進行，有效防范和管控采購風險，不僅需要對內部采購管理組織架構和職責權限進行優化與完善，規范采購管理行為，還要從采購預算編制、資源配置、項目驗收、存檔備查、流程控制、分類管理、監督運行等多個方面入手，推動采購管理創新，實現單位高質量、可持續發展。

參考文獻：

[1]繆盛棟.行政事業單位財務會計內部控制分析[J].財經界，2017（6）：84+86.

[2]王豪駿.事業單位采購管理風險控制及應對策略分析[J].財經界，2022（20）：41-43.

[3]白俊杰.行政事業單位采購管理內控風險研究[J].中國物流與采購，2023（3）：64-65.

[4]彭巖巖.行政事業單位采購管理內部控制風險與應對策略[J].行政事業資產與財務，2020（7）：93-95.

[5]高山.行政事業單位采購管理內部控制風險與應對策略[J].經濟研究導刊，2022（28）：90-92.

[6]王霞.完善事業單位政府采購內部控制的思考[J].時代金融，2017（12）：247-248.

[7]葉哲明，李武，盛潔.事業單位政府采購管理風險控制與策略[J].中國農業會計，2024，34（7）：80-82.

（作者單位：杭州良渚古城遺址世界遺產監測管理中心）