提高企業(yè)科技檔案管理水平的探討

田敬尊

（中鐵十二局建筑安裝工程有限公司，山西 太原 030000）

0 引言

近年來，隨著社會和經濟的快速發(fā)展，我國的各項事業(yè)都有了很大的發(fā)展，尤其是我國的檔案管理事業(yè)也有了很大的進步。在新的形勢下，檔案管理工作既有新的機遇，又有新的挑戰(zhàn)，為充分發(fā)揮其重大意義和積極作用，探索新的工作方式和工作思維成為當務之急。加強科技檔案的管理，不僅僅是適應當今社會發(fā)展的體現，更是時代發(fā)展的需求。在現階段，科技檔案管理工作仍然存在著較多的漏洞與不足。因此，本文以施工企業(yè)科技檔案管理為研究對象，指出其中的短板弱項，制定出合理有效的策略，進而更好地促進其快速發(fā)展[1]。

1 科技檔案管理的重要現實意義

工程項目是企業(yè)生存、建設和發(fā)展的根基。以基本建設檔案為核心的科技、管理、會計、聲像等檔案，是項目和企業(yè)的重要基礎資料，也是企業(yè)文化的主要載體，更是行業(yè)和國家的寶貴財富。科技檔案管理的意義重大，有利于施工企業(yè)的發(fā)展。首先，在一個施工企業(yè)的發(fā)展過程中，科技檔案提供重要的資料支撐，能夠推動施工企業(yè)的科技進步，有助于單位的長遠發(fā)展。其次，科技檔案管理具有較高的信息化水平，可以有效提高施工企業(yè)的信息服務水平，有利于科技成果高效轉化，將科技理論知識和實踐相結合，大大降低施工企業(yè)的勞動力成本。總之，做好科技檔案管理工作的意義深遠，必須引起相應的重視[2]。

2 科技檔案管理中存在的問題

2.1 現有領導對科技檔案管理信息化理解不深入

目前，施工企業(yè)檔案管理部門處于信息化的初級階段，只是對檔案的實體進行了簡單地收集、整理、保管、利用，導致科技檔案管理工作停滯不前。其主要原因是施工企業(yè)領導并沒有認識到科技檔案的重要性、必要性和迫切性。雖然已經開展了科技檔案管理工作，但沒有真正落實到實踐中。首先，企業(yè)的管理者沒有充分認識該工作的重要意義，導致科技管理工作無法在企業(yè)內全面展開。其次，由于企業(yè)的管理層沒有真正重視此項工作，導致企業(yè)內部員工對于科技檔案管理的認知水平和形成原始文件也不足。

現在，部分單位領導對于科技檔案管理信息化理解不深刻，同時抱有不去學習的狀態(tài)去應對現有科技檔案管理的整體發(fā)展性，不想用大量資金投入，在科技檔案管理信息化建設中沒有起到足夠多的重視，覺得學習科技檔案管理信息化沒有多大的用處，使用傳統(tǒng)化的模式，會覺得簡單和省心的狀態(tài)。他們抱有僥幸和守舊的心理，想完全依賴于現有傳統(tǒng)模式化的管理發(fā)展，不想去接受新鮮的技術力量，認為現有互聯網和大數據的技術領域會有不靠譜和不可靠的現象，這成為科技檔案管理信息化發(fā)展的根本阻力之一。但是，隨著互聯網和大數據的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的科技檔案管理工作不能實現隨時查閱和利用的功能，利用紙質化的形式，只能進行翻閱，連及時保存和添加都不能滿足，對現有從事的檔案管理人員沒有進行深入細化培訓和要求。嚴格的標準化能夠推動現有科技檔案管理信息化的發(fā)展，檔案管理中人員會有明確的意識和狀態(tài)去進行工作上的任務管理[3]。因為現有科技檔案管理信息化的投入資金是一筆巨大的數額，有些公司就根本不會設置這樣的工作崗位，或者用別的行業(yè)的人員安插到現有科技檔案管理中，在沒有專職人員參與下，科技檔案管理就會出現很大的不足之處，導致發(fā)生重大漏洞。現有公司的領導，要對科技檔案管理信息化引起足夠高的重視，并給予足夠的支持，這樣，才能推動現有科技檔案管理信息化的有效步伐。

2.2 科技檔案管理體系不完善

如今，很多施工單位沒有建立規(guī)范的科技檔案管理標準，導致科技檔案工作缺乏統(tǒng)一的標準。管理規(guī)范差異較大，隨意性較強，缺乏統(tǒng)領本行業(yè)的能力。目前，我國只建立了科技檔案管理方面的條例，但是沒有提出專門的管理規(guī)范，更沒有提出具體的收集、保管措施，導致科技檔案管理工作沒有一套完整的、系統(tǒng)的管理規(guī)范，不利于科技檔案管理的進一步發(fā)展。

完善的科技檔案管理體系是科技檔案管理工作有效開展的前提。目前，雖然企業(yè)已經開展了科技檔案管理工作，但是由于缺乏完善的科技檔案管理體系，導致科技管理工作無法高效有序的開展。此外，由于企業(yè)的科技檔案工作管理缺乏相應的監(jiān)督體系和完善的共享機制，科技檔案數據管理存在較多的欠缺與不足，導致很多工作無法開展下去[4]。

2.3 科技檔案的利用率較低

首先，由于檔案管理人員的素質參差不齊，無法充分發(fā)揮科技檔案的開發(fā)利用價值，導致科技檔案的利用率相對較低，還不能滿足企業(yè)的發(fā)展要求。其次，科技檔案管理工作仍存在一些不合理的地方，不能適應新形勢下企業(yè)的發(fā)展需求。因此，需要不斷提升信息化水平，完善各個相關環(huán)節(jié)，進而提升科技檔案的利用率。

2.4 科技檔案信息的收集與整合存在困難

科技檔案具有較高的價值和作用，收集和整合科技檔案是進行科技檔案管理的一個重要環(huán)節(jié)。在實際的操作中，科技檔案的收集和整合工作存在較大的困難。導致檔案無法按時移交，嚴重降低了工作效率，阻礙了科技檔案的完整性體現。由于很多的一線檔案保管人員缺乏專業(yè)的檔案學知識，無法有效并科學的收集、整合、保管這些檔案。收集的檔案不完整會大大降低檔案的參考價值，從而影響科技檔案在企業(yè)管理中的重要性及存在價值。

2.5 科技檔案的數字化水平較低

在21 世紀這個信息爆炸的時代，科技檔案管理的種類、內容及載體都發(fā)生著很大的變化，科技檔案管理數字化模式必將取代傳統(tǒng)的檔案管理模式。在科技檔案的管理過程中，企業(yè)會產生很多的數據信息，而各類數據間卻存在關聯性較低的現象。然而，若沒有完善的源頭數據管理體系，無法系統(tǒng)地、全面地歸納整理科技檔案管理的數據，就會導致檔案信息管理缺乏系統(tǒng)性，企業(yè)的科技檔案管理仍存在較多的問題。

在信息爆炸的21 世紀，科技檔案管理工作應該跟隨時代發(fā)展的腳步，充分利用現代化的信息網絡技術，有效提高科技檔案的管理水平。然而，目前我國的科技檔案管理工作信息化水平較低、數字化工作滯后。例如，施工生產中產生大量紙質檔案，但是沒有進行數字化處理，數字化的科技檔案管理工作沒有長效開展起來，導致無法對數字化檔案進行歸集，并導致數字化檔案開發(fā)利用不起來。此外，很多單位沒有建立完善的信息資源數據庫，導致科技檔案管理工作仍處于不成熟的階段。

2.6 科技檔案管理人員素質水平有限

科技檔案管理工作需要專業(yè)的、高素質的檔案管理人才。然而，結合我國的實際，施工單位檔案管理人員的整體素質偏低、專業(yè)水平不高，無法保障企業(yè)科技檔案管理工作的順利開展。檔案管理人員的專業(yè)素質越高，檔案管理的科技含量就越高，開發(fā)利用的信息資源就越廣，進而產生的價值也就越高。因此，應該加大對人才的培養(yǎng)力度。

3 提升企業(yè)科技檔案管理水平的措施

3.1 建立健全的科技檔案管理制度

為保證科技檔案管理工作的順利開展，企業(yè)應該建立健全相關的管理制度。首先，制定歸檔制度，明確科技檔案管理的歸檔范圍及歸檔文件的編制要求。其次，明確科技檔案管理人員的職責所在，將檔案的形成、積累、歸檔劃分到專人。科技檔案歸檔工作要列入企業(yè)的考核之中，督促員工重視、做好科技檔案預歸檔工作。再次，建立規(guī)范的科技檔案保密制度。根據實際情況，企業(yè)應該合理劃分檔案的保密范圍和機密等級，并認真執(zhí)行查閱程序。最后，設置專門的科技檔案管理機構，選聘專業(yè)的檔案管理人員，利用先進的技術手段進行管理，防止科技檔案發(fā)生泄密事件，并保證企業(yè)信息的高度安全。

3.2 提高社會檔案意識，加大對科技檔案管理工作的投入

首先，要提高企業(yè)管理人員對科技檔案管理的重視程度。其次，要加強培訓，做好工作人員的檔案意識提升培訓工作，確保工作人員能夠詳細了解科技檔案管理知識，進而保證科技檔案資料的規(guī)范性。最后，要讓企業(yè)員工認識到科技檔案的價值，不僅從管理上重視科技檔案管理工作，還要加大人力、物力和財力的投入力度，保證科技檔案管理工作的順利進行。

3.3 全面完善科技檔案管理體系

要發(fā)揮科技檔案管理的價值，企業(yè)必須將科技檔案管理貫徹到企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展中，完善整個企業(yè)的信息資源管理體系，從而為科技檔案管理提供技術支持。在實際工作中，要不斷完善科技檔案管理體系，加強企業(yè)各部門之間的溝通聯系，進而改善企業(yè)的科技檔案管理環(huán)境。

為使企業(yè)充分重視科技檔案管理工作，企業(yè)應該逐步完善檔案管理體系。為嚴格要求檔案管理人員，企業(yè)要通過不斷完善、細化管理機制，進而實現對科技檔案各個環(huán)節(jié)的控制，包括歸檔、保管、調用、開發(fā)等環(huán)節(jié)。此外，要加大對科技檔案管理的監(jiān)督力度，并加強對監(jiān)督管理的質量控制。

3.4 構建源頭管理的創(chuàng)新模式

企業(yè)要構建源頭管理的創(chuàng)新模式。首先，應該調動相關部門的工作人員，幫助檔案管理人員更好地完成科技檔案的歸檔工作，整合出內容更加完善的科技檔案信息，進而建立健全科技檔案信息數據體系。其次，在收集科技檔案時，工作人員要合理分析檔案信息，做好相應的信息分類，并錄入科技檔案管理系統(tǒng)中。最后，要保證科技檔案管理工作的有效性、靈活性和連續(xù)性，從而發(fā)揮出科技檔案管理的戰(zhàn)略意義。

3.5 加強企業(yè)的信息化建設

在科技檔案管理中，企業(yè)領導要重視信息化建設，不能一直盲目的使用傳統(tǒng)形式的檔案管理，進而促使每位檔案人員對科技檔案管理信息化的重視，單位領導要做到帶頭作用，一直居于科技檔案管理的后方給予大力支持。這樣，檔案管理的人員也能增加工作的積極性，體現科技檔案管理信息化建設的重要地位，也能更好的促進管理人員素質的整體發(fā)展。要建設有利于科技檔案管理信息化的環(huán)境，在管理中的所有人員能耳融目染，使得信息化學習進度呈上升趨勢發(fā)展。科技檔案信息化管理能夠實現科技檔案信息的有效錄入、檢索、整合以及存儲，進而高效、快捷地完成科技檔案的開發(fā)與利用。檔案管理信息化的主體工作就是電檔案文件，在對科技檔案管理信息化的把握中，可以提倡管理中的人員進行有效科學的檔案分類，在分類中，需要查閱或添加的時候及時錄入電子檔案，可以很快速的完成檔案的利用工作。要加大科技檔案管理信息化電子文件的利用率，能夠及時保障現有企業(yè)電子檔案的保存性和使用性。加強科技檔案管理的信息化建設，企業(yè)能夠利用信息化平臺，及時、便捷地完成科技檔案信息的查找、檢查、調整等工作，保證科技檔案管理工作的科學性和規(guī)范性。要及時發(fā)展科技檔案管理信息化的公開透明性，有利于發(fā)展良好的企業(yè)形象[5]。總之，在科技檔案管理工作中，加強信息化管理平臺的建設能夠有效提高工作效率。

3.6 保障科技檔案管理信息化的安全性

在科技檔案管理信息化建設中，有些企業(yè)領導會覺得沒必要在這方面建設，因此就存在資金和人員短缺的現象，如果科技檔案系統(tǒng)被整體擊潰，那么檔案的重要信息就會丟失，企業(yè)的重要信息就會泄露。因此，要著重加強檔案管理信息化的硬件和軟件安全發(fā)展，保證檔案管理有著良好的電子系統(tǒng)，設置安全防盜網絡的措施，不能讓可疑人員和不良分子打破這道安全防護網的建設。隨著互聯網的發(fā)展，總會出現某些人員打破網絡的和諧氛圍，因此，要聘請專業(yè)的計算機人員對使用的軟件和一些高超的技術發(fā)展進行維護和保護，減少科技檔案泄露等安全問題。檔案管理人員要切實保護檔案的安全，領導要及時劃撥資金，以便于建設良好的安全的信息化系統(tǒng)。不能將信息化安全這一方面忽視，否則會出現不可想象的事故。建議聘請專業(yè)的技術人員，讓其加上一道防護網，并定期進行維護，這樣，能極大的保護電子檔案的安全。

3.7 切實提高科技檔案管理人員的素質

首先，企業(yè)應該引進具備專業(yè)知識的高素質科技檔案管理人才，為企業(yè)注入新鮮血液。其次，提高科技檔案管理人員的技術水平，企業(yè)應該邀請經驗豐富的專家進行業(yè)務培訓，培養(yǎng)員工的專業(yè)能力。此外，要加強科技檔案管理員工的職業(yè)素養(yǎng)教育，提高員工的工作熱情，從而促進企業(yè)檔案管理的進一步發(fā)展。最后，企業(yè)要完善員工激勵機制，將科技檔案管理工作列入績效考核中，激發(fā)員工的工作積極性，進而推動科技檔案管理工作的快速發(fā)展。

4 結語

總而言之，隨著科學技術的迅猛發(fā)展，信息網絡技術得到深層次發(fā)展，科技檔案管理工作有了長足的發(fā)展。然而，我國的科技檔案的管理工作還存在一些問題和不足，包括缺乏統(tǒng)一的管理標準和專業(yè)人才、管理模式落后等等，本文提出了具有針對性的解決措施，如健全科技檔案管理制度、構建創(chuàng)新模式、加強企業(yè)的信息化建設等，希望為科技檔案管理行業(yè)的提供一些參考意見。