PDCA循環整合9S管理模式在科研實驗室中的應用

吳淑華,王禮興,高宏志

(福建醫科大學附屬第二醫院,福建 泉州 362000)

隨著醫學技術及醫療水平的不斷更新發展,做為三甲醫院的科研實驗共享平臺,面向全院醫、護、技、藥及教學等科室的工作人員、在讀研究生、博士生、博士后,人員流動大且復雜,個人主動性和自覺性差異也很大,給實驗室管理帶來極大的壓力和挑戰,也存在較多安全隱患。如何充分利用實驗室有限的資源,逐步完善安全、有效、高質量的實驗室管理體系,更新實驗室管理理念和模式已經刻不容緩。質量管理模式有很多,其中9S管理理念起源于日本,包括整理、整頓、清掃、清潔、節約、安全、服務、滿意、素養9個方面,是企業提升品質的一種管理方法[1]。PDCA是管理質量控制的有效方法,是從計劃(Plan)、執行(Do)、檢查(Check)、處理(Action)4個環節進行動態循環管理的過程[2]。本研針對科研實驗室管理過程中存在的實驗環境、儀器設備管理、實驗室安全及人員素養等方面的問題,按照PDCA步驟,實施“9S”管理,實現管理質量持續改進,從而提高科研實驗的質量管理效果,現報道如下。

1 資料與方法

1.1一般資料 本院科研實驗室工作人員均依照管理規范嚴格實施實驗室管理要求,對2020年11月至2021年10月科研實驗室實施傳統的常規管理模式(對照組);對2021年11月至2022年10月實驗室管理運用PDCA循環管理整合“9S管理”(觀察組)。對照組共納入40名實驗員,其中男11名,女29名;平均年齡(29.00±11.26)歲;其中進入實驗室(入室)第1年23人,入室第2年17人。觀察組共納入42名實驗員,其中男14名,女28名;平均年齡(30.00±10.59)歲;其中入室第1年26人,第2年16人。2組實驗人員一般資料(年齡、性別、入室年限)比較,差異均無統計學意義(P>0.05),具有可比性。見表1。

表1 2組實驗人員一般資料比較

1.2方法

1.2.1對照組 在實驗室進行常規管理,主要包括實驗室的使用記錄、打掃登記,以及實驗器材的整理、整修,常規感染消毒管理模式,以及實驗室使用的注意事項。

1.2.2觀察組

1.2.2.1計劃(Plan) 成立由科主任領導的9S管理小組,各管理員負責1～2間實驗室,每間實驗室每個月輪流安排1位學生值日。組織培訓學習PDCA循環管理和9S管理理念、模式,不定時強化,使每位成員掌握管理模式的內涵、目的、意義;組織探討整合2種管理模式方法,制定具體實施流程;明確各級管理成員責任,確定量化評價制度。組織入室人員培訓以上相關知識。

1.2.2.2執行(Do) (1)整理/整頓,清掃/清潔。通過整理、整頓,按功能區域、類別規范放置。將每間實驗室劃分物品儲存區、試樣準備區、實驗操作區;各個區域中分為常用、不常用、待維修;清除過期、不使用的儀器設備和實驗材料。使用頻繁的放在伸手即拿的位置。物品及儀器固定位置、科學擺放,按類別貼上彩色標識,如低值耗材為藍色、生物化學試劑為紅色,儀器運行正常為綠色、暫停使用為黃色、故障為紅色。物品定品種、定位置、定數量放置,以左進右出為原則。制定實驗室清掃/清潔制度、各項規章制度及規范流程,嚴格執行;依據對前面3S的操作進行實時督導,發現問題及時整改,確保環境整潔舒適。(2)素養。素養在9S管理活動的整個過程中起著核心作用。實驗人員按規范流程辦理入室手續,根據制定好的實驗室行為規范表培訓,動態考核評分,每周不定時抽查,2項不合格者重新培訓考核。組織培訓實驗室規章管理制度、實驗理論知識及實驗技術操作。結合前面4S的有效實施和PDCA管理的持續改進,激發個人自律意識,養成良好的習慣,提升了實驗人員的整體素質。(3)安全。重點樹立實驗室“安全第一,預防為主”的理念,建立實驗室安全應對機制,制定具體培訓計劃。每位實驗人員先簽署安全責任書;每個月學習安全管理制度、安全培訓并考核,如用電、用氣安全、消防安全、儀器設備安全、化學試劑安全、廢棄物處置等,以及相對應的應急演練。督查組每周安全巡查1次,及時排除隱患。組織儀器設備規范操作培訓及考核,合格者方可使用。常備消防應急箱、醫療急救應急箱,安裝智能安全門、報警裝置、配置氣體防爆柜。(4)節約。從物資能源、空間場所及實驗時間等方面科學利用,開源節流。預算科室每年儀器設備和物資耗材支出。運用PDCA循環控制“9S”管理,通過整理整頓,合理科學擺放,節省空間;規范彩色標識,減少操作失誤更節約了操作時間;實驗室儀器設備專人、專項管理,嚴格按規章制度和規范操作流程執行,建立各項儀器預約微信群,動態操作;這樣不僅節約時間減少儀器損壞和試劑浪費,將實驗室的節約落到實處。(5)服務與滿意。強化以人為本的服務理念,通過前面“4S”創造安全、整潔、舒適、溫馨的實驗環境。建立儀器使用微信群,方便學生科學安排實驗計劃,及時溝通解決問題。學習室墻上張貼實驗生活、培訓學習、生日等精彩照片;不定時提供咖啡、茶及零食;組織生日小聚會;營造溫馨氛圍。滿意度是實驗室管理水平和服務質量的重要指標。實驗室的優質服務、管理質量提高了,實驗人員素養也就提升了,同時也提高了實驗室的滿意度。

1.2.2.3檢查(Check) 由9S管理小組每月、每季度定期檢查和不定期抽查,督查每小組的具體落實情況。發現問題記錄,現場拍照,并進行考評。匯總整理存在的問題,制作成幻燈片上報到管理組長。

1.2.2.4處理(Action) 每次檢查或考評后組織召開9S管理質量持續改進會議,將發現存在的問題進行分析,找出各種可能的原因,探討應對措施,制定整改方案;評估上一次會議PDCA循環整改具體落實情況,效果評價,探討對后面的循環管理過程提出新的實施措施。進入下一個PDCA循環中,螺旋式循環上升,管理質量持續改進,實驗室的管理水平得于持續提升。PDCA質量控制整合9S管理流程圖,見圖1。

圖1 PDCA質量控制整合9S管理流程圖

1.2.3觀察指標 (1)由實驗室負責人自擬考核量表,每季度對2種管理模式的管理質量考核評分,包括實驗室儀器設備管理、實驗室物品管理、實驗室場所管理、安全管理進行考核,每項計25分,共100分,評分分值與考核質量成正比。(2)每季度由實驗室負責人對實驗室管理人員的質量管理能力進行考核評分,包括溝通表達能力、理論知識、實驗操作能力、應急處理能力。(3)季度考核實驗人員實驗技能操作,包括蛋白質印跡實驗、定量/半定量PCR實驗、細胞培養技術、滅菌高壓鍋及顯微鏡拍攝使用等實踐操作。(4)實驗室常規儀器設備使用故障發生率。(5)對實驗人員開展滿意度調查,主要分為非常滿意、滿意、不滿意3種級別。

2 結 果

2.12種管理模式下實驗室各項指標評分比較 觀察組各項指標評分明顯高于對照組,差異均有統計學意義(P<0.05)。見表2。

表2 2種管理模式下實驗室各項指標評分比較分)

2.22種管理模式下質量管理能力考核得分比較 觀察組每輪質量管理能力考核得分均明顯高于對照組,差異均有統計學意義(P<0.05)。見表3。

表3 2種管理模式下質量管理能力考核得分比較分)

2.32種模式管理下實驗人員實驗技能操作評分比較 觀察組每輪實驗技能操作評分均明顯高于對照組,差異均有統計學意義(P<0.05)。見表4。

表4 2種模式管理下實驗人員實驗技能操作評分比較分)

2.42種管理模式下實驗室儀器設備故障發生率比較 觀察組儀器設備故障發生率明顯低于對照組,差異均有統計學意義(P<0.05)。見表5。

表5 2種管理模式下實驗室儀器設備故障發生率比較[n(%)]

2.52組模式管理下實驗人員滿意度比較 觀察組實驗人員滿意度明顯高于對照組,差異均有統計學意義(P<0.05)。見表6。

表6 2組模式管理下實驗人員滿意度比較[n(%)]

3 討 論

近年來,隨著醫療體系的不斷改革,為確保醫院“高精尖”的發展,科研項目成了醫療質量考核的重要內容。科研實驗室是醫院高科技技術平臺建設的重中之重,在保證實驗室正常運行和管理的同時,仍需要不斷改善管理模式,以提高科研體系建設和規范標準[3-4]。本研究在科研實驗室負責人領導下實施PDCA循環質量控制配合9S管理活動,取得了以下良好效果。

3.1優化實驗室環境,增強實驗安全,提高人員素養和實驗效率,整體提升了實驗室的管理質量

3.1.1PDCA循環結合9S管理協同提高實驗室管理水平 9S管理以提高管理人員的素養為前提,注重各個管理要素的有效執行,PDCA又對9S管理質量的改進起到積極的推動作用,二者結合運用于現代醫院管理中能夠實現管理效率和服務質量的明顯提升[5-6]。

3.1.2通過落實執行9S管理的各個環節提升實驗室的管理質量 本研究在實驗室將9S管理落實到細節,通過整理、整頓節省了物資能源、空間場所、縮短實驗時間,提高實驗效率。通過清掃、清潔,提升并延續了整理和整頓的效果,使實驗環境得于持續保持。重點強化實驗安全意識,組織安全培訓及應急演練,儀器設備規范使用,提高實驗人員應對突發事件的能力以確保實驗室及人員安全。固化了規章制度,操作流程習慣化,整體提升了人員素養。人員素養的提升貫穿著9S管理在實驗室各項工作的具體環節,實驗室的管理質量更加明顯提升了。

3.1.39S管理整合PDCA循環能互補不足、持續改進管理質量 9S管理從科學的角度提升了實驗室管理成效,但缺乏自我分析問題的持續改進過程。PDCA循環是一種能提高管理質量和效益的循環過程,也是一種全面質量管理程序,能確保9S管理的有效落實[7]。2種管理模式整合能充分發揮各自的優勢,互補不足之處。PDCA管理能提高護士對9S管理的依從性[6],通過運用PDCA循環保證了9S管理更有效地落實;并通過檢查匯總9S管理中發現存在的問題,分析原因,探討解決方法、制定整改方案,執行具體措施,環環相扣,質量持續改進。每季度針對實驗室管理質量的各項指標進行考核評分,觀察組均高于對照組,差異均有統計學意義(P<0.05)。

3.2提升了實驗室管理人員的管理能力 有研究發現,9S管理模式可以促進醫院科學化管理,對提高人員的素質起著積極的推動作用[8]。本研究實施9S管理,實驗室管理人員在質量管理能力上有著本質上的提升;同時運用PDCA管理工具,管理人員發現問題及時解決問題的能力也增強了。通過每季度對實驗管理人員在溝通表達能力、理論知識、實驗操作能力、應急處理能力等方面的質量管理能力考核,觀察組得分均優于對照組,差異均有統計學意義(P<0.05)。

3.3提高了實驗人員的實驗操作技能 2種管理模式下,觀察組實驗人員在規范指導及科學管理下,包含Western-blot、PCR實驗、顯微鏡使用、細胞培養、免疫熒光、免疫組化等實驗技能操作考核評分明顯優于對照組。精湛的實驗技能提高了儀器設備的利用率、節約了科研時間和經費,為保證科研項目順利運行提供了實驗基礎。

3.4降低了儀器故障發生率 有研究發現,應用9S管理可以降低儀器故障發生率[9-10]。本研究觀察組實施的PDCA循環+9S管理,通過分析儀器故障發生的原因發現,人為因素為主要因素。9S管理以人員素養的培養為重點,通過注重強化人員層面的管理,實驗人員自覺養成按制度和規范流程操作的習慣;觀念上由被動管理思維變為主動參與管理;提升了個人的素養。人員素養的提升促進了9S管理更有效的實施。王思清等[11]研究認為,從人的層面做好管理可以減少醫療設備的故障率。還有研究發現,9S管理可以保證儀器設備的正確使用和規范放置,從而降低故障發生率,節約維修成本[12]。

3.5提高了實驗室的滿意度 9S管理不僅提高了管理質量,降低了管理成本,還及時消除了各種安全隱患,保證了安全,而且提高了工作效率和滿意度[13-14]。本研究實施新的管理模式,實驗室環境整潔、有序。管理人員秉著以人為本的服務理念,重視人文關懷。以實驗人員的角度思考問題,優化學習室環境,提升硬件設施,營造溫馨的學習氛圍;實驗室有了家的溫暖,緩解了實驗壓力;在提高服務滿意度的同時也提高了實驗效率,促進了科研質量的提升,更有助于推動醫院科研工作的發展。

3.6運用PDCA循環管理整合9S管理模式在科研實驗室管理中存在的不足之處 有多項研究表明,9S管理運用于醫院管理中能夠較好地改善管理質量,但現有管理措施仍缺少對管理環節的層層監督機制[15-18]。本研究運用PDCA循環管理實現了對9S管理的質量監督,管理質量持續改進,但存在不少不足,不足之處:(1)實驗室管理人員少且大部分是科研人員,承擔重要的科研課題,工作量大,需要院領導建立配套的激勵制度。(2)實驗人員越來越多、流動性大,有很多特殊因素選擇在晚上做實驗,不能及時督導,存在漏洞。(3)科研硬件設備,實驗室的軟件條件,科研環境有待進一步提升。(4)缺少僅實施9S管理方法與PDCA質量控制整合9S管理活動的管理效果對比研究,后續將考慮進一步研究。

綜上所述,將PDCA整合“9S”管理模式應用到醫院科研實驗室的管理中來,與實驗室管理得到了更好的結合,優化了環境、規范了人員行為標準,降低了資源的浪費,更有助于提高人員的科研素養,改善服務和滿意度,使質量管理不斷科學化、規范化及精細化,因此在本院管理中具有推廣應用價值。