基于ERP實施的一種WHEE方法論研究

沈菊良 朱中杰 朱靜潔 唐天威 王雨杰

[摘 要]在數字化轉型的熱浪中，各行各業都在主動或被動地尋求提質、增效、降本的數字化解決方案，ERP作為企業基礎信息管理系統，其重要性、必要性已被各界認可，但是ERP實施的成功率又讓業界詬病。ERP實施的復雜性、技術性、協調性、標準性、統籌性、個體性決定了企業在引入ERP時必須創建一套實施方法論。文章以京馬電機有限公司ERP實施為研究對象，總結出一種ERP實施方法—“WHEE”方法論，對ERP相關崗位人員進行界定工作內容W（what to do）、標準工作流程H（how to do）、提升崗位能力E（enable to do），提出并創設“賦能師”E（enable person）角色概念，研究WHEE管理方法，該方法能為ERP實施提供賦能理論基礎，也可以為其他項目類管理提供借鑒。

[關鍵詞] ERP實施；實施方法論；WHEE方法論；項目管理方法

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）03-0031-03

ERP是企業資源計劃（Enterprise Resource Planning）的縮寫，ERP根源于制造業，后來迅速擴展到其他眾多行業，擁有了其他功能。ERP系統的實施不能單純視為一個IT項[ 1 ]，它需要跨多學科領域團隊的共同發力。ERP深入企業內部，打通財務和業務的一體化管理，優化企業的政策、流程和決策基礎。

當前，在我國企業管理軟件市場，ERP軟件行業參與者主要分為跨國ERP巨頭（SAP、Oracle、IBM）、國內ERP軟件領導群（用友軟件、金蝶國際）、國內ERP軟件中間層（浪潮通軟、新中大、金算盤）、國內中小型ERP軟件廠商（佳軟、金航數碼、英克）四個層次。在體量上，本土企業超過了國外企業，但是在高端市場上還存在差距[ 2 ]。

中國軟件行業協會副秘書長朱鵬舉曾指出，近年來，ERP在我國獲得了高速的推廣和發展，眾多企業通過實施ERP提高了管理水平，改善了業務流程，達到了預期效果。但是要清醒地認識到，我國企業及其相關人士在認識與使用上對ERP存在相當程度的障礙，絕大多數企業認識與推廣ERP信息系統主要是受市場與傳媒的影響，ERP系統實施的成功率相比發達國家來說非常低[ 3 ]。每家企業會根據其體量規模和發展階段選用不同的ERP軟件，每個實施ERP的企業都應找到適合自身的方法論，筆者團隊基于1979年創立的、離散型的、多法人的機械制造企業的ERP實施經驗，總結出一套WHEE方法論。

（一）基礎設置

IT人員的工作內容包括：賬套創建與備份、角色設置、用戶權限分配以及ERP服務器日常維護、客戶端安裝及PC維護、網絡與設備配置及維護。

賦能師（ERP工作專班人員）的工作內容包括：設置銷售、采購、質量、生產、庫存、存貨核算、財務會計業務參數。賦能師作為推動企業ERP應用的核心關鍵人員，在實務中往往可以根據各個模塊劃分工作，幫助各部門監督ERP的實施進度。

技術部人員的工作內容包括：創建存貨檔案和物料清單（BOM）。

采購部人員的工作內容包括：收集及創建供應商檔案，錄入與維護供應商存貨調價單。

制造部人員的工作內容包括：根據實際情況劃分設計部門車間檔案以及倉庫檔案。

質量部人員的工作內容包括：創建與維護來料、過程、發退貨檢驗標準以及檢驗方案。

銷售部人員的工作內容包括：收集客戶信息并創建客戶檔案。

設備部與后勤部人員的工作內容包括：創建與維護存貨檔案和供應商檔案。

財務部人員的工作內容包括：設置會計科目、結算方式，銀行檔案以及開戶行的錄入與維護，錄入及維護收付款協議檔案，設置項目大類、分類以及項目檔案的錄入及維護，審核盤點單。

（二）ERP業務單據工作內容

銷售人員的工作內容包括：銷售訂單的錄入；發貨單的錄入并完成發貨報檢；根據銷售出庫單或發貨單生成銷售發票。

采購人員的工作內容包括：采購訂單的錄入；到貨單的錄入；根據采購入庫單生成采購發票；委外訂單的錄入；到貨單的錄入；委外核銷；根據委外入庫單生成委外發票；采購發票、委外發票的結算；供應商存貨調價單的錄入與維護；跑需求計劃時，按需求計劃生成相應采購訂單或委外訂單。

計劃（PMC）人員的工作內容包括：根據銷售訂單跑LRP（或MRP）需求計劃，生成生產計劃，根據生產計劃生成生產訂單，根據實際情況修改；生產訂單（沒有上游單據時，新增空白訂單）。

質量人員的工作內容包括：進廠檢驗，根據到貨單做報檢單，根據報檢單做檢驗單；出廠檢驗，根據發貨單做報檢單，根據報檢單做檢驗單；過程檢驗，隨機抽樣檢驗并出具相應檢驗單。

倉庫人員的工作內容包括：在原材料倉庫，根據檢驗單做采購入庫單；根據退貨單做紅字采購入庫單；根據生產訂單做材料出庫單；月末盤點單的生成和填制；調撥單（有線邊倉或同賬套不同倉庫調運時）；不合格品記錄單和形態轉換單的生成審核維護。在半成品倉庫，根據生產訂單做產成品入庫單；根據生產訂單做材料出庫單；月末盤點單；調撥單。在成品倉庫，根據生產訂單做產成品入庫單；根據銷售發貨單做銷售出庫單；調撥單（調撥外租倉出庫）。

存貨核算（成本會計）的工作內容包括：進行“銷售管理”“采購管理”“委外管理”“庫存管理”月末結賬操作；進行“存貨核算”操作，暫估成本錄入；結算成本處理；委外核銷調整處理；正常單據記賬；特殊單據記賬；產成品成本分配；期末處理；進行“憑證處理”操作，生成憑證；進行“對賬”操作，與總賬對賬；日常需要查驗各類單據數據的準確性，避免月末進行存貨核算時由于單據錯誤而造成影響；月末結賬。

應付會計的工作內容包括：采購發票審核并生成憑證；應付單錄入并審核生成憑證；付款單據錄入并審核生成憑證；應付票據錄入及轉讓后續處理并生成憑證；完成應付款核銷；進行“委外管理系統”的“委外核銷”操作；月末結賬。

應收會計的工作內容包括：銷售發票審核并生成憑證；應收單錄入并審核生成憑證；收款單據錄入并審核生成憑證；應收票據錄入及后續處理并生成憑證；完成應收款核銷；結轉匯兌損益；月末結賬。

總賬會計的工作內容包括：填制憑證（費用類）；固定資產卡片錄入及維護；計提折舊與攤銷；結轉期間損益；審核憑證；記賬；總賬與各輔助賬、明細賬對賬；總賬結賬；生成并出具財務報表。

以IT人員、技術研發人員、總賬會計為例。

IT人員的工作流程包括：了解業務需求，與賦能師及ERP服務商明確系統的功能及需求，確保正確選擇和配置合適的ERP解決方案；評估設備硬件和軟件要求，確保服務器、客戶器和網絡基礎設施滿足ERP系統的運行要求；按照服務商提供的安裝指南，安裝和配置ERP系統；在正式投入使用前進行系統的功能測試、性能測試等；系統正式投入使用后，需要定期監控其運行狀況。

技術研發人員的工作流程包括：與業務部門密切合作，深入理解業務需求和流程，將其轉化為存貨檔案和物料清單；了解原材料成本、設備、制造工藝變化，建立與維護存貨檔案及物料清單，實時維護BOM的基準耗用量及替代料。

總賬會計的工作流程包括：配置和管理E R P系統中的總賬模塊，根據財務業務活動，編制和處理轉賬憑證；參與會計核算和調整的工作，利用E R P系統提供的財務報表功能，編制各類財務報表；利用E R P系統提供的數據分析功能，提供分析結果，輔助管理層制定決策和優化業務；參與財務預算的制定和管理，與各部門合作，監督預算控制和預算執行；根據E R P財務模塊流程以及實際業務情況建立和維護企業的財務制度，與審計部門合作，配合年度審計和內部審計工作。

（一）賦能師（對內—強大自己）

一是深入了解業務需求。賦能師應努力了解企業的業務需求和流程，并與業務團隊密切合作。通過與各個部門的溝通和協作，深入了解不同業務領域，更好地理解如何應用和推廣相關技術。

二是不斷學習和更新知識。賦能師應持續學習和關注相關的技術和行業動態。了解新的技術趨勢和解決方案，參加培訓和研討會，并與同行交流，保持自己在技術領域的更新和精進。

三是發展溝通和人際關系技巧。賦能師需要與不同層級和背景的人保持良好的溝通和合作關系。發展良好的人際關系技巧，包括傾聽能力、溝通能力、問題解決能力等，與團隊成員、用戶和管理層進行有效溝通和協作。

四是培養項目管理能力。賦能師在協調和管理項目過程中起到重要的作用。建議賦能師學習和培養項目管理技能，包括項目計劃、里程碑管理、風險評估和資源管理等，以確保項目的順利實施和推進。

五是提供價值和解決方案。賦能師應以提供價值和解決問題為導向，關注用戶需求和問題，針對性地提供解決方案和支持，在實際應用中持續改進和優化。

六是不斷反思和改進。賦能師應持續反思自己的工作方式和效果，尋求改進和學習的機會。審視過去的經驗和教訓，總結成功和失敗的原因，并在實踐中不斷調整和改進自己的方法和工作流程。

（二）賦能師（對外—賦能他人）

一是技術轉化。賦能師可以幫助將技術轉化為實際的業務價值。他們理解企業的業務需求，具備精深的技術知識和專業技能。通過與ERP業務代表、項目經理等團隊成員的密切合作，賦能師能夠將技術解決方案與實際業務需求相結合，幫助企業更好地實施和應用新技術。

二是培訓和支持。賦能師負責培訓企業內部員工，確保他們具備正確的知識和技能來使用新引入的技術和系統。他們可以提供系統操作的培訓課程、提供實際操作指南，解答員工在使用過程中遇到的問題。通過有效的培訓和支持，賦能師能夠幫助提高員工的技術素養和工作效率。

三是溝通和協調。賦能師在不同團隊成員之間起到橋梁的作用。他們能夠與技術人員、業務代表、管理層等不同角色進行良好的溝通和協調，理解各方的需求和關注點，提供有效的解決方案。通過賦能師的協助，不同崗位的員工可以更好地理解彼此的工作，加強合作，提升整體團隊的效能和產出。

四是變革管理。賦能師在變革管理方面發揮重要作用。他們能夠識別員工的抵抗和擔憂，通過培訓、溝通和支持的方式，降低抵抗情緒和加速變革過程。他們能夠提供實際案例和經驗分享，幫助員工更好地適應和融入新的工作方式和技術環境。

賦能師是推動企業E R P實施的核心人員，實務中可以根據不同子模塊劃分賦能師的工作內容，專人專長，職責明確。賦能師需要協助各部門人員了解熟悉E R P、指導其操作E R P，監督并反饋E R P的日常實施情況，面對實施中的痛點難點，及時尋求解決之法。

在具體工作中，創設賦能師專崗要將技術轉化為實際的業務價值，將解決方案與業務需求相結合，有效實施和應用新技術，通過專業的培訓和支持，提高員工的技術素養和工作效率，確保員工正確、高效地使用系統，優化系統功能和界面設計，提升用戶體驗和滿意度。同時，要持續監測系統的運行情況和業務需求的變化，推動系統的改進和優化，建立知識庫、文檔和培訓體系，幫助企業員工掌握和應用新技術和系統，推動企業在系統應用和技術支持方面的快速落地和高質量服務。

ERP實施是一項繁雜而系統的多領域、多學科技術工程，向員工提供必要的技能和知識，持續有效的日常督查是其關鍵。員工操作技能和思維理念提升培訓是一項非常重要的人力資源管理活動，隨著工作要求的改變，員工技能也不得不隨之改變[ 4 ]。在技術迭代日新月異的當下，與時俱進的知識和技能成為職場江湖最稀缺的資源。賦能師崗位機制建立了人盯人結對幫扶、共同提升、快速直接、易于監管的WHEE知識賦能管理方法。WHEE方法同時適用于其他項目管理，且具有較大的復制推廣價值。

[1]（英）斯蒂芬·哈伍德著.ERP實施流程—企業如何實施ERP[M].吳昌秀譯，北京：清華大學出版社，2005.

[2]張濤.企業資源計劃（ERP）原理與實踐？3版[M].北京：機械工業出版社，2020.

[3]羅鴻編著.？ERP原理·設計·實施？4版[M].北京：電子工業出版社，2016.

[4]斯蒂芬·羅賓斯等著.管理學？第13版[M].劉剛等譯，北京：中國人民大學出版社，2017.