基于智慧財務的公立醫院科研經費管理應用實踐

時玉梅，徐迅，楊光，周燕，程香靈

1.上海交通大學醫學院附屬第六人民醫院 a.財務處；b.科教處，上海 200233；2.上海漢得信息技術股份有限公司，上海 201707

引言

在醫療深化改革背景下，科研發展、人才培養的戰略目標成為大型公立醫院可持續發展的關鍵[1]。在科研管理實務中，目前還存在諸多亟待解決的問題，效率瓶頸亟須突破、項目過程管理缺乏、信息互通受阻、審計監督不力。2021年8月，國務院辦公廳印發《關于改革完善中央財政科研經費管理的若干意見》[2]，提出要針對科研經費管理中的難點堵點問題對癥下藥、精準發力，切實減輕科研人員的負擔。2021年12月，上海市人民政府辦公廳印發《關于推進上海市公立醫院高質量發展的實施方案》[3]，要求強化體系創新、技術創新、模式創新和管理創新，運行模式從粗放轉向精細化管理，激發數智融合的公立醫院現代化管理新效能。

本文以財務智慧化管理模式和科研經費業務相結合為出發點，對目前科研管理實務中存在的一系列問題進行分析，探索公立醫院科研經費全流程精細化管理，以期能夠以信息化建設為契機，轉型智慧財務， 助力醫院科研發展，優化流程，消除矛盾，為公立醫院提高科研經費信息化管理水平提供參考，推進公立醫院高質量發展。

1 公立醫院科研經費管理亟待解決的問題

1.1 經費審簽流程繁瑣、效率低

目前大型公立醫院科研經費報銷多是采用線上和線下并行的模式[4]，簽批手續繁瑣，審核時間長，且缺乏直觀、有效的跟蹤式報銷事項提醒。隨著承擔單位預算調劑權限的擴大和多院區運營模式的開展，給現有系統帶來了很大沖擊，已經無法適應業務辦理和數據集成的管理需要。

1.2 項目過程管理不到位

科研項目在較長的使用期內，沒有進行項目過程跟蹤管理，科研部門、財務部門和項目負責人之間缺乏有效的監督反饋機制[5]。而且結題不結賬現象導致大額結余資金長期掛賬，醫院配套資金支出加大了財務收支壓力，降低了科研資金的使用效益[6]。

1.3 各業務信息系統未互聯互通

醫院科研系統與財務報銷、資產管理、合同審批、稅務核算、OA 辦公等系統之間的互通性受阻，影響信息傳遞的時效性，導致無法在業務前端進行控制，而且實際工作中還需要手工操作介入，造成了大量的人力物力浪費，進而影響管理目標的實現[7]。

1.4 審計監督不力

國家近期出臺了一系列措施的主要目的在于減輕科研人員事務性負擔[8]，給科研經費管理“松綁”。但這并不代表放棄約束，科研經費使用過程中存在的常見違規問題，反而更需要做到責權分離[9]，不斷加強科研經費安全使用監管力度。

2 基于智慧財務的科研經費管理實施方案

2.1 系統構建

系統采用B/S 結構，用戶無須另外安裝專門的軟件，電腦端只需要瀏覽器，移動端登錄企業微信即可。系統采用PyCharm 框架，提供友好的界面環境；依靠odoo工具開發，內置功能豐富，框架成熟，開發效率高；并通過邏輯分層、物理隔離以及測評加固3 種方式實現系統的安全管控。

在功能上，基于醫院科研經費管理現狀，運用信息化技術，在醫院智慧財務建設總體框架下打通財務管理、科研管理及其他系統的邊界，通過優化流程[10]，內控前置形成對科研經費的有效監督、實時控制。醫院科研經費信息化管理系統包括項目預算管理及費用報銷兩大平臺，涉及預算管理、資金管理、費用報銷和決算管理4 個部分，涵蓋了項目信息維護、預算編制調整、間接費用管理、資金上賬、費用報銷、執行進度跟蹤、智能提醒、銀醫直付、結題結賬、結余經費管理等全過程。預算管理平臺中的預算指標是支出控制中的審批依據，費用報銷平臺中的經費支出是預算管理的重要參照，兩大平臺相互銜接、相互制約[11]。系統整體架構和操作界面如圖1～2所示。

圖2 系統操作界面圖

2.2 業務流程優化

科研經費優化業務流程如圖3所示，實現科研項目信息維護、資金到賬關聯、預算控制、報賬申請、智能填單、移動審批、自動生成財務、預算會計憑證[12]、銀醫直付、項目驗收決算、自助查詢、模板化報告等所有環節電子化，即全流程線上業務辦理，電腦端和移動端同步。嵌入式費用要素控制可實現項目狀態、實時報賬進度、在線審批節點、完整審批進度、支付進度以及實時費用統計分析等流程透明、查詢便捷，并且每個流程環節均能在線查詢及催促進度。

圖3 科研經費業務流程圖

2.3 系統功能實現

2.3.1 預算管理

科研項目信息導入、預算審核通過，資金到賬關聯后，開放執行，過程中可根據需要進行線上項目維護，包括預算金額、內容、人員調整，項目績效發放申請，科研秘書授權，院外人員維護等。根據科研項目管理部門構建歸口管理體系，針對審核后科研預算執行、控制與分析、預算調整全流程落實經費預算管控：① 實行預算總量控制與科目分項控制相結合，對接科研項目管理模塊，通過科研項目到位經費及財務賬面余額核查比對進行總額控制，根據預算科目與相應內容進行明細控制，累計控制與期間控制相結合，剛性控制與柔性控制（百分比、絕對值、提醒）相結合。② 項目負責人可登錄系統實時查詢項目預算執行情況，操作界面項目看板實時計算項目執行進度與可用余額；根據在研項目、結余專戶、績效專戶的不同管理要求，依托移動端，定時向項目負責人推送消息，提醒項目執行進度，距離結束日期越近推送頻率越高。③ 預算調整金額控制在可用余額范圍內，并設置可進行調整的時間范圍，實行全線上電子審批，提高審批效率。

2.3.2 智慧報賬

通過光學字符識別（Optical Character Recognition，OCR）技術智能填單和證書頒發機構（Certificate Authority，CA）認證電子簽章智能移動審批，開啟智慧報賬新模式，對接院內各業務系統和院外平臺，并針對費用報銷關鍵要素設計邏輯控制進行費用管控[13]。智慧報賬科研費用管控圖如圖4所示。

圖4 智慧報賬科研費用管控圖

2.3.3 資金管理

資金管理主要包含項目資金上賬和經費報銷支付：① 資金上賬分為院外課題經費的資金認領分配和醫院配套的經費申請。智慧財務系統與銀行進行對接，銀行資金到賬流水第2 天傳入智慧財務系統，對于縱向與橫向的撥款經費，歸口管理科室篩選流水單認領到科室后再分配到項目上，既保證了科研項目經費及時到位，又避免資金的重復認領；醫院配套經費上賬，需進入行政經費預算管理系統選擇相應預算，無預算不予匹配。② 報銷單審批通過，財務收單完成后，通過接口進入銀醫直付流程，出納核對支付信息后，銀行支付并同步財政平臺付款指令，付款結果回傳至系統項目報銷狀態，提高支付準確率和效率。

2.3.4 決算管理

課題組遞交結題申請后，科研項目管理人員將系統中項目狀態修改為結題中，并記錄結題中時間；結題通過后，項目狀態調整為已驗收，并記錄驗收時間；項目已結題并結清暫借款且無遺留問題后，為原項目自動創建關聯結余專戶。建立結題驗收后的結余資金管理機制，提高資金使用效益。設置結余資金使用期限，對結余資金的支出類型、支出方式、支出金額、支出途徑等提出具體要求，強化科研部門與財務部門的監管[14]。

3 智慧財務管理系統的效果評價

智慧財務模式改進前后對比如圖5所示，利用對比圖針對科研經費管理存在的弊端和需解決的關鍵問題，分析智慧財務模式改進方法后對問題的解決情況。

圖5 智慧財務模式改進前后對比圖

3.1 樣本選擇和數據獲取

我院的智慧財務系統于2022年1月1日正式上線運行，本研究選取2021年1—12月的財務報銷數據為系統上線前的數據，2022年1—12月的財務報銷數據為系統上線后的數據。同時，根據財務報銷的金額及審批授權要求，將報銷數據進一步劃分為≤1 萬元和＞1 萬元兩個類別，共獲取財務報銷數據37073 條。因科研試劑耗材類發票需要在資產業務系統進行入庫核對并出具入庫單，我院采用定期、按批集中處理的工作原則。在研究期間共獲取112 批次上傳數據，其中系統上線前為63 個發票錄入批次，系統上線后為49 個發票錄入批次，本研究以每100 張發票為單位計算票據處理時長。

3.2 評價指標

（1）報銷效率：報銷人從報銷單填報到銀行支付完成后所需要的時間。

（2）發票處理工作時長：科研試劑耗材發票入庫的工作時間；報銷單退單率：科研經費智慧報賬系統退回單據占總提交單據的比例；自動記賬率：科研經費支出能自動生成憑證的單據占總單據的比例。

（3）科研人員滿意度：采用紙質問卷方式收集意見數據，調查對象共100 人，包括項目負責人30 人、科研秘書60 人、科教管理人員10 人。由被調查對象現場填寫問卷，通過面對面交流及時把握調查問卷的質量。評分包括功能模塊合理性（30%）、數據信息質量（30%）、界面操作友好性（20%）、系統穩定性（10%）和運維支持服務（10%）5 個方面，采用分項評分、綜合評價的方法，＞8 分為滿意，6～8 分為較滿意，＜6 分為不滿意。

3.3 統計學分析

本研究采用Stata 16.0 統計學分析軟件，將收集的報銷數據進行描述性統計，計量資料符合正態分布的以±s的形式表示，行t檢驗；不符合正態分布的以M[P25，P75]的形式表示，行秩和檢驗。計數資料以n（%）的形式表示，行χ2檢驗。以P＜0.05 為差異有統計學意義。

4 智慧財務管理系統的應用效果

4.1 報銷效率的提高

我院報銷單據的金額主要集中在1 萬元以下，約占全部研究樣本數量的89.45%。系統上線后的單據報銷時長明顯小于上線前，1 萬元以下單據的平均耗時由11.42 d 縮短至2.17 d，平均縮短9.25 d；1 萬元以上單據的平均耗時由19.93 d 縮短至5.72 d，平均縮短14.21 d，且差異均有統計學意義（P＜0.05），見表1。由此可見，采用新技術后，智能填單、移動審批、系統間數據互通縮短了報銷填報和審批時間，同時銀醫直連后，支付效率也明顯提高。節約了課題組成員科研報銷所需的時間成本，極大程度地減輕了科研人員的工作負擔。

表1 智慧報賬系統上線前后報銷耗時數據對比結果

4.2 管理水平的完善

（1）智慧財務的應用進一步規范了財務管理體系，提升了管理效率。智慧財務系統的上線不僅實現了報銷單據審核的在線處理，也為試劑耗材類報銷發票入庫核對登記提供了全新的技術手段，卷票機和OCR 技術的應用讓批量發票處理更加便捷。如表2所示，系統上線后的發票處理時長明顯小于上線前，工作時間縮短92.64%，且差異有統計學意義（P＜0.05）。系統的上線有效提高了工作效率和質量，降低了人力投入。

表2 智慧報賬系統上線前后發票處理時長對比結果

（2）智慧化報賬提高了單據填報質量，退單率明顯下降。根據樣本數據統計，2021年共提交18439 份報銷單，退回2199 份，退單率為11.93%；2022年共提交18634 份報銷單，退回587 份，退單率為3.15%，在系統上線前、后的研究樣本數量并無明顯差距的前提下，退單明顯減少，下降了73.60%，且差異有統計學意義（χ2=1026.951，P＜0.001）。

（3）免除手工記賬，讓財務人員擺脫重復、機械的勞動，大大減輕工作量。系統上線前全部憑證需要手工錄入，上線后財務人員可通過掃描報銷單上的二維碼，快速定位報銷單，并自動生成分錄憑證，記賬人員僅需做簡單的核對。目前全部的科研經費入賬和報銷憑證均可自動生成，工作效率和準確性大幅提高，節約了管理成本，提高了管理效益。

4.3 人員滿意度的提升

如表3所示，智慧財務管理模式上線后，滿意度由30%提高到85%，不滿意的比例由40%下降至9%，差異有統計學意義（P＜0.05），表明科研人員對智慧財務科研經費管理平臺是認可的。

表3 智慧報賬系統上線前后科研人員滿意度對比結果[n=100，n（%）]

4.4 審計風險的降低

系統配置內審人員賬號和相應權限，透明可審計。系統上線運行后，醫院擴大了項目負責人的直接審批權限，賦予科研人員更大的經費使用自主權。2022年8月內審部門對此進行了專項審計，審計結果內控運行有效。逐步形成事前介入、參與過程控制、事后開展科研評價與評審的審計閉環[15]，促進了科研管理與財務監督、內部審計監督、紀檢監督的綜合治理，持續提升內部控制管理水平，最大限度控制審計風險[16]。

科研經費管理系統深度融合中央八項規定、課題經費管理制度和醫院報銷制度等管理要求，全面落實內控管理規范。管理部門不定期從科研信息系統抓取數據，動態監管，適時預警，對違規使用經費或違反科學研究行為準則、規范及相關政策規定，不按時提交中期或結題資料的行為建立相關機制，營造了風清氣正的科研氛圍。

5 討論

目前醫院科研經費管理的意識和重視配合程度不一，很多大型醫院雖已使用科研管理系統，但多采用“線上+線下”的模式運作，而且無法很好地實現與單位內部各業務系統的對接，導致科研人員需要登錄多個系統、多個賬戶進行操作。智慧模式的研究大多停留在探索與設計[17]，只能在醫院局域網內運行，有一定的局限性，無法隨時隨地對科研經費進行操作，并未真正利用行業新技術來牽引醫院科研管理走向智能化。

我院的科研經費管理信息化實踐基于智慧財務平臺，設計適合我院科研項目過程管理和經費支出的流程，多系統互通，多部門聯動，多院區共享，實現了系統在互聯網和手機端的應用，實現了醫院互聯網+科研管理，讓科研經費使用更便捷、管理更高效[18]。將OCR 技術和CA 電子簽章運用于智慧財務建設實踐，助力工作提效，加速業務流轉，有效推動財務流程的智能化，為醫院精細化管理提供技術支撐，也為國內公立醫院提供一種可借鑒、可復制的財務工作模式。目前我院系統上線運行不到1年時間，尚有不足，還未建立統一的科研試劑耗材采購平臺，采購流程缺乏整體監管。據統計，科研試劑耗材及測試化驗加工費的報銷占總支出的三分之一，因此必須搭建統一采購管理平臺，簡化采購報銷流程，降低采購成本，提高市場化環境中醫院的經濟效益[19]。科研管理信息化開發模式未來有望進一步在院內繼續教育、臨床試驗、科技成果轉化等領域推廣應用，通過強化數據資源整合和分析應用，為醫院科研人員、學科主任、院領導等各層面掌握醫院科研動態、頂層設計科學研究方向及科技投入等多層次需求提供依據，也為公立醫院實現智慧運營、智慧財務管理提供新思路。

6 總結

在國家對科研經費管理越來越嚴格的大環境下，搭建一個動態的、資源共享、信息互通的科研管理平臺勢在必行[20]。醫院利用智慧財務高效管理科研經費，加大對數據統籌、數據采集、數據處理信息技術的應用，提升科研能力和學科發展。科研經費管理是醫院財務管理的重要組成部分，科學管理科研經費，有助于科研項目的順利開展和完成。需要加強培養專業財務管理人員，加強對科研成果的管理，還需關注剩余科研經費和剩余科研物資的管理。