“1211”新型會計檔案管理體系

[摘 要]立足建設世界一流財務管理體系，以“價值守護、價值創造、價值引領”為核心，國網安徽省電力有限公司基于“皖美·數智管家”，依托國家相關政策標準和企業中臺建設藍圖，以“版式文件全量歸集、結構化數據全程在線、會計檔案數字化管理、數據資源全息應用”為建設重點，用3年時間構建起“1211”新型會計檔案管理體系。在實現賬證表卡等會計資料線上采錄、分類存儲、實時調閱、規范移交及在線歸檔，會計檔案數據全壽命周期數字化管理的同時，為企業管理數字化、智能化發展提供了有力支撐。

[關鍵詞]會計檔案；財務價值創造；數字化轉型

一、公司簡介

作為國家電網有限公司全資子公司，國網安徽省電力有限公司（簡稱“國網安徽電力”）是以建設和運營電網為核心業務，承擔保障能源安全、服務人民美好生活重要使命的安徽省能源領域骨干企業。公司現轄16個市公司、71個縣公司和16家直屬單位，管理各類員工6.18萬人，服務電力客戶達3763萬戶。

在服務安徽經濟社會高質量發展、加快安徽電力工業發展中，國網安徽電力不斷成長壯大。公司先后榮獲全國“五一”勞動獎狀、全國國有企業創建“四好”領導班子先進集體、全國廠務公開民主管理先進單位、中央企業思想政治工作先進集體、電力行業文化品牌影響力企業、全國“安康杯”競賽活動示范企業、第十二屆安徽省文明單位等稱號。

二、實施背景

2022年初，國務院國資委印發的《關于中央企業加快建設世界一流財務管理體系的指導意見》要求，通過5年左右的努力，中央企業整體財務管理水平明顯躍上新臺階；通過10～15年的努力，絕大多數中央企業建成與世界一流企業相適應的世界一流財務管理體系，一批中央企業財務管理水平位居世界前列。

面對新形勢、新任務，國網安徽電力財務管理工作必須堅持以“價值管理”為主線，統籌做好“發展與安全、當前與長遠、基礎與創新”，持續深化“支撐戰略、支持決策、服務業務、創造價值、防控風險”財務管理職能，積極構建世界一流財務管理體系，全力助推公司實現高質量跨越式發展。

近年來，隨著公司信息化建設的深入推進，國網安徽電力大量的經濟業務逐漸實現數據在線流轉、信息自動集成。然而，信息記錄的載體如原始憑證、記賬憑證、賬簿、報表等會計資料仍需紙質打印、保管，歸檔步驟繁雜，保管占用空間大，維護成本高。公司通過構建“皖美·智慧管家”無紙化會計價值管理體系，對會計資料收集、整理、保管、移交、鑒定和銷毀進行全流程線上化規范管理，有利于節約人、財、物消耗，全面提高運營效率，實現降碳減耗，服務“雙碳”目標落地，有效降低企業運行成本。

三、主要內涵

（一）聚焦合規管理，規范會計檔案管理

2020年，財政部、國家檔案局發布的《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》明確要求，“單位以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的，必須同時保存打印該紙質件的電子會計憑證”。

會計實務中，電子票據紙質打印件易篡改、易復制，僅將電子票據的紙質打印件作為報銷入賬歸檔的唯一憑證存在合規風險，推進會計檔案無紙化變革是規范會計檔案管理的迫切需要。

（二）聚焦降碳減耗，激發內生發展動能

“雙碳”目標下，企業傳統財務信息記錄的載體（如會計憑證、賬簿等）仍以紙質打印、保管，不僅歸檔步驟繁雜，保管占用空間大，維護成本高，還與綠色低碳發展要求不相適應。實施會計檔案電子化管理是降碳減耗、服務基層減負，提升經營質效的必然選擇。

（三）聚焦創新賦能，推進財務數字化轉型

“十四五”時期，數字化已成為中國經濟實現高質量發展的關鍵。而推進財務數字化轉型是企業提升競爭力、優化管理流程、降低運營成本的重要手段。

對于用戶規模大、業務條線多、管理要求高的電網企業，將傳統海量財務信息數字化，智能改進數據鏈路，深度挖掘數據價值，“讓檔案說話、用數據發言”，對于保持行業領先地位，推進電網數字化轉型具有重大意義。

四、主要做法

圍繞“價值守護、價值創造、價值引領”的價值管理主線，依托國家相關政策標準和企業中臺建設藍圖，國網安徽電力聚焦無紙化管理，以“版式文件全量歸集、結構化數據全程在線、會計檔案數字化管理、數據資源全息應用”為建設重點，用3年時間（2021年- 2023年）聚力構建了“皖美·數智管家”無紙化會計價值管理體系，并聚焦四大任務，縱深推進“1211”新型會計檔案管理體系的建設與應用。即：建立1個數字會計檔案管理中心，貫通電子化、數字化2個采集通道，構建1個全域化財務數據價值全息應用平臺，制定1套財務數據管理應用規范。

通過賬證表卡等會計資料線上采錄、分類存儲、實時調閱、規范移交及在線歸檔，實現會計檔案數據全壽命周期數字化管理，推動財務管理向自動化、數字化、智能化發展。同時，形成一套易于復制、便于推廣的財務數據管理應用規范，促進成果共享，形成財務數據無紙化管理的良好示范。

（一）迭代1個中心，實現會計檔案數字化管理

國網安徽電力依托數據中臺建立數據資源池，存儲符合歸檔要求的會計檔案文件。

基于合規、完整的電子化、數字化源數據，以電子文件形式的“賬證卡表”為主體，構建數字會計檔案館，打通與數字檔案館歸檔通道，部署收集整理、檔案保管、檔案移交、電子憑證應用中心和統計分析五大功能模塊，具備檔案在線整理、查詢、移交等94項功能，推動會計檔案線上錄入、分類存儲、數字化歸檔、多維查詢、實時調閱及在線移交，實現會計檔案全類型、全壽命周期數字化管理，全面達成“版式文件全量歸集、結構化數據全程在線、會計檔案無紙化存儲”。（如圖1所示）

1.無紙化歸集，豐富財務數據資源

構建數字會計檔案管理中心，無紙化歸集、有序存儲內外部通道直連采集以及拍照、掃描等方式獲取的財務數據。

建立數字會計檔案管理中心編碼規則，對每一份電子化數據文件進行歸類并賦予唯一編碼。

建立一套數字化會計檔案多維管理標簽體系，將歸集的財務數據封裝轉版形成電子化版式文件并在線移交，實現財務數據線上歸集、自動整理和無紙化傳輸。（如圖2所示）

一是線上集成，高效獲取全量數據。通過梳理購電費、辦公費等全量經濟業務流程244個，覆蓋全業務416類業財融合單據，分條線分場景梳理原始憑證采集規范清單1255條。同時，明確可線上歸集的原始憑證種類、來源及采集方式，貫通商旅云、移動報賬、SAP、財務管控、會計檔案管理中心、數字檔案館等14大系統的集成鏈路，線上歸集已采集的原始憑證。

二是自動轉版，全量歸集賬證表卡。研發RPA機器人，在實現財務報表和會計賬簿版式文件自動轉版的同時，按照數字檔案管理要求，將賬證卡表及業務數據保存為符合要求的PDF等格式文件，并逐一建立文件與數據的對應關系，經過真實性、有效性和一致性鑒定審核后，加以數字簽名，形成不可篡改的版式文件，以電子的形式定時推送到數據資源池。

三是分類整理，有序存儲數據資源。基于業務鏈條，將線上采集原始憑證分為39類，分類制定規則生成編碼，通過編碼識別、關聯原始憑證，建立各類原始憑證與記賬憑證的對應關系，將原始憑證正確掛接到記賬憑證。同時，依據系統來源、憑證編碼形成入庫檔案唯一的編碼規則，分類整理、有序存儲海量數據。

四是在線移交，實現電子檔案入庫。開發數字會計檔案管理中心與數字檔案館數據傳輸接口，改造辦公室檔案系統。在會計檔案管理中心整合電子化財務數據，將明細賬、憑證、報表、電子發票、單據等待歸檔的電子會計資料按照統一檔案格式要求進行“結構化數據+版式文件”完整封裝。通過“四性檢測”、自動編號形成檔案編號，加簽電子簽章后轉入辦公室電子會計憑證檔案庫中，在線生成移交清冊回傳至會計檔案管理中心完成正式移交，實現電子發票等五大類會計檔案從收集整理到歸檔入庫的全流程閉環管控。

2.數字化管理，保障財務數據安全

加強技術管控、規范流轉環節、安全閉環移交，通過信息系統強化對系統開發、信息載體、檔案利用和傳遞方式等全流程環節安全控制，有效防范電子會計檔案損毀、丟失和泄密風險，降低檔案管理成本，全面提升會計檔案管理水平。

一是技術安全，建立安全信息系統。建立組織、角色和用戶多維度訪問控制體系。對采集的電子文件進行加密處理，生成不可篡改的數據。將關鍵操作行為軌跡形成日志，對操作對象、用戶、時間、IP地址、操作類型等屬性進行記錄，開發統計分析功能，實時監控信息系統內傳遞、查閱的電子文件，快速鎖定信息泄密者，精準預警防控篡改泄密。

二是流轉安全，加強過程環節管控。對于通過“真實性、完整性、可用性、安全性”四性檢測的電子檔案，會計檔案管理中心對預歸檔的電子檔案版式文件使用水印管理，保證檔案在流轉過程中具備防偽溯源和安全保密性，同時管控用戶的查看權限，建立檔案借閱的線上申請、審批流程。

三是移交安全，完善流程閉環管理。數字會計檔案管理中心自動生成移交清冊版式文件，連同會計檔案版式文件及元數據生成移交信息包，發送到數字化檔案館，形成移交記錄，并實時同步回傳移交簽章狀態。數字檔案館定期將鑒定、銷毀清冊傳遞至數字會計檔案管理中心，并對已銷毀文件進行標記、刪除等操作，實現電子檔案移交的閉環管理。

3.智能化服務，提升用戶使用體驗

傳統線下紙質檔案資料調取繁瑣、查閱耗時，利用信息化技術可視化呈現電子會計檔案數據內容。通過打通SAP、財務管控等系統與數學會計檔案管理中心的接口，用戶可在登錄SAP、財務管控系統查詢憑證的同時，直接點擊“檔案影像”功能，實時查閱電子憑證及相關原始附件。

一是影像查閱，實時查看電子附件。開發源端系統附件調用功能，在線查看采集進數字會計檔案管理中心的電子元數據的版式文件，貫通SAP、財務管控系統與數字會計檔案管理中心鏈路，實現多系統聯動，大幅提升傳統線下紙質檔案資料查找效率。

二是分設專區，多維展示會計檔案。分類設立數字檔案管理專區，根據保管期限、內置檔案年份，按出庫會計檔案和在庫會計檔案展示；按會計檔案類型，分為原始憑證、記賬憑證、會計賬簿、財務會計報告、其他會計資料等進行分類展示。按會計檔案管理節點，分為歸檔、檢索、調閱、統計分析等展示。支持按發票、銀行回單、合同等專題分類展示，提供分類檢索、專題檢索、關鍵字全文檢索三種檢索模式，按會計檔案管理節點，分為收集整理、檔案保管、檔案借閱、全文檢索、統計分析等功能。

（二）貫通2個通道，實現檔案數據全類別采集

國網安徽電力通過優化財務中臺、國網商旅等數據鏈路，分類（電子票證、數字票證）、分批次（2021-2023）開展電子票證接入，先后完成法定8類電子憑證（目前已實質性接入7類）、73項自制內部單據、鐵路電子客票、其他類發票及財政專用票據的接入，基本實現無紙化辦公。

貫通線上數據直連獲取，推動內部數據在線流轉，規范離線數據線下采集。將采集的數據嵌入到對應的業務環節，構建數據與業務載體關聯關系，促進數據流和業務流的融合，實現全量會計檔案源數據電子化、數字化采集。

（三）構建1個平臺，深挖檔案數據全域化價值

國網安徽電力以數據增值和服務共享為導向，通過對全業務、全流程采集的數字檔案信息進行知識化組織，建設會計檔案價值平臺，部署全息應用場景，實現業務全程處處可追溯、數據處處有價值，為企業提供全方位、多層次的決策支持服務。

基于數字會計檔案館，依托國網云平臺，借鑒語義網構建理念，運用大數據處理、中文分詞術、數據字典匹配等新技術，還原財務數據形成軌跡，構建典型應用場景，充分挖掘財務基礎信息與相關源數據價值，在成本項目檢索、研發投入、供應商等場景多維分析中，實現經濟業務全程溯源，數據可視穿透、源文件在線調閱，支撐分析應用向知識服務發展。

一是場景化檢索，全程管控成本項目。圍繞成本項目周期，從項目立項、合同簽訂、成本發生、結算付款等環節梳理業務數據與財務數據的邏輯關系，結合業務場景建立數據模型，實現對結構化數據信息的分析和展示，支撐對業務關鍵信息的追溯，為項目的審計、竣工驗收等工作開展提供遠程在線支撐。同時，新增研發投入場景，實現從不同層面及維度分析展示研發經費投入強度，精準定位項目研發投入方向。（如圖3所示）

二是多維度分析，精準管控重點費用。依托會計檔案數據資源池的結構化和非結構化數據，利用BI分析工具針對各單位重點關注的運營費用（包括差旅費、系統運維費、廣告宣傳費、業務外包費、會議費等），構建數據分析模型，聚合費用明細類別、費用發生時間、責任單位或部門、員工數量、費用來源等，進行同期數據對比分析、費用來源分析、員工行為數據分析、不同單位細分數據分析等多維度的數據分析，輔助財務、審計及相關管理部門進行稽核管控。（如圖4所示）

三是個性化服務，專業分析供應商合同。基于業務部門人員的專業統計分析需求，按照供應商、合同等方面建設圖形化統計分析應用場景，根據合同簽訂、合同履約、稅費結算、研發合同登記、核心供應商履約、風險供應商履約情況、往來余額及賬齡等業務環節，建立數據模型并輸出不同的分析指標，通過各種圖表直觀、形象地展示、穿透，輔助管理部門直觀、高效地開展業財數據分析，檢索調閱會計檔案原始文件。

（四）制定1套規范，夯實無紙化變革應用基礎

國網安徽電力進一步梳理、匯編國家層面數字檔案管理有關的政策、法規、制度，持續優化已建成的電力業務流程、電子會計管理規范等，并以電網業務流程和規范來指導推動非電網業務、并表后的省管產業單位流程規范制定，助力“一體四翼”電子會計檔案建設。

1.技術方案規范，確保技術保障堅實

按照“歸檔自動化、保管電子化、利用網絡化”的理念，編寫《數字會計檔案管理中心技術方案》，明確總體技術方案；為實現經濟業務全程溯源，編寫《全息應用中心模塊技術方案》，明確全息應用中心的總體技術路線案、技術架構、系統架構；為實現版式文件全量歸集、結構化數據全程在線、會計檔案無紙化存儲的工作目標，編寫《電子發票電子化歸集、報銷、入賬、歸檔技術方案》，明確發票池建設、業務憑據電子化建設、報賬系統電子化改造、電子檔案系統建設等的建設思路。

2.業務流程規范，確保源端數據準確

基于移動報賬業務，編寫《移動報賬應用指南》《跨區電網商旅云服務功能手冊》等；基于集中采購物資業務，編寫《采購業務發票自動校驗操作手冊》；基于省級集中收付款業務，開發電費收款業務智能處理功能，促進相關業務開展規范有序，確保數據真實可用，為推進深化應用提供指導。

3.數據采集規范，確保數據鏈路貫通

遵從《國家電網有限公司會計核算辦法》有關規定，全面梳理省內各會計主體的核算現狀，形成《經濟業務核算現狀報告》，提出相關業務系統改造建議，為后期開展電子采集實現數據貫通指明工作方向。

在全面征求各供電企業意見基礎上，制定《供電企業原始憑證采集規范》， 明確全量經濟業務所需要的原始憑證、審核要點，以及采集渠道和采集方式，為后期開展原始憑證電子采集提供參考，為電子檔案建設提供制度基礎。

4.檔案管理規范，確保數據安全有序

制定《電子檔案四性檢測方案》，明確四性檢測內容和檢測方法；制定《電子化（影像化）原始憑證數量計算標準》《電子化（影像化）原始憑證編碼（命名）規則》《電子化（影像化）原始憑證存儲、展示排序標準》，為電子憑證傳遞、調閱、統計、排序、歸檔提供遵循，夯實會計數據標準化基礎；會同辦公室共同編制《國網安徽電力電子會計文件歸檔標準》《國網安徽電力電子會計檔案整理規范》。

同時，在電網業務電子檔案規范的基礎上，結合非電網業務實際，修訂形成電子檔案報銷審核規范、電子檔案資料管理規范等，為體系推廣應用提供制度支撐。

五、實施成效

（一）高標站位，榮獲內外多方認可

2022年3月，國網安徽電力下發《國網安徽省電力有限公司財務資產部關于印發2022年智慧共享財務專項行動方案的通知》，全面推進會計無紙化工作成果在全省推廣應用。

公司創造的《基于“降碳·賦能”的“1211”新型會計檔案管理體系建設與實踐》成果榮獲2022年（第十屆）全國電力企業管理創新論文特等獎，在2023年8月30日榮獲中電聯職工技術創新三等獎、省公司管理創新一等獎，成功入選2023年中電聯新型電力系統“優秀數字技術案例”。

（二）節能降碳，獲得顯著經濟效益

國網安徽電力通過建設應用“1211”新型會計檔案管理體系，在降本增效方面取得了初步成效。其中，移動報賬時長由原有的三四天縮短至兩小時以內，節約高拍儀、掃描儀等采集設備一次性投入近百萬元；應用憑證自動轉版機器人、結算訂單批量提報機器人、集成憑證自動審核機器人等，每年節約人力超10萬小時。體系應用后，預計每年節省紙張約6000萬張，減少碳排放約4000噸；節約打印耗材、檔案保管、快遞及人力成本等各項費用超過2000萬元；提供供應商優質服務，預計每年節約差旅及物流支出超1.2億元。

（三）全息賦能，發揮財務數據價值

國網安徽電力全面落實會計檔案規范管理要求，通過在109家會計主體全面應用體系實踐成果，積累了大量的運行數據。其中，電子化歸檔發票、銀行回單、ECP合同等50類原始憑證1238.8萬份，會計憑證、賬簿、報表、固定資產卡片等1338.7萬份。

通過對全業務、全流程采集的數字檔案信息進行知識化組織，建設會計檔案價值平臺，依托數據資源池和知識譜系，部署成本項目檢索、重點費用、供應商服務等全息應用場景，實現業務全程處處可追溯、數據處處有價值，為企業提供全方位、多層次的決策支持服務。

（四）示范先行，打造數智化轉型樣板

作為國網公司系統內首家貫通財務系統與數字檔案館的單位，國網安徽電力率先實現四大類法定會計檔案采集、入賬、歸檔全過程電子化管理。其中，高標準落地財政部等八部委聯合開展會計數據標準試點任務，在安徽省內首個貫通政企直連通道自動采集財政電子票據；在安徽省內首位成功交付符合會計數據標準的增值稅電子普票、電子專票電子憑證；在安徽省內完成首張財政電子票據電子憑證會計數據標準驗簽解析與入賬歸檔，全量完成開具端、接收端電子憑證會計數據標準驗證，實現外部法定電子憑證接收入賬歸檔全流程電子化處理。

同時，有效輸出國網安徽電力會計無紙化變革典型經驗，為全社會提供了行之有效的“安徽電力”財務數智化轉型樣板。

六、展望與思考

作為一項系統性工程，會計無紙化變革之路任重而道遠。下一步，國網安徽電力將繼續依托智慧共享財務平臺，圍繞外部憑證與內部單據“兩條主線”，用好財政部會計數據標準，聚焦“一通道接收、一中心管理、一標準應用”，全面構建全公司共享共用的電子憑證管理能力，全面推進各類憑證（單據）接收、處理、歸檔全環節無紙化應用，為中央企業財務數字化轉型提供更多的“安徽電力”方案。

編輯/車玉龍 統籌/簡單