大型國有企業印章合規化管理實踐研究
——以首鋼集團礦業公司為例

張 進 遲春革 王宏偉 劉玉棟

（首鋼集團有限公司礦業公司，河北 遷安 064404）

一、引言

印章管理是企業管理的一項重要管理項目，尤其在大型國企管理中，印章專業已經形成了一個龐大的跨多層級、多專業、多部門的管理體系，尤其是近年來，隨著各企業合規工作的開展，如何更好地推進合規化管理，降低印章管理風險的同時提升管理效率，是印章管理專業人員應該深入思考的問題。

二、大型國有企業印章管理的難點

（一）印章管理體系復雜化

目前，大型國企的印章種類多、層級多，為了全面加強印章管理，各企業基本上由企業辦公專業牽頭，財務、法律等相關歸口專業各自向下延伸，完善橫縱兩向職責體系建設，逐步構建一個龐大的跨多層級、多專業、多部門的管理體系。這樣的管理模式，雖然更加能夠明晰專業職責分工、強化專業專管意識。但是由于其他歸口專業均為兼職印章管理員，印章管理工作存在專業跨域、知識壁壘，導致各歸口專業主體責任意識、管理知識、風險意識待提高，尤其是印章管理網絡的末梢人員，印章專業管理知識缺口較大。

（二）印章管理脫節現象嚴重

印章全生命周期管理，從印章刻制到印章銷毀，形成一個閉環管理，然而由于一些印章管理員，印章專業管理知識不扎實，導致印章全生命周期管理出現局部脫節現象和管理漏洞，也造成該環節基礎資料的缺失。例如，有的印章管理員未正式履行內部審批就刻章，或者刻制的印章未在公安系統備案、無法獲取刻章回執；或者刻制印章后未啟用發文就使用印章；或者印章銷毀未履行銷章手續。這些環節的管理漏洞，不僅造成不合規問題發生，給企業生產經營帶來風險，同時因為基礎資料的缺失，還會給后續查檔用檔工作造成困難，尤其是當企業涉及刑事犯罪案件或民事法律糾紛時，由于部分證據材料的缺失，往往給公司造成較大的損失及負面影響。

三、礦業公司印章合規化管理的實踐案例

鑒于上述印章管理形式及難點，如何將印章管理知識破壁、融入其他專業的日常管理中并形成常態，彌補其他專業人員的印章專業管理知識，需要采取一個比較通俗易懂、容易執行的合規化管理方式。基于此，礦業公司根據實際的管理情況，按照“統一管理、分級授權、有效制衡”的原則，建立了九大印章職責管理體系：1.各單位行政印章、黨委（總支）印章、法人章（非銀行預留）、其他業務專用章（2-9條印章除外）由礦業公司辦公室歸口監督管理；2.財務類專用章由礦業公司計財處（財務專業）歸口監督管理；3.合同專用章由礦業公司法律事務室歸口監督管理；4.信訪專用章由礦業公司信訪行政科歸口監督管理；5.愛委會、紅十字團體類印章由礦業公司衛生科歸口監督管理；6.工會、團委團體類印章由礦業公司黨群工作部歸口監督管理；7.紀律檢查委員會團體類印章由礦業公司紀委歸口監督管理；8.運輸業務專用章由礦業公司生產處歸口監督管理；9.勞資專業各類業務專用章、保險類業務專用章由礦業公司人力資源部歸口監督管理。礦業公司實施印章和規劃管理的舉措如下。

（一）強化“印章伴生資料”管理

礦業公司在總結了近幾年印章管理作經驗的基礎上，首次提出了“印章伴生資料”概念，并將其納入印章日常管理。“印章伴生資料”的管理，就是參考個人檔案的管理方式，將印章擬人化管理，要求各個環節，必須留存所有相關的資料憑據，從而使印章的各個管理環節有據可依、有跡可循。下面圍繞印章生命結合擬人化管理來一一說明：1.印章“出生”（刻制），須公司內部審批同意（印章準生證）后，攜帶相關材料到公安系統指定的刻制單位刻制（辦理住院），然后在公安系統備案并索取公安局刻章回執（印章戶口本）。因此，印章刻制材料包含內部刻制請示（印章準生證）、刻制材料（住院材料）、公安局刻章回執（印章戶口本）。2.印章“上崗”（啟用），上崗前需要發文啟用，為其辦理“工作證”后方可使用。因此，印章啟用材料包含印章啟用發文（印章工作證）及啟用印模冊。3.印章“在崗”（保管），印章需要嚴格遵守自己的勞動紀律——印章管理制度，做到專人保管、安全存放，不得“串崗”。印章管理崗位異動時，一定要做好“交接班”。因此，印章保管材料包含印章管理人員備案表及責任承諾書（崗位協議），印章交接單（交接班登記）。4.印章“工作”（使用）。印章使用嚴格落實專業會簽及領導審批制度，不得私自使用印章，用印有據率要100%，并做好用印登記。因此，印章使用材料包含用印登記臺賬（工作日志）、用印審批單（工作批示）。5.印章“退休”（廢止）。需要辦理“退休證”（發文廢止），才可以“離崗”。各法人單位及具備對外經營資格的非法人單位，印章廢止須公告聲明。因此，印章廢止材料包含：印章廢止發文（印章退休證）及廢止印模冊。6.印章“死亡”（銷毀）。廢止印章保存兩年后須銷毀，由保管人和保管人領導共同進行，并填寫《印章銷毀單》（印章死亡證明）。7.伴生資料歸檔。印章銷毀后，印章生命周期的伴生資料要及時打包送檔案室歸檔。綜上所述，一枚印章的 “伴生資料”必須包含：印章出生材料（內部刻制請示、刻制材料、公安局刻章回執）；印章上崗材料（印章啟用發文、啟用印模冊）；印章在崗材料（印章管理人員備案表及責任承諾書、印章交接單）；印章工作材料（用印登記臺賬、用印審批單）；印章退休材料（印章廢止發文、廢止印模冊）；印章死亡材料（印章銷毀單）。通過“印章伴生資料”這種管理方式，印章管理專業從結果要求原因，從哪些印章管理材料必須有，來反向要求哪些印章管理程序必須有，因此，只要一枚印章的“伴生資料”齊備，該印章管理流程就不會出現脫節、漏洞現象，從而可實現并促進印章生命周期的全流程及合規化管理。

（二）做好企業印章“兩風險”管控

目前，企業每年會組織印章管理專項整治或檢查工作，從各企業摸排情況看，雖然取得一定效果，但是各種印章管理問題依然出現，主要表現為：私刻印章、偽造蘿卜章、印章未在公安系統刻制備案、印章管理員未經審批私蓋印章、任由他人蓋章、被盜搶或丟失后被盜蓋、公司同時使用多枚同一印章、空白文件預先加蓋印章、項目部印章未妥善管理、更換印章或廢止印章未及時公示及通知業務往來單位、廢止印章未及時清理銷毀等等。之所以各種印章管理問題屢屢出現，說明該企業印章管理“兩風險”管控不到位。對此，礦業公司采取了以下舉措：

1.加強操作風險管控。印章管理涉及的國家法律法規主要有《國務院關于國家行政機關和企業事業單位社會團體印章管理的規定》《印章治安管理辦法》《中華人民共和國刑法》《中華人民共和國治安管理處罰法》。根據國家法律法規及作者所在礦業公司管理實際，對印章涉及的操作風險點位及風險管控進行分析，相關操作風險如果不提前打預防針、強化過程管控，將給企業生產經營造成嚴重后果。

2.加強人為風險管控。近年來，首鋼礦業公司人為風險管控主要從以下幾方面落實，實踐中取得了很好的管理成效。一是崗位交接風險管控。在印章管理員崗位變動、發生交接時，礦業公司印章牽頭專業會及時跟進，及時靶向到人到崗，進行上崗前專業知識培訓及離崗前安全教育。同時，涉及交接的兩任印章管理人員，尤其是臨時替崗人員，不僅要求其對實體印章和印章伴生資料履行交接登記手續，同時關于印章管理的知識交接、風險告知方面也要求同步交接到位。二是上級檢查方式、頻次管控。目前，礦業公司印章專業檢查，不僅組織年度計劃性檢查方案，日常更是采取常態化、突擊式檢查，讓所有印章管理人員時刻緊繃風險管理這根弦。三是安全教育培訓管控。礦業公司印章管理專業采用下基層進現場的方式，對所管理的33個單位逐個1對1開展全覆蓋式、深入式調研培訓，現場面對面進行溝通講解，解決了過去傳授人員范圍較窄、印章管理知識不能普及、培訓偏于形式化的問題，強化了培訓效果，極大程度上提升了網絡末梢印章管理人員的專業素質。同時，在培訓內容上做文章，編制膾炙人口、通俗易懂順口溜，錄制圖文并茂的印章警示教育管理小視頻，發表印章管理知識文章，不但培訓內容上更豐富，通過專業群、網微平臺等媒介推送，還可引起廣大普通職工的興趣和關注，將受眾群體進一步擴大，印章管理知識進一步普及到基層。

四、結語

實踐證明，礦業公司在提出“印章伴生資料”管理理念以來，印章管理人員對印章的管理模式已經從“機械化”到“人性化”、從“生搬硬套”到“理解應用”有了本質轉變，整體的印章專業管理水平已大幅度提升。同時，在“印章伴生資料”管理模式的加持下，“兩風險”管控工作取得了很大成效，印章刻制、使用、保管、崗位交接等重點風險管控點位，問題極少發生，公司的印章合規化管理更加有效。