基于內部控制視角下的高校一體化系統預算全過程管理運行機制研究

張 曦

(重慶電力高等專科學校,重慶 400053)

近年,政府會計制度逐步深化改革,外部環境對高校內部精細化管理的要求越來越高,高校內部控制建設持續推進。運用業財融合的先進理念,通過財務信息化建設創新高校財務管理模式和提升財務治理現代化水平成為一項重要課題[1]。

2012年財政部印發《行政事業單位內部控制規范(試行)》,要求行政事業單位運用現代科學技術加強內部控制,將經濟活動及其內控流程嵌入信息系統,減少或消除人為因素。2019年全國各級各類行政事業單位開始執行《政府會計制度》,新制度重構了會計核算模式,提出了會計核算應當具備財務會計和預算會計雙重功能,行政事業單位須通過權責發生制和收付實現制完成會計核算處理,最終生成財務綜合報告和政府決算報告。制度的新要求促使高校財務管理部門從財務信息化建設的角度出發,構建統一和完整的信息化系統數據標準,完成業務數據與財務數據的有效整合,加強業務活動與財務核算的過程銜接,實現內部控制體系建設的信息化落地應用,從而提升學校財務現代化治理水平。

1 高校預算管理的現狀

《政府會計制度》頒布實施以前,行政事業單位按照收付實現制完成會計核算工作,財務核算系統只需要判斷是否存在納入部門預算管理的現金收支業務就能夠完成預算執行的控制。《政府會計制度》開始執行后,行政事業單位需要同時按照權責發生制和收付實現制的核算方式完成賬務處理,預算管理模式也同步發生了深刻的變化,需要根據會計核算要求不斷進行完善和優化。

在實際應用過程中,預算管理主要承擔編報、下達預算項目和反映預算執行情況的任務。學校內部的預算項目需要按照內部管理要求進行多維度、多層次、精細化的管理,而財政預算項目則是將學校預算項目明細分類匯總后,按照財政預算編制規則進行申報、下達和管理。預算管理不僅需要滿足學校內部項目管理的全過程、精細化管理需求,還要適應財政部門的預算管理體系,管理難度將更加復雜和困難。

傳統財務核算系統對預算的控制僅通過核算過程完成預算執行,無法將預算控制延伸到前端各項業務中進行過程管理。同時,信息化建設缺乏頂層設計,業務系統各自為政,系統間的信息不對稱、不及時,容易導致信息孤島形成,無法完成業務閉環管理[2]。所以,高校應該盡快通過內部控制體系建設,搭建形成以績效為導向、預算為主線、內控為保障的全過程、全方位、標準化、信息化管控體系,為內部決策機構提供具有業財融合理念的高質量、精細化管理服務[3]。

2 預算管理與會計核算的融合理念

根據《政府會計制度》的核算要求,學校內預算和財政預算在編報環節存在統計維度不同,在執行環節存在確認時間節點不同的差異。

校內預算的預算項目需要按照建設任務和資金來源渠道進行多維度、多層次、精細化的管理,項目的預算執行需要按照權責發生制進行核算,核算結果既是單位內部進行項目管理的依據,也是編制財務綜合報告的數據基礎。

財政預算的預算項目是將學校預算項目分類匯總后,按照財政預算編制規則進行申報、下達和管理,項目的預算執行需要按照收付實現制進行核算,核算結果既是財政預算項目的實際支出數據,也是編制政府決算報告的數據基礎。

基于上述差異分析的結論,學校可根據《政府會計制度》中“單位會計核算應當具備財務會計和預算會計雙重功能,實現財務會計與預算會計適度分離并相互銜接,全面、清晰反映單位財務信息和預算執行信息”的要求,在會計核算上實行權責發生制和收付實現制,分別核算財務會計和預算會計,預算管理實行預算雙體系管理模式,即學校預算體系和財政預算體系。學校預算項目可以作為財務會計的預算管理基礎和核算輔助科目,財政預算項目可以作為預算會計的預算管理基礎和核算輔助科目,兩類項目形成相互銜接又彼此獨立的管理體系,使預算管理和會計核算能夠更加精細和準確(見圖1)。

圖1 預算雙體系管理的系統邏輯圖

依托系統中各種業務模塊的應用場景,以業務單據為載體,通過單據流程關聯預算項目來反映預算金額的占用,然后在預算執行環節,相關業務單據審批完成后自動生成待處理的記賬憑證,記賬憑證中財務會計科目和預算會計科目的項目輔助核算項分別記錄各自的預算執行金額,隨后會計人員核對記賬憑證的準確性并完成記賬,可實現預算管理與財務核算的深度融合。

3 預算全過程管理運行機制的應用基礎

現階段大部分高校的業務系統與財務系統存在信息壁壘問題,如果業務系統和財務系統各自為政,那么預算執行時間和財務核算時間存在的時間差異問題,會導致預算執行數據的統計差異,數據的準確性和有效性得不到保障,同時無法完整反映該項經濟業務活動的全過程,數據的完整性和數據的質量得不到保障。隨著學校管理要求的精細化程度逐步加深,獲取全量數據的難度會越來越大。只有實現真正意義上的業財融合,讓所有經濟業務的全量數據在同一個大平臺中進行數據流轉和內部控制,系統才能準確、完整地反映所有經濟業務活動的全過程,最后通過多維度的系統分析獲取有效的統計數據,為學校的各項決策提供更多的數據支撐和判斷依據。

內部控制(以下簡稱內控)體系建設的6大業務環節包括預算業務、收支業務、采購業務、合同業務、資產業務、基本建設。通過內控體系建設的合規性和有效性建設,能夠將各項經濟業務活動的制度、流程、單據進行有效的規范和整合,而信息化建設能夠讓各項經濟業務活動的制度、流程、單據固化到系統中,實現有效控制和有序規范。預算業務是整個內控體系建設中最關鍵的環節,也是高校一體化系統的重中之重。預算業務包括預算編制、預算下達、預算占用、預算執行等業務環節,各環節會貫穿學校各項經濟業務活動的全過程。其中預算編制和預算下達主要是對學校各預算項目編制、匯總、下達的過程管理;預算占用主要是關于學校收支業務、采購業務、合同業務、資產業務、基本建設等業務場景的預算控制;預算執行主要是反映會計核算過程中學校預算項目和財政預算項目的執行結果。只有將預算編制、預算下達、預算占用、預算執行等環節融入一體化系統,才能實現真正意義上的預算全過程管理。

高校在一體化系統的建設過程中,需要考慮如何將預算占用和預算執行這兩個時間節點準確規范地融入收支、采購、合同、資產、基本建設等業務的具體流程。其中,預算占用環節需要系統根據各種業務流程的單據,讓預算占用規則在各項經濟業務活動中充分發揮有效控制和關聯銜接的作用,并完成流程審批實現各項經濟業務的過程控制;而預算執行環節則需要對完成審批的業務單據自動生成對應的記賬憑證,通過輔助核算科目記錄預算項目的執行金額,從而實現預算執行的結果控制。

高校業務較為復雜,在實際中存在較多的往來業務,這就會導致系統在一體化運行過程中存在權責發生制和收付實現制的確認時間的差異。例如:借款業務發生時,只確認預算支出而不確認費用,借款沖銷時只確認費用不確認預算支出;發票開具時只確認收入而不確認預算收入,收到回款時只確認預算收入不確認收入;等等業務場景。其實這些業務在進行時,就需要考慮什么環節執行學校預算項目金額,什么環節執行財政預算項目金額。所以在構建一體化系統的預算邏輯時,就要先對不同業務場景中具體業務事項的會計分錄進行差異分析,再根據分析結果在系統中形成不同的判斷邏輯,最終形成準確的記賬憑證并生成及時有效的預算執行數據。

4 建立預算全過程管理運行機制的難點及建議

構建一體化系統的整體預算邏輯思路,建立完整的預算全過程管理運行機制,需要從預算編制、預算下達、預算占用、預算執行等各環節,分析和梳理系統預算運行邏輯的閉環銜接問題。

4.1 預算編制環節

由于預算編制環節需要學校全員參與,預算編報的內容較為繁雜,需要錄入的數據量比較大,因此需要明確區分出哪些內容可以由編報人填寫,哪些內容需由預算審核人員來進一步判斷和選擇。只有各方協同處理才能將每個預算項目編制得較為準確。同時,在預算編制環節需要降低預算編制人員的編報難度,提高預算編制的易用性和便捷性,減少數據重復錄入和單據重復審核的問題。

編制學校預算項目時,基于系統固化采購品目編碼和資產分類編碼的關聯邏輯,預算編制人員只需要錄入完成采購明細數據就能自動帶出對應的資產明細數據,減少錄入重復數據的工作量。同時,根據資產分類可以追溯存量資產明細的數量,數據可穿透展示存量資產的卡片明細信息,預算審核人員可分析判斷是否存在超出資產配置標準和重復購置的問題,提高審核效率。

4.2 預算下達環節

由于學校編報的各類預算項目數量眾多,通常在進行預算項目下達時,就需要考慮單個項目下達的精度問題,特別是分類維度越多,越會形成倍數級增長的明細指標。例如:單個項目涉及的經濟分類科目有15個指標,資金來源渠道有4個,則該項目的明細指標可能會有15～60個。如果學校有1 000個項目,后期預算執行存在差異進行預算調劑時會非常困難。

編制學校預算項目時,可以對每個項目的明細指標進行精細化編報,加大編報時的審核力度,做到應編盡編。這樣不僅可以在匯總財政預算項目時能夠獲得更準確的經濟分類科目數據,同時能夠降低預算執行數據與預算編報數據的差異。學校預算項目下達時,每個項目按照資金來源渠道設置指標明細,從而降低項目負責人預算使用的難度。預算執行周期結束后,預算管理部門通過系統獲取預算執行的經濟分類科目數據與預算編報的經濟分類科目數據,并將兩者進行差異分析,將分析結果作為績效考核的依據,以提高后續預算項目編報的準確性。

4.3 預算占用環節

由于一體化系統的業務場景眾多,業務鏈條長,業務流程銜接難度高,因此需要確保各項業務的預算占用邏輯在系統運行過程中不會出現重復或遺漏的情況,讓整個系統流程形成閉環管理。例如:費用申請與費用報銷之間、采購申請與采購中標之間都存在預算占用差額釋放邏輯等。采購、合同、資產、基本建設等關聯環節的業務時間跨度長,存在跨年預算的變更、占用情況,如何確保各項業務單據的預算項目能夠有效銜接是一大問題。

構建一體化系統的目的是將預算項目融入收支、采購、合同、資產、基本建設等各項具體業務,通過系統全業務全流程的閉環管理,可實現以預算項目為紐帶,以業務單據為載體,以流程審批為通道,完成所有經濟業務活動預算全過程的銜接和控制。預算占用環節是整個系統的核心環節,是系統運行風險最高的環節,是系統穩定運行的關鍵,需要謹慎論證預算占用邏輯在系統全流程運行中的準確性和關聯性。所有經濟業務活動中,采購業務涉及的業務環節跨度非常大,從采購需求到中標登記,從合同簽訂到合同備案,從采購執行到采購驗收,從資產入庫到合同支付,所有流程環環相扣,所有單據緊密關聯。采購業務各環節的具體業務形成完整的閉環鏈條,讓預算占用邏輯融入其中可形成有效的控制和銜接。構建系統整體預算邏輯時,需要對各環節關鍵業務單據的暫存、提交、審批、結束、退回、刪除等狀態進行分析,梳理出該狀態下預算控制的合理性和有效性。例如:暫存狀態下該單據不占用預算;提交、審批狀態下該單據占用預算;審批結束則可能存在釋放、占用預算2種情況,需要根據具體業務判斷其邏輯狀態。對于跨年預算變更的問題,則需要根據關鍵業務單據的預算占用邏輯,通過替換預算項目的方式完成跨年預算項目的變更,從而實現新舊預算項目的有效銜接。這樣既可以確保預算占用邏輯的準確性和連貫性,還可以為預算進度信息和業務進度信息提供直觀、實時、快捷的查詢途徑。

4.4 預算執行環節

預算執行環節是系統實現業財融合理念的關鍵節點。由于系統各業務環節的具體單據是預算控制和占用的載體,財務核算的記賬憑證是預算執行結果的載體,兩種類型的載體缺一不可,因此需要著重考慮如何將業務單據與財務核算進行有效銜接的問題。例如:資產入庫業務執行學校預算的判斷邏輯和憑證生成規則,基本建設業務中在建工程確認時執行學校預算的判斷邏輯和憑證生成規則,合同支付業務執行學校預算或財政預算的判斷邏輯和憑證生成規則。仔細分析具體業務事項的賬務處理規則,梳理業務單據的相關字段信息與記賬憑證的會計科目、輔助核算科目等信息的關聯邏輯,可輔助會計人員自動生成相對準確的記賬憑證。

《政府會計制度》中主要業務和事項賬務處理舉例是財務核算的重要理論依據,是具體業務的賬務處理流程和憑證生成規則。可根據具體業務的賬務處理流程,在系統中創建對應的業務流程和單據,梳理業務單據的字段信息與賬務處理會計分錄的會計科目、輔助核算科目等信息的關聯邏輯。如資產入庫環節的記賬憑證生成,通過入庫資產明細數據的財務大類可以判斷出對應的資產會計科目,通過入庫資產明細數據的資產分類可以判斷出對應的經濟分類科目,通過資產入庫單據占用的學校預算金額可以判斷出對應的項目輔助核算信息。熟練掌握單據和憑證的關聯邏輯,不僅能夠幫助會計人員在審核記賬憑證時理解業務信息和判斷財務數據,還能幫助業務經辦人通過業務單據查詢具體的財務數據,幫助財務人員通過記賬憑證追溯具體業務實施的完整過程。因此,將憑證生成規則融入業務單據,讓業務單據與記賬憑證一一對應,能夠最大程度輔助會計人員判斷相關財務數據,自動生成相對準確的記賬憑證,從而完成業務單據與財務核算的有效銜接。

5 結語

綜上所述,高校可以依托內部控制體系建設,通過梳理制度、流程、單據將各項經濟業務進行規范和整合,模擬各類業務的運行場景找到線下管理模式與線上管理模式的差異環節,分析具體差異的成因并徹底解決。實現預算管理與財務核算的有效銜接,獲得及時、準確、有效的財務會計報表和預算會計報表數據,可為高校提高財務管理水平和院校治理能力現代化打下堅實基礎。