基于財務共享與業財融合的智能財務系統研究

◎文/王飛

一、引言

在數字化快速發展的背景下， 傳統的財務管理模式已難以滿足現代企業的快速發展和多樣化需求。 財務部門已不僅僅是“數錢”的部門，而是成為了企業決策的核心支持部門。 這種轉變要求財務系統具備更高的智能化和集成化，以實現業務與財務的深度融合。 財務共享與業財融合作為近年來的財務管理新趨勢， 已被眾多企業運用并在實踐中取得了顯著地成效。 然而，如何構建一個真正基于財務共享與業財融合的智能財務系統仍是一個值得探討的問題。 為此， 本文旨在提供一套完善的構建策略，幫助企業更好地邁向智能財務的新征程。

二、智能財務系統的構成

（一）系統結構與組成要素

在數字化快速發展的背景下， 財務管理系統的核心已不再是簡單的賬務處理， 而是成為企業決策支持的關鍵工具。 為了滿足這一需求，智能財務系統必須具備獨特結構和組成要素，使其能夠應對復雜的財務任務，同時提供即時、準確和有洞察力的分析。 首先，智能財務系統的核心結構通?；谝粋€集中的數據平臺， 該平臺可以實時地聚合、處理和分析各種來源的數據，不僅確保了數據的完整性和準確性， 而且還使得多元的數據能夠相互關聯，為高級分析提供了可能。 其次，系統的組成要素必須完全滿足財務流程的各個環節，包括但不限于會計記錄、資產管理、財務報告、預算與預測、風險管理等。 為了確保流程的連貫性和效率， 這些組成要素需要通過高度自動化的工作流進行連接。 再次，除了基本的財務處理功能，智能財務系統還需要具備高級分析工具，如數據挖掘、機器學習和預測分析，能夠幫助企業洞察數據背后的模式，預測未來的趨勢并為決策提供有力地支持。 此外，為了實現真正的業財融合，系統還需要與其他業務系統（如供應鏈管理、客戶關系管理、人力資源管理等）進行高效集成，確保財務數據與業務數據的同步更新， 使得財務決策能夠基于全面和最新的業務情境。 最后，考慮到全球化的挑戰， 智能財務系統還需要具備跨地區和跨貨幣的處理能力以及符合各地區的稅務和合規要求。

（二）財務共享與業財融合

在企業發展過程中， 實現財務共享與業財融合是邁向高效、透明和靈活的財務管理模式的關鍵步驟，智能財務系統為實現這一目標提供了強大的工具和機制。 通過智能財務系統實現財務共享與業財融合的具體方法為：第一，統一數據源是實現財務共享的基礎。 企業需要在一個集中的平臺上整合所有的財務和業務數據， 從而消除數據孤島，確保數據一致性并提供統一的真實視圖，不僅加速了數據的訪問和處理速度， 而且為跨部門合作提供了一個共同的數據參考基準。 第二，通過自動化工作流來優化業務和財務流程。 自動化工作流確保了業務流程的連貫性和效率，同時可以在流程中自動匯集財務數據。 例如當銷售部門完成一筆交易時， 與之相關的財務條目可以自動錄入到會計系統中，從而實現業財融合。 第三，角色權限管理是財務共享的另一個重要方面。 智能財務系統可以為不同的用戶或團隊設定訪問權限， 從而確保只有被授權的人員可以查看和操作特定的財務數據， 既保障了數據的安全性，又支持了跨部門的數據共享。 第四，為了進一步強化業財融合， 企業應當加強財務與業務的溝通和協作。 智能財務系統提供了多種協作工具，如共享的看板、實時的聊天和注釋功能等，使得財務人員與業務部門能夠即時交流和共同解決問題。 第五，數據分析與洞察是智能財務系統的另一個核心功能。 智能財務系統提供了豐富的分析工具，如數據挖掘、預測分析等，幫助企業洞察數據背后的模式和趨勢。 通過這些分析，企業可以基于真實的業務情境做出更加精確的財務決策， 進而實現業財融合。 第六，為了確保財務共享與業財融合的可持續性，企業需要定期評估和優化其智能財務系統，包括檢查數據質量、流程效率、用戶滿意度等，從而不斷適應和滿足企業的發展需求。

（三）智能技術應用

在智能財務系統中，主要智能技術及其應用路徑如下：一是人工智能與機器學習技術。 人工智能和機器學習技術在財務分析中的應用日益普及。 通過對歷史數據的學習，算法可以預測未來的財務趨勢，如現金流、銷售額等。 此外，它們也能自動檢測和糾正異常交易，減少人為錯誤。二是區塊鏈技術。區塊鏈提供了一個去中心化、安全和不可篡改的數據存儲方式。 在供應鏈金融、合同管理和跨境支付等領域，區塊鏈可以確保財務數據的真實性和完整性，同時大大提高交易的透明度和效率。 三是自然語言處理技術。 自然語言處理技術使財務系統能夠理解和解析人類語言。 這意味著用戶可以直接查詢系統，例如：“上個季度的銷售額是多少？ ”并得到即時的答復。 NLP（Natural Language Processing，自然語言處理）還可以用于自動生成財務報告和解讀復雜的財務文檔。 四是智能自動化和RPA（Robotic Process Automation，機器人流程自動化）技術。 RPA 技術能夠模擬人類在計算機上的操作，從而自動執行重復的財務任務，如數據錄入、賬單處理和報告生成， 大大減少了人工干預的環節，降低了錯誤率并提高了效率。 五是云計算技術。 云計算技術為智能財務系統提供了高效、靈活和可擴展的基礎支撐。 借助云服務，企業可以輕松地存儲和處理大量的財務數據，同時享受到持續的技術更新和創新支持。 六是數據可視化工具。 為了更直觀地理解財務數據，數據可視化工具如儀表板和圖表成為了必不可少的工具，它們可以實時地展示關鍵的財務指標和趨勢，使決策者能夠迅速把握企業整體狀況。

三、基于財務共享與業財融合的智能財務系統構建策略

（一）數據一體化整合

在當今的市場環境中，數據是最寶貴的資源之一。 但對于很多企業而言，由于數據散落在各個部門、應用程序和系統中，讓數據真正發揮價值面臨諸多困難。 因此，數據一體化整合成為企業構建智能財務系統的關鍵步驟。首先，為了實現數據一體化，企業需要進行數據清洗，刪除重復的、過時的和不準確的數據，確保數據的質量和準確性。 通過高效的數據清洗工具和方法，企業可以確保使用的是最新、最準確的數據。 其次，數據標準化是整合的另一個關鍵組成部分。 對于跨部門、跨系統的數據，確保它們遵循統一的格式和標準是至關重要的， 不僅有助于數據的分析和存儲，還確保了數據的一致性和完整性。 最后，企業還需要考慮數據倉庫和數據湖的建設。 這些是集中存儲和管理數據的系統，它們提供了統一的數據視圖，支持數據分析、挖掘和可視化。 與傳統的數據庫相比，它們更加靈活、 可擴展并可以處理大量的結構化和非結構化數據。

（二）技術與流程創新

為了充分發揮智能財務系統的潛力，技術與流程的創新是關鍵環節。 將傳統的、以紙為基礎的財務流程轉化為全數字化的流程，可以確保數據的實時性、準確性并減少人為錯誤。 數字化轉型還包括使用移動設備和云技術，以支持遠程工作和實時數據訪問。 同時，為了確保流程的持續改進， 持續改進方法如Lean 和Six Sigma 可以被引入，為企業提供了一套工具和方法，幫助其識別流程中的冗余和瓶頸并持續地改進。 此外，在技術方面，新的技術手段如區塊鏈、人工智能和物聯網正在改變財務管理的方式，例如區塊鏈可以為交易提供透明度和安全性，而人工智能可以幫助企業分析大量的數據并得出洞察。

（三）人才能力培養

智能財務系統的實施不僅依賴于技術和流程，而且與人才的能力和培養密切相關，構建和維護智能財務系統的成功很大程度上取決于員工的技能和知識。 首先，財務專業人員需要掌握基礎的財務和會計技能。 隨著技術的發展，他們還需要對數據分析、編程和系統集成有一定的了解， 跨學科的技能組合使他們能夠更好地理解、運用和維護智能財務系統。 其次，軟技能的培訓同樣重要，包括批判性思維、溝通和團隊合作等能力。 在多學科融合的團隊中，有效地溝通和協作對于確保項目成功至關重要。 最后，隨著人工智能和自動化技術在財務部門的廣泛應用，對技術培訓的需求也在增加，員工需要了解如何配置和使用這些先進的工具，并了解其背后的原理和邏輯。

（四）安全與合規性強化

隨著數據量的增長和技術的發展， 確保財務數據的安全和合規性變得越來越重要。 智能財務系統雖然提供了許多優勢，但也帶來了新的風險和挑戰，數據安全是最大的挑戰之一。 財務數據通常包含敏感的個人和企業信息， 如果被未經授權的人訪問或泄露， 會導致嚴重的后果。 為此， 企業需要實施強大的數據加密和訪問控制措施，以保護數據的完整性和隱私。 另外，隨著經濟全球化和數字化的加速推進，財務合規性也變得越來越復雜。 不同的國家和地區有不同的財務和數據保護法規， 企業需要確保其系統和流程符合所有相關的法律和法規要求。為了應對這些挑戰， 企業需要建立一個內部審核和合規團隊，負責定期審查系統和流程，確保它們的安全性和合規性。 此外，實時監控也可以幫助企業及時發現和解決任何潛在的問題。

（五）持續優化反饋機制

智能財務系統是一個動態的、 持續演進的體系，為了確保其長期的效益和成功，企業需要建立一個有效的反饋機制。首先，持續的性能監控是關鍵。通過使用性能監控工具，企業可以實時了解系統的運行情況，識別任何潛在的漏洞或問題并及時進行調整。 其次，員工和其他用戶的反饋是寶貴的資源。 通過定期的用戶滿意度調查和反饋會議，企業可以了解系統的優點和不足以及任何潛在的改進領域。 再次，為了持續優化系統，企業還需要跟蹤和評估最新的技術和行業趨勢， 了解新的工具、技術和最佳實踐并將其納入自己的系統和流程中。 最后，建立一個內部創新團隊也是一個好方法，以專門負責探索新的技術和方法，進行試驗和測試并為整個組織提供指導和建議。

四、結語

總之， 智能財務系統已經成為當今數字化和經濟全球化趨勢下企業不可或缺的選擇， 它不僅提高了財務效率， 還確保了數據的安全和合規性。 但要充分發揮其潛力，企業必須在技術、流程和人才培養方面持續投資，只有這樣， 企業才能確保在激烈的市場競爭中始終保持領先地位。