基于檔案多元價值的績效評價體系設計

高瓊 楊洋／中國石油天然氣股份有限公司西南油氣田分公司

1 引言

在知識經(jīng)濟和大數(shù)據(jù)時代背景下，隨著信息技術和人工智能等領域的突破性進展，檔案已遠超其初始功能，逐漸成為決策、研究、宣傳、文化等多種應用的關鍵資源。角色的轉(zhuǎn)變意味著更廣泛的需求。然而盡管技術和方法已有長足發(fā)展，許多企業(yè)在檔案管理方面仍受制于傳統(tǒng)觀念和方式，檔案資源的巨大潛力并未得到充分挖掘。在激烈的市場競爭環(huán)境下，企業(yè)發(fā)展目光聚焦于核心業(yè)務，直接或間接導致了檔案工作被視為傳統(tǒng)行政程序或文書工作的認知誤區(qū)，資源配置不足、管理不規(guī)范、技術滯后和資源未得到充分使用等風險和問題隨之而來。

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，多數(shù)企業(yè)將解題思路放在建立責任體系、尋求領導支持、加大宣傳教育等方面，雖取得了不同程度的效果，但難以解決根本認識問題。研究認為，破題關鍵在于為企業(yè)各級清晰展現(xiàn)檔案在提高效率、控制風險、輔助決策以及長期戰(zhàn)略中的核心價值，促進企業(yè)各級自發(fā)投入相應資源和精力改進和完善檔案工作。當檔案資源得到盤活和利用，其多元價值方能在各業(yè)務環(huán)節(jié)發(fā)揮支撐保障作用，并助力企業(yè)獲得可持續(xù)的競爭優(yōu)勢。

2 評價模型構建依據(jù)與思路

2.1 檔案價值溯源：檔案價值論的發(fā)展與演變

檔案價值的概念可以追溯到19世紀，人們開始系統(tǒng)地管理和保存檔案，以便用于法律、歷史和其他研究目的。戴維·貝爾曼《來源原則的力量》和西奧多·R·謝倫伯格《現(xiàn)代檔案的鑒定》等研究成果表明，檔案價值概念的初步建立是為了服務于檔案鑒定，輔助檔案保留和銷毀決策，以及在描述檔案時進行價值判斷。而關于檔案價值的系統(tǒng)化研究主要是在20世紀中葉以后開始的。

1956年，謝倫伯格在其著作《現(xiàn)代檔案原則和技術》中首次提出了檔案的初次價值和二次價值概念。他認為，檔案的初次價值通常與檔案的原始目的有關，主要體現(xiàn)在其創(chuàng)建或收集的組織中，用于行政決策、法律要求或業(yè)務操作等原始目的。初次價值通常在檔案創(chuàng)建后的一段時間內(nèi)最為明顯，但隨著時間的推移會逐漸減小或消失。而檔案的二次價值則主要體現(xiàn)在其原始內(nèi)容之外，為歷史研究、社會科學研究或其他類型的查詢提供獨特的信息資源。二次價值通常在檔案創(chuàng)建很久之后才顯現(xiàn)，但一旦顯現(xiàn)，這種價值可能會持續(xù)很長時間，甚至永久存在。

這一理念的核心思想在我國檔案學者覃兆劌教授提出的檔案雙元價值觀中得到了印證和延續(xù)，其主要觀點從檔案的工具屬性和記憶屬性出發(fā)，對檔案的起源、定義、檔案傳統(tǒng)的評價和現(xiàn)代化構思建立了系統(tǒng)的看法，并指出“工具價值與信息價值如何完美結合，是現(xiàn)代檔案工作體制創(chuàng)新的關鍵。”這兩種理論強調(diào)了檔案不僅是物理實體，同時也承載了信息和價值，指向了檔案價值論的發(fā)展趨勢：即從單一的價值觀向多元價值觀的轉(zhuǎn)變。

隨著人們對檔案資源的需求不斷增加，檔案價值得到了更多的認識和重視。同時信息和數(shù)據(jù)的激增使得海量檔案的有效管理變得更加重要，檔案價值的理論研究成為了關鍵領域。在早期的研究中，檔案的價值通常用經(jīng)濟效益來衡量，即檔案能否為所有者或控制者帶來直接經(jīng)濟利益。一些研究者認為，檔案價值不僅在于經(jīng)濟利益，還在于其具有歷史、法律、信息等多種價值。直到20世紀80年代以后，檔案學在理論研究和實踐領域發(fā)生了重大變化，其中包括對檔案價值的理解和評估，檔案資產(chǎn)的概念被提出，檔案資產(chǎn)論應運而生，并開始與信息資產(chǎn)、知識資產(chǎn)、數(shù)據(jù)資產(chǎn)等概念產(chǎn)生關聯(lián)。

2.2 以價值為導向：集約化管理模式下的績效評價

國家檔案局2009 年發(fā)布的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42—2009）將企業(yè)檔案界定為企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，將企業(yè)檔案歸結到企業(yè)資產(chǎn)、企業(yè)資源中，進而提供了更強有力的政策支持。財政部2020年第97號文件《關于加強行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的通知》，將檔案列入行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)，并要求做好相關管理工作，有效盤活并高效使用固定資產(chǎn)。同年，中共中央、國務院印發(fā)《關于構建更加完善的要素市場化配置體制機制的意見》，將數(shù)據(jù)作為與土地、資本等并列的生產(chǎn)要素，要求提升社會數(shù)據(jù)資源價值，加快培育數(shù)據(jù)要素市場。作為數(shù)據(jù)資源的重要組成部分，檔案數(shù)據(jù)的價值利用得到了更廣闊的發(fā)揮空間。

績效模型構建中加入檔案多元價值因素，有四個方面作用：一是全面評估績效。操作層面的績效指標納入檔案價值后，能更好地衡量檔案和檔案人員的貢獻，使績效評價更具科學性、全面性和深度。二是產(chǎn)生激勵效應。檔案多元價值的體現(xiàn)可以鼓勵檔案管理人員更加關注檔案的質(zhì)量和利用，提高檔案服務水平，進一步提升檔案管理效能。三是指導決策和資源分配。企業(yè)可以根據(jù)檔案的多元價值，更精確地制定檔案管理的目標和策略，并給與一定的資源傾斜，以實現(xiàn)績效和效益的最大化。四是引起和提升管理層關注。通過以價值為導向的績效評價，管理層能夠更好地了解檔案對企業(yè)和組織的重要性，為檔案管理提供更多的支持和資源，從而形成服務檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的績效生態(tài)。

2.3 拓展和落實：檔案多元價值探索

為使檔案價值理論基礎和現(xiàn)實依據(jù)得到具體實施和體現(xiàn)，企業(yè)需要在實踐層面，將檔案價值從重要性認識轉(zhuǎn)化為可操作的多元價值分類，以輔助績效模型的構建。一是初始價值（Initial Value, Iv），作為檔案生成即所得的原生價值，該價值的判斷取決于檔案生成時的直接影響和作用。與其它價值不同的是，初始價值不依賴于檔案的再利用，也不基于時間流逝影響或改變其價值判定。可以通過檔案生成時伴隨的直接經(jīng)濟效益、技術創(chuàng)新程度、決策影響力等進行評估。二是經(jīng)濟價值（Economic Value, Ev），指檔案在經(jīng)濟活動中廣泛使用下的再利用價值，該價值判斷隨時間和再利用情況產(chǎn)生變化。與其他價值不同的是，經(jīng)濟價值更多的關注檔案再利用產(chǎn)生的經(jīng)濟效益。例如利用營銷檔案、消費者行為檔案來進行市場分析，預測市場趨勢。可以通過對檔案再利用、輔助決策的經(jīng)濟效益等進行評估。三是歷史價值（Historical Value, Hv），指在檔案在長期保存后形成的獨特價值，該價值更加強調(diào)了檔案隨時間積淀而逐漸產(chǎn)生的獨特性和不可替代性。在利用過程中主要服務于歷史研究和證據(jù)發(fā)掘等，相對于記憶價值，歷史價值更加聚焦于事實事件的客觀記錄。可以通過檔案的獨特性、不可替代性等進行評估。四是記憶價值（Memory Value, Mv），指在檔案在社會文化生活中形成的再利用價值，該價值關注于檔案對社會感性記憶、集體認知的貢獻。主要服務于社區(qū)記憶、文化遺產(chǎn)等。與歷史價值不同的是，這種價值強調(diào)更加強調(diào)檔案的感性認識和人文作用，而非歷史客觀證據(jù)作用。可以通過檔案對企業(yè)文化的傳承價值、記憶檔案利用率等進行評估。五是專業(yè)價值（Professional Value, Pv），指專注于檔案在特定領域中具有專業(yè)屬性的再利用價值。不同于其它價值的是，它專注于檔案在特定領域中的應用和貢獻，而非經(jīng)濟效益。例如服務于決策，通過分析以往政策實施效果，對戰(zhàn)略規(guī)劃制定的貢獻；服務于研究，借助檔案數(shù)據(jù)分析和論證的貢獻；服務于生產(chǎn)，如地質(zhì)檔案在礦產(chǎn)資源勘查中的貢獻。可以通過檔案在特定行業(yè)或領域中的專業(yè)應用和貢獻等進行評估。

3 評價模型構建

3.1 模型構建與優(yōu)化

評價模型以目標、指標、方法、主體、過程和結果為要素構成基本結構。作為評價模型的出發(fā)點和歸宿，評價目標決定了評價的方向和重點。應明確、具體，且與組織的戰(zhàn)略目標一致。作為評價模型的核心和評價目標的具體化和量化。評價指標應全面、關鍵、可度量，且與評價目標緊密相關。評價方法是評價模型的關鍵工具，決定了如何使用評價指標進行評價。應科學、合理，且易于操作。評價主體為進行評價的人或組織，應該具有評價的能力和權威性，且對評價結果負責。在評價模型的實施過程中，應建立規(guī)范、透明、易于監(jiān)控步驟和流程。評價結果作為評價模型的終點和反饋，應該明確、公正，且有利于改進和決策。

以西南油氣田公司為例，檔案績效評價指標設置流程可設置為：①明確績效評價目標；②設置中心一級評價指標和檔案價值權重③分解區(qū)域中心二級評價指標和價值參數(shù)；④落實到員工崗位責任制和績效考核指標中；⑤運行驗證評價指標和價值權重設置；⑥優(yōu)化形成績效考核指標體系。

其中，將檔案多元價值轉(zhuǎn)化為可度量的評價模型需經(jīng)過五個步驟：定義多元價值——形成量化指標——設定目標和閾值——收集和分析數(shù)據(jù)——持續(xù)優(yōu)化改進。包括如何定義和衡量“檔案生成速度”，權衡量化指標，區(qū)分不同檔案特性和重要級。同時注意通過收集和分析歷史數(shù)據(jù)，或者進行試點項目來驗證績效評價模型的有效性和可靠性。根據(jù)分析的結果，及時對KPI進行持續(xù)的優(yōu)化。如某個指標的實際值與預期值有較大的偏差，則需要重新定義這個指標，或者調(diào)整其目標值和閾值。

3.2 評價指標體系

要建立一套科學的績效評價指標，需要從宏觀到微觀，從整體到個體的層級進行構建。組織層級方面，要與整體戰(zhàn)略和目標相統(tǒng)一。以西南油氣田公司為例，作為中國石油集團公司下屬的油氣田公司，組織層級指標的設置應從評價體系出發(fā)，細分部門和崗位層級指標，構建積極健康的績效生態(tài)，使收益穩(wěn)固收入，收入催生效益，效益推動發(fā)展形成閉環(huán)（圖1 績效評價指標體系設計邏輯）。

圖1 績效評價指標體系設計邏輯

指標具體分解流程：①將檔案四大體系建設作為公司過程績效指標，按季度對公司檔案中心進行考核，并由檔案中心組織制訂各類檔案價值權重指標。②將歸檔的接收、保存、利用作為二級指標，結合各區(qū)域產(chǎn)生的檔案，按價值權重指標納入?yún)^(qū)域檔案分中心的經(jīng)濟責任考核細則中，由檔案中心負責按年度或季度進行考核。③區(qū)域檔案將指標分解至各區(qū)域崗位人員，并納入承包商考核體系，按月度進行考核（圖2 檔案績效評價指標結構）。

圖2 檔案績效評價指標結構

3.3 參數(shù)選擇與計算

在評估檔案具體價值時，可考慮權重法。即根據(jù)不同因素給予檔案加權評估，加權的總體績效指標（P），通過對這些價值進行加權求和來計算，如下：

其中，w1、w2、w3、w4和w5是這五個價值的權重，它們的總和應該為1。

可以通過確定評估因素——分配權重——給予評分——計算總價值的邏輯進行價值評估。首先根據(jù)檔案的特點和評估目的，確定需要考慮的因素。例如，檔案信息內(nèi)容、重要性、稀缺性、保存狀態(tài)等。隨后為每個因素分配權重，按百分比或相對比例反映其在整體評估中的重要程度，并選擇或制定科學的評分標準，對每個因素進行評分。最后根據(jù)權重和評分，通過定量的或定性的方式，分析因素的各個方面表現(xiàn)，按照公式計算檔案的總價值。具體的權重和評分需要可以依據(jù)專業(yè)知識、經(jīng)驗和相關研究，結合實際情況進行判斷和確定。此外，權重和評分的確定過程也可以進行專家訪談、問卷調(diào)查或集體討論等方式進行。

3.4 項目評估模型

另一種可能的評價方法是將檔案管理模型中的某些關鍵參數(shù)（如檔案的初值、經(jīng)濟價值、歷史價值等）納入到油氣田項目評估模型中。需要重新考慮這些參數(shù)在總評估中的權重，以反映它們在決定項目績效中的相對重要性。需要量化數(shù)以便它們可以被納入到模型中。例如可以使用以下公式進行綜合評價：

其中，Vci代表評估模型中的第i個評價指標的分數(shù)，Wi代表該指標的權重，n代表油氣田項目評估模型中的指標數(shù)量。Vdj代表檔案績效評價模型中的第j個指標的分數(shù)，Wj代表該指標的權重，m代表檔案管理模型中的指標數(shù)量。該方法允許我們同時考慮油氣田項目的經(jīng)濟、技術等因素，以及檔案管理中的價值因素，以期得到一個更加全面的項目績效評估。

4 結論與展望

由于目前油氣田企業(yè)集約化管理模式尚在初期階段，對于處于探索中的西南油氣田公司而言，本研究還有很多需要優(yōu)化完善的地方。首先，本研究在理論指導實踐層面還存在一定局限性和提升空間，缺乏大規(guī)模實證研究和案例分析的支持。此外，量化指標和評價方法的準確性和有效性還需要進一步驗證和優(yōu)化。研究范圍側(cè)重于油氣田企業(yè)檔案管理領域，尚未涉及其他相關領域的檔案價值和績效評價。

基于以上不足之處，未來可以在以下幾個方面進行拓展和深入：一是開展大規(guī)模實證研究和深入的案例分析，以驗證檔案多元價值的量化指標和評價方法的準確性和有效性，并探討檔案價值對組織績效的實際影響。二是將檔案價值和績效評價與其他領域的相關研究相結合，如知識管理、信息系統(tǒng)建設和文化遺產(chǎn)保護等，以拓展對檔案價值的理解和應用。三是進一步研究和開發(fā)檔案價值評價的理論框架和方法，包括但不限于數(shù)據(jù)挖掘、機器學習等高級分析技術，以實現(xiàn)更有效的價值量化和績效評估。