檔案安全保障管理機制的構(gòu)建

王維娜

摘 要：隨著信息化時代的到來，企事業(yè)單位的檔案管理工作正面臨著前所未有的挑戰(zhàn)和機遇。當前，檔案安全已經(jīng)成為確保信息安全、維護國家安全和社會穩(wěn)定的重要組成部分。構(gòu)建科學的檔案安全保障管理機制，對于提升檔案工作質(zhì)量和效率、防范檔案安全風險具有重大意義。文章分析了當前企事業(yè)單位檔案安全管理中存在的問題，并在此基礎(chǔ)上提出構(gòu)建檔案安全保障管理機制的策略。通過制度建設(shè)、技術(shù)支撐、人員培訓和物理保護等手段，促進檔案的真實性、完整性和安全性，從而推動社會經(jīng)濟的健康發(fā)展。基于此，文章闡述了當前企事業(yè)單位檔案安全保障管理的現(xiàn)狀，分析了構(gòu)建檔案安全管理保障機制的意義以及檔案安全保障管理機制的原則，并提出了檔案安全保障管理機制的構(gòu)建策略。

關(guān)鍵詞：企事業(yè)單位；檔案安全；安全保障；管理機制

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，隨著企事業(yè)單位檔案工作從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸轉(zhuǎn)型至電子檔案管理模式，檔案安全問題也日益突出。檔案是記錄企事業(yè)單位活動的真實證據(jù)，也是國家和社會寶貴的信息資源。因此，加強企事業(yè)單位檔案的安全保障，防止丟失、破壞和泄露檔案信息，已成為當前檔案工作的一項緊迫任務(wù)。構(gòu)建檔案安全保障管理機制，不僅需要企事業(yè)單位完善相關(guān)的法規(guī)制度，加強檔案管理人員的專業(yè)培訓，還需借助現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，提高檔案安全管理的智能化、科學化水平。

一、當前企事業(yè)單位檔案安全保障管理的現(xiàn)狀

首先，隨著企事業(yè)單位信息化建設(shè)的不斷深入，電子檔案的數(shù)量日益增加，但同時，電子檔案安全保障體系還不夠完善。許多企事業(yè)單位在電子檔案管理上，缺乏專業(yè)的人才和技術(shù)支持，電子檔案的備份、恢復和防篡改等措施不到位，安全防護措施未能全面覆蓋，很容易導致檔案受到外界的非法存取、破壞或丟失；其次，雖然多數(shù)企事業(yè)單位已經(jīng)建立起一套較為規(guī)范的管理體系，但在實際操作過程中，檔案室的安全管理仍然存在漏洞。例如，企事業(yè)單位對于檔案室的物理安全管理，未能全面實施防潮、防火和防盜等安全保障措施，有的企事業(yè)單位檔案室可能缺乏有效的溫濕度控制系統(tǒng)。此外，部分企事業(yè)單位在日常管理中，忽視監(jiān)控檔案的使用過程，沒有嚴格規(guī)范檔案的借閱、復制和轉(zhuǎn)移等環(huán)節(jié)，在很大程度上增加了檔案的安全風險；再次，企事業(yè)單位在完善檔案安全保障時，往往重視物理安全和技術(shù)安全，忽視了管理安全和法律安全的重要性。具體表現(xiàn)為檔案工作人員的安全意識不強，缺乏相應(yīng)的安全保障知識和技能，在一定程度上降低了安全管理措施的實效性；最后，隨著全球化經(jīng)濟的發(fā)展，企事業(yè)單位檔案的國際交流與合作日益頻繁，要求相關(guān)企事業(yè)單位在檔案安全保障管理上，不僅要遵循國內(nèi)的法規(guī)政策，還要考慮國際法規(guī)及標準，這對于許多還在使用傳統(tǒng)管理方式的企事業(yè)單位來說是不小的挑戰(zhàn)。總之，加強企事業(yè)單位檔案安全保障管理是一個需要多方面共同努力、不斷優(yōu)化和完善的動態(tài)過程。在風險與挑戰(zhàn)并存的環(huán)境下，企事業(yè)單位需要建立起更加全面、系統(tǒng)的檔案安全保障管理體系，以適應(yīng)不斷變化的內(nèi)外部環(huán)境，保障企事業(yè)單位檔案資產(chǎn)的安全。

二、構(gòu)建檔案安全管理保障機制的意義

第一，構(gòu)建檔案安全管理保障機制有助于保障信息資源的安全。檔案作為企事業(yè)單位歷史發(fā)展、經(jīng)營活動的重要信息載體，其安全直接關(guān)聯(lián)到企事業(yè)單位的知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密和運營數(shù)據(jù)安全。構(gòu)建有效的安全管理保障機制，能夠確保這些信息資源不受損害，防止因檔案被泄露、丟失或損壞給企事業(yè)單位帶來直接的經(jīng)濟損失或損害單位信譽；第二，構(gòu)建檔案安全管理保障機制能夠滿足合規(guī)性要求。隨著法律法規(guī)要求的不斷提升，企事業(yè)單位的檔案管理不僅需要符合內(nèi)部控制的要求，還需要遵守國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定；第三，構(gòu)建檔案安全管理保障機制有助于促進企事業(yè)單位信息化建設(shè)。隨著企事業(yè)單位信息化程度加深，檔案安全管理也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保護轉(zhuǎn)向了電子檔案的信息安全防護。可見，構(gòu)建安全保障機制能夠促進企事業(yè)單位集成與管理各類信息系統(tǒng)，提高單位整體的信息化水平；第四，構(gòu)建檔案安全管理保障機制有助于增強企事業(yè)單位的危機應(yīng)對能力。在面臨自然災(zāi)害、網(wǎng)絡(luò)攻擊等突發(fā)事件時，成熟的檔案安全管理保障機制能夠幫助企事業(yè)單位迅速恢復檔案信息系統(tǒng)的運行，減少事故對企事業(yè)單位運營的影響，提高企事業(yè)單位的抗風險能力；第五，構(gòu)建檔案安全管理保障機制有助于提升檔案工作的專業(yè)性和系統(tǒng)性。通過構(gòu)建檔案安全管理保障機制，將檔案管理工作規(guī)范化、制度化，提升檔案工作人員的安全意識和專業(yè)技能，從而保障檔案管理工作在實際操作中的有效性。

三、檔案安全保障管理機制的原則

一是堅持合規(guī)性原則。即所有檔案安全保障措施都應(yīng)當符合國家的法律法規(guī)，遵守行業(yè)的標準規(guī)范。其中，涉及信息安全、隱私保護以及業(yè)務(wù)操作的合法性等多個層面；二是堅持完整性原則。保證檔案從創(chuàng)建到歸檔整個周期的完整，避免丟失、破壞或非法篡改信息；三是保證可用性原則。既要做好檔案的安全防護工作，也要保障授權(quán)使用者能夠便捷地獲取所需檔案，以確保高效利用檔案資源；四是堅持風險管理原則。評估和控制可能遭遇的風險，減少安全威脅對檔案的影響，確保檔案的安全和穩(wěn)定性；五是堅持層級保護原則。根據(jù)檔案的重要程度來確定保護級別，對于關(guān)鍵的檔案實行嚴格的安全措施；六是堅持責任原則，從高層到基層的每一個員工都應(yīng)清楚自己在檔案安全中承擔的責任，確保檔案安全責任到人，管理有序；七是堅持持續(xù)改進原則。隨著技術(shù)進步和環(huán)境變化，審視和優(yōu)化檔案安全管理體系，不斷提高其有效性和適應(yīng)性。

四、檔案安全保障管理機制的構(gòu)建策略

1.建立全面的檔案管理政策

建立全面的檔案管理政策是企事業(yè)單位構(gòu)建檔案安全保障管理機制的基礎(chǔ)。首先，要求企事業(yè)單位要深入分析現(xiàn)有檔案管理狀況，識別出管理中的漏洞和不足，如發(fā)現(xiàn)非授權(quán)訪問的嘗試次數(shù)、訪問高峰時段和檔案被查詢的頻次等數(shù)據(jù)，從而有針對性地制定管理政策。在制定檔案管理政策的具體內(nèi)容上，應(yīng)明確檔案管理的目標和預(yù)期成果，包括確保檔案的完整性、可靠性和可用性。同時，目標還應(yīng)包含提高檔案服務(wù)的效率，保護檔案免受內(nèi)外部威脅。企事業(yè)單位可通過設(shè)定具體、可量化的目標，在減少檔案安全事故發(fā)生的同時，提升檔案檢索的響應(yīng)速度等；其次，檔案管理政策需細化到職責分配。從高層管理者到普通員工，每個人在檔案管理中必須明確職責。例如，高層管理者負責制定檔案安全戰(zhàn)略，IT部門負責實施技術(shù)保護措施，而檔案管理人員負責日常的檔案維護和審計工作；再次，制定操作規(guī)程是確保檔案管理政策得以貫徹執(zhí)行的關(guān)鍵。操作規(guī)程應(yīng)涵蓋檔案的創(chuàng)建、存儲、使用、維護和銷毀等每個環(huán)節(jié)，企事業(yè)單位應(yīng)確保每個步驟都有標準化的操作指南；最后，建立監(jiān)督機制是確保檔案管理政策有效性的保障。企事業(yè)單位應(yīng)設(shè)置定期的內(nèi)部審計和監(jiān)控系統(tǒng)，如通過檔案管理系統(tǒng)的日志審計功能，監(jiān)控檔案的訪問和使用情況。構(gòu)建監(jiān)督機制不僅可以及時發(fā)現(xiàn)并糾正管理中所存在的問題，還能利用數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)檔案管理的趨勢和潛在風險，為進一步優(yōu)化政策提供依據(jù)。總之，全面的檔案管理政策構(gòu)建需要基于數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，企事業(yè)單位要盡可能做到明確目標、細化職責、規(guī)范操作和嚴格監(jiān)督，形成一個閉環(huán)的管理系統(tǒng)，對于確保檔案的安全性和有效性至關(guān)重要。

2.實行分級管理和控制

實行分級管理和控制是檔案安全保障管理機制中的一項關(guān)鍵策略。首先，企事業(yè)單位要根據(jù)檔案的重要性將檔案分類，針對不同等級的檔案實施相應(yīng)的管理和保護措施。具體來說，企事業(yè)單位應(yīng)以具體數(shù)據(jù)分析為基礎(chǔ)，對檔案詳細分類。例如，通過分析過去一段時間內(nèi)的安全事件報告，可以發(fā)現(xiàn)某類檔案頻繁遭受安全威脅，某類檔案對業(yè)務(wù)連續(xù)性的影響最大等。這樣的數(shù)據(jù)分析有助于確定檔案的分類標準，從而制定分級管理的框架。在實際操作中，企事業(yè)單位要制定檔案的分類標準，包括檔案的使用頻率、業(yè)務(wù)重要性和法律法規(guī)的要求等。例如，客戶個人信息、公司財務(wù)報表等應(yīng)被劃分為最高級別，因為泄露這些重要檔案信息會導致較大的法律責任和經(jīng)濟損失；其次，企事業(yè)單位需針對每個級別的檔案定制具體的安全措施。對于最高級別的檔案，需要使用加密、訪問控制和多因素認證等高強度的安全技術(shù)。而對于較低級別的檔案，則可以采用相對較輕的安全措施，如訪問控制、定期更換密碼等；最后，企事業(yè)單位還需定期分析數(shù)據(jù)，評估安全控制措施的有效性。綜上所述，實行分級管理和控制的策略不僅要深入分析現(xiàn)有檔案的安全狀況，還需要企事業(yè)單位能夠靈活調(diào)整和更新安全控制措施，以應(yīng)對不斷變化的市場環(huán)境和業(yè)務(wù)需求。

3.定期開展風險評估和審計

定期開展風險評估和審計是確保企事業(yè)單位檔案安全保障管理機制長效運行的重要策略。這一策略的核心是通過持續(xù)的監(jiān)控和評估，識別和預(yù)防潛在的風險和威脅，以確保管理措施的實施效果。在實際操作中，企事業(yè)單位要以收集、分析數(shù)據(jù)為起點來評估風險。具體來說，企事業(yè)單位可從內(nèi)部、外部資源中收集數(shù)據(jù)，如歷史安全事件記錄、操作日志、訪問控制日志、系統(tǒng)漏洞報告以及員工的反饋等。通過分析這些數(shù)據(jù)，可以直觀了解企事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)的薄弱環(huán)節(jié)，并需將這些數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為可操作的信息。利用風險評估工具，如風險矩陣，分類各種風險，有助于企事業(yè)單位迅速采取有效措施防范高風險，也有助于企事業(yè)單位識別、長期跟蹤和管理低風險。另外，企事業(yè)單位應(yīng)重視審計過程，定期驗證安全控制措施的有效性。通過對比審計結(jié)果與風險評估的數(shù)據(jù)，企事業(yè)單位可以評估當前的安全措施是否存在需要調(diào)整或改進的地方。當審計發(fā)現(xiàn)實際的安全事件發(fā)生頻率高于風險評估的預(yù)期，可能表明企事業(yè)單位需要加強員工安全培訓或采取技術(shù)升級防護等措施。企事業(yè)單位還應(yīng)確保審計過程的客觀性，需要第三方安全服務(wù)提供商的參與，可以專業(yè)的視角和經(jīng)驗幫助企事業(yè)單位發(fā)現(xiàn)問題所在，并為企事業(yè)單位提出建設(shè)性的改進建議。

4.加強檔案安全技術(shù)保護

加強檔案安全技術(shù)保護是當前眾多企事業(yè)單位在構(gòu)建檔案安全保障管理機制時重點關(guān)注的策略。此策略的實施通常依賴于更新技術(shù)手段、優(yōu)化防護措施。首先，企事業(yè)單位需要全面梳理和評估現(xiàn)有檔案安全技術(shù)保護措施。通過收集數(shù)據(jù)，如網(wǎng)絡(luò)入侵檢測系統(tǒng)的警報頻次、安全軟件攔截惡意軟件的次數(shù)和數(shù)據(jù)泄露事件的發(fā)生率等，獲得關(guān)于現(xiàn)行安全技術(shù)效能的初步認知。在此基礎(chǔ)上，企事業(yè)單位應(yīng)當監(jiān)測各類安全技術(shù)措施的實施效果。利用先進的安全信息和事件管理（SIEM）系統(tǒng)，實時收集和分析安全事件的數(shù)據(jù)，從而開展更為細致的數(shù)據(jù)分析。例如，企事業(yè)單位通過分析SIEM系統(tǒng)中記錄的異常訪問數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)在啟用新的入侵防御系統(tǒng)后，未經(jīng)授權(quán)的訪問減少了30%，這表明技術(shù)升級對于提升系統(tǒng)整體安全性至關(guān)重要。此外，加強檔案安全技術(shù)保護還需要持續(xù)的投入和更新。企事業(yè)單位需定期評估新出現(xiàn)的威脅，并據(jù)此更新技術(shù)防護措施。有數(shù)據(jù)顯示，某企事業(yè)單位在安全技術(shù)上的投資增加了10%，相關(guān)的安全事件和數(shù)據(jù)被泄露事件減少了60%，這表明增加投資對于提高安全防護水平是有必要的。可見，通過收集、分析和對比具體數(shù)據(jù)，企事業(yè)單位能夠更精確地評估檔案安全技術(shù)的實施效果，并據(jù)此調(diào)整投資策略，確保檔案安全技術(shù)保護措施的最優(yōu)化。

5.強化人員的安全意識和操作規(guī)范教育

在構(gòu)建檔案安全保障管理機制的過程中，強化人員的安全意識和操作規(guī)范教育是一項不容忽視的策略。實踐表明，技術(shù)防護措施雖然重要，但人為因素往往是導致安全事件的關(guān)鍵因素。因此，通過教育和培訓提升員工的安全意識，對于防范檔案安全事故有著不可替代的作用。首先，企事業(yè)單位要開展定期的安全意識教育和操作規(guī)范培訓（如圖1），有利于減少因操作不當而導致的安全事件，企事業(yè)單位可以通過分析數(shù)據(jù)，評估教育培訓的效果。例如，企事業(yè)單位在開展了一系列的安全教育培訓后，通過考試和測驗來評估員工的安全知識掌握情況。培訓前的測試顯示，只有40%的員工能夠正確回答關(guān)于安全操作的問題，而培訓后，這一比例提高到了80%，這說明教育培訓能有效提高員工的安全知識掌握水平；其次，企事業(yè)單位還可以通過分析安全事件的發(fā)生頻率，評估教育培訓的效果。有案例顯示，某企事業(yè)單位在實施系統(tǒng)性的安全意識教育前，每月平均有10起由員工操作失誤引起的安全事件，而教育實施一年后，這一數(shù)字下降到每月平均3起，安全事件減少了70%，表明教育培訓在減少人為錯誤方面起到了積極的作用。此外，強化安全教育和操作規(guī)范不僅能減少安全事故的發(fā)生，還能促進員工遵守企事業(yè)單位的安全政策。綜上所述，通過持續(xù)的安全意識教育和操作規(guī)范培訓，結(jié)合定量的數(shù)據(jù)分析，企事業(yè)單位不僅可以直觀地評估教育培訓的效果，還能進一步完善教育培訓內(nèi)容，持續(xù)提升員工的安全操作意識，從而為企事業(yè)單位檔案的安全保障提供有力支撐。

五、結(jié)束語

在信息化時代背景下，加強檔案安全已經(jīng)成為企事業(yè)單位管理工作中的一項核心內(nèi)容。然而，檔案安全保障管理是一個動態(tài)發(fā)展的過程，要求企事業(yè)單位持續(xù)關(guān)注外部環(huán)境變化，不斷審視內(nèi)部管理策略，以確保及時更新技術(shù)手段，保持策略的先進性。通過一系列具體策略，如加強技術(shù)保護、培養(yǎng)管理人員的安全意識以及操作規(guī)范等，企事業(yè)單位不僅能有效預(yù)防和減少安全事故的發(fā)生，還能提升整體的安全管理水平，為企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供堅實的保障。

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（作者單位：濟寧市公路工程總公司）